De acordo com a legislação Portuguesa (Decreto Lei nº 28/2019), as empresas são obrigadas a armazenar documentos fiscalmente relevantes por um prazo de 10 anos. Contudo, o elevado volume de informação aumenta o risco de perda de documentos, dificulta o acesso rápido às informações e a sua localização física, e torna a manutenção dos arquivos mais complexa.
Para enfrentar estes desafios, o PHC GO oferece uma solução eficiente: o Arquivo Digital.
Preparado para cumprir com a legislação em vigor, o PHC GO permite anexar todos os documentos fiscalmente relevantes, garantindo a sua conservação em formato digital conforme as exigências legais.
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Com o Add-on de Attachments e a partir do plano Corporate tem disponível a funcionalidade Arquivo Digital.
1. Como ativar o Arquivo Digital ?
É possível ativar o Arquivo Digital de duas formas:
Através do ecrã Diagnóstico de Arquivo Digital:
Defina uma Data de início para Arquivo Digital, a partir da qual deseja controlar os documentos originais e fiscalmente relevantes. Se não pretender uma data de início específica, pode deixar este campo vazio.
Através dos parâmetros da aplicação, no separador Documentos:
Usa Arquivo Digital para documentos fiscalmente relevantes: Ativa o Arquivo Digital, impedindo a anexação de documentos fora do GO Storage.
Data de início para Arquivo Digital: Define a data utilizada para validar os registos para o Arquivo Digital. Este campo não é obrigatório.
Com o parâmetro ativo e sem uma data de início definida, todos os documentos recebem um badge Por arquivar. Se for definida uma data, apenas os documentos criados a partir dessa data são validados.
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A aplicação valida todas as séries das entidades afetadas que não tenham uma Entidade com anexo criada, criando-as automaticamente. Para séries criadas após a ativação do parâmetro, a aplicação também cria as entidades com anexo automaticamente.
2. Documentos que entram para o Arquivo Digital
Existem vários tipos de documentos com determinados tipos de SAFT que a partir do momento em que são produzidos pelo software ficam automaticamente em Arquivo Digital, são estes:
Faturação: Fatura, Fatura Simplificada, Fatura Recibo, Nota de Débito, Nota de Crédito, Prémio ou Recibo de Prémio, Estorno ou Recibo de Estorno, Imputação a cosseguradoras, Imputação a cosseguradora líder, Resseguro Aceite, Guia de Transporte, Guia de Remessa, Guia ou Nota de Devolução, Guia de Consignação e Guia de Movimentação de Ativos Próprios.
Dossiers de clientes: Guia de Transporte, Guia de Remessa, Guia ou Nota de Devolução, Guia de Consignação e Guia de Movimentação de Ativos Próprios.
Compras de Autofaturação: Fatura, Fatura Simplificada, Fatura Recibo, Nota de Débito, Nota de Crédito, Prémio ou Recibo de Prémio, Estorno ou Recibo de Estorno, Imputação a cosseguradoras, Imputação a cosseguradora líder e Resseguro Aceite.
Recibos de Adiantamento de Clientes
Recibos em Regime de IVA de Caixa
Por outro lado existem entidades em que os documentos entram para Arquivo Digital, no entanto é necessário o utilizador anexar os documentos, tais como:
Dossiers de fornecedores: Guia de Transporte, Guia de Remessa, Guia ou Nota de Devolução, Guia de Consignação e Guia de Movimentação de Ativos Próprios.
Despesas
Compras
Recibos de Adiantamento a Fornecedores
tips_and_updatesDicas
Ao criar entidades com anexo que não são abrangidas pelo Arquivo Digital, é possível incluir ficheiros nesses anexos e marcá-los como Originais e Fiscalmente Relevantes, sem que sejam identificados pelo Diagnóstico de Arquivo Digital.
3. Como arquivar digitalmente os documentos ?
Os documentos que entrem para Arquivo Digital e são anexados automaticamente ao descarregar, imprimir ou enviar por e-mail, no separador Anexos, são marcados com os badges Documento original e Documento fiscalmente relevante. Por sua vez, ao navegar para o registo do anexo também se encontram com esses campos selecionados. Depois de arquivados, o badge do documento é atualizado para Arquivado.
Descarregamentos subsequentes, o documento é marcado apenas como Documento fiscalmente relevante.
Ao introduzir anexos através da opção Introduza anexos situado no tabulador Anexos, por defeito, são marcados como Fiscalmente relevante. Se não houver outro documento marcado como Original, o anexo adicionado é marcado como Original. No caso das Despesas, os anexos são sempre marcados como Original e Fiscalmente relevante.
4. Diagnóstico de Arquivo Digital
O Diagnóstico de Arquivo Digital permite verificar incongruências conforme a legislação em vigor. Este diagnóstico verifica os documentos das entidades afetadas pelo Arquivo Digital que não se encontram marcados com pelo menos um Documento original, permitindo a navegação para o documento respetivo. As entidades verificadas incluem:
Faturação
Dossiers de clientes e fornecedores
Compras de Autofaturação
Adiantamentos de clientes
Despesas
Recibos de regime de IVA de Caixa
Compras
Adiantamentos a Fornecedores
Ao ter todos os documentos de cada entidade arquivados, essa informação é visível no diagnóstico. Adicionalmente, o diagnóstico indica o espaço ocupado pelos anexos na GO Storage para o período selecionado.
5. Extração de Arquivo Digital por Período
Através do processamento de Extração de Anexos por Período ( menu Menu > Processamentos e SAF-T(PT) > Processamentos e Emissões > Extração de Anexos por Período ), é possível extrair todos os arquivos armazenados na GO Storage durante um intervalo de tempo especificado, em formato .ZIP.
No primeiro passo, é necessário definir o Ano, Período e se pretende on Incluir documentos que não são fiscalmente relevantes. Na ausência de um mês específico, a aplicação extrai todos os anexos do ano definido.
O resultado é um anexo com a opção de navegar ou descarregar o arquivo em formato .ZIP contendo os documentos do período. O arquivo .ZIP inclui um índice de documentos nos formatos .CSV e .HTML, pastas associadas às entidades dos arquivos anexados, subpastas classificadas pelo número da série e tipo de documento, e os anexos em formato .PDF.
Após 2 dias, a extração de Arquivo Digital é apagada.