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PHC GO Atualizar folhas de cálculo com clientes criados no PHC GO
 

 
Através do Zap Atualizar folhas de cálculo com clientes criados no PHC GO, sempre que um novo cliente for introduzido na sua instalação PHC GO, será atualizada uma folha de cálculo Google Sheets definida pelo utilizador, na qual será introduzida uma nova linha composta pelos detalhes do cliente criado.

Para configurar o Zap Atualizar folhas de cálculo com clientes criados no PHC GO, devem ser seguidas as seguintes instruções:


1. Trigger - Insert/ Update Customer in PHC GO



Passo 1 - Choose app & event


Inicialmente, selecione a aplicação PHC GO através da caixa de texto disponível.
 
Em seguida, através do campo Trigger Event, selecione a ação Insert/ Update Customer.
 
 

Passo 2 - Choose an account


Neste passo, deve selecionar o utilizador da sua instalação PHC GO a ser utilizada pelo Zapier.

Informação
Para que um utilizador da sua instalação PHC GO fique disponível, este tem que ser previamente sincronizado, processo este explicado em detalhe no tópico Como sincronizar um utilizador PHC GO com o Zapier.
Notas

Sempre que é efetuada uma ação que dispare um Zap, este utilizador irá se autenticar na sua instalação PHC GO, de modo a obter os dados necessários para que este seja executado. É recomendado que crie um utilizador expecífico para ser utilizado nos seus Zaps, caso contrário, a sessão do utilizador selecionado será terminada sempre que um Zap for executado.

 

Passo 3 - Test Trigger


Nesta última etapa da configuração do trigger, deve ser efetuado um teste a este, de modo a apurar erros detectados. Para tal, deve carregar em Test Trigger, e em seguida selecionar um cliente existente no seu PHC GO para teste. Caso a lista devolvida não esteja atualizada, deve carregar em Load more.

Depois de selecionado o cliente (que servirá para teste na ação seguinte, 2. Action - Find or Create Row in Google Sheets), e caso o Trigger tenha sido parametrizado com sucesso, deverá surgir a mensagem "This customer was found in your Phc GO account", acompanhada dos detalhes desse mesmo cliente.

Para concluir a parametrização do Trigger, basta carregar em Continue.
 
 

2. Action - Find or Create Row in Google Sheets



Passo 1 - Choose app & event


Inicialmente, selecione a aplicação Google Sheets através da caixa de texto disponível.
 
Em seguida, através do campo Action Event, selecione a ação Find or Create Row in Google Sheets.
 
 

Passo 2 - Choose an account


Neste passo, deve selecionar a conta Google Sheets a ser utilizada pelo Zapier.

Informação
Para que uma conta Google Sheets fique disponível, esta tem que ser previamente sincronizada, processo este explicado em detalhe no tópico Como sincronizar a sua conta Google Sheets com o Zapier.

 

Passo 3 - Test Trigger


Através deste terceiro passo, o utilizador consegue definir quais os parâmetros pelos quais o Zapier vai verificar se o cliente criado no PHC GO já existe na respetiva folha de cálculo Google Sheets, além das parametrizações para uma nova linha caso esta não tenha sido encontrada.

Para que o seu Zap funcione em pleno, os parâmetros devem estar de acordo com as seguintes configurações:

  • Spreadsheet: Selecionar o documento onde estão guardados os produtos do seu PHC GO.

  • Worksheet: Selecionar a folha de cálculo onde estão guardados os produtos do seu PHC GO.

  • Lookup Column: Selecionar a coluna através do qual o Google Sheets vai verificar se o produto criado já existe ou não na folha de cálculo. É altamente recomendado que selecione a coluna respetiva ao número do cliente.

  • Lookup Value: Seguindo as recomendações anteriores, este campo deve ser preenchido com a variável dinâmica # No #.
    Informação
    Para consultar as variáveis disponíveis no PHC GO, consulte o Dicionário de Dados.
    Para mais informações sobre variáveis dinâmicas do Zapier, consulte o respetivo tópico aqui.

  • Create Google Sheets Spreadsheet Row if it doesn’t exist yet?:. Esta opção, caso ativa, irá proceder á criação de uma nova linha, caso não tenha sido encontrado nenhum cliente com o mesmo número que o cliente criado no PHC GO. Deve ativar esta opção.

