Manuais
PHC GO Como usar o SEPA para facilitar os recebimentos
 
Partindo do pressuposto que efetuou corretamente as configurações no PHC GO para poder usar o sistema SEPA para recebimentos, conforme indicado no tópico de Como configurar o sistema para fazer cobranças via SEPA (Débito Direto).




Assim, quando for lançar as suas Faturas,




1. Deve associar ao documento um cliente que tenha uma
Autorização de Mandato SEPA
ativa.



2. Nas linhas do documento lançar os artigos ou serviços que pretende faturar.



3. Na section de Pagamentos, no campo Condições de Pagamento selecionar o item Pagamento por Débito em Conta.

De seguida selecionar a Conta para Débito Direto (SEPA) a usar na transação SEPA, bem como a Autorização Débito Direto (SEPA) com o mandato que irá aplicar na transação.


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O campo da Conta para Débito (SEPA), poderá vir automaticamente preenchido caso tenha definido no ecrã de Parâmetros uma Conta de Tesouraria por defeito a usar neste tipo de pagamentos.






4. Gravar e Assinar o documento.





Após ter um conjunto de faturas associadas com pagamento por débito em conta poderá realizar a Cobrança via Banco, efetuando os seguintes passos:




1. Acede ao ecrã de SEPA (Débito Direto) (
menu
Menu > Processamentos e SAFT-T(PT) > Cobranças Via Banco )



2. Clique em Introduza registos SEPA (Débito Direto)



3. O campo da Data apresenta-se pré-preenchido com a data corrente, embora possa editá-lo para o período que pretender.



4. Preencha o campo Descrição com um texto identificativo da cobrança que vai criar. Embora seja um campo de registo opcional, aconselhamos que o preencha com um texto sucinto, de forma a identificar o registo e facilitar futuras procuras pelo mesmo.



5. Selecione a Série do Recibo que a cobrança irá usar para emitir os recibos.


sticky_note_2Notas


O campo Série do Recibo apenas apresenta a lista de recibos de séries que estejam ativas e que permitam rascunho.


O campo Processado em está desabilitado, sendo preenchido automaticamente pela aplicação com uma data após ter processado um ficheiro de resposta do Banco.


Também o campo Incluído em ficheiro encontra-se desabilitado, e serve para indicar se os documentos inseridos na Cobrança já se encontram incluídos no ficheiro SEPA, ou seja, este campo é automaticamente ativado a partir do momento que gere o ficheiro SEPA para o banco.






6. No grupo Detalhes preencha os campos obrigatórios da Conta de Tesouraria e Código de Tesouraria.

O campo Série do Recibo apenas apresenta a lista de recibos de séries que estejam ativas e que permitam rascunho.


O campo Processado em está desabilitado, sendo preenchido automaticamente pela aplicação com uma data após ter processado um ficheiro de resposta do Banco.


Também o campo Incluído em ficheiro encontra-se desabilitado, e serve para indicar se os documentos inseridos na Cobrança já se encontram incluídos no ficheiro SEPA, ou seja, este campo é automaticamente ativado a partir do momento que gere o ficheiro SEPA para o banco.



sticky_note_2Notas


O campo Conta de Tesouraria poderá vir pré-preenchido, caso no ecrã de Parâmetros tenha definido uma Conta de Tesouraria a usar por defeito.


O campo Código de Tesouraria poderá vir pré-preenchido, em função do que tenha configurado na Série do recibo que está a usar para a Cobrança, isto é, se definiu um Código de Tesouraria por defeito.




7. Sobre a grelha, clique em Adicione documento.
Será aberto um pequeno ecrã onde são listados todos os documentos que tenham sido configurados para serem cobrados por débito direto para a conta de tesouraria selecionada. Neste caso deve selecionar quais os documentos que deseja incluir na cobrança e clicar em Adicione para passá-los para as linhas da grelha.


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Campos que constituem a grelha das linhas da cobrança bancária:




Devolvido pelo Banco: Este campo é preenchido automaticamente pela aplicação após importação do ficheiro XML de resposta do Banco. Se o documento for rejeitado pelo banco por qualquer motivo, o campo apresenta um visto, também o campo da coluna Estado exibe o texto Processado com erro.

Importante referir que, se o ficheiro SEPA de retorno do Banco devolver uma linha de cobrança já processada(não devolvida), será anulado o recibo, consequentemente, serão eliminados o movimento de conta corrente, e o movimento de tesouraria associados ao recibo.
No entanto, serão criados 2 movimentos de tesouraria, de entrada com a data da assinatura inicial do recibo, e um de saída, com a data da devolução do ficheiro de SEPA.


