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PHC GO Como configurar fluxos operacionais
 
No PHC GO tem ao seu dispôr, a capacidade de implementar um sistema de fluxo operacional no software, que é sinónimo de poder desenhar, e personalizar os processos da empresa por forma a minimizar erros e aumentar a produtividade.

Poderá definir, por exemplo, quais as séries de documentos disponíveis para um determinado perfil de utilizadores, poder introduzir e consultar.

Definir quais os tipos de documento, das séries de documentos, em que os utilizadores poderão utilizar nas cópias entre documentos

Definir também que documentos necessitam de ser aprovados para que os mesmos sigam o fluxo normal de trabalho.

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Para mais informações sobre fluxos operacionais veja aqui
Vamos explicar como realizar esse procedimento com 3 exemplos, um relacionado com definição de acesso a séries de documento no menu da aplicação, outro sobre restrição de séries de documentos nas cópias entre documentos. e por fim a configuração do fluxo operacional para a necessidade de aprovar documentos.

Séries para introdução de documentos

Abrir/Fechar

Vamos partir de um cenário em que, pretende-se restringir os documentos de faturação a serem exibidos no menu, nos agrupadores Vendas > Faturação sendo exibidos apenas os documentos Fatura e Fatura Simplificada, e apenas para um determinado perfil de utilizadores.

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Fluxo Operacional ( menu Menu > Definições > Acessos > Fluxo Operacional).

  2. Pressione o botão
    Introduza fluxo operacional
    .

  3. No campo Descrição, escreva uma descrição identificativa do fluxo a criar.

  4. No campo Tipo de configuração, escolha Séries para introdução/edição.

  5. Abra o separador Detalhes.

  6. Escolha no campo Documento a emitir a opção Documentos de Faturação

  7. Abra o separador Séries da Entidade.

  8. Escolha as séries:

    • Fatura
    • Fatura Simplificada

  9. Abra o separador Acessos.

  10. Escolha no campo Tipo de acesso, a opção Acesso por perfil.

  11. No campo Perfil, selecione o perfil desejado.

  12. Pressione o botão
    Gravar
    .

  13. Caso o seu utilizador não pertença ao perfil incluído no fluxo operacional, reentre no PHC GO.

  14. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até ao subagrupador Faturação ( menu Menu > Vendas > Faturação ), e observe que apenas são exibidas as 2 séries de documentos de faturação tal como pretendido.




Séries para cópias entre documentos

Abrir/Fechar

Agora partimos de um outro cenário em que, numa determinada organização existe um utilizador com a responsabilidade de faturar guias de transporte, e pretende-se restringir os documentos de faturação a serem exibidos no momento em que copia uma Guia de Transporte para uma Fatura.
Neste caso, pretende-se que apenas seja exibido a série de documento Guia de Transporte, evitando assim erros de introdução em séries erradas.

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Fluxo Operacional ( menu Menu > Definições > Acessos > Fluxo Operacional).

  2. Pressione o botão
    Introduza fluxo operacional
    .

  3. No campo Descrição, escreva uma descrição identificativa do fluxo a criar.

  4. No campo Tipo de configuração, escolha Séries para cópia de documentos.

  5. Abra o separador Detalhes.

  6. Escolha no campo Documento a emitir a opção Documentos de Faturação.

  7. Selecione no campo Série do documento a emitir a opção Fatura.

  8. Selecione no campo Entidade de origem a opção Documentos de Faturação.

  9. Abra o separador Séries da Entidade
    10. .
  10. Escolha a série:

    • Guia de Transporte

  11. Abra o separador Acessos.

  12. Escolha no campo Tipo de acesso, a opção Acesso privado para um utilizador.

  13. No campo Utilizador, selecione o utilizador desejado.

  14. Pressione o botão
    Gravar
    .

  15. O utilizador escolhido neste fluxo operacional, ao estar posicionado numa Fatura, ao pressionar o botão Copie documentos, escolhendo no campo Tipo de documento Faturação, apenas será exibida, no campo Série do documento, a série Guia de Transporte.

