Manuais
PHC GO Configuração do plug-in do PHC GO WooCommerce
 
A integração da sua loja WooCommerce com o PHC GO, é uma operação muito fácil e a opção perfeita para criar faturas, pedidos e clientes em sincronia com o PHC GO. Também pode integrar os produtos e stocks na solução WooCommerce e enviar automaticamente as faturas para seus clientes por e-mail.
 

O que permite fazer este plugin?


 
  • Criar automaticamente novos clientes no PHC GO software.

  • Sincronizar todos os seus artigos e ações correspondentes do PHC GO para o WooCommerce.

  • Gerar pedidos e faturas com base no que o cliente pede no site.

  • Possibilidade de enviar automaticamente faturas por e-mail para novos pedidos

  • Criar documentos internos e faturas no PHCGO através dos dados existentes na loja WooCommerce.

  • E muito mais!

 
 
Depois de instalar o plug-in PHC WooCommerce na sua loja, o utilizador deverá configurar este da maneira que mais lhe for conveniente. Para uma configuração à sua medida, iremos documentar ao detalhe cada uma das opções e funcionalidades disponíveis no plug-in PHC GO WooCommerce. Para tal, o utilizador deve começar por seguir as seguintes instruções:
 
  1. Aceder á página Plugins instalados dentro da área administrativa da sua loja.

  2. Localizar o plug-in PHC GO WooCommerce, e em seguida, carregue em Settings.

  3. Uma vez presenta no ecrã do plug-in, começe por carregar no separador Backend Options

  4. Após a página ter sido atualizada, o campo Backend URL ficará disponível para edição. Deverá preencher este campo com o diretório da sua instalação PHC GO. Depois de preenchido o campo, carregue em Guardar alterações.
     
    (Por exemplo, a nossa instalação está localizada em XPTO, no entanto, esta definição varia de instalação para instalação, pelo que deverá alterar conforme a localizadação da sua instalação).
     
     

  5.  
  6. Depois de guardadas as alterações anteriores, ao atualizar a página, ficará disponível um botão chamado Re-Autenticate. Para prosseguir com a configuração do plug-in, o utilizador deverá clicar nesse botão.
     
     

  7.  
  8. Após o passo anterior, irá surgir uma janela pop-up onde deverá introduzir as credências de administrador da sua instalação do PHC GO. Não esquecer de selecionar a caixa que autoriza o plug-in a efetuar alterações na sua instalação do PHC GO.
     
     

  9.  
  10. Depois de concluído o passo anterior, o utilizador é novamente encaminhado para a página de configuração do plug-in. Desta vez, a secção Backend Settings ficará disponível para edição. Os campos presentes nesta secção devem ser preenchidos com as mesmas credenciais utilizadas no passo anterior.
    Notas

    Caso a sua instalação no PHC GO só tenha 1 empresa associada, o campo Database Name deve ficar por preencher.

     

     
  11. Depois de preenchidos os campos com as respetivas credenciais, carregue em Guardar para salvar as alterações efetuadas.
     
  12. Depois de concluído o passo anterior, a página de configuração do plug-in é novamente atualizada. Desta vez, as secções Invoice Settings, Tax-Exempt Settings, Order Settings, e Product Settings ficarão disponíveis para edição.
     
     
    De modo a simplificar as instruções, iremos explicar ao detalhe cada secção e os seus respetivos campos nos capítulos seguintes.


Invoice Settings


É na secção Invoice Settings que são configuradas as definições de faturação do seu plug-in.
 
 

 
  1. Inicialmente, só está disponível o campo Create Clientes, Orders and Invoices. Ao ativar esta opção, o utilizador está a autorizar o plug-in a criar automaticamente as encomendas (e posteriormente faturas) na sua instalação do PHC GO. Apesar de não obrigatório, é altamente recomendado que este parâmetro esteja ativado.
     
    Depois de efetuada a alteração ao campo, carregue em Guardar para salvar as alterações efetuadas.

  2.  
  3. Após ativar o campo Create Clients, Orders and Invoices, ao atualizar a página de configuração do plug-in, estarão disponíveis para edição os restantes campos da secção Invoice Settings, os quais passamos a explicar:
     
    • Send Invoice: Ao ativar este parâmetro, as suas faturas, aquando da sua emissão no PHC GO, serão automaticamente enviadas por e-mail para o cliente respetivo.

    • Type of Report: Através deste campo, o utilizador pode selecionar qual o layout de impressão a ser utilizado pelo PHC GO, aquando do envio da fatura para o respetivo cliente.

