Manuais
PHC GO Como importar e criar extratos bancários
 
Antes de iniciarmos a importação ou a criação de um extrato bancário devemo-nos certificar que já foi efetuada a abertura do saldo inicial para a respetiva conta de tesouraria. A abertura do saldo inicial é fundamental para que tenhamos os valores corretos no decorrer das reconciliações bancarias.

Para obter mais informações sobre como fazer abertura saldo inicial, consulte o tópico Como efetuar abertura de saldo inicial.

Os extratos bancários são os movimentos provenientes dos bancos e que permitem efetuar a reconciliação bancaria com os movimentos de tesouraria.
infoInformações

Esta funcionalidade está disponível nos planos Star, Pro e Expert.

Existem duas formas de criar extratos bancário, ou por intermédio de criação manual ou por intermédio da importação de extratos bancários:


1. Criação manual de extratos bancários


Para criar um extrato por introdução manual devemos de aceder a ( menu Menu > Tesouraria > Extratos bancários) e clicar em Introduza extratos bancários.

No cabeçalho do ecrã são exibidos os seguintes campos que passamos a explicar:
  • Extrato - Campo preenchido automaticamente que identifica o extrato bancário. É composto por yyyy/MM/dd, que será igual à data final do extrato.

  • Data inicial - Campo obrigatório que identifica a Data inicial do extrato.

  • Data final - Campo obrigatório que identifica a Data final do extrato.

  • Reconciliado - Campo preenchido automaticamente quando todos os movimentos que compõe o extrato estiverem reconciliados.

  • Conta de Tesouraria - Campo obrigatório que identifica a Conta de tesouraria no qual pretendemos criar o extrato.

  • Valor movimentado - Valor preenchido automaticamente e que corresponde ao valor movimentado (entradas - saídas).

  • Saldo final do extrato anterior - Campo preenchido automaticamente e que corresponde ao saldo final do extrato com data anterior ao extrato que estamos a criar.

  • Saldo à data do fim do extrato - Campo obrigatório que deve ser preenchido com o valor do saldo no fim do extrato. Este valor deve ser igual ao somatório entre o Valor movimentado e Saldo final do extrato anterior.

Para introdução de movimentos no extrato bancário devemos clicar em Adicione movimento bancário.

Na grelha de introdução de movimentos do ecrã são exibidos os seguintes campos que passamos a explicar:

  • Data - Data do movimento bancário.

  • Data valor Data valor do movimento bancário.

  • Descrição Descrição do movimento bancário.

  • Valor - Valor do movimento bancário. Pode conter valores positivos ou negativos.

  • Reconciliado Campo preenchido automaticamente que indica que o movimento encontra-se reconciliado.
sticky_note_2Notas

As datas dos movimentos bancários devem situar-se dentro dos intervalos da Data inicial e Data final.

Após introduzir os movimentos bancários e preencher os campos obrigatórios basta gravar o extrato.



2. Importação de extratos bancários


Existem duas opções para introduzir extratos bancários através da importação de extratos.

  1. Pela importação via ficheiro .csv ou
  2. Por ligação direta ao banco.


  1. Importação via ficheiro .csv
    Para introduzir um extrato bancário pelo método de importação via ficheiro .csv devemos de aceder a (Menu>Tesouraria>Extratos bancários), clicar no botão Ações e selecionar a opção Importe extrato bancário.

    No assistente de importação é necessário identificar a Conta de tesouraria à qual diz respeito o extrato, preencher o campo Saldo à data do fim de extrato e selecionar o tipo de importação Ficheiro CSV.

    sticky_note_2Notas
    • Conforme já verificado acima, o Saldo à data do fim do extrato deve ser preenchido com o valor do saldo no fim do extrato que estamos a importar. Este valor deve ser igual ao somatório entre o Valor movimentado do extrato que estamos a importar e o Saldo final do extrato anterior, caso exista.

    • O campo Data final apenas fica habilitado se optar pelo tipo de importação Comunicação ao banco

    As formas de carregar o ficheiro extrato para o assistente são:

    • Através da ação de selecionar e copiar (CTRL/Command + C) as linhas do extrato diretamente na página do banco ou de um ficheiro excel e colar (CTRL/Command + V) na zona identificada para esse efeito.

    • Através da importação de um ficheiro excel no formato CSV contendo o extrato fornecido pelo banco.

    • Arrastando o ficheiro excel no formato CSV da sua localização (pasta) para a zona identificada para esse efeito.

    • Após carregar o ficheiro extrato no assistente deve proceder à sua configuração, conforme ponto 3 deste tópico.
    infoInformações

    A identificação da conta de tesouraria, o preenchimento do campo Saldo à data do fim do extrato e a determinação do método de importação é obrigatória de forma a possibilitar a importação do extrato.

     
  2. Por ligação direta ao banco
    Antes de acedermos ao assistente de importação bancaria por ligação direta ao BCP devemos garantir que:

    • Foi efetuada a importação e configuração do certificado de utilizador para ligação ao Millennium BCP.
      Para obter mais informações sobre como fazer abertura saldo inicial, consulte o tópico Como importar certificado e configurar ligação com o Millennium BCP.

    • o campo Escolha a conexão ao banco existente na respetiva conta de tesouraria está preenchido com a opção Millennium BCP.

    No assistente de importação é necessário identificar a Conta de tesouraria com ligação direta ao banco e à qual diz respeito o extrato, introduzir a Data final e selecionar o tipo de importação Comunicação ao banco.

    Avançar para o passo seguinte de forma a configurar o extrato, conforme ponto 3 deste tópico.
sticky_note_2Notas

A Data Final Indica que serão importados todos os movimentos do banco desde a data do ultimo extrato importado mais um dia até à data colocada neste campo. No caso de selecionar a data atual serão importados todos os movimentos do banco desde a data do ultimo extrato importado mais um dia até à data atual menos um dia.


3. Configuração do extrato


  • Após importar o ficheiro extrato por uma das formas identificadas acima devemos de iniciar a configuração do mesmo. A informação apresentada para configurar o extrato aparece organizada por colunas e o que se pretende aqui é que se indique a que diz respeito cada coluna, de forma a fazer a correspondência com os dados do extrato.

  • Por exemplo, existem extratos que mencionam duas datas: Data e Data Valor. Será necessário identificar que data corresponde cada uma delas e definir uma máscara específica para as colunas do tipo Data (a aplicação nos casos de formatos mais comuns preenche esta informação de forma automática).

  • Caso a coluna Valor tenha os valores sempre em positivo e exista outra coluna que indica apenas o sinal, deverá ser indicada a coluna do sinal.

  • Caso exista alguma coluna importada que não pretendemos na estrutura do extrato então devemos manter a coluna identificada com Ignorar

  • Após todas as colunas importadas estarem identificadas ou ignoradas devemos clicar no botão Gravar extrato. O extrato é gravado e passamos ao passo seguinte onde é apresentado o resultado da importação.

sticky_note_2Notas

As colunas obrigatórias para esta importação são: Data (usando por exemplo a máscara dd/MM/yyyy ou dd.MM.yyyy), Descrição e uma coluna para o Valor ou em alternativa duas colunas para o Valor Entrada e Valor Saída.
infoInformações

Caso sejam acrescentados movimentos bancários a um ficheiro extrato já importado, ao importar novamente esse extrato apenas serão importados os movimentos que ainda não tenham sido importados.