Manuais
PHC GO Como emitir um documento de compra
 
É no ecrã Compras onde será feita a emissão e gestão das Compras efetuadas aos seus fornecedores, que farão parte do seu negócio.

Nele pode configurar os campos que irão caracterizar cada compra, identificando a data da compra, vencimento, método de pagamento utilizado, adiantamentos ao fornecedor, bem como outras observações relevantes.

Tem ainda disponíveis ferramentas que permitem ver e analisar em tempo real a evolução da atividade que mantém com cada fornecedor, através de Listagens e Análises.

Para visitar este ecrã, aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Compras - V/Fatura ( menu Menu > Compras > Compras > V/Fatura ).

Para conhecer todas as funcionalidades inerentes a este ecrã, iremos começar por explicar os campos que compõem a área da Informação Principal e o tabulador dos Dados Gerais.
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INFORMAÇÃO PRINCIPAL



Esta área do ecrã é composta pelos seguintes campos:

Nº Documento: Este campo permite-lhe colocar o nº da fatura do fornecedor. Este campo aceita números e letras. Caso a série de compra esteja configurada para ter numeração sequencial o número da compra é automaticamente incrementado, mas pode ser editado. Nas faturas emitidas no regime de autofaturação são emitidas cronologicamente, sendo portanto o número gerado sequencialmente, não permitindo a sua edição.

Data Interna: Ao introduzir uma Compra, este campo assume por defeito o valor da Data Corrente. O título deste campo pode ser personalizado, pelo que, pode ser definido em Parâmetros no campo Nome do campo Data Interna.

Hora do Documento: Ao introduzir uma Compra, este campo assume por defeito o valor da Hora Corrente. No entanto, o campo permite edição, desde que se obedeça ao formato correto (HH:MM:SS).

Vencimento: Este campo é preenchido automaticamente, ou pelo mesmo valor que vem no campo "Data Interna", ou no caso do fornecedor tiver associado na sua ficha Dias de vencimento, Dia do mês p/pagamento e Meses de não pagamento, irá calcular o valor deste campo tomando por base, sempre a informação contidas nos 3 campos mencionados.

Por exemplo, para o Fornecedor X temos os seguintes dados na sua ficha:
 
  • Dias de Vencimento = 30;
  • Dia do mês p/pagamento = 0;
  • Meses de não pagamento = 0.

Ao introduzir um documento de compra com a Data Interna de 15-09-2020, então o campo Vencimento ficará com a data 15-10-2020.

Mas, se tenho o Fornecedor Y com os seguintes dados na sua ficha:
 
  • Dias de Vencimento = 30;
  • Dia do mês p/pagamento = 17;
  • Meses de não pagamento = 10.

Ao introduzir um documento de compra com a Data Interna de 15-09-2020, então o campo Vencimento ficará com a data 17-11-2020, uma vez que, o campo Dias de Vencimento é 30, mas como o mês 10 é um mês de não pagamento, então transita para o mês 11, e concretamente para dia 17, porque esse é o dia acordado com o fornecedor para o pagamento.

Fornecedor: Permite registar o nome do fornecedor, ficando também preenchido automaticamente o campo "Nº Fornecedor" e o campo "Estabelecimento" (caso exista).
sticky_note_2Notas

  • Para o auxiliar no registo e seleção do fornecedor pretendido tem a possibilidade de pesquisar pelo seu nome ou iniciais, pelo seu nº de contribuinte ou e-mail associado. A própria lista de resultados exibirá o nome do fornecedor e respetivo nº estabelecimento (este último apenas visível nos planos Pro e Expert do PHC GO)

  • Se estivermos a utilizar um documento de compra do tipo autofaturação, só são exibidos nomes de fornecedores que estejam configurados na sua ficha respetiva com a opção Acordo de autofaturação.
tips_and_updatesDicas

Caso esteja a introduzir uma fatura de compra de um fornecedor não existente, é possível criá-lo no momento do lançamento dos dados da compra. Para isso, ao escrever o nome desse novo fornecedor, a aplicação deteta a sua inexistência e surge abaixo do campo o botão + Adicione Item que deve ser pressionado para que, esse cliente possa ser criado na base de dados no momento que ocorra a gravação da compra (este mecanismo só é possível se no ecrã de Parâmetros tiver ativado o campo Cria entidade ao gravar documento).

