Como criar ou alterar uma ficha de cliente
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É no ecrã Clientes ( Menu > Clientes > Clientes ) onde será feita a gestão dos clientes que farão parte do seu negócio.

Nele pode configurar os campos que irão caraterizar cada cliente, definindo a sua morada, contatos, tabela de preços, impostos, descontos e outras opções de faturação que pode aplicar na criação de documentos.

Tem ainda disponíveis ferramentas que permitem ver e analisar em tempo real a evolução da atividade que mantém com cada cliente, através de Análises e Listagens.

Para conhecer todas as funcionalidades inerentes a este ecrã, iremos começar por explicar os campos que compõem a área da Informação Principal e o tabulador dos Dados Gerais.


 

INFORMAÇÃO PRINCIPAL



Esta área do ecrã é composta pelos seguintes campos:

País: País associado à morada do cliente. Ao introduzir um cliente, este campo é pré-preenchido com o país que está associado ao ecrã dos dados base da Empresa, embora possa selecionar um outro país.

N.º Contribuinte: Número fiscal do cliente. A aplicação valida se o valor introduzido cumpre o formato válido. Trata-se de um campo de registo facultativo, no entanto, poderá passar a ser de registo obrigatório desde que no ecrã de parâmetros esteja desativado o campo Permite introduzir clientes com Número de Contribuinte em branco.
Dicas

O PHC GO permite a introdução automática dos dados dos seus clientes recorrendo a um webservice disponibilizado pela Comissão Europeia designado por VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA).

Para usar esta funcionalidade basta que na introdução de um cliente, selecione no campo País um Estado membro da União Europeia e preencha o campo Número de Contribuinte com um valor válido (sem espaços) e atendendo ao país selecionado, para que a aplicação preencha de forma automática os campos Nome, Morada, Localidade e Código Postal.

O preenchimento automático desses campos, acontece desde que o nº de contribuinte da UE inserido conste na base de dados do VIES.

N.º Cliente: Representa o número da ficha do cliente. O valor deste campo é incrementado automaticamente com base no valor do último registo criado. No entanto é um campo editável, podendo definir qual o número que quer atribuir a um cliente (desde que esse número esteja disponível).
Notas

Se tentar alterar o número de um cliente que contemple registos associados, nomeadamente já ter emitido documentos do tipo:

  1. Documentos de Facturação (Ex: Faturas)
  2. Dossiers Internos (Ex: Encomenda de Cliente)
  3. Recibos
  4. ou movimentos de Contas Correntes

A aplicação não permite a alteração do número do cliente. Neste caso é emitida uma mensagem indicativa de quais os registos que já existem associados a este cliente, impossibilitando a alteração deste campo.

Estabelecimento: É um campo informativo que indica o nº de estabelecimento associado ao cliente/empresa. O estabelecimento com o nº "0" será considerado a sede da empresa, sendo que os estabelecimentos com o número superior a esse serão considerados as filias/dependências da sede.
Informação

Os estabelecimentos de clientes estão disponíveis nos planos Pro e Expert.

Cliente: Campo de registo obrigatório para inserir o nome completo identificativo do cliente.

Inativo: Este campo permite inativar a ficha do cliente, de modo a não surgirem nas opções de alguns ecrãs. Por exemplo, na emissão de novos documentos de clientes (Faturas, Recibos, ...) deixa de ser possível associar clientes que estejam inativos.


DADOS GERAIS



O tabulador de Dados Gerais é composto por vários separadores, os quais iremos detalhar individualmente. Para obter mais informações sobre os campos de um separador, carregue em Mostrar/Ocultar referente ao separador específico (ou em alternativa, pode carregar em Abrir todos).
 
 

Detalhes


Limite de Crédito: Limite máximo de crédito a conceder a este cliente. O campo não deverá ser preenchido se não existir um limite.

Cliente Genérico: Serve para indicar se o cliente é genérico. Ativando o campo, permite-lhe criar um cliente "geral", não tendo de estar a cadastrar os clientes sempre que efetuar uma venda.

É Consumidor Final: Define se o cliente é consumidor final ou empresa. Ativando este campo significa que o cliente corresponde a um sujeito não passivo de IVA e por isso encontra-se excluído da obrigação de comunicação de documentos de transporte, de acordo com o Regime de Circulação de Bens.

Idioma para artigos: Permite definir qual o idioma para a tradução da designação dos artigos, a utilizar nos documentos (Documentos de Faturação, Compras, Dossiers Internos e Avenças) para este cliente. Por defeito, a aplicação traz de base os idiomas English e Español, mas é possível neste local adicionar novos idiomas, basta um clique no botão situado do lado direito do campo.

