É no ecrã Fluxo operacional onde será feita a criação e gestão de todos os fluxos operacionais que definiu na sua aplicação.
Nele pode configurar ocultar determinadas séries de documentos no menu para um utilizador específico ou para um conjunto de utilizadores incluídos num perfil de acesso, determinar que séries serão usadas nas cópias entre documentos, e determinar que utilizadores terão acesso de forma individual ou por perfil de acesso, determinar quem pode assinar ou finalizar documentos de faturação e dossiers internos ou ainda determinar que documentos necessitam de ser aprovados para que estes possam ter um fluxo normal de trabalho, como, descarregar, enviar por email efetuar o pagamento, copiar para outros documentos, etc...
Para visitar este ecrã, aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Fluxo operacional ( menu Menu > Pesquise por Fluxo operacional ).
infoInformações
O ecrã de Fluxo operacional está disponível nos planos Advanced e
Enterprise.
Para conhecer todas as funcionalidades inerentes a este ecrã, iremos começar por explicar os campos que compõem a área
da Informação Principal e o tabulador de Dados Gerais.
manage_searchTópicos
Relacionados
Para obter outras informações sobre campos ou áreas
relacionadas com o ecrã de Fornecedores, clique abaixo no tópico pretendido:
INFORMAÇÃO PRINCIPAL
Esta área do ecrã é composta pelos seguintes campos:
Descrição: Este campo permite a introdução de uma descrição identificativa do fluxo operacional.
Inativo: Este campo permite inativar o fluxo operacional, de modo a que configuração do fluxo não seja aplicado.
Tipo de configuração: Este campo, permite selecionar um dos tipos de configuração de fluxo operacional possíveis:
- Séries para introdução/edição: Ao selecionar esta opção, vai definir que séries de documentos serão, ou não, visualizáveis no menu para introdução/edição/consulta;
- Séries para cópia de documentos: Ao selecionar esta opção, vai definir que séries de documentos serão ou não visualizáveis, nas cópias entre documentos.
- Séries para aprovação de documentos: Ao selecionar esta opção vai definir que séries e que documentos irão necessitar de serem aprovados para que os mesmos possam ter um fluxo normal de trabalho.
- Séries para controlar ação de assinar/finalizar: Ao selecionar esta opção, pode definir que utilizador ou utilizadores terão permissão para assinar ou finalizar Documentos de faturação ou Dossiers internos.
A escolha de qualquer das opções, condiciona o preenchimento de alguns campos no separador Detalhes, que explicaremos de seguida.
DADOS GERAIS
O tabulador de Dados Gerais é composto por vários separadores, os quais iremos detalhar individualmente. Para obter mais informações sobre os campos de um separador, carregue em Mostrar/Ocultar referente ao separador específico (ou em alternativa, pode carregar em Abrir todos).
Documento a emitir: Este campo permite definir qual o documento para o qual vai configurar o fluxo operacional.
Os documentos para os quais há possibilidade de configurar fluxos operacionais são os seguintes:
- Adiantamentos de clientes
- Adiantamentos de fornecedores
- Compras
- Documentos de faturação
- Dossiers internos de clientes
- Dossiers internos de fornecedores
- Pagamentos
- Recibos
- Transferência conta a conta
- Despesas
sticky_note_2Notas
Quando o Tipo de configuração selecionado é Séries para aprovação de documentos, os Recibos e os Adiantamentos de clientes não ficam disponíveis para selecionar no campo Documento a emitir.
Quando o Tipo de configuração selecionado é Séries para controlar ação de assinar/finalizar, apenas ficam disponíveis para selecionar no campo Documento a emitir os Documentos de faturação e Dossiers internos.
Este campo permite definir qual a série a emitir, associada ao
Documento a emitir, para o qual vamos configurar o fluxo operacional.
sticky_note_2Notas
Este campo apenas será editável, se escolher no campo Tipo de configuração a opção Séries para cópia de documentos.
Este campo apresenta a lista de
entidades para cópia possíveis, ou seja, se por exemplo escolhi no campo
Documento a emitir o documento
Documentos de faturação, então tenho possibilidade de escolher
Faturação, Dossiers ou Compras para a configuração do fluxo operacional.
As entidades para as quais há possibilidade de configurar fluxos operacionais são :
- Compras
- Documentos de faturação
- Dossiers internos
sticky_note_2Notas
Este campo apenas será editável, se escolher no campo Tipo de configuração a opção Séries para cópia de documentos.
Nesta área serão disponibilizadas as
séries de documentos que estão
ativas e consequentemente selecionáveis para configuração do seu fluxo documental. Para selecionar as séries, devem ser usadas as caixas de seleção (
check_box_outline_blank )
sticky_note_2Notas
As entidades de Despesas e Transferência conta a conta não têm séries, pelo que o separador "Séries da Entidade" não apresentará nenhuma série a escolher.
No caso do fluxo operacional ter sido configurado para Séries para controlar ação de assinar/finalizar, apenas serão exibidas series de documentos de faturação ou dossiers internos que estejam ativos e que estejam configurados para utilizar Rascunho.
Por exemplo, se estiver a configurar um fluxo operacional do tipo
Séries para introdução/edição, e escolher no campo
Documentos a emitir Dossiers internos de clientes, são exibidas nesta área todas as séries de dossiers interno
ativas, e associadas à entidade
Cliente, para poder selecionar quais estarão disponíveis no menu para introdução/edição/consulta.
Outro exemplo, se estiver a configurar um fluxo operacional do tipo
Séries para cópia de documentos, e escolher no campo
Documentos a emitir Documentos de faturação, no campo
Série de documento a emitir Fatura, e no campo
Entidade de origem Dossiers Internos, para assim configurar que séries de dossiers estarão disponíveis quando copio para uma fatura, vão ser exibidas nesta área todas as séries de dossiers interno
ativas para poder selecionar quais estarão disponíveis na cópia.
Por cada registo de Fluxo Operacional é possível indicar nesta área, quais os utilizadores que irão utilizar a configuração.
Tipo de acesso: Neste campo, pode definir
acessos para cada registo de fluxo operacional. Encontram-se disponíveis os seguintes acessos:.
- Sem controlo de acessos: Ao escolher esta opção, como nome indica qualquer utilizador terá o acesso definido no fluxo operacional;
- Acesso privado para um utilizador: Ao escolher esta opção, o acesso definido no fluxo operacional, será exclusivo para o utilizador indicado no campo com o mesmo nome;
- Acesso por perfil: Ao escolher esta opção, o acesso definido no fluxo operacional, será exclusivo para o perfil indicado no campo com o mesmo nome
Desta forma existe a possibilidade de, por exemplo, definir uma configuração de fluxo operacional, para cópia de documentos para todos os utilizadores, e uma outra diferente para a mesma cópia de documentos, mas para um determinado utilizador, e será essa a configuração que prevalece para esse utilizador.
tips_and_updatesDicas
Na utilização destes acessos, a configuração a ser aplicada numa determinada tipo de configuração concorrencial, será a configuração que mais restringe em termos de utilizadores, na seguinte ordem:
- Acesso privado para um utilizador
- Acesso por perfil
- Sem controlo de acessos
Este campo permite escolher o
perfil a aplicar ao fluxo operacional configurado..
sticky_note_2Notas
Este campo apenas estará editável se o campo Tipo de acesso estiver selecionado com Acesso por perfil.
Este campo permite escolher o
utilizador a aplicar ao fluxo operacional configurado..
sticky_note_2Notas
Este campo apenas estará editável se o campo Tipo de acesso estiver selecionado com Acesso privado para um utilizador.