Não Aceite: No caso de documentos de cobrança processados com sucesso, este campo é preenchido automaticamente com um visto, se entretanto dar como Não aceite pelo cliente (através da Ação "Defina não Aceite" da cobrança que está a consultar). Neste casos, também o campo da coluna Estado exibe o texto Não Aceite


Documento: Identifica o tipo e número do documento. Por exemplo: N/Fatura Nº 203.


Nome: exibe o nome do cliente associado ao documento.


Estado: exibe o estado do documento de faturação incluído na cobrança. Pode assumir um dos seguintes estados:


    Sem resposta: Estado de quando se insere um documento a regularizar na cobrança via banco. Este estado significa que a cobrança ainda não obteve qualquer tipo de resposta para o seu processamento.


    Processado: Sempre que seja processado um ficheiro XML com um código de retorno aceite pela entidade bancária. Indica que o documento de faturação foi processado com sucesso.


    Processado com erro: Sempre que seja processado um ficheiro XML com um código de retorno devolvido ou rejeitado pela entidade bancária. Indica que o documento de faturação não foi processado com sucesso.


    Não Aceite: O documento fica neste estado sempre que o documento já processado, foi posteriormente definido como Não Aceite pelo cliente do documento (através das Ações do registo em consulta).


Valor: Mostra o valor a regularizar do documento de faturação.


Data de Liquidação: Este campo permite visualizar a data em que será efetuada a Cobrança. Este campo ficará automaticamente preenchido no momento da geração do ficheiro XML SEPA. Poderá alterar a data de liquidação sugerida pela aplicação para uma outra data que pretenda, pois será essa a data que seguirá para o Banco quando repetir a extração do ficheiro.

Caso o utilizador pretenda indicar a mesma Data de liquidação em cada cobrança, é possível replicar o mesmo valor para todas as colunas do mesmo tipo em todos os documentos, utilizando o ícone
(more_horiz) Replique dados, localizado no lado direito, acima das linhas de grelha,



Para mais informações de como é calculada a Data de Liquidação clique aqui.




Autorização SEPA: Identifica a Autorização SEPA associada ao documento.






8. No grupo Outros dados pode opcionalmente associar ao registo, uma
Referência Interna
. Essa referência será aquela que será associada aos Recibos que venham a ser gerados na cobrança bancária.



9. Tendo já os documentos incluídos nas linhas da grelha e gravado o registo da cobrança, a aplicação por trás gerou em Rascunho os Recibos na série que indicou (gerando tantos recibos consoante o nº de documentos contidos na cobrança). Os recibos criados nestas circunstâncias, ao serem consultados exibem a indicação que foram gerados por cobrança bancária (via SEPA).


tips_and_updatesDicas


  • Caso apague acidentalmente os recibos em rascunho (gerados através do ecrã SEPA (Débito Direto), deverá aceder novamente ao registo da cobrança [ Menu > Processamentos e SAF-T(PT) > Cobranças Via Banco > SEPA (Débito Direto) ] onde incluiu os documentos que geraram tais recibos, e editar o registo e apagar as linhas dos documentos em causa e voltar a adicionar na grelha os mesmos documentos, de forma a que quando gravar o registo, a aplicação irá gerar novamente os Recibos em Rascunho (com a indicação de terem sido gerados via SEPA).



  • Quando estiver a consultar um registo no ecrã de SEPA (Débito Direto), nas linhas relativas aos documentos contidos na cobrança, mediante clique sobre o icon link pode navegar para consultar a ficha do Cliente, Recibo, Documento de Faturação, Movimento de Conta Corrente ou para a ficha de Autorização SEPA associada ao documento que selecionou.



  • Caso apague um registo no ecrã de SEPA (Débito Direto), e este tenha associado Anexos e/ou Comentários é possível ser apagado, contudo se confirmar essa ação irão também ser apagados os registos de anexos e comentários do mesmo.





  • 10. Clique no botão lateral esquerdo playlist_play para abrir o painel das Ações de registo e selecionar a ação de Gere ficheiro SEPA para extrair o ficheiro XML para posteriormente enviar ao banco. Esta ação vai ativar automaticamente o campo Incluído em ficheiro.



    11. Após recebimento do ficheiro validado pelo banco deve voltar a aceder ao ecrã de SEPA (Débito Direto), entrar em modo de consulta sobre o registo em causa e fazer clique no botão lateral esquerdo playlist_play e selecionar a ação de Importe e Processe ficheiro SEPA do Banco.



    Se um documento for Devolvido pelo banco, o que significa que não será efetuado o seu pagamento, ele fica disponível para ser inserido em nova Cobrança.