    • Notas

      Só depois de ativar o parâmetro Send Invoice e guardar as alterações, é que os campos Type of Report e E-mail body content campo ficarão disponíveis para edição. Caso o parâmetro Send Invoices não esteja ativo, estes campos permanecerão ocultos.
    • E-mail body content: Este campo serve para o utilizador configurar o corpo do texto do e-mail, a ser enviado juntamente com as faturas para os respetivos clientes.

    • Type of Invoice Document (PT): Através deste campo, o utilizador pode selecionar qual a série de documentos de faturação a ser utilizada pelo PHC GO, quando uma encomenda tiver sido colocada (e o respetivo critério para emissão do documento de faturação verificado) na sua loja.

      Esta série será apenas utilizada para emitir documentos de faturação, em que os artigos são tributados com base no mesmo regime fiscal ao que a sua empresa está sujeita.
       
       

    •  
    • Type of Invoice Document (EU): Através deste campo, o utilizador pode selecionar qual a série de documentos de faturação a ser utilizada pelo PHC GO, quando uma encomenda tiver sido colocada (e o respetivo critério para emissão do documento de faturação verificado) na sua loja.

      Ao contrário do campo anterior, esta série será utilizada para emitir documentos de faturação, em que os artigos são tributados com base em regimes fiscais diferentes das que a sua empresa está sujeita.
       
       

    •  
    • Sign Invoice: Ao ativar este parâmetro, as suas faturas, aquando da sua emissão no PHC GO, serão automaticamente assinadas.

    •  
    • NIF Field in WooCommerce: Este campo serve para definir qual o campo da sua loja WooCommerce a ser utilizado para identificar o número de contribuinte do cliente. Com isto, as faturas passam a apresentar logo o contribuinte que o cliente preencheu ao finalizar o registo na loja online.

      A título de exemplo, através desta opção, é possível transformar os campos Empresa, 2ª Morada ou Estado, num campo para introdução do número de contribuinte do cliente.

    •  
    • Tax included in products Cost?: Através deste campo, é possível identificar se os preço dos seus produtos já tem (ou não), o valor do IVA incluído no preço de venda.

      Esta opção, além de influenciar a importação de produtos (ou seja, caso escolha a opção Yes, ao importar os produtos, é apresentada uma lista apenas com os produtos do PHC GO cujo preço de venda já tenha IVA incluído), influencia também o comportamento em dossiers internos e séries de documentos de faturação no PHC GO (ao serem inseridas linhas nestes documentos, estas já vêm corretamente identificadas com o campo Iva incuído ativo).

  4.  
  5. Tendo em conta as intruções anteriores, deixamos aqui um cenário para a configuração desta secção:
     
     

     
    Segundo as configurações da imagem acima representada, a instalação do PHC GO irá comportar-se da seguinte maneira:
     
    • Sempre que forem colocadas encomendas, estas irão dar entrada em Dossier Interno.

    • As faturas serão emitidas apenas quando o pagamento referente às encomendas tiver sido aceite.

    • Sempre que forem emitidas faturas, estas serão automaticamente enviadas por e-mail para os respetivos clientes.

    • O e-mail enviado para o cliente, terá a seguinte composição (conforme parametrizado no campo E-mail body content):
       

    •  
    • Caso o destinatário da compra esteja localizado no mesmo país que a sua loja, a série de documentos de faturação a ser utilizada é a Fatura.

    • Caso o destinatário da compra esteja localizado num país diferente do da sua loja, a série de documentos de faturação a ser utilizada é a Fatura IVA Estrangeiro.

    • Ao emitr as respetivas faturas, estas vêm automaticamente assinadas.

    • O campo Morada (linha 2, opcional), presente na página de checkout na sua loja WooCommerce, servirá como campo para introdução de números de identificação fiscal.

    • Ao ser introduzidas as encomendas e faturas no PHC GO, os artigos já têm imposto incluído no preço de venda.

 

Tax-Exempt Settings


É na secção Tax-Exempt Settings onde são definidos os parâmetros para a introdução de clientes isentos de impostos.
 
 

 
Por defeito, quase todos campos desta secção vêm disponíveis para edição, os quais passamos a explicar em mais detalhe:
 
  • From outside PT: Ao ativar este parâmetro, sempre que um cliente estrangeiro for criado na sua loja, este será identificado como um cliente isento de impostos na sua instalação do PHC GO.

  • From outside EU: Ao ativar este parâmetro, sempre que um cliente extracomunitário for criado na sua loja, este será identificado um cliente isento de impostos na sua instalação do PHC GO.

  • From EU (Co): Ao ativar este parâmetro, sempre que um cliente-empresa intra-comunitário for criado na sua loja, este será identificado um cliente isento de impostos na sua instalação do PHC GO.
    Informação

    O plug-in PHC GO WooCommerce tem uma função incluída que faz a comunicação com o VIES, validando se estamos na presença de um cliente final (B2C) EU ou um cliente-empresa EU (B2B).

