Manuais
PHC GO Como configurar documentos de faturação
 
É no ecrã Séries de Documentos de Faturação onde será feita a configuração e gestão de todas as séries dos vários documentos de faturação associados ao seu negócio.

Nele pode configurar os campos que irão caracterizar cada série, definindo o seu nome, o seu tipo de documento, bem como outras opções que iremos explicar.

Tem ainda disponível ferramentas que permitem ver e analisar em tempo real a evolução da atividade de cada série de documentos, através de Listagens e Análises.

Para visitar este ecrã, aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Séries de Documentos de Faturação ( Menu > Definições > Séries de Documentos > Séries de Documentos de Faturação ).

Para conhecer todas as funcionalidade inerentes a este ecrã, iremos começar por explicar os campos que compõem a área da Informação Principal e o tabulador de Dados Gerais.


 

INFORMAÇÃO PRINCIPAL



Esta área do ecrã é composta pelos seguintes campos:

Nome da Série: Campo a preencher com o nome a atribuir à série.

Número: Número interno da série. O valor deste campo é incrementado automaticamente com base no valor da última série criada, no entanto, o utilizador pode atribuir o valor que preferir, desde que não esteja em uso por uma outra série.

Inativo: Esta opção permite identificar se a série está arquivada e sem uso.


DADOS GERAIS



O tabulador de Dados Gerais é composto por vários separadoes, os quais iremos detalhar individualmente. Para obter mais informações sobre os campos de um separador, carregue em Mostrar/Ocultar referente ao separador específico (ou em alternativa, pode carregar em Abrir todos).
 
 

Detalhes


Tipo de Documento: O preenchimento deste campo determina o objetivo da série do documento de faturação e influencia a relevância fiscal do documento. É neste campo que se determina se se trata de uma fatura (tipo: Fatura) ou por exemplo, de um documento retificativo (Nota de Crédito ou Débito).

Os tipos de documentos de faturação são determinantes na comunicação dos documentos à AT via ficheiro SAF-T(PT), sendo o único tipo de documento que não é comunicado à AT é o tipo Documento interno. Documentos do tipo Documento interno não devem ser entregues a clientes. São geralmente utilizados para criar séries para registos meramente internos.

Salienta-se que a escolha do tipo de documento em função da sua relevância fiscal apenas se aplica quando o país para obrigações legais da empresa é Portugal. Nas restantes localizações, a escolha do tipo de documento é meramente informativa.

CAE: Identificação do Código de Atividade Económica.

Permite ter docs. Rascunho: O documento Rascunho permite alterar todos os dados do documento até que o mesmo seja dado como finalizado. Desta forma, é possível corrigir eventuais erros que possam ocorrer até ao momento da assinatura do documento.

Se pretender que os documentos de faturação sejam assinados automaticamente (no momento da gravação), esta opção não deve estar selecionada.
Notas

Não é possível inativar uma série de documento de faturação para que deixe de usar o modo rascunho, se a mesma já tem documentos lançados em versão rascunho. Deve finalizar primeiro esses documentos e só depois alterar a configuração do modo rascunho da série.

Finaliza ao imprimir: Esta opção está disponível quando a opção Permite ter docs. Rascunho está ativa. Ao ativar a opção Finaliza ao imprimir, os documentos da série ficarão finalizados ao imprimir, descarregar em PDF ou enviar o documento por e-mail.

Permite alterar o Nº do Documento: Este campo permite definir se os documentos admitem ou não a edição do número sequencial no momento da sua inserção.
Por defeito, este campo encontra-se desativado, de forma a não permitir que a numeração dos documentos seja alterada.

Quando o País da Ficha da Empresa é Portugal e a série está classificada com o Tipo de Documento OT (Outros documentos), ao ativar esta opção, o número do primeiro documento da série pode ser editado.
Notas

Apenas o primeiro documento da série tem esta possibilidade, pois a numeração dos documentos obriga a que esta seja sequencial e cronológica, pelo que deixa de ser possível editar a numeração dos restantes documentos (a menos que sigam a numeração sequencial relativamente ao nº do último documento lançado nessa série).

Manter a Sequência: Ao ativar este campo, a numeração dos documentos dessa série mantém-se sequencial ao longo dos anos. Desta forma, a numeração do documento é contínua, não sendo reiniciada a cada alteração de ano.
Notas

Quando a opção está inativa, e o País da Ficha da Empresa é Portugal, nas séries classificadas com Tipo de Documento distinto de OT (Documento interno), a numeração reinicia em cada novo ano com o Nº 1.