Nº Fornecedor: Permite registar o nº do fornecedor, caso não pretenda escrever o seu nome, ficando também preenchido automaticamente o campo "Fornecedor" e o campo "Estabelecimento" (caso exista).

Estabelecimento: É um campo informativo e disponível a partir nos planos Pro e Expert, que indica o Nº de Estabelecimento associado ao cliente/empresa. O estabelecimento com o nº "0" será considerado a sede da empresa, sendo que os Estabelecimentos com o número superior a esse serão considerados as filiais/dependências da sede.


DADOS GERAIS


O tabulador de Dados Gerais é composto por vários separadores, os quais iremos detalhar individualmente. Para obter mais informações sobre os campos de um separador, carregue em Mostrar/Ocultar referente ao separador específico (ou em alternativa, pode carregar em Abrir todos).
 
 

Linhas da Compra: É através desta grelha que o utilizador pode gerir os artigos e/ou serviços a associar à compra. Esta grelha é composta pelos seguintes campos:

  • Referência: Identificação da referência do artigo/serviço.

  • Lote: Identificação da referência do lote.

  • Validade: Identificação da validade do lote.
  • infoInformações

    Os campos Lotes e Validade estão disponíveis nos planos Pro e Expert.

  • Designação: Campo informativo a preencher automaticamente com base na referência identificada.

  • Quantidade: Quantidade de artigos.

  • Preço Unitário: Valor do preço por unidade.

  • Tabela de IVA: Identificação da taxa de IVA.

  • Total: Valor total calculado com base no Preço Unitário e Taxa de IVA aplicada.
tips_and_updatesDicas

  • Para o auxiliar no registo e seleção do artigo/serviço pretendido tem a possibilidade através do campo Referência pesquisar pela sua referência, designação, referência de fornecedor ou pelo código de barras associado ao artigo. A lista de resultados exibirá a referência de artigo e respetiva designação facilitando a sua escolha.

  • Caso pretenda adicionar outro registo à grelha, basta um clique no botão add situado no lado esquerdo da grelha.

  • Caso pretenda adicionar à grelha vários registos de seguida, clique no botão playlist_add e selecione na janela a(s) referência(s) pretendida(s) e ao confirmar estas serão passadas diretamente para a grellha das linhas da compra.

  • Caso esteja a introduzir nas linhas da compra um artigo não existente, é possível criá-lo no momento do lançamento dos dados da compra. Para isso, ao escrever o nome desse novo artigo, a aplicação deteta a sua inexistência e surge abaixo do campo o botão + Adicione Item que deve ser pressionado para que, esse artigo possa ser criado na base de dados no momento que ocorra a gravação da compra (este mecanismo só é possível se no ecrã de Parâmetros tiver ativado o campo Cria entidade ao gravar documento).

  • Para remover um registo, basta um clique no botão delete situado no lado direito da grelha.

  • Através do botão more_horiz pode aceder às ações da linha. Por exemplo, caso lance uma referência de artigo que usa números de série, ao clicar neste botão ser-lhe-á exibido a janela de Números de séries, composta por uma grelha com um nº de linhas em função da quantidade digitada do artigo, e por cada linha poderá criar manualmente o nº de série a movimentar ou usar um leitor de código barras para efetuar a leitura dos números de série do artigo. Também tem a possibilidade de Gerar números de série automaticamente em função de determinadas variáveis (Prefixo, Números de dígitos e Número inicial). A funcionalidade dos números de série está disponível a partir do plano Star e se possuir o add-on de Equipamentos.

  • Para obter ajuda a nível de teclas de atalho a usar no registo das linhas do seu dossier clique no botão help_outline localizado acima da grelha.

  • Para exibir/ocultar colunas na grelha das linhas da compra ou alterar a ordem das mesmas, clique no botão view_column de configuração de colunas.

  • Caso pretenda que a grelha apresente as linhas numeradas, bastará aceder ao botão indicado anteriormente e ativar o campo do cardinal #.

  • Os botões cloud_download e send permitem descarregar ou enviar por e-mail o conteúdo das linhas do dossier no formato .csv.

