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PHC GO Como auto-regularizar documentos na conta corrente
 

A aplicação PHC GO permite configurar que certas séries de documentos de faturação, ao serem movimentadas e caso tenham incluído nas suas linhas uma cópia de outro documento de faturação, auto-regularizem o valor emitido pelo documento e a parte correspondente ao documento origem que tenham associado.

Por exemplo, num cenário de emissão de uma Nota de Crédito parcial por cópia de uma Fatura, quando for emitir o Recibo, e nas linhas escolher o documento em dívida, só irá a aparecer a Fatura com o valor por regularizar, uma vez que a Nota de Crédito foi automaticamente regularizada aquando da sua emissão. Desta forma, deixa de ser necessário na emissão do recibo efetuar o encontro de conta corrente entre a Fatura e a Nota de Crédito.

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Exemplo prático com uso de série de documento que tem ativada a auto-regularização de conta corrente:

1) Emitiu-se uma Fatura no valor de 100€ sobre um cliente "X" ficando com um saldo em aberto e movimento de conta corrente a débito nesse mesmo valor.

2) Posteriormente, lançou-se uma Nota de Crédito (cuja série de documento está configurada para auto-regularizar conta corrente) sobre esse cliente "X". Nas linhas do documento efetuou-se a cópia da Fatura anterior no valor de 100€, no entanto, apenas se fez o crédito de parte do valor por 25€. Ao gravar/assinar a Nota de Crédito, a aplicação irá:
  • atualizar o movimento de conta corrente gerado pela Fatura, colocando a débito já regularizado o valor de 25 €.
  • gerar o movimento de conta corrente pela Nota de Crédito, colocando a crédito o valor de 25€ e a crédito já regularizado igualmente os 25€, ou seja, o documento fica desde logo auto-regularizado.

3) No momento da emissão do Recibo e nas linhas ao escolher o documento para regularizar no recibo, irá somente exibir-se a linha da fatura no valor de 75€, isto porque o encontro de conta corrente foi efetuado pela série da Nota de Crédito que auto-regularizou a conta corrente, deixando de ser feita pelo recibo.

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Exemplo prático com uso de série de documento que não tem ativada a auto-regularização de conta corrente:

1) Partindo do mesmo exemplo referido na nota anterior, no qual lançámos uma Fatura no valor de 100€ sobre um cliente "X" ficando com um saldo em aberto e movimento de conta corrente a débito nesse mesmo valor.

2) Por sua vez emitimos uma Nota de Crédito (numa série de documento que não está configurada para auto-regularizar conta corrente) por cópia da Fatura anterior e onde creditamos apenas 25€.
Ao gravar/assinar a Nota de Crédito, a aplicação irá:
  • gerar o movimento de conta corrente pela Nota de Crédito, colocando unicamente a crédito o valor de 25€ (ficando este por regularizar).

Ao consultar os movimentos de conta corrente do cliente, teremos ambos os documentos por regularizar, ou seja, no ponto 1) o cliente deve 100€, e no ponto 2) é a empresa que deve ao cliente 25€.

3) Por este fato, no momento da emissão do Recibo e nas linhas ao escolher o documento para regularizar no recibo, irão surgir para regularização os dois documentos acima mencionados, para que seja realizado o encontro de conta corrente, no próprio recibo, e o seu total apresente o valor de 75€, e aquando da gravação/assinatura desse recibo, a aplicação dê como completamente regularizado ambos os documentos.


 

Caso pretenda ativar numa série de documento de faturação a funcionalidade de auto-regularização da conta corrente, proceda da seguinte forma:

1. Aceda ao ecrã de Séries de Documentos de Faturação ( menu Menu > Definições > Séries de Documentos)

2. Se já se encontra a usar na aplicação séries de documentos retificativos, como sejam a Nota de Crédito ou a Nota de Débito e estas possuam documentos já emitidos, não poderá realizar a configuração indicada no passo seguinte, a menos que proceda à criação de uma nova série retificativa (veja aqui como criar uma série retificativa).

Para o caso de ter séries retificativas sem que as mesmas tenham quaisquer documentos emitidos, entre em edição sobre a série retificativa pretendida (Nota de Crédito ou Nota de Débito).

3. Já dentro da configuração da série, clique sobre a seção Integração do Documento e ative o campo Auto regulariza conta corrente.

infoInformações

O campo de Auto regulariza conta corrente apenas está disponível para edição, em séries de documentos que sejam do tipo de documento retificativo, ou seja:

  • NC - Nota de Crédito ( documento para créditos )
  • ND - Nota de Débito ( documento para débitos extra faturação )
e que movimentem conta corrente.



4. Guarde as alterações.


 

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