Nome Abreviado: Campo para introduzir a abreviatura do nome do cliente.

E-mail: Endereço do correio eletrónico do cliente.

Morada: Morada completa do cliente.
Dicas

Este campo permite a navegação para um serviço de mapas baseando-se nos dados de endereço do cliente. Para que essa funcionalidade fique ativa é necessário que no ecrã de parâmetros tenha o campo Mapas: Endereço URL do serviço a utilizar configurado com os campos onde o serviço de mapas se irá basear para obter os dados.

O PHC GO disponibiliza de base uma pré-configuração, pelo que ao consultar a ficha de um cliente o campo da Morada exibirá o símbolo () que ao ser acedido, será aberta uma janela com o mapa de localização geográfica da morada do cliente.

Localidade: Localidade da morada do cliente.

Código Postal: Campo para introduzir o código postal.

Província: Este campo aplica-se exclusivamente para localizações em Espanha. É de preenchimento obrigatório e serve para identificar a provincia ligada à morada do cliente.


Classificação


Vendedor: Identificação do vendedor responsável pelo cliente. Esta identificação deve constar da tabela de vendedores, a qual pode ser alterada no ecrã Vendedores ( Menu > Definições > Gerais > Vendedores ).

Ao introduzir documentos de faturação sobre um cliente, o campo do Vendedor é automaticamente preenchido com o Vendedor caso este esteja definido na sua ficha do cliente.

Segmento de Mercado: Campo para selecionar a que segmento de mercado o cliente pertence. Caso na lista não conste o segmento pretendido, pode criar um novo bastando preencher o campo com o texto pretendido seguido de clique no botão +.

Se este campo for preenchido, o valor deste é passado automaticamente para os documentos de faturação associados a este cliente.

Zona: Zona geográfica afecta ao cliente. Caso na lista não conste a zona pretendida, pode criar uma nova bastando preencher o campo com o texto pretendido seguido de clique no botão +. Se este campo for preenchido, o valor deste é passado automaticamente para os documentos de faturação associados a este cliente.

É vantajoso passagem desta informação para os documentos, uma vez que posteriormente irá permitir obter dados estratificados de clientes por zona (Ex: Listagem de Clientes por Zona).

Tipo: Campo para classificar o tipo de cliente (ex: cliente final, revendedor, escola, etc..). Caso na lista não conste o tipo pretendido, pode criar um novo bastando preencher o campo com o texto pretendido seguido de clique no botão +. Se este campo for preenchido, o valor deste é passado automaticamente para os documentos de faturação sempre que efetuar movimentos sobre este cliente.

Referência Interna: Este campo permite introduzir a Referência Interna do cliente.

Centro de Custo: Serve para selecionar a área, seção ou centro de custo analítico a que será imputado cada movimento que se realize com o cliente. A aplicação inclui de base uma lista deles, no entanto, pode criar novos a partir daqui.

Acesso inativo ao Portal GO: Este campo ao ser ativo, desabilita a possibilidade do cliente aceder ao Portal GO.

Informação

Este campo apenas é exibido se possuir o produto PHC Documentos.
Emissão de Doc. de Faturação cancelada: Quando ativado permite bloquear futuras faturações para este cliente.
Notas

Para que este controlo funcione corretamente é necessário além de ativar este campo, ativar também nas configurações de séries de documentos de faturação, o campo Controla emissão de Documentos cancelada. Assim, se o cliente tiver o visto na opção Emissão de Doc. de Faturação cancelada e a Série do documento de faturação que estiver a movimentar não fizer esse controlo, o documento é lançado sem ser emitida qualquer mensagem ao utilizador.

A emissão de documentos de faturação canceladas são válidas para introdução direta em documentos de faturação, cópia entre documentos de faturação ou na emissão automática de documentos de faturação.
Informação

Os campos Emissão de Doc. de Faturação cancelada e Emissão de Dossiers Internos cancelada estão disponíveis nos planos Pro e Expert.

Emissão de Dossiers Internos cancelada: Quando ativado permite impedir que sejam lançados novos dossiers internos para este cliente (Ex: Encomendas de Cliente), sendo emitida uma mensagem a impedir tal operação.
Notas

Para que este controlo funcione corretamente é necessário além de ativar este campo, ativar também nas configurações de séries de dossiers internos, o campo Controla emissão cancelada de Dossiers Internos. Assim, se o cliente tiver o visto na opção Emissão de Dossiers Internos cancelada e a série do dossier interno que estiver a movimentar não fizer esse controlo, o dossier é lançado sem ser emitida qualquer mensagem ao utilizador.