    Ao ativar esta opção, ficaram disponíveis para edição os campos abaixo descritos (Nota: Os campos abaixos descritos têm o nome das respetivas colunas da folha de cálculo selecionada) :

  • Nº: Campo a preencher com a variável dinâmica # No #

  • Nome: Campo a preencher com a variável dinâmica # Name #

  • Número de Contribuinte: Campo a preencher com a variável dinâmica # NIF #

  • País: Campo a preencher com a variável dinâmica # Country #

  • Inativo: Campo a preencher com a variável dinâmica # Inactivo #

  • Limite de Crédito: Campo a preencher com a variável dinâmica # Eplafond #

  • Cliente Genérico: Campo a preencher com a variável dinâmica # Clivd #

  • É consumidor final: Campo a preencher com a variável dinâmica # Isperson #

  • Idioma para Artigos: Campo a preencher com a variável dinâmica # Idiom #

  • Nome abreviado: Campo a preencher com a variável dinâmica # Nome2 #

  • Email: Campo a preencher com a variável dinâmica # E-mail #

  • Morada: Campo a preencher com a variável dinâmica # Address #

  • Localidade: Campo a preencher com a variável dinâmica # City #

  • Código Postal: Campo a preencher com a variável dinâmica # Codpost #

  • Vendedor: Campo a preencher com a variável dinâmica # Vendnm #

  • Segmento de Mercado: Campo a preencher com a variável dinâmica # Segmento #

  • Zona: Campo a preencher com a variável dinâmica # Zona #

  • Tipo: Campo a preencher com a variável dinâmica # Tipo #

  • Referência Interna: Campo a preencher com a variável dinâmica # Ref Int #

  • Centro de Custo: Campo a preencher com a variável dinâmica # Ccusto #

  • Emissão de Documentos de Faturação Cancelada: Campo a preencher com a variável dinâmica # Nocredit #

  • Emissão de Dossiers Inernos Cancelada: Campo a preencher com a variável dinâmica # Naoencomenda #

  • Moeda: Campo a preencher com a variável dinâmica # Moeda #

  • IBAN: Campo a preencher com a variável dinâmica # Iban #

  • NIB: Campo a preencher com a variável dinâmica # Nib #

  • BIC: Campo a preencher com a variável dinâmica # Swift #

  • Taxa IRS: Campo a preencher com a variável dinâmica # Txirs #

  • Desconto Comercial: Campo a preencher com a variável dinâmica # Desconto #

  • Desconto Financeiro: Campo a preencher com a variável dinâmica # Descpp #

  • Tipo de Desconto: Campo a preencher com a variável dinâmica # TipoDesc #

  • Condições de Pagamento: Campo a preencher com a variável dinâmica # Tpdesc #

  • Dias de Vencimento: Campo a preencher com a variável dinâmica # Vencimento #

  • Dia do Mês p/pagamento: Campo a preencher com a variável dinâmica # Diames #

  • Meses de Não pagamento: Campo a preencher com a variável dinâmica # Mesesnaopag #

  • Nº Dias De Atraso De Crédito Permitido: Campo a preencher com a variável dinâmica # Alimite #

  • Acordo de Autofaturação: Campo a preencher com a variável dinâmica # Autofact #

  • IVA: Campo a preencher com a variável dinâmica # Label Field #

  • Motivo de isenção de Imposto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Motiseimp #

  • Radical Tipo De Empresa: Campo a preencher com a variável dinâmica # Radicaltipoemp #

  • Conta SNC: Campo a preencher com a variável dinâmica # Conta #

  • Documento de Identificação: Campo a preencher com a variável dinâmica # Tipoidentificacao #

  • Nº do Documento: Campo a preencher com a variável dinâmica # Bino #

  • Local de Emissão: Campo a preencher com a variável dinâmica # Bilocal #

  • Data de Emissão: Campo a preencher com a variável dinâmica # Bidata #

  • Naturalidade: Campo a preencher com a variável dinâmica # Naturalid #

  • Data de Nascimento: Campo a preencher com a variável dinâmica # Nascimento #

  • Endereço de Internet: Campo a preencher com a variável dinâmica # URL #

  • Telefone: Campo a preencher com a variável dinâmica # Telefone #

  • Telemóvel: Campo a preencher com a variável dinâmica # Tlmvl #

  • Fax: Campo a preencher com a variável dinâmica # Fax #

  • Observações: Campo a preencher com a variável dinâmica # Obs #

  • Observações para documentos de faturação: Campo a preencher com a variável dinâmica # Obsdoc #

