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PHC GO Como utilizar as despesas de tesouraria
 
Através do PHC GO é possível registar despesas relacionadas com material de escritório, combustível de viaturas, despesas com organização de eventos, gastos de outros bens e serviços com IVA, entre outras relacionadas com fornecimentos e serviços externos ou outros gastos que as empresas têm na sua atividade operacional.

Caso a despesa a emitir seja paga por via de T. Bancária, é possível criar um ficheiro SEPA a enviar a qualquer banco.
Caso seja cliente Millennium BCP, o envio do SEPA pode ser automático, não sendo necessário descarregá-lo e importá-lo no site do banco: o PHC GO fá-lo por si,

O registo dessas despesas com a respetiva base de incidência e imposto terão reflexão direta nos movimentos de tesouraria associados à conta usada para a liquidação dessas despesas.

Isto permitirá a extração de dados das despesas com imposto incluído na análise de reporte de IVA, possibilitando a obtenção dos valores do IVA a pagar ou a receber ao Estado.
infoInformações

As Despesas estão disponíveis nos planos Advanced e Enterprise.

Desta forma, iremos explicar em detalhe a forma como configurar a aplicação, que tipos de despesas a parametrizar para possibilitar o posterior lançamento das despesas e respetivos movimentos de tesouraria.


1. Configuração dos Tipos de Despesas

Aceda ao ( menu Menu > Definições > Tesouraria > Tipos de Despesas)

O PHC GO inclui de base um conjunto de tipos de despesas de uso mais habitual, no entanto tem total liberdade para criar novos tipos de acordo com as suas necessidades.

Para criar novos tipos de despesas faça clique no botão de introdução e efetue o preenchimento dos seguintes campos:

Título da despesa: Descreva de forma sucinta um texto que identifique a despesa.

Tabela de IVA por defeito: Selecione na lista a taxa de imposto a que estará sujeito o tipo de despesa.

Usa IVA dedutível: Caso o tipo de despesa deduza IVA deve ativar este campo.

% IVA dedutível: Indique a % de IVA dedutível a aplicar no tipo despesa.
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Se marcar o campo Inativo, quando for introduzir um registo no ecrã de Despesas, na inserção das linhas o tipo de despesa deixa de estar disponível para seleção, apenas serão contemplados os tipos de despesas que estejam ativos.

 

2. Configurações nos Parâmetros

Aceda ao (menu Menu > Definições > Gerais > Parâmetros) e clique sobre a secção de Tesouraria.
Seguidamente no grupo Despesas preencha os seguintes campos:

Conta de Tesouraria por defeito para despesas: Este campo apresenta a lista das Contas de Tesouraria, das quais o utilizador pode selecionar a que irá ser usada por defeito quando for lançar despesas.

Código de Tesouraria por defeito para despesas: Este campo apresenta a lista dos Códigos de Tesouraria, dos quais o utilizador pode selecionar o que irá ser usado por defeito no registo de despesas.

Os valores que indicar nestes campos, serão aqueles que serão sugeridos no momento que for inserir registos no ecrã de Despesas.

Marca despesa como paga ao gravar: Ao ativar este campo significa que ao gravar uma despesa a mesma fica automaticamente no estado de Pago, sem necessidade clicar na ação de registo da despesa Pague despesa.

3. Lançamento das Despesas

Uma vez definidos os diversos tipos de despesas está em condições de começar a poder registar as Despesas, para tal deve aceder ao (menu Menu > Tesouraria > Despesas) e fazer clique para introduzir um novo registo com os seguintes dados:

Beneficiário: Escolha da lista apresentada, caso a tipologia da despesa se adeque, um beneficiário para a despesa, ou pode preencher um novo beneficiário neste local, e de seguida pressionar a opção Adicione item, para que o mesmo possa ser criado após a gravação da despesa.

Descrição: Preencha uma breve descrição do registo de despesas.

Número: Trata-se do número interno do registo da despesa e como tal não permite edição pelo utilizador. O valor deste campo é incrementado automaticamente pela aplicação com base no valor do último registo criado.

Data: Indique a data de registo das despesas, por defeito é-lhe sugerida a data corrente, no entanto, pode colocar a data que pretender.

Data de pagamento: Selecione a data de pagamento a utilizar no pagamento da despesa. Esta data será a data utilizada para a definição da data do Movimento Contabilístico e do Movimento de Tesouraria associados à Despesa. Caso não defina nenhuma data de pagamento, o campo assume o preenchimento com a data em que a despesa é dada como paga.
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O campo Conta poderá vir pré-preenchido, caso no ecrã de Parâmetros tenha definido uma Conta de Tesouraria a usar por defeito em despesas.

O campo Código poderá vir pré-preenchido, em função do que tenha configurado no ecrã de Parâmetros, isto é, se definiu um Código de Tesouraria por defeito em despesas.

O campo Moeda indica a sigla da moeda associada à conta de tesouraria que tenha definida no campo da Conta.

Sobre a grelha, clique em Adicione Despesa e insira a(s) despesa(s) respetiva(s) preenchendo os campos:

Tipo de Despesa: Selecione da lista o tipo de despesa pretendido. A lista apresenta os registos configurados no ecrã de Tipos de Despesas e que estejam ativos.

Data: Preencha manualmente ou selecione a partir do calendário a data da despesa indicada no documento/talão original.