A emissão de dossiers internos canceladas são válidas para introdução direta em dossiers internos, cópia entre dossiers internos ou na emissão automática de dossiers internos.

 

Financeiro


Moeda: Campo que permite indicar a moeda a utilizar na faturação a este cliente. No momento que introduzir um cliente este campo vem automaticamente preenchido com a sigla da moeda equivalente à que está associada no ecrã dos dados base da Empresa.

Caso o campo não seja preenchido, ao efetuar lançamentos de documentos sobre este cliente, a moeda assumida será a mesma que consta nos dados base da Empresa.

Caso associe ao cliente uma moeda estrangeira, tenha em conta que deve posteriormente no menu Definições > Gerais > Câmbios definir uma taxa de câmbio nessa moeda à data corrente, de forma a permitir a faturação ao cliente nessa moeda estrangeira.

IBAN: Número Internacional de identificação bancária do cliente.
Notas

Este campo está disponível para edição mediante uma das seguintes condições:

  1. Se o campo País associado à ficha do cliente não estiver preenchido e se o País associado ao ecrã dos dados base da Empresa estiver contido na lista de países que adotaram o sistema europeu SEPA.

  2. Estando a ficha do cliente associada com um País idêntico ao associado ao ecrã dos dados base da Empresa e este estiver contido na lista de países do SEPA.

NIB: Número de identificação bancária do cliente.
Notas

Este campo está disponível para edição mediante a seguinte condição:

  1. Se o campo País associado à ficha do cliente estiver preenchido com um país fora da zona SEPA e se o País associado ao ecrã dos dados base da Empresa estiver contido na lista de países do SEPA.

BIC: Código de Identificação do banco.

Taxa de retenção de IRS: Serve para indicar a percentagem da Taxa de Retenção de IRS a que o cliente está sujeito. Este campo só está disponível quando a moeda do cliente for idêntica à moeda dos dados base da Empresa ou o campo Moeda estiver vazio.

Desconto Comercial: Percentagem de desconto comercial a incluir nas vendas efetuadas sobre o cliente.

Desconto Financeiro: Percentagem de desconto financeiro a conceder ao cliente.

Tipo de Desconto: Este campo permite definir o tipo de cliente para descontos a efetuar no lançamento de documentos e que tem ligação direta com o que for configurado no ecrã de Descontos por Artigos/Clientes. Ainda neste campo é possível criar novos tipos de desconto para permitir posteriormente associação a uma configuração de descontos por artigos/clientes, para tal basta preencher com o texto pretendido seguido de clique no botão +.

Condições de Pagamento: Defina qual a condição de pagamento que vai ser preenchida por defeito nos documentos emitidos ao cliente.
Dicas

  • Se pretender incluir novas condições de pagamento para além das listadas, deve consultar o ecrã Condições de Pagamento ( Menu > Definições > Gerais > Condições de Pagamento.

  • Caso selecione uma condição de pagamento que esteja configurada para não usar os dados da ficha do cliente, desabilita para edição os campos Dias de Vencimento, Dia do mês p/pagamento e Meses de não pagamento dado que é a partir da configuração da condição de pagamento que são definidos esses dados.

Dias de Vencimento: Número de dias para considerar vencido um débito a este cliente.
O valor introduzido neste campo vai influenciar o valor que é sugerido na Data de Vencimento sempre que lançar um documento de faturação sobre este cliente.

Se não prencher este campo, ao emitir documentos sobre o cliente, a Db>Data de Vencimento sugerida será igual à Data de emissão do documento, embora possa sempre editar a Data de Vencimento.

Dias do mês p/pagamento: Dias do mês em que o cliente efetua o pagamento. Este campo pode admitir mais que um dia, desde que separados por vírgula (Por exemplo: 1, 2, 3)

Meses de não pagamento: Meses em que o cliente não efetua pagamentos. Este campo pode admitir mais que um mês, desde que separados por vírgula. (Por exemplo: 1, 8, 11)

Nº de dias de atraso de crédito permitido: Número de dias permitido para além da data de vencimento dos documentos.
Notas

Esta opção está ligada à Configuração de Documentos de Faturação, ou seja, se estiver ativado o campo Controla dívidas do cliente com idades acima do limite máximo, irá impedir a emissão quando o cliente deve um documento de faturação há mais dias do que está especificado neste local.

Preço a usar em Documentos: Serve para indicar qual o preço de venda dos artigos e serviços que vão ser preenchidos por defeitos nos documentos emitidos ao cliente. Tem disponíveis até 4 tipos de preços de venda.