Série IVA de Caixa: Caso pretenda configurar uma série de documentos de faturação em que os documentos serão emitidos ao abrigo do Regime de IVA de Caixa, o utilizador deve ativar esta opção. Uma série com este tipo de configuração apenas pode emitir documentos ao abrigo deste regime, devendo utilizar outra série para emitir documentos que caibam nas exceções ao regime, previstas na lei.

Série de importação: Caso pretenda configurar uma série de documentos de faturação que será utilizada por documentos que são importados de outros sistemas, através do produto PHC GO Full API e onde a assinatura digital é criada nestes sistemas, deve ativar este campo.

Série manual: Caso pretenda configurar uma série de documentos de faturação, que será utilizada por documentos emitidos manualmente em impressos de tipografia, e que têm que ser posteriormente integrados num sistema informático, deve ativar este campo.

Desta forma, no momento de faturar sobre uma série deste tipo, o utilizador tem de obrigatoriamente preencher o campo Nº documento original de cada documento a gravar com o mesmo nº do documento manual.

Para as séries Manuais é possível criar documentos com datas superiores ou inferiores a 7 dias face à data atual.

Série do documento manual: Identificação da série do documento manual.

Série de recuperação de dados: Caso pretenda configurar uma série de documentos de faturação que será utilizada para integrar documentos emitidos e que não constam na cópia de segurança reposta, deve ativar este campo. Para as séries de Recuperação de Dados é possível criar documentos com datas superiores ou inferiores a 7 dias face à data atual.

Série externa: Caso pretenda configurar uma série de documentos de faturação que será utilizada para registo manual de documentos produzidos externamente à aplicação, o utilizador deve ativar esta opção.

Este tipo de série pode aplicar-se para situações em que serão os seus clientes que emitem a faturação, no caso de ter celebrado um contrato de autofacturação com alguns deles, podendo desta forma, ter uma série na qual poderá criar os documentos por eles emitidos.

Série de IVA Estrangeiro: Ao ativar a opção deste campo, o utilizado estará a identificar que a série é para venda de artigos ou serviços com taxa de IVA de um país diferente de Portugal.

Série para N/C de Adiantamentos: Caso pretenda configurar uma série de documentos de faturação que será utilizada para a emissão de Notas de Crédito referentes a Recibos de Adiantamento, o utilizador deve ativar este campo. Uma série deste tipo é criada automaticamente pela aplicação, não podendo ser criada manualmente.

Usa descrição técnica: Através desta opção é possível automatizar a introdução duma descrição longa da referência no documentos de faturação. Para mais informações sobre esta opção consulte por favor o tópico Como criar ou alterar uma ficha de artigo.

Reabre o dossier interno que deu origem à linha: Quando ativa, a opção deste campo permite que ao apagar a linha do documento de faturação ou ao anular o mesmo, o dossier interno que tenha dado origem à linha ou documento de faturação volte a ser reaberto.

Controla dívidas com idades acima do limite máximo: Este campo, quando ativado, irá impedir a gravação de documentos de faturação em Clientes que tenham dívidas não regularizadas em conta corrente e com idades superiores ao limite estabelecido na ficha do cliente respetivo.

Por exemplo, supondo que hoje é dia 04/12 e lança uma fatura sobre um cliente em que a data de vencimento é 17/12. Por sua vez, esse cliente tem definido na sua ficha 3 dias no campo Nº de dias de crédito e possui ativo o campo referido anteriormente. Chegado ao dia 21/12, e supondo que o cliente não regularizou a sua dívida do dia 17/12, ao faturar a esse cliente, a aplicação não irá permitir a emissão de novos documentos sobre o cliente enquanto essa dívida não for regularizada.
Informação

O campo Controla dívidas com idades acima do limite máximo está disponível nos planos Pro e Expert.

Controla emissão de Documentos cancelada: Ativando este campo, a aplicação irá controlar se o cliente tem configurado na sua ficha a opção de documentos de faturação cancelada, barrando a possibilidade de emissão de documentos de faturação deste tipo.

