Manuais
PHC GO Criação de clientes através do Outlook
 

 
Através do Zap Criação de clientes através do Outlook, sempre que for introduzida um novo contacto na sua conta Outlook, este será também criado como Cliente na sua instalação PHC GO.

Para configurar o Zap Criação de clientes através do Outlook, devem ser seguidas as seguintes instruções:


1. Trigger - New Contact in Microsoft Outlook


Passo 1 - Choose app & event


Inicialmente, selecione a aplicação Microsoft Outlook através da caixa de texto disponível.
 
Em seguida, através do campo Trigger Event, selecione a ação New Contact.
 
 

Passo 2 - Choose an account


Neste passo, deve selecionar a conta Outlook a ser utilizada pelo Zapier.
Informação
Para que uma conta Outlook fique disponível, este tem que ser previamente sincronizada, processo este explicado em detalhe no tópico Como sincronizar a sua conta Microsoft Outlook com o Zapier.

 

Passo 3 - Test Trigger


Nesta última etapa da configuração do trigger, deve ser efetuado um teste a este, de modo a apurar erros detectados. Para tal, deve carregar em Test Trigger, e em seguida selecionar um contacto existente na sua conta Outlook para teste. Caso a lista devolvida não esteja atualizada, deve carregar em Load more.

Depois de selecionado o cliente (que servirá para teste na ação futura, 2. Action - Create/ Update Customer in PHC GO), e caso o Trigger tenha sido parametrizado com sucesso, deverá surgir a mensagem "This contact was found in your Outlook account", acompanhada dos detalhes deste mesmo contact.

Para concluir a parametrização do Trigger, basta carregar em Continue.
 
 

2. Action - Create/ Update Customer in PHC GO


Passo 1 - Choose app & event


Selecione a aplicação PHC GO através da caixa de texto disponível.
 
Em seguida, através do campo Trigger Event, selecione a ação Create/ Update Customer.
 

Passo 2 - Choose an account


Neste passo, deve selecionar o utilizador da sua instalação PHC GO a ser utilizada pelo Zapier.
Informação
Para que um utilizador da sua instalação PHC GO fique disponível, este tem que ser previamente sincronizado, processo este explicado em detalhe no tópico Como sincronizar um utilizador PHC GO com o Zapier.
Notas

Sempre que é efetuada uma ação que dispare um Zap, este utilizador irá se autenticar na sua instalação PHC GO, de modo a obter os dados necessários para que este seja executado. É recomendado que crie um utilizador expecífico para ser utilizado nos seus Zaps, caso contrário, a sessão do utilizador selecionado será terminada sempre que um Zap for executado.

 

Passo 3 - Set up Action


Através deste terceiro passo, o utilizador consegue definir de que maneira será introduzido o cliente no PHC GO. Para que o seu Zap funcione em pleno, os parâmetros devem estar de acordo com as seguintes configurações:

  • Name: Preencher o campo com a variável # Display Name # através das variáveis dinâmicas do Zapier.
    Informação
    Para consultar as variáveis disponíveis no PHC GO, consulte o Dicionário de Dados.
    Para mais informações sobre variáveis dinâmicas do Zapier, consulte o respetivo tópico aqui.

  • Country: Preencher o campo com a variável # Business Address Country or Region # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

  • City: Preencher o campo com a variável # Business Address City # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

  • Address: Preencher o campo com a variável # Business Address Street # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

  • Postal Code: Preencher o campo com a variável # Business Address Postal Code # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

  • Email: Preencher o campo com a variável # Business Address Address # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

  • Mobile Phone: Preencher o campo com a variável # Mobile Phone # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

  • Tax Number: Preencher o campo com a variável # Personal Notes # através das variáveis dinâmicas do Zapier.


 

Passo 4 - Test Action


Nesta última etapa da configuração da ação, deve ser efetuado um teste a este, de modo a apurar erros detectados. Para tal, deve carregar em Test Action. Caso a ação tenha sido parametrizada com sucesso, deverá surgir a mensagem "Test was successful", acompanhada dos detalhes da ação efectuada.

Em adição, deve ter sido criado um novo cliente na sua instalação PHC GO, conforme os detalhes do contacto no Outlook.

Para concluir a parametrização da ação, basta carregar em Close.
 
 

3. Turn on Zap


Uma vez configurados o trigger e a respetiva acção, basta carregar em Turn on Zap, e o seu Zap estará pronto a ser utilizado.

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