Manuais
PHC GO Criação de clientes através de formulários
 

 
Através do Zap Criação de clientes através de formulários, sempre que um determinado formulário Google for respondido com informações sobre Clientes, este será criado na sua instalação PHC GO.

Para configurar o Zap Criação de clientes através de formulários, devem ser seguidas as seguintes instruções:


1. Trigger - New Response in Spreadsheet in Google Forms


Passo 1 - Choose app & event


Inicialmente, selecione a aplicação Google Forms através da caixa de texto disponível.
 
Em seguida, através do campo Trigger Event, selecione a ação New Response in Spreadsheet.
 

Passo 2 - Choose an account


Neste passo, deve selecionar a conta Google Forms a ser utilizada pelo Zapier.

Informação
Para que uma conta Google Forms fique disponível, esta tem que ser previamente sincronizada, processo este explicado em detalhe no tópico Como sincronizar a sua conta Google Forms com o Zapier.

 
 

Passo 3 - Set up Trigger


Por defeito, cada formuário Google tem a sua folha de cálculo respetiva, onde serão guardadas todas as respostas recebidas ao formulário. Para que o seu Zap funcione em pleno, os parâmetros devem estar de acordo com as seguintes configurações:

  • Spreadsheet: Selecionar o documento onde estão guardadas as respostas ao formulário.

  • Worksheet: Selecionar a folha de cálculo onde estão guardadas as respostas ao formulário.


 

Passo 4 - Test Trigger


Nesta última etapa da configuração do trigger, deve ser efetuado um teste a este, de modo a apurar erros detectados. Para tal, deve carregar em Test Trigger, e em seguida selecionar uma resposta a um formulário para teste. Caso a lista devolvida não esteja atualizada, deve carregar em Load more.

Depois de selecionado uma resposta (que servirá para teste na ação seguinte, 2. Action - Create Customer in PHC GO), e caso o Trigger tenha sido parametrizado com sucesso, deverá surgir a mensagem "This response was found in your Google Forms account", acompanhada dos detalhes dessa mesma resposta.

Para concluir a parametrização do Trigger, basta carregar em Continue.
 
 

2. Action - Create Customer in PHC GO


Passo 1 - Choose app & event


Selecione a aplicação PHC GO através da caixa de texto disponível.
 
Em seguida, através do campo Trigger Event, selecione a ação Create Customer.
 
 

Passo 2 - Choose an account


Neste passo, deve selecionar o utilizador PHC GO a a ser utilizado pelo Zapier.
Informação
Para que um utilizador da sua instalação PHC GO fique disponível, este tem que ser previamente sincronizado, processo este explicado em detalhe no tópico Como sincronizar um utilizador PHC GO com o Zapier.
Notas

Sempre que é efetuada uma ação que dispare um Zap, este utilizador irá se autenticar na sua instalação PHC GO, de modo a obter os dados necessários para que este seja executado. É recomendado que crie um utilizador expecífico para ser utilizado nos seus Zaps, caso contrário, a sessão do utilizador selecionado será terminada sempre que um Zap for executado.

 

Passo 3 - Set up Action


Através deste terceiro passo, o utilizador consegue definir de que maneira será criado um novo cliente no PHC, conforme as respotas obtidas no seu formulário. Para demonstrar a capacidade deste ZAP, foi criado um formulário exemplo que poderá ser utilizado para introdução rápida de clientes no PHC GO.

Para que o Zap funcione em pleno, os parâmetros devem estar de acordo com as seguintes configurações:

  • Name: Preencher o campo (através de variável dinâmica) com a coluna respetiva à resposta para o nome do cliente.
    Informação
    Para consultar as variáveis disponíveis no PHC GO, consulte o Dicionário de Dados.
    Para mais informações sobre variáveis dinâmicas do Zapier, consulte o respetivo tópico aqui.
  • Country: Preencher o campo (através de variável dinâmica) com a coluna respetiva à resposta para o país do cliente.

  • City: Preencher o campo (através de variável dinâmica) com a coluna respetiva à resposta para a cidade do cliente.

  • Address: Preencher o campo (através de variável dinâmica) com a coluna respetiva à resposta para a morada do cliente.

  • Email: Preencher o campo (através de variável dinâmica) com a coluna respetiva à resposta para o email do cliente.

  • Tax Number: Preencher o campo (através de variável dinâmica) com a coluna respetiva à resposta para o NIF do cliente.

  • IBAN: Preencher o campo (através de variável dinâmica) com a coluna respetiva à resposta para o IBAN do cliente.

  • Observations: Preencher o campo (através de variável dinâmica) com a coluna respetiva à resposta para observações sobre o cliente.


 

Passo 4 - Test Action


Nesta última etapa da configuração da ação, deve ser efetuado um teste a este, de modo a apurar erros detectados. Para tal, deve carregar em Test Action. Caso a ação tenha sido parametrizada com sucesso, deverá surgir a mensagem "Test was successful", acompanhada dos detalhes da ação efetuada.

Em adição, caso não exista previamente um Cliente no seu PHC GO com o mesmo NIF que o Cliente selecionado para teste (através do formulário), deverá ser criado um novo contacto na sua instalação PHC GO, conforme as respostas obtidas no formulário.

Para concluir a parametrização da ação, basta carregar em Close.
 
 

3. Turn on Zap


Uma vez configurados o trigger e a respetiva acção, basta carregar em Turn on Zap, e o seu Zap estará pronto a ser utilizado.

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