  • Função do Primeiro Contacto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Cfuncao1 #

  • Nome do Primeiro Contacto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Cnome1 #

  • Email do Primeiro Contacto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Cemail1 #

  • Telefone do Primeiro Contacto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Ctelefone1 #

  • Função do Segundo Contacto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Cfuncao2 #

  • Nome do Segundo Contacto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Cnome2 #

  • Email do Segundo Contacto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Cemail2 #

  • Telefone do Segundo Contacto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Ctelefone2 #


 

Passo 4 - Test Action


Nesta última etapa da configuração da ação, deve ser efetuado um teste a esta, de modo a apurar erros detectados. Para tal, deve carregar em Test Action. Caso a Ação tenha sido parametrizada com sucesso, deverá surgir a mensagem "Test was successful", acompanhada dos detalhes dessa mesma ação.

Em adição, deverá ser criada uma nova linha na folha de cálculo definida, com informações relacionadas com o cliente selecionado para testes.

Para concluir a parametrização da Ação, basta carregar em Continue.
 

3. Action - Update Spreadsheet Row in Google Sheets



Passo 1 - Choose app & event


Inicialmente, selecione a aplicação Google Sheets através da caixa de texto disponível.
 
Em seguida, através do campo Action Event, selecione a ação Update Spreadsheet Row.
 
 

Passo 2 - Choose an account


Neste passo, deve selecionar a conta Google Sheets a ser utilizada pelo Zapier.

Informação
Para que uma conta Google Sheets fique disponível, esta tem que ser previamente sincronizada, processo este explicado em detalhe no tópico Como sincronizar a sua conta Google Sheets com o Zapier.

 

Passo 3 - Set up action


Através deste terceiro passo, o utilizador consegue definir quais as informações do cliente no Google Sheets a serem atualizadas, sempre que a ficha de cliente sofra alterações no PHC GO.

Para que o seu Zap funcione em pleno, os parâmetros devem estar de acordo com as seguintes configurações:

  • Spreadsheet: Selecionar o documento onde estão guardados os produtos do seu PHC GO.

  • Worksheet: Selecionar a folha de cálculo onde estão guardados os produtos do seu PHC GO.

  • Row: Selecionar a coluna através do qual o Google Sheets vai verificar se o produto criado já existe ou não na folha de cálculo. Como tal, deve preencher o campo com a variável dinâmica # ID #, disponível depois de parametrizado a Ação 2 - Find or Create Row in Google Sheets.

  • Nº: Campo a preencher com a variável dinâmica # No #

  • Nome: Campo a preencher com a variável dinâmica # Name #

  • Número de Contribuinte: Campo a preencher com a variável dinâmica # NIF #

  • País: Campo a preencher com a variável dinâmica # Country #

  • Inativo: Campo a preencher com a variável dinâmica # Inactivo #

  • Limite de Crédito: Campo a preencher com a variável dinâmica # Eplafond #

  • Cliente Genérico: Campo a preencher com a variável dinâmica # Clivd #

  • É consumidor final: Campo a preencher com a variável dinâmica # Isperson #

  • Idioma para Artigos: Campo a preencher com a variável dinâmica # Idiom #

  • Nome abreviado: Campo a preencher com a variável dinâmica # Nome2 #

  • Email: Campo a preencher com a variável dinâmica # E-mail #

  • Morada: Campo a preencher com a variável dinâmica # Address #

  • Localidade: Campo a preencher com a variável dinâmica # City #

  • Código Postal: Campo a preencher com a variável dinâmica # Codpost #

  • Vendedor: Campo a preencher com a variável dinâmica # Vendnm #

  • Segmento de Mercado: Campo a preencher com a variável dinâmica # Segmento #

  • Zona: Campo a preencher com a variável dinâmica # Zona #

  • Tipo: Campo a preencher com a variável dinâmica # Tipo #

  • Referência Interna: Campo a preencher com a variável dinâmica # Ref Int #

  • Centro de Custo: Campo a preencher com a variável dinâmica # Ccusto #

  • Emissão de Documentos de Faturação Cancelada: Campo a preencher com a variável dinâmica # Nocredit #

