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PHC GO Emitir faturas através de folhas de cálculo
 
Através do Zap Emitir faturas através de uma folha de cálculo, sempre que for introduzida uma nova linha numa folha de cálculo definida, será emitida uma fatura de acordo com os dados introduzidos.

Para configurar o Zap Emitir faturas através de uma folha de cálculo, devem ser seguidas as seguintes instruções:


1. New or Updated Spreadsheet Row in Google Sheets


Passo 1 - Choose app & event


Inicialmente, selecione a aplicação Google Sheets através da caixa de texto disponível.
 
Em seguida, através do campo Trigger Event, selecione a ação New or Updated Spreadsheet Row.
 
 

Passo 2 - Choose an account


Neste passo, deve selecionar a conta Google Sheets a ser utilizada pelo Zapier.
Informação
Para que uma conta Google Sheets fique disponível, esta tem que ser previamente sincronizada, processo este explicado em detalhe no tópico Como sincronizar a sua conta Google Sheets com o Zapier.

 

Passo 3 - Test Trigger


Nesta última etapa da configuração do trigger, deve ser efetuado um teste a este, de modo a apurar erros detectados. Para tal, deve carregar em Test Trigger, e em seguida selecionar uma linha existente da folha de cálculo definida para teste. Caso a lista devolvida não esteja atualizada, deve carregar em Load more.

Depois de selecionada a linha (que servirá para teste na ação futura, 2. Create Invoice in PHC GO), e caso o Trigger tenha sido parametrizado com sucesso, deverá surgir a mensagem "This spreadsheet row was found in your Google Sheets account", acompanhada dos detalhes desta mesma linha.

Para concluir a parametrização do Trigger, basta carregar em Continue.
 
 

2. Action - Create Invoice in PHC GO


Passo 1 - Choose app & event


Selecione a aplicação PHC GO através da caixa de texto disponível.
 
Em seguida, através do campo Trigger Event, selecione a ação Create Invoice.
 

Passo 2 - Choose an account


Neste passo, deve selecionar o utilizador da sua instalação PHC GO a ser utilizada pelo Zapier.
Informação
Para que um utilizador da sua instalação PHC GO fique disponível, este tem que ser previamente sincronizado, processo este explicado em detalhe no tópico Como sincronizar um utilizador PHC GO com o Zapier.
Notas

Sempre que é efetuada uma ação que dispare um Zap, este utilizador irá se autenticar na sua instalação PHC GO, de modo a obter os dados necessários para que este seja executado. É recomendado que crie um utilizador expecífico para ser utilizado nos seus Zaps, caso contrário, a sessão do utilizador selecionado será terminada sempre que um Zap for executado.

 

Passo 3 - Set up Action


Através deste terceiro passo, o utilizador consegue definir de que maneira serão atualizados os preçodos dos seus produtos no PHC GO. Para que o seu Zap funcione em pleno, os parâmetros devem estar de acordo com as seguintes configurações:

  • Customer Name: Preencher o campo com a coluna relativa ao nome do cliente.

  • Country: Preencher o campo com a coluna relativa ao país do cliente.

  • City: Preencher o campo com a coluna relativa à cidade do cliente.

  • Address: Preencher o campo com a coluna relativa à morada do cliente.

  • Postal Code: Preencher o campo com a coluna relativa ao código postal do cliente.

  • E-mail: Preencher o campo com a coluna relativa ao email do cliente.

  • Tax Number: Preencher o campo com a coluna relativa ao NIF cliente.

  • Document Type: Através deste campo, é possível selecionar qual a série de documentos de faturação a ser utilizada pelo zapier. É recomendado o uso da série Fatura.

  • Option: Selecionar qual o comportamento do PHC GO ao receber a fatura da sua folha de cálculo, existindo as seguintes opções:

    • Send documents by email: O documento é lançado, assinado e é enviado uma cópia deste por email para o cliente.
    • Return document pdf link: O documento é lançado, assinado e é devolvido um link PDF.
    • Create Unsigned documents: O documento é lançado como rascunho.
       
      Notas

      Para que possa utilizar esta opção, é necessário que a série de documentos a ser utilizada permita ter documentos em rascunho. Para mais informação, visite o tópico Como configurar documentos de faturação.

    • Create Signed documents: O documento é lançado e assinado.

  • Email Subject: Título do email a ser enviado para o cliente.

    • Secção Products

  • Reference: Preencher o campo com a coluna relativa à referência do produto.

  • Designation: Preencher o campo com a coluna relativa À descrição do produto.

  • Unit Price: Preencher o campo com a coluna relativa ao preço de venda do produto.

  • Quantity: Preencher o campo com a coluna relativa à quantidade vendida do produto.

  • Tax Included: Caso o preço de venda do produto já tenha IVA incluído, deve selecionar a opção True neste campo.

  • Discount: Preencher o campo com a coluna relativa ao armazém a ser movimentado.

  • Warehouse: Preencher o campo com a coluna relativa ao desconto oferecido.

  • Additional Field 1: Preencher o campo com a coluna relativa à marca do produto.

  • Additional Field 2 Preencher o campo com a coluna relativa ao modelo do produto.

    • Secção Shippings

  • Reference: Preencher o campo com a coluna relativa à referência do serviço de entrega.

  • Designation: Preencher o campo com a coluna relativa à descrição do serviço de entrega.

  • Unit Price: Preencher o campo com a coluna relativa ao preço de venda do serviço de entrega.

  • Tax Included: Caso o preço de venda do serviço de entrega já tenha IVA incluído, deve selecionar a opção True neste campo.

  • Discount: Preencher o campo com a coluna relativa ao desconto oferecido.

 

Passo 4 - Test Action


Nesta última etapa da configuração da ação, deve ser efetuado um teste a este, de modo a apurar erros detectados. Para tal, deve carregar em Test Action, Caso a ação tenha sido parametrizada com sucesso, deverá surgir a mensagem "Test was successful", acompanhada dos detalhes da ação efectuada.

Em adição deve ter sido lançado um documento de faturação, tendo em conta os dados obtidos da folha de cálculo, e a parametrização do Passo 3 - Set Up Action.

Para concluir a parametrização da ação, basta carregar em Close.
 
 

3. Turn on Zap


Uma vez configurados o trigger e a respetiva acção, basta carregar em Turn on Zap, e o seu Zap estará pronto a ser utilizado.

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