  • Através do botão zoom_in_map permite que a grelha das linhas passe a ocupar toda a área do ecrã do dossier, de forma a focar-se no registo do mesmo. Para voltar a reduzir a área ocupada pela grelha, bastará clicar no botão zoom_out_map para regressar à posição inicial.

  • Se a compra é composta por muitas linhas de referências de artigos/serviços, e pretende ver mais registos para além dos 10 apresentados, na área abaixo da grelha, pode selecionar o nº de Registos por página (10, 25, 50, 100 ou 250).

  • Quando o registo da compra é gravado e portanto está em modo de consulta, tem a possibilidade de efetuar pesquisas pela referência e designação de artigos/serviços ou por qualquer outro dado, independentemente se a referência não se encontrar visível no bloco de registos que tiver selecionado.

 

Moeda: Campo que permite indicar a moeda a utilizar na compra. No momento que introduzir uma compra este campo vem automaticamente preenchido com a sigla da moeda equivalente à que está associada no ecrã dos Dados base da Empresa.

Ao introduzir um fornecedor existente, a moeda assumida será a mesma que consta na sua respetiva ficha.

Caso associe ao fornecedor definido com uma moeda estrangeira, tenha em conta que deve posteriormente no menu Câmbios ( menu Menu > Definições > Gerais > Câmbios ) definir uma taxa de câmbio nessa moeda à data corrente ou outra, de forma a permitir a compra nessa moeda estrangeira, com os respetivos cálculos do câmbio.

Motivo Isenção de Imposto: Este campo serve para indicar qual o Motivo de Isenção de Imposto. Este campo é de preenchimento obrigatório, caso a Tabela de IVA esteja associada com uma taxa de IVA isento.

Temos de seguida uma área de Totalizadores do Documento, alguns campos calculados automaticamente pela aplicação, outros que permitem edição, e que passaremos a explicar de seguida.

Total antes de descontos: Este campo, soma do valor total do preço dos artigos antes de ser aplicado o desconto.

Desconto comercial: Este campo, assume automaticamente a soma dos descontos comerciais existentes nas diversas linhas do documento de compra.

Retenção de Imposto: Este campo, mostra o valor de retenção de Imposto (IRS/IRC) previsto a reter na Fonte relativamente aos valores do documento.

Total ilíquido: Esta campo, mostra a diferença entre o total antes de descontos e os descontos comerciais.

Desconto financeiro: Este campo permite atribuir um desconto financeiro em percentagem ou em valor.

Base de incidência: Este campo, mostrará o total ilíquido menos o desconto financeiro.

Arredondamento: Este campo, possibilita a atribuição de um arredondamento para que a compra tenha exatamente o mesmo valor do documento original do fornecedor.

Despesas adicionais %: Este campo, possibilita a introdução de uma percentagem de despesa adicional para o documento. Após o preenchimento, é automaticamente calculado o valor respetivo, e não será mais que a percentagem introduzida aplicada à base de incidência do documento de compra.

Despesas adicionais: Este campo, possibilita a introdução do valor de despesa adicional para o documento. Após o preenchimento, é automaticamente calculada a percentagem respetiva, em função da base de incidência do documento de compra.
infoInformações

Os campos Despesas adicionais % e Despesas adicionais apenas são exibidos nos planos Pro e Expert.
Incidência: Este campo, apresenta o valor onde vai incidir o imposto.

Total de IVA: Este campo, apresenta o valor total de IVA.

Total: Este campo, apresenta o valor total do documento.

Valor não regularizado: Este campo, mostra o valor total da compra, ainda não pago ao fornecedor. Este campo vai sendo atualizado com os pagamentos efetuados.

Por fim temos a área de Totalizadores por Taxa de IVA, que passaremos a explicar.

Taxa: Abaixo deste campo vão surgindo as Taxas de IVA utilizadas no documento de compra.

Incidência: Abaixo deste campo vão surgindo os valores onde vai incidir o IVA, por taxas de IVA utilizadas no documento de compra.

Valor IVA antes de acertos: Abaixo deste campo vão surgindo os valores do IVA originais sem contabilizar eventuais acertos manuais de IVA feitos na coluna Acerto do IVA.

Valor IVA: Abaixo deste campo vão surgindo os totais, já com o IVA aplicado, por taxas de IVA utilizadas no documento de compra.