  • Emissão de Dossiers Inernos Cancelada: Campo a preencher com a variável dinâmica # Naoencomenda #

  • Moeda: Campo a preencher com a variável dinâmica # Moeda #

  • IBAN: Campo a preencher com a variável dinâmica # Iban #

  • NIB: Campo a preencher com a variável dinâmica # Nib #

  • BIC: Campo a preencher com a variável dinâmica # Swift #

  • Taxa IRS: Campo a preencher com a variável dinâmica # Txirs #

  • Desconto Comercial: Campo a preencher com a variável dinâmica # Desconto #

  • Desconto Financeiro: Campo a preencher com a variável dinâmica # Descpp #

  • Tipo de Desconto: Campo a preencher com a variável dinâmica # TipoDesc #

  • Condições de Pagamento: Campo a preencher com a variável dinâmica # Tpdesc #

  • Dias de Vencimento: Campo a preencher com a variável dinâmica # Vencimento #

  • Dia do Mês p/pagamento: Campo a preencher com a variável dinâmica # Diames #

  • Meses de Não pagamento: Campo a preencher com a variável dinâmica # Mesesnaopag #

  • Nº Dias De Atraso De Crédito Permitido: Campo a preencher com a variável dinâmica # Alimite #

  • Acordo de Autofaturação: Campo a preencher com a variável dinâmica # Autofact #

  • IVA: Campo a preencher com a variável dinâmica # Label Field #

  • Motivo de isenção de Imposto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Motiseimp #

  • Radical Tipo De Empresa: Campo a preencher com a variável dinâmica # Radicaltipoemp #

  • Conta SNC: Campo a preencher com a variável dinâmica # Conta #

  • Documento de Identificação: Campo a preencher com a variável dinâmica # Tipoidentificacao #

  • Nº do Documento: Campo a preencher com a variável dinâmica # Bino #

  • Local de Emissão: Campo a preencher com a variável dinâmica # Bilocal #

  • Data de Emissão: Campo a preencher com a variável dinâmica # Bidata #

  • Naturalidade: Campo a preencher com a variável dinâmica # Naturalid #

  • Data de Nascimento: Campo a preencher com a variável dinâmica # Nascimento #

  • Endereço de Internet: Campo a preencher com a variável dinâmica # URL #

  • Telefone: Campo a preencher com a variável dinâmica # Telefone #

  • Telemóvel: Campo a preencher com a variável dinâmica # Tlmvl #

  • Fax: Campo a preencher com a variável dinâmica # Fax #

  • Observações: Campo a preencher com a variável dinâmica # Obs #

  • Observações para documentos de faturação: Campo a preencher com a variável dinâmica # Obsdoc #

  • Função do Primeiro Contacto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Cfuncao1 #

  • Nome do Primeiro Contacto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Cnome1 #

  • Email do Primeiro Contacto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Cemail1 #

  • Telefone do Primeiro Contacto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Ctelefone1 #

  • Função do Segundo Contacto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Cfuncao2 #

  • Nome do Segundo Contacto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Cnome2 #

  • Email do Segundo Contacto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Cemail2 #

  • Telefone do Segundo Contacto: Campo a preencher com a variável dinâmica # Ctelefone2 #


 

Passo 4 - Test action


Nesta última etapa da configuração da ação, deve ser efetuado um teste a esta, de modo a apurar erros detectados. Para tal, deve carregar em Test Action. Caso a Ação tenha sido parametrizada com sucesso, deverá surgir a mensagem "Test was successful", acompanhada dos detalhes dessa mesma ação.

Em adição, a linha na folha de cálculo definida, respetiva ao cliente selecionado para testes, deverá ser atualizada conforme alterações na ficha do cliente.

Para concluir a parametrização da Ação, basta carregar em Close.
 
 

4. Turn on Zap



Uma vez configurados o trigger e as respetivas acções, basta carregar em Turn on Zap, e o seu Zap estará pronto a ser utilizado.