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Sistema de aprovação de documentos

De forma a poder efetuar um melhor controlo sobre os documentos emitidos, existe a possibilidade de o documento necessitar de ser aprovado para que o mesmo possa retomar o fluxo normal de trabalho.

Os documentos que podem requerer a necessidade de serem aprovados são:

Compras

Pagamentos

Documentos de faturação

Dossiers internos de clientes

Dossier internos de fornecedores

Adiantamentos a fornecedores

De seguida iremos verificar como poderemos configurar a aplicação para que os documentos emitidos necessitem de ser aprovados.

O primeiro passo necessário para indicar que um documento necessita de aprovação é configurar o mesmo nos fluxos operacionais.

Assim, aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Fluxos Operacionais ( menu Menu > Definições > Acessos > Fluxos Operacionais) e selecione o documento pretendido para que requeira aprovação.

Para ver como configurar os fluxos operacionais para a aprovação de documentos clique nos links abaixo:

Como configurar os fluxos operacionais

Como criar e gerir fluxos operacionais

Como aprovar ou desaprovar documentos

Quando um documento está configurado para a necessidade de ser aprovado, surgirá nas ações de registo desse documento uma ação designada por Aprove documento.
Ao selecionar essa ação de registo o documento fica automaticamente aprovado sendo exibido na parte superior do documento a sigla Aprovado.

O documento encontrando-se aprovado a ação de registo Aprove documento é substituída pela ação de registo Desaprove documento.
Ao selecionar esta ação de registo o documento volta à primeira forma, ou seja, volta ao estado de não aprovado.

tips_and_updatesDicas

Para o utilizador saber que documentos se encontram por aprovar, deve de aceder ao agrupador Documentos por aprovar das analises e listagens.
Neste agrupador estão disponíveis as seguintes analises:
bar_chart Compras por aprovar
bar_chart Pagamentos por aprovar
bar_chart Documentos de faturação por aprovar
bar_chart Dossiers internos por aprovar
bar_chart Adiantamentos a fornecedores por aprovar

Limitações dos documentos não aprovados

Iremos agora explicar por cada documento a limitação de cada uma deles pela não aprovação do mesmo.

sticky_note_2Notas

Apenas os documentos que estejam configurados no fluxo operacional para serem aprovados estão limitados aos pontos abaixo. Todos os outros documentos seguem o fluxo normal de trabalho sem necessitar de qualquer aprovação.

Compras
As compras que requeiram aprovação e que não se encontrem aprovadas, não é possível:

Imprimir, descarregar ou enviar por email
Incluir as compras em pagamentos
Copiar a compra para outros documentos
Visualizar compras no portal
Consultar link para o portal GO

Pagamentos
Os pagamentos que requeiram aprovação e que não se encontrem aprovados, não é possível:

Imprimir, descarregar ou enviar por email
Criar ficheiro Sepa ou enviar Sepa ao banco
Consultar link para o portal GO

Documentos de faturação
Os documentos de faturação que requeiram aprovação e que não se encontrem aprovados, não é possível:

Imprimir, descarregar ou enviar por email
Copiar os documentos de faturação para outros documentos
Consultar link para o portal GO

Dossiers internos de clientes ou fornecedores
Os dossiers internos que requeiram aprovação e que não se encontrem aprovados, não é possível:

Imprimir, descarregar ou enviar por email
Copiar dossiers internos para outros documentos
Consultar link para o portal GO

Adiantamentos a fornecedores
Os adiantamentos a fornecedores que requeiram aprovação e que não se encontrem aprovados, não é possível:

Imprimir, descarregar ou enviar por email
Criar ficheiro Sepa ou enviar Sepa ao banco

sticky_note_2Notas

Não é possível apagar documentos aprovados. Se necessitar de apagar um documento que se encontre aprovado deve de o desaprovar primeiro.

Os documentos que requeiram assinatura e aprovação, por exemplo, documentos de faturação, tem de ser assinados e só depois poderão ser aprovados.