Acordo de Autofaturação: Define se o cliente tem acordo de autofaturação ou seja, se é o cliente a emitir as faturas em substituição dos seus fornecedores. Em Portugal, na presença de acordo de autofaturação, sempre que ao fornecedor for exigido o ficheiro SAF-T (PT), é a empresa cliente que emite as faturas que deve gerar o ficheiro respetivo.

Regime de R.E.: Este campo aplica-se exclusivamente para localizações em Espanha e serve para indicar se o cliente está sujeito ao regime de recargo de equivalência.
Informação

Este campo quando ativado é liquidada a taxa de recargo para este cliente em função da Taxa de IVA.

Atualmente as taxas de recargo em vigor são:

  • Taxa de IVA de 21% aplica Taxa de Recargo 5,20%;
  • Taxa de IVA de 10% aplica Taxa de Recargo 1,40%;
  • Taxa de IVA de 4% aplica Taxa de Recargo 0,50%.

Tabela de IVA: Serve para indicar qual a taxa de IVA fixa em todos os artigos a utilizar com este cliente. Ao selecionar o cliente nos documentos de faturação ou nos dossiers internos, a tabela de IVA nas linhas assume o valor definido neste campo. Caso este campo não seja preenchido, ao selecionar o cliente nos documentos, a tabela de IVA assumida nas linhas será por defeito a Taxa de IVA Normal.

Motivo Isenção de Imposto: Este campo serve para indicar qual o Motivo de Isenção de Imposto. Este campo é de preenchimento obrigatório, caso a Tabela de IVA esteja associada com uma taxa de IVA isento.


Contabilidade

Notas

Este separador e respetivos campos só são visíveis se no ecrã de parâmetros, estiver ativada a ligação à Contabilidade.

Radical Tipo de Empresa: Este campo permite selecionar em que subdivisão da conta de clientes, o cliente irá ser alocado no plano de contas.

Conta SNC: Número da conta SNC para posterior integração na Contabilidade CS Desktop.
Tendo a ligação à Contabilidade ativada no ecrã de parâmetros, na introdução de um cliente se não preenchermos dados neste campo e no momento de gravar o registo da sua ficha, a aplicação irá preencher dados automaticamente neste campo, em função da configuração definida no campo Conta SNC por defeito para clientes presente no ecrã de parâmetros.
Informação

Admitindo que no ecrã de parâmetros temos o campo Conta SNC por defeito para clientes com o valor: 211TPPPNNNNNNNN

Onde:

  • 211 - representa a conta de clientes c/c

  • T - corresponde ao Radical Tipo de Empresa definido na ficha do cliente

  • P - corresponde ao Código SNC do país do cliente (para PT o código SNC é 001)

  • N - corresponde ao número do cliente.
Ao introduzir um novo cliente e se tivermos definido um Radical Tipo de Empresa do tipo Empresas Subsidiárias e não preenchermos o campo Conta SNC, ao gravar o cliente (ficando atribuído por exemplo com o nº 32), então o campo Conta SNC será automaticamente preenchido no formato seguinte: 211300100000032

 

Identificação


Imagem: Serve para associar uma imagem ao cliente. O upload da imagem pode ser feito sob 3 formas: através da selecção de uma imagem disponível numa pasta do seu disco, a partir de um URL da Web ou a partir da galeria de imagens que disponibiliza imagens resultantes de uploads anteriores.

Documento de Identificação: Campo para definir qual o tipo de documento de identificação do cliente. Tem à disposição vários tipos de documentos, como por exemplo o Cartão de Cidadão e o Passaporte. Se não constar na lista nenhum tipo de documento face ao que necessita, tem sempre a possibilidade criar novos tipos de documentos de identificação.

Nº do Documento: Número associado ao documento de identificação selecionado no campo anterior.

Local de Emissão: Local de emissão do documento de identificação.

Data de Emissão: Data de emissão do documento de identificação.

Naturalidade: Naturalidade do cliente.

Data de Nascimento: Data de nascimento do cliente.

Endereço de Internet: Endereço do site na Internet.

Telefone: Contato telefónico do cliente.

Telemóvel: Telemóvel do cliente.

Fax: Nº de fax do cliente.


Observações


Observações: Campo para o preenchimento de informação adicional respeitante ao cliente em questão.

Observações para documentos de faturação: O preenchimento deste campo faz com que quando for lançar um documento de faturação sobre o cliente, o campo Observações venha pré-preenchido com o valor registado neste campo, podendo também ser refletido nas impressões de documentos sobre o cliente (desde que configurado no layout).


Contatos


O conjunto de campos deste separador destinam-se a guardar os nomes, funções, telefones e e-mail de contatos associados ao cliente. Estes contatos podem ser comerciais, administrativos, cobranças, etc..