Acerto do IVA: Este campo permite edição, pelo que em caso de necessidade de ter de fazer acertos de IVA no documento, poderá inserir os valores respetivos que terão influencia imediata nos valores do documento.
sticky_note_2Notas

Caso o documento esteja associado com uma moeda estrangeira (distinta da moeda definida no ecrã Dados da Empresa ( menu Menu > Definições > Gerais ), então a grelha anterior irá exibir colunas adicionais, relativamente à moeda estrangeira associada ao documento, ou seja:

  • Incidência moeda estrangeira
  • Valor IVA antes de acertos em moeda estrangeira
  • Valor IVA em moeda estrangeira
  • Acerto do IVA em moeda estrangeira (este campo é editável, podendo realizar acertos de IVA na moeda estrangeira associada ao documento.
    Consoante o valor inserido será calculado automaticamente o valor do Acerto de IVA na moeda base da empresa, em função do Câmbio que tenha definido na moeda estrangeira).

 

IVA de Caixa: Este campo serve para indicar se a compra será lançada mediante o regime de IVA de Caixa.

Nº Contribuinte: Este campo é preenchido automaticamente com um NIF, se o Fornecedor associado ao documento tem na sua ficha um NIF associado.

Abreviatura do Nome: Este campo é preenchido automaticamente com uma Abreviatura do Nome, se o Fornecedor associado ao documento tem na sua ficha uma Abreviatura de Nome associada.

Morada: Este campo é preenchido automaticamente com uma morada, se o Fornecedor associado ao documento tem na sua ficha uma morada associada.

Localidade: Este campo é preenchido automaticamente com uma Localidade se o Fornecedor associado ao documento tem na sua ficha uma Localidade associada.

Código Postal: Este campo é preenchido automaticamente com um Código Postal se o Fornecedor associado ao documento tem na sua ficha um Código Postal associado.

Abaixo deste último campo surgem os botões:
 
  • Atualizar dados


    Ao clicar neste botão são atualizados os dados da Ficha do Fornecedor que está associado ao Documento de Compra, isto é, no caso de termos no ecrã das compras registado ou apagado dados sobre os campos Abreviatura do Nome, Morada, Localidade, Código Postal e Nº Contribuinte.


  • Repor dados


    Ao clicar em Repor dados do fornecedor, e caso tenhamos alterado, ou apagado os valores dos campos Abreviatura do Nome, Morada, Localidade, Código Postal e Nº Contribuinte, são repostos os valores originais desses campos pelos valores que já existiam.

 

Conta de Tesouraria: Este campo só está visível se, estivermos a movimentar Código de movimento de conta corrente que lance em Tesouraria, e que permita alterar a conta. Neste campo, surgem as contas de tesouraria que estejam ativas.

Referência Interna: Este campo permite introduzir a Referência Interna do cliente. Apenas disponível a partir do plano Pro.

Total de Impressões: Campo que indica o Nº Total de Impressões que o documento já teve. Este campo é preenchido automaticamente pela aplicação e como tal não é editável.
infoInformações

Caso um documento já tenha sido impresso uma vez, e se pretender imprimir novamente a aplicação irá sugerir a 2ª via, não podendo voltar a emitir na via Original (aplicável em Compras de Autofaturação). Este comportamento vai ao encontro da obrigatoriedade da AT de que um documento uma vez impresso o seu Original, as impressões posteriores já não poderão contemplar essa via.

 

Esta área de Pagamentos, apenas é exibida se o documento de compra utilizado, esteja configurado para lançar esse documento nas contas correntes de fornecedor.

Condições de Pagamento: Defina qual a condição de pagamento que vai ser preenchida por defeito nos documentos emitidos ao fornecedor.
 
sticky_note_2Notas

  • Se pretender incluir novas condições de pagamento para além das listadas, deve ír ao menu Definições > Gerais > Condições de Pagamento.

  • Caso selecione uma Condição de Pagamento que esteja configurada para não usar os dados da ficha de fornecedor, desabilita para edição os campos Dias de Vencimento, Dia do mês p/pagamento e Meses de não pagamento dado que é a partir da configuração da condição de pagamento que são definidos esses dados.
 