    Notas

    • Ao ativar qualquer um dos campos e depois guardar as alterações efetuadas, ao atualizar a página, o campo Select tax exempt reason ficará disponível para edição. Através deste campo, é possível selecionar o motivo de isenção que mais se adequa à sua atividade.

    • Caso ative a opção From outside PT, a opção From outside EU fica indisponível (e vice-versa).

 

Order Settings


É na secção Order Settings onde são configurados os parâmetros para a entrada de encomendas no PHC GO (vindas do WooCommerce através do plug-in).

 
Por defeito, quase todos campos desta secção vêm disponíveis para edição, os quais passamos a explicar em mais detalhe:
 
  • Order Warehouse: Neste campo, o utilizador pode selecionar o armazém a ser utilizado por defeito sempre que uma encomenda for introduzida na sua loja WooCommerce.

  • Type of Order: Através deste campo, o utilizador pode selecionar qual o Dossier Interno a ser utilizado pelo PHC GO sempre que alguma encomenda tenha sido colocada na sua loja WooCommerce.
    Notas

    Neste campo só serão listados os dossiers cuja numeração não seja superior ao número de encomendas que tem na loja online. Sendo assim, é aconselhado que seja criado um dossier interno específico para as encomendas da sua loja WooCommerce.

  • Sign Order: Ao ativar este parâmetro, as asuas encomendas, aquando da sua emissão no PHC GO, serão automaticamente assinadas.

  • Field to save number of order in PHC GO: Ao ativar este parâmetro, sempre que um cliente intra-comunitário for criado na sua loja, este será identificado um cliente isento de impostos na sua instalação do PHC GO.
     
    • Name of Final Text #1: Campo Local de Entrega (separador Classificação);

    • Name of Final Text #2: Campo Observações (separador Classificação);

    • Observations: Campo Observações (separdor Outros Dados)


    Notas

    Este campo ficará disponível para edição assim que o campo Sign Order esteja ativado.

  • Field to save status of order in PHC GO: Através desta opção, o utilizador consegue selecionar o campo onde guardar o estado da encomenda na sua instalação do PHC GO.

  • Reference for shipping: Através deste campo, o utilizador pode selecionar o artigo a ser utilizado pelo PHC GO para identificar os custos com portes de envio, aquando da introdução da encomenda e/ou fatura.

  • Reference for fees: Através deste campo, o utilizador pode selecionar o artigo a ser utilizado pelo PHC GO para identificar outros custos (Por exemplo, taxa de manuseamento de armazém), aquando da introdução da encomenda e/ou fatura.

 

 
Segundo as configurações da imagem acima representada, a instalação do PHC GO irá comportar-se da seguinte maneira:
 
  • Foi selecionado o armazém 1 para a gestão de encomendas.

  • O dossier interno a ser utilizado pelo PHC GO, para registar as encomendas colocadas na loja WooCommerce, é o Encomenda de Cliente WooCommerce.

  • Ao lançar as encomendas no PHC GO, estas vêm automaticamente assinadas.

  • Foi escolhido o campo Local de Entrega (PHC GO) para registar o número da encomenda do WooCommerce (no PHC GO).

  • Foi escolhido o campo Observações (PHC GO) para registar o estado da encomenda do WooCommerce (no PHC GO).

  • Foi escolhido o serviço Transportadora WooCommerce, para identificar os custos dos portes de envio.

  • Foi escolhido o serviço Mão de obra de reparação técnica, para identificar os custos extra.

 

Product Settings


É na secção Product Settings onde são configuradas as definições de produto do plug-in PHC WooCommerce.
 

 
Ao contrário das secções anteriores, a secção Product Settings tem por defeito todos os campos disponíveis para edição, os quais passamos a explicar em mais detalhe:
 
  • Manage Stock: Ao ativar este parâmetro, o utilizador consegue fazer a gestão de stock através do WooCommerce.

  • Products with Stock: Ao ativar este parâmetro, o WooCommerce só irá importar produtos do PHC GO cujo stock não seja igual a zero.

  • Only Avaliable Stock: Ao ativar este parâmetro, o valor do stock é atualizado de acordo com as encomendas já emitdas pelo WooCommerce, mesmo que a condição para a emissão do documento de faturação não tenha sido verificada.

  • Field to obtain product price in PHC GO: Neste campo, o utilizador pode selecionar qual a tabela de preços a associar aos produtos importados do PHC GO.

  • Warehouse: Permite ao utilizador selecionar qual o armazém a importar o stock dos produtos. O utilizador pode deve selecionar a opção All Warehouses caso não tenha específicado nenhum armazém para o WooCommerce.

