Manuais
PHC GO Sistema de aprovação de documentos
 
De forma a poder efetuar um melhor controlo sobre os documentos emitidos, existe a possibilidade de o documento necessitar de ser aprovado para que o mesmo possa retomar o fluxo normal de trabalho.

Os documentos que podem requerer a necessidade de serem aprovados são:
  • Compras
  • Pagamentos
  • Documentos de faturação
  • Dossiers internos de clientes
  • Dossier internos de fornecedores
  • Adiantamentos a fornecedores

    De seguida iremos verificar como poderemos configurar a aplicação para que os documentos emitidos necessitem de ser aprovados.

    O primeiro passo necessário para indicar que um documento necessita de aprovação é configurar o mesmo nos fluxos operacionais.
  • Assim, aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Fluxos Operacionais ( menu Menu > Definições > Acessos > Fluxos Operacionais) e selecione o documento pretendido para que requeira aprovação.

  • Para ver como configurar os fluxos operacionais para a aprovação de documentos clique nos links abaixo:

    Como configurar os fluxos operacionais

    Como criar e gerir fluxos operacionais


    Como aprovar ou desaprovar documentos

    Quando um documento está configurado para a necessidade de ser aprovado, surgirá nas ações de registo desse documento uma ação designada por Aprove documento.
    Ao selecionar essa ação de registo o documento fica automaticamente aprovado sendo exibido na parte superior do documento a sigla Aprovado.

    O documento encontrando-se aprovado a ação de registo Aprove documento é substituída pela ação de registo Desaprove documento.
    Ao selecionar esta ação de registo o documento volta à primeira forma, ou seja, volta ao estado de não aprovado.
    tips_and_updatesDicas

    Para o utilizador saber que documentos se encontram por aprovar, deve de aceder ao agrupador Documentos por aprovar das analises e listagens.
    Neste agrupador estão disponíveis as seguintes analises:
    bar_chart Compras por aprovar
    bar_chart Pagamentos por aprovar
    bar_chart Documentos de faturação por aprovar
    bar_chart Dossiers internos por aprovar
    bar_chart Adiantamentos a fornecedores por aprovar

    Limitações dos documentos não aprovados

    Iremos agora explicar por cada documento a limitação de cada uma deles pela não aprovação do mesmo.
    sticky_note_2Notas

    Apenas os documentos que estejam configurados no fluxo operacional para serem aprovados estão limitados aos pontos abaixo. Todos os outros documentos seguem o fluxo normal de trabalho sem necessitar de qualquer aprovação.

    Compras
    As compras que requeiram aprovação e que não se encontrem aprovadas, não é possível:
    • Imprimir, descarregar ou enviar por email
    • Incluir as compras em pagamentos
    • Copiar a compra para outros documentos
    • Visualizar compras no portal
    • Consultar link para o portal GO

    Pagamentos
    Os pagamentos que requeiram aprovação e que não se encontrem aprovados, não é possível:
    • Imprimir, descarregar ou enviar por email
    • Criar ficheiro Sepa ou enviar Sepa ao banco
    • Consultar link para o portal GO


    Documentos de faturação
    Os documentos de faturação que requeiram aprovação e que não se encontrem aprovados, não é possível:
    • Imprimir, descarregar ou enviar por email
    • Copiar os documentos de faturação para outros documentos
    • Consultar link para o portal GO


    Dossiers internos de clientes ou fornecedores
    Os dossiers internos que requeiram aprovação e que não se encontrem aprovados, não é possível:
    • Imprimir, descarregar ou enviar por email
    • Copiar dossiers internos para outros documentos
    • Consultar link para o portal GO


    Adiantamentos a fornecedores
    Os adiantamentos a fornecedores que requeiram aprovação e que não se encontrem aprovados, não é possível:
    • Imprimir, descarregar ou enviar por email
    • Criar ficheiro Sepa ou enviar Sepa ao banco

    sticky_note_2Notas

    Não é possível apagar documentos aprovados. Se necessitar de apagar um documento que se encontre aprovado deve de o desaprovar primeiro.

    Os documentos que requeiram assinatura e aprovação, por exemplo, documentos de faturação, tem de ser assinados e só depois poderão ser aprovados.