Documento: Preencha a referência/nº do documento indicado no documento/talão original.

Descrição: Preencha um resumo descritivo da despesa de forma a facilitar a sua identificação.

Valor: Preencha o valor total da despesa.

Tabela de IVA: Indique a taxa de IVA a que está sujeita a despesa. Este campo vem automaticamente preenchido, caso no ecrã de Tipos de Despesas tenha definido uma tabela de IVA a usar por defeito para o tipo de despesa.

% IVA Dedutível: Este campo mostra a percentagem de IVA dedutível a aplicar na despesa. À semelhança do anterior campo, também este pode vir automaticamente preenchido, caso no ecrã de Tipos de Despesas tenha definido uma % de IVA dedutível a usar por defeito para o tipo de despesa que está a lançar.

À medida que for lançado linhas de despesas, os totalizadores do registo serão atualizados e onde poderá obter de imediato a informação do total de IVA dedutível e não dedutível, bem com a respetiva distribuição por taxas de IVA.


Os seguintes campos, permitem definir a forma de pagamento, da despesa:

Forma de pagamento: Escolha da lista, a forma de pagamento para pagamento da despesa.

IBAN: Caso tenha selecionado um beneficiário que já exista na tabela respetiva, este campo é apenas é de leitura, e apresenta o número internacional de identificação bancária do beneficiário.
Caso o beneficiário tenha sido adicionado na despesa, este campo está editável, e permite o preenchimento do IBAN do novo beneficiário, e esse dado é guardado no campo com o mesmo nome no ecrã Beneficiários, após a gravação da despesa.

BIC: Caso tenha selecionado um beneficiário que, este campo é apenas é de leitura, e apresenta o código de identificação bancária (SWIFT) do beneficiário.
Caso o beneficiário tenha sido adicionado na despesa, este campo está editável, e permite o preenchimento do BIC do novo beneficiário, e esse dado é guardado no campo com o mesmo nome no ecrã Beneficiários, após a gravação da despesa..

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O campo Pago é um campo de preenchimento automático que é incrementado pelas ações de registo Pague despesa e Reverta pagamento despesa, que serve para indicar se o registo da despesa está pago ou por pagar. Ao selecionar a ação de registo Pague despesa o campo fica automaticamente ativo indicando que a despesa está paga. Após o pagamento caso selecione Reverta pagamento da despesa, o campo volta novamente ao estado inativo.

O campo Referência Interna permite associar uma referência interna ao registo de despesas. Entende-se por referência interna como um identificador que permite caracterizar um registo de um ecrã. Após atribuir uma referência a um registo de despesa é possível por exemplo, restringir os acessos aos dados das despesas, recorrendo a filtros de acesso que podem ser configurados por utilizador, sendo que um utilizador ao aceder às despesas poderá ver apenas os registos de despesas com a referência que tem atribuída na sua ficha de utilizador. Para mais informações clique aqui.

Ao gravar o registo de Despesas, pode através das opções de Imprima ou Descarregue proceder à emissão para impressora ou extrair para PDF os dados do mesmo.
 
tips_and_updatesDicas

As ações de registo Crie ficheiro SEPA ou Envie SEPA para o banco apenas ficam disponíveis caso seja escolhido a Forma de pagamento correspondente à T. Bancária e caso a despesa se encontre paga. Para o caso da ação de registo Envie ficheiro SEPA para o banco é ainda necessário ter as configurações necessárias para efetuar a ligação ao banco.

4. Movimentos de Tesouraria

O movimento de tesouraria da despesa apenas é criado quando a despesa é efetivamente paga pela ação de registo Pague despesa. Caso uma despesa se encontre paga e o utilizador reverta o pagamento dessa despesa, pela ação de registo Reverta pagamento despesa, o movimento de tesouraria é eliminado, voltando a ser criado apenas quando é novamente selecionada a ação de registo Pague despesa. O valor total das despesas será refletido automaticamente sob a forma de um movimento de tesouraria de saída sobre a conta que indicou no registo.

Para consultar o movimento de tesouraria, aceda ao (menu Menu > Tesouraria > Movimentos de Tesouraria) e consulte o respetivo movimento gerado com origem em despesas.
 
 
tips_and_updatesDicas

Parâmetros da aplicação
Na secção da Tesouraria dos parâmetros da aplicação existe o parâmetro Marca a despesa como paga. Caso ative este campo significa que a despesa é automaticamente paga ao gravar a mesma. Se existir um fluxo operacional que obrigue a aprovação da despesa e que o parâmetro esteja ativo a despesa é dada como paga ao aprovar a despesa.

5. Análises de suporte

Com as despesas lançadas e refletidas na tesouraria, pode através da Análise Valores de IVA a receber, pagar e saldo de um período (localizada no (menu Menu > Análises e Listagens), obter um resumo imediato da Base de Incidência e Valor de IVA distribuído pelas diversas taxas de IVA usadas nas Vendas, Compras e Despesas, permitindo obter uma Estimativa de IVA a Pagar ou a Receber.

Ao clicar sobre as linhas da análise surge o detalhe dos documentos ou despesas que suportam o total obtido.

Tem disponíveis outras análises de apoio relacionadas com as Despesas e que podem ser acedidas a partir do (menu Menu > Análises e Listagens), ou seja:

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