 
Por exemplo, admitindo o seguinte cenário:

  • Tenho um Fornecedor "X" que tem definido uma Condição de Pagamento: Multipagamento

  • No ecrã de "Condições de Pagamento" essa condição de Multipagamento tem definida as seguintes condições:

    • Forma de Pagamento: T. Bancária

    • Multipagamento:

      • Dias de Pagamento: 1 | Forma Pagamento: Dinheiro | Percentagem: 35%
      • Dias de Pagamento: 15 | Forma Pagamento: T. Bancária | Percentagem: 65%

  • Entretanto, no dia de 07.11.2020 lanço uma Fatura de Compra sobre o Fornecedor "X" que irá assumir a Condição de Pagamento: Multipagamento

  • Se de seguida lançar a 1ª linha do documento: Referência: A001 | Quantidade: 1 | Preço: 525€ | Total: 525€ (646€ c/IVA incluído), a grelha dos Pagamentos iria gerar automaticamente 2 linhas, respeitantes às 2 tranches definidas na condição de pagamento com a seguinte distribuição:

    VencimentoValorForma de PagamentoEntrada Inicial
    08.11.2019226€Dinheiro-
    22.11.2019420€T. Bancária-

Se associar ao documento um fornecedor (que na sua ficha não tivesse nenhuma condição de pagamento definida), então esta grelha exibirá uma única linha com: Vencimento: 07.11.2020 | Valor: 646€


Linhas de Pagamentos: Por defeito, vão surgir o nº de linhas correspondente à(s) forma(s) de pagamento definidas na condição de pagamento que está associada na compra.No entanto, é possível alterar essa formas de pagamento, através do botão  
Recalcular pagamentos
  , que vai permitir, por exemplo, definir, eventualmente, uma entrada inicial, ou um Nº de pagamentos, mensais ou não.
tips_and_updatesDicas

Na área de linhas surgem várias colunas por defeito. Podemos alterar a ordem das colunas, acrescentar e esconder colunas, basta pressionar o botão Configuração de colunas ( view_column ) existente para o efeito

Para remover a(s) linha(s) desta área basta um clique no botão delete situado no lado direito de cada linha.
 

Esta área de Regularizações, apenas é exibida se o documento de compra utilizado, esteja configurado para lançar esse documento nas contas correntes de fornecedor. Apenas disponível a partir do plano Pro.

Esta área corresponde às faturas de adiantamento já pagas ao fornecedor.

Linhas de Regularizações: Por defeito, vem exibido sem linhas. Mas caso existam faturas de adiantamento pagos ao fornecedores e já lançadas no PHC GO, podem ser adicionados ao documento de compra, deduzindo assim, ao valor total da fatura de compra a introduzir.

Para isso, pode adicionar esses adiantamentos pressione o botão  
Adicione Documento
  , que vai abrir um ecrã contendo uma grelha com a lista de Adiantamentos do Fornecedor que selecionámos no documento e que não tenham sido usados ou apenas usados de forma parcial para abater ao valor de documentos.

É permitida a pesquisa por dados contidos nas várias colunas, podemos pesquisar por Documento, Não Regularizado,Data do Movimento, entre outros.

Podemos efetuar a seleção individual de um, ou mais adiantamentos para adicioná-los à grelha das linhas das regularizações do documento de compra.
tips_and_updatesDicas

Na área de linhas surgem várias colunas por defeito. Podemos alterar a ordem das colunas, acrescentar e esconder colunas, basta pressionar o botão Configuração de Colunas ( view_column ) existente para o efeito

Para remover a(s) linha(s) desta área basta um clique no botão delete situado no lado direito de cada linha.
 

infoInformações

Este separador e respetivos campos só são visíveis nos planos Star, Pro e Expert e se no ecrã de Parâmetros estiver ativada a ligação à Contabilidade no parâmetro Utiliza ligação à Contabilidade.

Contabilizado: Este campo, permite identificar que o documento já está contabilizado.

Data de Contabilização: Este campo, permite identificar a data de contabilização do documento de Compra.

Dia da Contabilização: Este campo, permite identificar o dia da contabilização do documento de Compra.

Diário: Este campo, permite identificar o diário da contabilização do documento de Compra.

Nº de Lançamento: Este campo, permite identificar o nº de lançamento no diário da contabilidade do documento de Compra.
infoInformações

Caso a sua Contabilidade seja lançada no PHC CS Contabilidade, os campos anteriores contidos na seção Contabilidade ficam preenchidos automaticamente.