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PHC GO Como configurar e tirar partido das Referências Internas
 
A referência interna é um identificador que permite caraterizar um registo.

Após atribuir uma referência a um registo é possível restringir os acessos aos dados da aplicação, recorrendo a filtros de acesso que podem ser configurados por utilizador. Pode também ver e analisar em tempo real a evolução da atividade de cada referência interna, através de Listagens e Análises.

É no ecrã Referências Internas que será feita a gestão de todas as referências internas a utilizar pela sua empresa.

Iremos de seguida verificar passo a passo como se cria uma Referencia Interna e como ela poderá ser util na gestão da sua empresa.
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Esta funcionalidade só se aplica caso tenha o produto licenciado nos Planos Pro e Expert.

 

1. Configuração do nome da entidade Referência Interna nos parâmetros da aplicação.



Este parâmetro permite redefinir o nome a ser usado pela aplicação para a Entidade Referência Interna. Assim, em todos os locais da aplicação que usem esta entidade, a mesma irá aparecer com o nome definido neste parâmetro.

Caso pretenda utilizar outro nome para esta entidade que não Referencia Interna, aceda a (menuMenu > Gerais > Parâmetros ), nos parâmetros pesquise por Referência Interna. Redefina o nome e Grave a alteração efetuada.
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Neste parâmetro poderá identificar a entidade Referência Interna com um nome que mais se adeque à sua realidade.
Pode a qualquer momento redefinir o nome da entidade.
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Neste tópico iremos seguir esta entidade com o nome de Referência Interna.

 

2. Como introduzir referências internas.



Para introduzir Referências Internas aceda a (menu Menu > Definições > Gerais > Referência Interna):
 
  1. Selecione a opção Introduza Referência interna;

  2. Preencha uma Referência para o registo;

  3. Adicionalmente pode colocar uma descrição mais completa para o registo no campo Descrição Referência Interna;

  4. No final clique no botão Gravar.
tips_and_updatesDicas

Para referências internas que entretanto deixe de usar, é possível inativá-las para que deixem de estar disponíveis nos ecrãs que as suportam.
Quando o utilizador inativa uma referência interna que esteja a ser utilizada noutra entidades aparece uma mensagem a avisar o utilizador e damos a possibilidade de escolha se quer continuar com a gravação ou não.
sticky_note_2Notas

Neste exemplo estamos a considerar que o nome da entidade é Referência Interna, caso tenha identificado nos parâmetros da aplicação a entidade com outro nome deve de seguir essa mesma identificação nas pesquisas e filtros a efetuar.
Por exemplo, o nome que identificar nos parâmetros é o nome que irá ser identificado no menu da aplicação.


 

3. Como Introduzir as referências internas nos vários ecrãs?



A entidade da Referência Interna está disponível em alguns ecrãs da aplicação sendo eles:
 
  • Utilizadores
  • Clientes
  • Adiantamentos a clientes
  • Documentos de faturação
  • Recibos a clientes
  • Conta corrente de clientes
  • Fornecedores
  • Talões de depósito
  • Adiantamentos a fornecedores
  • Compras
  • Pagamentos a fornecedor
  • Conta corrente de fornecedores
  • Movimentos de tesouraria
  • Transferências conta-conta
  • Avenças
  • Dossiers Internos
  • Vendedores
  • Movimentos de stock


Para atribuir uma caracterização a um registo, usando a Referência Interna é necessário:
 
  • Aceder a um registo dos ecrãs acima mencionados;
  • No campo Referência Interna, selecionar o registo que pretende;
  • No final clique no botão Gravar.

Com este procedimento o respetivo registo ficou caracterizado com uma determinada Referência Interna definida por si, que poderá utilizar posteriormente no tratamento dos seus dados.


4. Como pode ser utilizado a entidade da Referência Interna na gestão da sua empresa



 
Poderá tirar partido da Referência Interna para gerir melhor a sua empresa.

Por exemplo:
 
 

4.1 Efetuar o filtro dos registos por utilizador usando a referência interna


É possível filtrar o acesso por utilizador aos registos existentes na base de dados, consoante as referências internas atribuídas a cada registo:
 
  • Para isso, aceda ao ecrã Utilizadores;

  • Selecione um Utilizador e Edite o mesmo;

  • No agrupador Detalhes selecione o campo Filtro de visualização de registos
     
    Neste campo terá disponível três opções:
     
    1. Todos os registos - Permite que o utilizador tenha acesso a todos os registos da aplicação.

    2. Apenas os registos deste utilizador - Permite que o utilizador tenha acesso apenas aos registos criados por ele.

    3. Todos os registos Referência Interna - Quando esta opção está ativa fica disponível o campo Referência interna. Esta opção permite que o utilizador tenha acesso apenas aos registos onde se encontra a referência interna atribuída.

Caso pretenda que o utilizador apenas tenha acesso aos registos com uma determinada referência interna, deverá ser esta a opção selecionada.
 
 

4.2 Agrupar e pesquisar Documentos ou registos por Referência Interna


Esta funcionalidade permite ao utilizador a possibilidade de pesquisar documentos ou registos de um determinado ecrã pela Referência Interna.

Basta que no ecrã que pretende pesquisar por Referência Interna, aceder a pesquisa avançada, no Campo selecione a Referência Interna, coloque uma Condição e o Valor pretendido.
Ao clicar em Pesquise iráo ser retornados todos os registos com as condições definidas para a Referência Interna.
 
 

4.3 Análises globais de Referência Interna


Existem um conjunto de analises na aplicação que retornam os dados por Referencia Interna

As análises globais de Referência Interna podem ser acedidas através do (menu Menu > Analises e Listagens), pesquise por Referência Interna e serão filtradas todas as analises relacionadas com a entidade Referência Interna:
 
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Estas análises apenas estão acessíveis nos planos Pro e Expert.


tips_and_updatesDicas

Todos os dados obtidos nesta análise são passíveis de ser exportados para um ficheiro em formato PDF ou XLSX bastando clicar no botão  cloud_download  e selecionar o formato pretendido.

Por cada uma das analises poderá clicar no Icon info para visualizar informação acerca da analise.