    Se o banco processar todos os documentos enviados logo na Cobrança, os recibos emitidos ficam automaticamente Assinados.



    Depois da cobrança estar processada é possível definir que uma cobrança não foi aceite pelo cliente, para tal clique no botão lateral esquerdo playlist_play das Ações e selecione a ação de Defina "Não Aceite". Esta opção permite selecionar de uma listagem de registos que não foram devolvidos pelo banco, quais as cobranças que não foram aceites pelos clientes. Ao selecionar os documentos e confirmar, a aplicação irá marcar os respetivos Recibos como Anulados e associar-lhes um Motivo de Anulação idêntico ao que indicou no ecrã dos Parâmetros.


    sticky_note_2Notas


    1. Apenas é possível eliminar registos de SEPA (Débito Direto) que ainda não estejam processados.


    2. Ao eliminar um registo de SEPA (Débito Direto) não processado, são eliminados todos os recibos em rascunho correspondentes.


    3. É permitido alterar um registo de SEPA (Débito Direto), para eliminar movimentos ou acrescentar novos movimentos (desde que ainda não se encontre processado).


    4. Pode obter a informação dos Recibos gerados por um registo de SEPA (Débito Direto), através da consulta da respetiva Análise.


    5. Através do ecrã de Avenças (
      menu
      Menu > Vendas > Avenças ) pode configurar uma Avença com uma condição de pagamento por Débito em Conta e definir-lhe uma Conta de Tesouraria para o Débito Direto e uma Autorização do mandato SEPA. Desta forma, quando for efetuar o processamento de Avenças, pode desde logo emitir documentos que posteriormente poderá associar no ecrã de SEPA (Débito Direto).


    Como fazer a Importação de Ficheiros SEPA (Débito Direto) do Banco





    Através do
    menu
    Menu > Processamentos e SAF-T(PT) > Processamentos e Emissões > Importação de Ficheiros SEPA (Débito Direto) do Banco . Após recebimento do ficheiro validado pelo banco, clicar em Nova Emissão.




    Este processamento consiste em 3 passos:




    1. Dados, nesta etapa, é apresentado um campo "Introduza o ficheiro SEPA", onde será importado o ficheiro do banco.



    Para além disso, também é disponibilizada ao utilizador a possibilidade de enviar os recibos criados pelo processamento para o e-mail do cliente.





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  • O Campo "Introduza o ficheiro SEPA", suporta apenas o carregamento de ficheiros do tipo XML.


  • Se nenhum ficheiro for carregado, a aplicação deixa o utilizador navegar para o passo seguinte, mas nada é executado, respetivamente o passo 2 mostrará uma lista vazia e o passo 3 não executará nada.


  • Caso seja carregado um ficheiro que não possa ser associado a qualquer registo Cobrança via Banco - SEPA (Débito Directo), a aplicação não permite que o processamento decorra surgindo uma mensagem ao utilizador.


  • Caso o ficheiro carregado contenha dados que possam ser associados a um respetivo registo Cobrança via Banco - SEPA (Débito Direto), o passo 2 exibirá uma grelha com a lista de documentos associados ao respetivo registo.



  • A checkbox check_boxEnviar documentos por e-mail, quando ativada, os campos Relatório para envio do documento e Template de e-mail ficam habilitados para preenchimento e serem selecionados o relatório e template de e-mail a utilizar no envio do e-mail.







  • 2. Documentos, nesta etapa, é apresentada uma grelha em modo de consulta com todos os documentos detetados na etapa 1 a serem processados.


    Contém as seguintes colunas:




  • Descrição: Exibe a descrição designada na cobrança.
  • Documento: Identifica o tipo e número do documento.
  • Nome: Exibe o nome do cliente associado ao documento.
  • Estado inicial: Exibe o estado do documento de faturação incluído na cobrança no momento.
  • Estado final: Exibe o estado do documento de faturação incluído na cobrança após o processamento.
  • Valor: Mostra o valor a regularizar do documento de faturação.
  • Data de liquidação: Este campo permite visualizar a data em que será efetuada a Cobrança.
  • Autorização SEPA: Identifica a Autorização SEPA associada ao documento.




    3. Resultado, ao processar os documentos de faturação, dependendo dos dados do ficheiro SEPA importado, os recibos criados anteriormente em rascunho serão assinados ou anulados.




    Ao final do processamento será criado um registo de processamento no qual, será apresentado no separador Documentos processados, contendo uma grelha de consulta com a lista de registos processados, com as seguintes colunas:
  • Documento;
  • Nome;
  • Estado final;
  • Valor;
  • Data de liquidação;
  • Autorização SEPA;


    Também navega para o registo de origem Cobranças Via Banco - SEPA (Débito Direto).