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PHC GO Sistema de aprovação de documentos
 
De forma a poder efetuar um melhor controlo sobre os documentos emitidos, existe a possibilidade de o documento necessitar de ser aprovado para que o mesmo possa retomar o fluxo normal de trabalho.

Os documentos que podem requerer a necessidade de serem aprovados são:

  • Compras
  • Pagamentos
  • Documentos de faturação
  • Dossiers internos de clientes
  • Dossier internos de fornecedores
  • Adiantamentos a fornecedores
  • Transferência conta a conta
  • Despesas


    • De seguida iremos verificar como poderemos configurar a aplicação para que os documentos emitidos necessitem de ser aprovados.

    O primeiro passo necessário para indicar que um documento necessita de aprovação é configurar o mesmo nos fluxos operacionais.
  • Assim, aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Fluxos Operacionais ( menu Menu > Pesquise por Fluxos Operacionais) e selecione o documento pretendido para que requeira aprovação.

    • Para ver como configurar os fluxos operacionais para a aprovação de documentos clique nos links abaixo:

    Como configurar os fluxos operacionais

    Como criar e gerir fluxos operacionais


    Como aprovar ou desaprovar documentos

    Quando um documento está configurado para a necessidade de ser aprovado, surgirá nas ações de registo desse documento uma ação designada por Aprove documento.
    Ao selecionar essa ação de registo o documento fica automaticamente aprovado sendo exibido na parte superior do documento a sigla Aprovado.

    O documento encontrando-se aprovado a ação de registo Aprove documento é substituída pela ação de registo Desaprove documento.
    Ao selecionar esta ação de registo o documento volta à primeira forma, ou seja, volta ao estado de não aprovado.
    Dicas

    Para o utilizador saber que documentos se encontram por aprovar, deve de aceder ao agrupador Documentos por aprovar das analises e listagens.
    Neste agrupador estão disponíveis as seguintes analises:
    bar_chart Compras por aprovar
    bar_chart Pagamentos por aprovar
    bar_chart Documentos de faturação por aprovar
    bar_chart Dossiers internos por aprovar
    bar_chart Adiantamentos a fornecedores por aprovar
    bar_chart Despesas por aprovar
    bar_chart Transferências conta a conta por aprovar


    Limitações dos documentos não aprovados

    Iremos agora explicar por cada documento a limitação de cada uma deles pela não aprovação do mesmo.
    Notas

    Apenas os documentos que estejam configurados no fluxo operacional para serem aprovados estão limitados aos pontos abaixo. Todos os outros documentos seguem o fluxo normal de trabalho sem necessitar de qualquer aprovação.

    Compras
    As compras que requeiram aprovação e que não se encontrem aprovadas, não é possível:
    • Imprimir, descarregar ou enviar por email
    • Incluir as compras em pagamentos
    • Copiar a compra para outros documentos
    • Visualizar compras no portal
    • Consultar link para o portal GO

    Pagamentos
    Os pagamentos que requeiram aprovação e que não se encontrem aprovados, não é possível:
    • Imprimir, descarregar ou enviar por email
    • Criar ficheiro Sepa ou enviar Sepa ao banco
    • Consultar link para o portal GO

    Documentos de faturação
    Os documentos de faturação que requeiram aprovação e que não se encontrem aprovados, não é possível:
    • Imprimir, descarregar ou enviar por email
    • Copiar os documentos de faturação para outros documentos
    • Consultar link para o portal GO

    Dossiers internos de clientes ou fornecedores
    Os dossiers internos que requeiram aprovação e que não se encontrem aprovados, não é possível:
    • Imprimir, descarregar ou enviar por email
    • Copiar dossiers internos para outros documentos
    • Consultar link para o portal GO

    Adiantamentos a fornecedores
    Os adiantamentos a fornecedores que requeiram aprovação e que não se encontrem aprovados, não é possível:
    • Imprimir, descarregar ou enviar por email
    • Criar ficheiro Sepa ou enviar Sepa ao banco

    Transferência conta a conta
    As transferências conta a conta que requeiram aprovação que não se encontrem aprovados, não é possível:
    • Imprimir, descarregar ou enviar por email
    • Criar ficheiro Sepa ou enviar Sepa ao banco

    Despesas
    As despesas que requeiram aprovação que não se encontrem aprovados, não é possível:
    • Imprimir, descarregar ou enviar por email
    • Pagar despesa
    • Criar ficheiro Sepa ou enviar Sepa ao banco
    Notas

    Não é possível apagar documentos aprovados. Se necessitar de apagar um documento que se encontre aprovado deve de o desaprovar primeiro.

    Os documentos que requeiram assinatura e aprovação, por exemplo, documentos de faturação, tem de ser assinados e só depois poderão ser aprovados.

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