Controla Plafond: Se este campo estiver ativado, sempre que for emitido um documento de faturação na série respetiva a um cliente, e este já tiver ultrapassado o Plafond definido na sua ficha ao gravar, a aplicação avisa-o de que o cliente já ultrapassou o plafond definido e pergunta-lhe se pretende mesmo gravar.

Excluir das análises: Ao ativar esta opção, os documentos da respetiva série serão excluídos das análises efetuadas pela aplicação.

Gerar automaticamente referências multibanco: Ao ativar esta opção, a aplicação passa a disponibilizar e gerar, no documento de faturação respetivo, os campos necessários para utilizar Referências Multibanco e a preenchê-los de forma automática ao assinar o documento.

Esta funcionalidade resulta de uma parceria feita entre a PHC e a EasyPay (empresa de referência na área dos pagamentos multibanco), que permite a <%= TopicLink([geração de referências MB dentro da aplicação],[Pagamentos por multibanco utilizando EasyPay]) %>, para as faturas que venha emitir aos seus clientes.

Para beneficiar desta funcionalidade, necessita pedir a adesão ao serviço da EasyPay, por meio de um contrato estabelecido entre as partes. Resultante desse contrato, a EasyPay irá fornecer-lhe um conjunto de dados que requerem uma configuração prévia na aplicação no ecrã de <%= TopicLink([Parâmetros],[Como alterar os parâmetros da sua instalação]) %>.

Disponível em Setembro de 2021

Aplica promoções: Ao ativar esta opção, permite ao utilizador definir quais as séries onde serão aplicadas as promoções em vigor.

Notas

Este campo não pode ser aplicado a séries em que o Tipo de Documento seja NC ou ND.

Disponível em Setembro de 2021

Assina digitalmente o documento: Este campo, ao ser pressionado, ativa o campo Certificados para assinar digitalmente o documento, onde pode escolher uma das assinaturas digitais disponíveis.


Notas

Existem as seguintes regras de validação na gravação das séries de documentos, não é possível gravar se a série estiver configurada com Tipo de Documento = OT - Documento Interno:

Campos do Documentos


Mostra Preço Custo: Disponibiliza a coluna de Custo Unitário nas linhas do documento aos utilizadores com acesso de supervisão aos documentos de faturação.

Preço Custo Manual: Inicialmente, o valor do custo é preenchido pela aplicação e pode ser mudado pelo utilizador antes de gravar. No entanto, caso esta opção não esteja ativa, esse valor modificado será perdido.

Tipo de preço de custo: Este campo permite definir qual o custo unitário a apresentar em cada documento de faturação.

É possível selecionar entre o Custo Ponderado, o Preço de Tabela e o Último Preço do artigo. Caso tenha ativo parâmetro Utiliza a gestão de stocks, ficarão disponíveis também as opções Custo Ponderado por Lote e o Último Preço por lote.

Estes campos são editáveis no documento, ou seja, ao criar o dossier é possível alterar o valor sugerido pela aplicação.
Notas

Sempre que seja colocado um artigo que não usa lotes num documento definido para usar o Custo Ponderado por Lote, será colocado o custo ponderado do artigo; sempre que seja colocado um artigo que não usa lotes num documento definido para usar o Último Preço por lote, será colocado o Último Preço do artigo;

Preço a usar em Documentos: Este campo permite definir qual o preço de venda a usar por omissão em cada documento de faturação.
Notas

Caso na emissão do documento associe um cliente que já tenha configurado um preço a usar em documentos, irá prevalecer o preço definido na ficha do cliente em detrimento do definido no tipo de documento.

Mostra colunas de IVA: Disponibiliza as colunas Tabela de IVA e IVA Incluído nas linhas do Documento.

Unidades nas linhas: Disponibiliza a coluna Unidade nas linhas do documento. Quando ativo, o campo permite nas linhas do documento definir as unidades de cada linha (Ex: Caixas, Paletes, Unidades, etc...)

Armazém nas linhas: Disponibiliza a coluna Armazém nas linhas do Documento.

Armazém por defeito: Identificação do armazém por defeito para a série.

Mostra Rentabilidade: Disponibiliza as colunas de Custo, Margem e Lucro nas linhas do documento aos utilizadores com acesso de supervisão aos documentos de faturação.

Mostra coluna de Amostra: Disponibiliza nas linhas do documento a coluna que indica se o artigo é classificado como amostra.
Informação

O campo Mostra coluna de Amostra está disponível nos planos Pro e Expert.

