Manuais
PHC GO Como criar e gerir fluxos operacionais
 
É no ecrã Fluxo operacional onde será feita a criação e gestão de todos os fluxos operacionais que definiu na sua aplicação.

Nele pode configurar ocultar determinadas séries de documentos no menu para um utilizador específico ou para um conjunto de utilizadores incluídos num perfil de acesso, determinar que séries serão usadas nas cópias entre documentos, e determinar que utilizadores terão acesso de forma individual ou por perfil de acesso ou ainda determinar que documentos necessitam de ser aprovados para que estes possam ter um fluxo normal de trabalho, como, descarregar, enviar por email efetuar o pagamento, copiar para outros documentos, etc...

Para visitar este ecrã, aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Fluxo operacional ( menu Menu > Definições > Acessos > Fluxo operacional ).
infoInformações

O ecrã de Fluxo operacional está disponível nos planos Pro e Expert.
Para conhecer todas as funcionalidades inerentes a este ecrã, iremos começar por explicar os campos que compõem a área da Informação Principal e o tabulador de Dados Gerais.
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INFORMAÇÃO PRINCIPAL



Esta área do ecrã é composta pelos seguintes campos:


Descrição: Este campo permite a introdução de uma descrição identificativa do fluxo operacional.

Inativo: Este campo permite inativar o fluxo operacional, de modo a que configuração do fluxo não seja aplicado.

Tipo de configuração: Este campo, permite selecionar um dos tipos de configuração de fluxo operacional possíveis:


  • Séries para introdução/edição: Ao escolher esta opção, vai definir que séries de documentos serão, ou não, visualizáveis no menu para introdução/edição/consulta;
  • Séries para cópia de documentos: Ao escolher esta opção, vai definir que séries de documentos serão ou não visualizáveis, nas cópias entre documentos.
  • Séries para aprovação de documentos: Ao escolher esta opção vai definir que séries e que documentos irão necessitar de serem aprovados para que os mesmos possam ter um fluxo normal de trabalho.

A escolha de qualquer das opções, condiciona o preenchimento de alguns campos no separador Detalhes, que explicaremos de seguida.

DADOS GERAIS




O tabulador de Dados Gerais é composto por vários separadores, os quais iremos detalhar individualmente. Para obter mais informações sobre os campos de um separador, carregue em Mostrar/Ocultar referente ao separador específico (ou em alternativa, pode carregar em Abrir todos).
 
 


Documento a emitir: Este campo permite definir qual o documento para o qual vai configurar o fluxo operacional.

Os documentos para os quais há possibilidade de configurar fluxos operacionais são os seguintes:

  • Adiantamentos de clientes
  • Adiantamentos de fornecedores
  • Compras
  • Documentos de faturação
  • Dossiers internos de clientes
  • Dossiers internos de fornecedores
  • Pagamentos
  • Recibos
  • Transferência conta a conta
  • Despesas


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Quando o Tipo de configuração selecionado é Séries para aprovação de documentos, os Recibos e os Adiantamentos de clientes não ficam disponíveis para selecionar no campo Documento a emitir.
Série do documento a emitir: Este campo permite definir qual a série a emitir, associada ao Documento a emitir, para o qual vamos configurar o fluxo operacional.

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Este campo apenas será editável, se escolher no campo Tipo de configuração a opção Séries para cópia de documentos.
Entidade de origem: Este campo apresenta a lista de entidades para cópia possíveis, ou seja, se por exemplo escolhi no campo Documento a emitir o documento Documentos de faturação, então tenho possibilidade de escolher Faturação, Dossiers ou Compras para a configuração do fluxo operacional.
As entidades para as quais há possibilidade de configurar fluxos operacionais são :

  • Compras
  • Documentos de faturação
  • Dossiers internos

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Este campo apenas será editável, se escolher no campo Tipo de configuração a opção Séries para cópia de documentos.

Nesta área serão disponibilizadas as séries de documentos que estão ativas e consequentemente selecionáveis para configuração do seu fluxo documental. Para selecionar as séries, devem ser usadas as caixas de seleção ( check_box_outline_blank )

Por exemplo, se estiver a configurar um fluxo operacional do tipo Séries para introdução/edição, e escolher no campo Documentos a emitir Dossiers internos de clientes, são exibidas nesta área todas as séries de dossiers interno ativas, e associadas à entidade Cliente, para poder selecionar quais estarão disponíveis no menu para introdução/edição/consulta.

Outro exemplo, se estiver a configurar um fluxo operacional do tipo Séries para cópia de documentos, e escolher no campo Documentos a emitir Documentos de faturação, no campo Série de documento a emitir Fatura, e no campo Entidade de origem Dossiers Internos, para assim configurar que séries de dossiers estarão disponíveis quando copio para uma fatura, vão ser exibidas nesta área todas as séries de dossiers interno ativas para poder selecionar quais estarão disponíveis na cópia.


Por cada registo de Fluxo Operacional é possível indicar nesta área, quais os utilizadores que irão utilizar a configuração.

Tipo de acesso: Neste campo, pode definir acessos para cada registo de fluxo operacional. Encontram-se disponíveis os seguintes acessos:.

  • Sem controlo de acessos: Ao escolher esta opção, como nome indica qualquer utilizador terá o acesso definido no fluxo operacional;
  • Acesso privado para um utilizador: Ao escolher esta opção, o acesso definido no fluxo operacional, será exclusivo para o utilizador indicado no campo com o mesmo nome;
  • Acesso por perfil: Ao escolher esta opção, o acesso definido no fluxo operacional, será exclusivo para o perfil indicado no campo com o mesmo nome

Desta forma existe a possibilidade de, por exemplo, definir uma configuração de fluxo operacional, para cópia de documentos para todos os utilizadores, e uma outra diferente para a mesma cópia de documentos, mas para um determinado utilizador, e será essa a configuração que prevalece para esse utilizador.

tips_and_updatesDicas

Na utilização destes acessos, a configuração a ser aplicada numa determinada tipo de configuração concorrencial, será a configuração que mais restringe em termos de utilizadores, na seguinte ordem:

  • Acesso privado para um utilizador
  • Acesso por perfil
  • Sem controlo de acessos

Perfil: Este campo permite escolher o perfil a aplicar ao fluxo operacional configurado..

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Este campo apenas estará editável se o campo Tipo de acesso estiver selecionado com Acesso por perfil.

Utilizador: Este campo permite escolher o utilizador a aplicar ao fluxo operacional configurado..

sticky_note_2Notas

Este campo apenas estará editável se o campo Tipo de acesso estiver selecionado com Acesso privado para um utilizador.