 

Import Products



 
Nesta secção, o utilizador pode importar a lista de produtos presente na sua instalação do PHC GO. Para tal, basta um clique em List Products. Após carregar neste botão, irá surgir uma lista com os produtos presentes na sua instalação do PHC disponíveis para importação.
 
 

Notas

Caso tenha selecionado a opção Yes para o campo Tax included in products Cost?, só serão listados os produtos cujo preço já tenha IVA incluído.

Cabe depois ao utilizador, através das respetivas caixas de seleção (localizadas na extermidade esquerda de cada linha de produto), selecionar os produtos a importar para o WooCommerce.
 
 
Para finalizar a importação dos produtos selecionados, basta um clique no botão Import new Products.
 
Além do botão Import new Products, temos também disponíveis os seguintes botões:
 
O botão Update Stocks permite ao utilizador atualizar os seus stocks dos seus produtos no WooCommerce com as quantidades presentes na sua instalação do PHC GO.
O botão Update Prices permite ao utilizador atualizar os preços de venda para os artigos presentes na sua loja WooCommerce, de acordo com os valores presentes na sua instalação do PHC GO.
O botão Update all Fields permite ao utilizador atualizar todas as informações dos seus produtos no WooCommerce (por exemplo, Nome do Produto, Preço, ...) com as informações presentes na sua instalação do PHC GO.



Perguntas Frequentes


Em que momentos é que a ficha de cliente é criada?


Para que a ficha de cliente seja criada automaticamente deve garantir que tem o parâmetro Create Clients and Invoices do plugin ativo, ou, no caso de ter um plano igual ou superior ao Star, Create Clientes, Orders and Invoices.

Com isto, se tiver o plano Grow, a criação da ficha de cliente é gerada automaticamente no momento em que é criada a fatura, enquanto que se tiver o plano Star (ou superior), a ficha de cliente é criada no momento em que é registada a encomenda ou fatura, caso não utilize a opção da encomenda.

É também possível criar o cliente quando este está a finalizar a compra, desde que essa opção esteja selecionada no ecrã Contas e privacidade ( WooCommerce > Configurações > Contas e privacidade ).
 

Em que momentos é que a fatura é criada com cliente genérico?


Existem alguns cenários que fazem com que a fatura não crie uma nova ficha de clientem e utilize o cliente genérico como cliente da fatura que é criada automaticamente. Ainda assim, mesmo que seja criada a fatura com o cliente genérico, todos os campos identificativos do cliente são preenchidos.

Tendo o anterior em conta, o cliente genérico é utilizado na faturação nas seguintes ocasições:
 
  1. Quando a encomenda é concluída a partir das ações rápidas do painel de encomendas do WooCommerce.

  2. Quando o email não é preenchido pelo cliente (uma vez que o email é usado como referência na criação ou seleção do cliente para a fatura).

  3. Se utilizar o dossier para registar a encomenda e o cliente não fizer o registo na loja.

Quais são as funcionalidades disponíveis apenas a partir do plano Star?


  • Registo das encomendas num Dossier Interno (opções Type of Order e Field to save number/status of order in PHC GO.

  • Possibilidade de selecionar armazéns por defeito - É possível selecionar qual o armazém que é utilizado para o registo da encomenda no dossier e posteriormente na fatura. Pode também definir qual o armazém que é utilizado para a importação/atualização de stocks dos artigos.

  • Importação de artigos e gestão dos respetivos stocks - Para poder importar artigos para a sua loja WooCommerce, deve aceder ao separador Import Products. Em adição, também é possível fazer a gestão automática do seu stock, diretamente da sua loja WooCommerce. Para tal, deve garantir que a opção Manage Stock se encontra ativa, no menu Backend Options.

  • Atualização de todos os stocks da loja online de acordo com os dados do PHC GO - É possível atualizar os stocks da loja online de acordo com os stocks existentes no PHC GO. Para tal, deve aceder ao plugin do PHC GO WooCommerce, e dentro do separador Import Products, deve selecionar a opção Update Stocks, depois de ter listado os respetivos produtos e serviços.

  • Preço dos portes de envio nas encomedas e faturas - Sempre que utilizar preços para os portes de envio por zona, estes serão incluídos nas encomendas e faturas. Para tal, é criada uma linha no respetivo documento, com a designação e valor correspondente aos dados definidos no WooCommerce. No entanto, não são suportados os custos adicionais para os meios de pagamento que disponibilizar.

  • Criação de clientes isentos de imposto (clientes estrangeiros) - Todas as funcionalidades descritas anteriormente no capítulo Tax-exempt Settings, estarão disponíveis apenas para clientes com o plano Star ou superior.