Esta funcionalidade resulta de uma parceria feita entre a PHC e a entidade proxypay (empresa de referência na área dos recebimentos eletrónicos), que permite a geração de referências MC dentro da aplicação, para as facturas que venha emitir aos seus clientes, assim como o pagamento online pelo Portal GO.
Para beneficiar desta funcionalidade, necessita pedir a adesão ao serviço da proxypay, por meio de um contrato estabelecido entre as partes.
Após a celebração do contrato, a proxypay irá fornecer-lhe um conjunto de dados que requerem uma configuração prévia na aplicação.
sticky_note_2Notas
Para poder utilizar pagamentos por Referências Multicaixa ou recebimentos eletrónicos no PHC GO, como método de pagamento das suas facturas, é necessário que na
configuração das séries de documentos de facturação sejam cumpridos alguns requisitos:
- O campo País para Obrigações Legais dos Dados da Empresa seja Angola
- O documento seja do tipo FT (Factura) e FS (Factura Simplificada)
- Movimente a conta corrente de clientes a débito
Passemos de seguida à explicação da configuração necessária no PHC GO.
1. Preenchimento dos Parâmetros
infoInformações
Este passo pressupõe que já tenha contrato celebrado com a proxypay.
Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Parâmetros ( menu Menu > Definições > Gerais > Parâmetros ). Dirija-se ao grupo Tesouraria/proxypay, e preencha os campos tendo como referência os dados fornecidos pela proxypay:
- Chave da conta proxypay: Este parâmetro deve ser preenchido com a chave associada ao identificador da conta proxypay, fornecido por essa entidade.;
- Entidade: Este parâmetro deve ser preenchido com a entidade associada a entidade da conta proxypay;
- Nome da entidade: Este parâmetro deve ser preenchido com o nome da entidade associada a entidade da conta proxypay;
- Série de recibos para pagamentos no Portal GO: Este parâmetro permite escolher uma série de recibos para pagamentos no Portal GO.
2. Configuração dos Documentos
É necessário indicar quais as séries de documentos que irão usar referências multicaixa.
Como referimos acima, apenas os documentos que sejam do tipo FT (Factura), e FS (Factura Simplificada) podem ter referências multicaixa como método de pagamento.
Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Séries de Documentos de Facturação ( menu Menu > Definições > Séries de Documentos > Séries de Documentos de Facturação ).
Edite a série de documento respetiva, e no separador Detalhes, ativar a opção Gerar automaticamente referências multicaixa.
Para definir a validade da referência multicaixa, existem as seguintes opções:
Pela data de vencimento do documento: escolhendo esta opção, a data de validade da referência gerada será definida de acordo com a data de vencimento do documento.
Número de dias após ser gerado a referência: escolhendo esta opção, a data de validade da referência gerada será definida de acordo com a data de criação da referência + os dias indicados no campo "Número de dias".
Número de dias: Número de dias de validade da referência desde que foi gerada. Este campo apenas fica disponível quando a opção ´Número de dias após ser gerada a referência´ está selecionada.
3. Gerar referências Multicaixa nos Documentos
Tendo as séries de documentos configuradas para usar referências multicaixa, ao lançar um documento de facturação introduzindo os respetivos dados, irá verificar que ao gravar/assinar um documento de facturação, os campos do separador ProxyPay ficam preenchidos de forma automática pela aplicação:
- Entidade
- Referência
- Data de Validade
- Inativa, este campo fica ativo, caso a referência emitida tenha ultrapassado a data de validade ou tenha sido emitida uma nova referência que invalide a anterior.
- Valor a pagar
- Factura paga eletronicamente
- Data de pagamento
Também ao imprimir o documento, no layout relativo às referências multicaixa, este irá mencionar a Entidade, Referência e respetivo Valor a pagar.
tips_and_updatesDicas
A referência multicaixa uma vez gerada após a gravação/assinatura do documento, pode ser gerada novamente ao executar no painel de ações ( playlist_play ) Emita Referência Multicaixa.
infoInformações
No caso de uma factura assinada e não regularizada, que já contenha as referências multicaixa geradas for anulada, o PHC GO comunica automaticamente com a ProxyPay, anulando a respetiva referência na plataforma ProxyPay, o estado da referência será alterado para "Anulada". Também no documento na grelha da referência multicaixa, a mesma passa a ficar no estado Inactiva deixando de ser considerada válida.
4. Regularizar Documentos através de referências Multicaixa já pagas pelos clientes, ou pagamentos online
Quando chegar ao período para verificar se os pagamentos por referências multicaixa, ou por Débito Direto, efetuados no Portal GO, foram efetivamente pagos pelos seus clientes:
- Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até ProxyPay ( menu Menu > Processamentos e SAF-T(PT) - Recebimentos Eletrónicos - ProxyPay ).
- No ecrã aberto deve, no passo 1. Dados definir a data do recibo e configurar a forma como serão gerados os processamentos de pagamentos por multicaixa.
Os campos que compõem este 1º passo são os seguintes:
- Série de recibo a emitir: Este campo lista as séries de Recibos ativos na base de dados, para que possa escolher qual a série adequada para os pagamentos por multicaixa.
- Data do Recibo: Este campo permite indicar a data para o recibo a emitir.
- Conta de tesouraria por defeito: Este campo apresenta a lista de contas de tesouraria e permite definir qual a conta a ser utilizada no recibo a emitir. Por defeito, vai associar à conta de tesouraria associada à série de recibo escolhida no campo Série de recibo a emitir, mas pode ser alterado.
- Código de tesouraria: Este campo apresenta a lista de códigos de tesouraria e permite definir qual o código a ser utilizado no recibo a emitir. Por defeito, vai associar à conta de tesouraria associada à série de recibo escolhida no campo Série de recibo a emitir, mas pode ser alterado.
Neste 1º passo também é possível definir as opções de envio dos recibos por e-mail:
- Enviar documentos por e-mail: Este campo é opcional, caso pretenda enviar um e-mail ao cliente deve activá-lo.
- Relatório para envio do documento : Este campo é obrigatório quando o campo Enviar documentos por e-mail: estiver ativo, com esta opção é possível escolher o relatório a enviar ao cliente.
Template de e-mail : Este campo é opcional, com esta opção é possível escolheer o template de e-mail com a mensagem a enviar ao cliente.
Pressione no botão Seguinte para o passo 2. Documentos onde vai selecionar, a partir da informação recolhida do webservice da proxypay, os documentos de facturação para emitir os respetivos recibos.sticky_note_2Notas
O processamento com ProxyPay retorna até 100 registos em cada emissão.
Após a seleção, pressione o botão Emita Recibos
Será automaticamente redirecionado para o passo 3. Resultado, onde pode consultar o resultado do processamento, e os recibos emitidos, podendo inclusivamente navegar para os mesmos pelo ícone link.
Pode ainda realizar pelo botão Nova emissão
, efetuar um novo processamento, ou pode pelo botão Envie
, efetuar o envio dos recibos por email para os seus clientes, ou em alternativa, pelo botão Descarregue
, descarregar os PDFs dos recibos emitidos para arquivar os mesmos.
Por fim ao consultar as suas facturas emitidas, e incluídas no seu processamento, ficam automaticamente pagas e com a data de pagamento, se aceder ao separador proxypay.sticky_note_2Notas
Ao final do processamento será criado um registo de processamento no qual será criado um separador Recibos emitidos, contendo uma tabela de consulta com a lista de registos processados, com as seguintes colunas: referência, cliente, estabelecimento, série do recibo, nº recibo e valor.
Este registro também contem os eventuais erros que possam ocorrer durante a execução do processamento.