Mostra Pesos e Volumes: Disponibiliza as colunas referentes ao Peso Líquido, Total Peso Líquido, Peso Bruto, Total Peso Bruto, Volume, Total Volume, Nº Itens, e Total Nº Itens.
Informação

O campo Mostra Pesos e Volumes está disponível nos planos Pro e Expert.

Nome da data nas linhas: O nome definido neste campo irá constar numa coluna extra nas grelhas das linhas do Documento de Faturação. Exibe por defeito a data de inserção das linhas.

Título para a primeira coluna do item: O nome definido neste campo irá constar numa coluna extra nas grelhas das linhas do Documento de Faturação. Vem com conteúdo vazio para se inserir um texto livre.

Título para a segunda coluna do item: O nome definido neste campo irá constar numa coluna extra nas grelhas das linhas do Documento de Faturação. Vem com conteúdo vazio para se inserir um texto livre.


Integração do Documento


Lança em C/c: Pode definir se o documento de faturação a emitir é lançado em Conta Corrente e o respetivo código de conta corrente aplicável.

Código de Mov. C/c: Identificação do código de Movimento de Conta Corrente.

Auto regulariza conta corrente: Quando ativado regulariza o valor emitido pelo documento emitido nesta série e a parte correspondente do documento de origem. Para mais informações sobre o âmbito deste campo clique aqui.

Lança em Stock: Quando ativado, indica que sempre que inserir/gravar um documento na respetiva série, este vai lançar em Stock.
Informação

O campo Lança em Stock está disponível nos planos Star, Pro e Expert.

Código de Mov. de stocks: Identificação do código de Movimento de Stocks.

Disponível em Setembro de 2021


Usa Números de série: Ao ativar este campo determina que, esta série de documento de faturação passa a suportar o uso de Números de série.
Se a série de documento de faturação não movimentar stock, pode ativar esta configuração para permitir movimentar Números de série, mas sem movimentar stock.
Por omissão, sempre que uma série movimentar stock, automaticamente este campo fica ativo, e não é possível alterar a configuração.

Informação

Este campo apenas é exibido se possuir o add-on Equipamentos.
Lança em Tesouraria: Quando ativado, indica que sempre que inserir/gravar um documento na respetiva série, este vai lançar diretamente em Tesouraria sobre a Conta de Tesouraria por defeito que definir no campo seguinte (Conta de Tesouraria). Deve também definir o Código de Tesouraria a utilizar, que deve dar entrada de valor na tesouraria. Se ativar o campo Alterar Conta de Tesouraria, significa que quando estiver a lançar o documento, tem a possibilidade de alterar a Conta de Tesouraria sugerida pela aplicação.
Notas

  • Não é possível criar uma série de documento que lance simultaneamente em conta corrente e em tesouraria.

    Por exemplo na série Faturas, está implícito que neste tipo de documento, o cliente não regulariza desde logo a dívida do documento, logo faz sentido que lance apenas em conta corrente.

    No caso de uma série de Fatura/Recibo ou Fatura Simplificada, subentende-se obrigatoriamente o recebimento do valor do artigo vendido ao cliente, logo em consequência dessa entrada de valor imediata estes tipos de documentos devem lançar em Tesouraria.

  • Caso tenha ativado os campos Lança em Stock e Lança em C/c, tem de lhes definir obrigatoriamente o código de movimento respetivo para que o sistema saiba em que rubricas irá lançar.

  • Caso tenha ativado o campo Lança em Tesouraria, deve definir em que Conta de Tesouraria será lançado o movimento do documento, bem como especificar a rubrica em que se enquadra o movimento de tesouraria.

Conta de Tesouraria: Identificação da <%= TopicLink([conta de tesouraria],[Como configurar as contas de tesouraria]) %>.

Alterar Conta de Tesouraria: Esta opção permite alterar a <%= TopicLink([conta de tesouraria],[Como configurar as contas de tesouraria]) %> no documento.

Código de Tesouraria: Identificação do <%= TopicLink([código de tesouraria],[Como configurar códigos de tesouraria]) %>.



Anexa ao descarregar: Ao ativar esta opção, irão ser adicionados anexos aos documentos da série quando descarregar em PDF ou enviar o documento por e-mail.

Local de armazenamento: Identificação do local onde os anexos irão ser guardados. Esta opção só é exibida caso tenha ativado o campo anterior (Anexar ao descarregar).