Séries para aprovação de documentos

Abrir/Fechar

Agora partimos de um outro cenário em que, numa determinada organização existe um utilizador com a responsabilidade de introduzir compras e outro utilizador com a responsabilidade de as aprovar.
O que se pretende com este cenário é que apenas sejam exibidos na listagem de documentos a introduzir nos pagamentos as compras que já tenham sido aprovadas pelo utilizador com essa responsabilidade.

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Fluxo Operacional ( menu Menu > Definições > Acessos > Fluxo Operacional).

  2. Pressione o botão
    Introduza fluxo operacional
    .

  3. No campo Descrição, escreva uma descrição identificativa do fluxo a criar.

  4. No campo Tipo de configuração, escolha Séries para aprovação de documentos.

  5. Abra o separador Detalhes.

  6. Escolha no campo Documento a emitir a opção Compras.

  7. Abra o separador Séries da Entidade
    8. .
  8. Escolha a série:

    • V/Fatura

  9. Abra o separador Acessos.

  10. Escolha no campo Tipo de acesso, a opção Acesso privado para um utilizador.

  11. No campo Utilizador, selecione o utilizador desejado.

  12. Pressione o botão
    Gravar
    .

  13. O utilizador escolhido neste fluxo operacional, ao estar posicionado numa Compra, irá ter disponivel a ação de registo Aprove documento .



  14. Pressione a ação de registo Aprove documento.

  15. Observe a etiqueta
    Aprovado
    no canto superior esquerdo do documento.

    16. sticky_note_2Notas

    • A aprovação de documentos só é possível para aqueles que sejam criados após a configuração do fluxo operacional correspondente. Certifique-se de que o documento foi gerado após a implementação e configuração adequada do fluxo para garantir o correto funcionamento do processo de aprovação.

    • Ao aprovar um qualquer documento por fluxos operacionais, passa a estar disponível uma nova ação de registo Desaprove documento para reverter a operação.


 

Séries para controlar ação de assinar ou finalizar

Abrir/Fechar

Agora partimos de um outro cenário em que, numa determinada organização existe um utilizador com a responsabilidade de introduzir documentos de faturação e dossiers internos e outro utilizador com a responsabilidade de os assinar ou finalizar.
O que se pretende com este cenário é que a assinatura ou finalização de documentos fique restrito aos utilizadores definidos nos acessos.

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Fluxo Operacional ( menu Menu > Definições > Acessos > Fluxo Operacional).

  2. Pressione o botão
    Introduza fluxo operacional
    .

  3. No campo Descrição, escreva uma descrição identificativa do fluxo a criar.

  4. No campo Tipo de configuração, escolha Séries para controlar ação de assinar/finalizar.

  5. Abra o separador Detalhes.

  6. Escolha no campo Documento a emitir a opção Documentos de faturação

  7. Abra o separador Séries da Entidade
    8. .
  8. Escolha a série:

    • Fatura

  9. Abra o separador Acessos.

  10. Escolha no campo Tipo de acesso, a opção Acesso privado para um utilizador.

  11. No campo Utilizador, selecione o utilizador desejado.

  12. Pressione o botão
    Gravar
    .

  13. O utilizador escolhido neste fluxo operacional, ao estar posicionado numa Fatura, irá ter disponível a ação de registo Assine documento .

  14. Pressione a ação de registo Assine documento.

  15. Observe a etiqueta
    Assinado
    no canto superior esquerdo do documento.

    16. sticky_note_2Notas

    • Este fluxo de trabalho só é possível para documentos que sejam criados após a configuração do fluxo operacional correspondente. Certifique-se de que o documento foi gerado após a implementação e configuração adequada do fluxo para garantir o correto funcionamento do processo de Assinatura.

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