No sentido de facilitar a introdução de compras no PHC GO existe a possibilidade de criarmos as mesmas através da importação de compras pelo portal do e-Fatura.

Antes de conseguirmos efetuar a importação das compras a partir do portal e-Fatura, é necessário procedermos a algumas configurações no PHC GO.

Assim, o que devemos configurar antes de efetuar a importação de compras via e-Fatura, é o seguinte:

1 - Configurar o acesso ao portal e-Fatura nos parâmetros

Para termos acesso aos documentos existentes no portal e-Fatura é necessário preencher os campos Utilizador do portal e-Fatura e Palavra passe a usar no portal e-Fatura existente nos parâmetros da aplicação.

Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Parâmetros ( menu Menu > Pesquise por Parâmetros) e no agrupador Comunicação ao estado preencher os campos de acesso ao Portal e-Fatura.

2 - Artigos e serviços

Devem ser criados no ecrã de artigos e serviços, tantos serviços quantos necessários para associar às várias taxas de IVA, que irão ser utilizadas nas compras que vamos importar.

Exemplo de um serviço:

• Serviço A
• Serviço B
• Serviço C

3- Taxas de IVA

No agrupador Código QR e e-Fatura do ecrã das Taxas de IVA devemos associar um serviço por cada taxa de IVA.

Por exemplo:

• Taxa de IVA 23% - Serviço A
• Taxa de IVA 13% - Serviço B
• Taxa de IVA 6% - Serviço C

4 - Configuração da série de compras

Caso pretendamos que uma determinada série de compras fique por defeito associado a um tipo de SAF-T, por exemplo FT - Fatura ou FR - Fatura recibo, devemos de preencher o campo Tipo de documento para e-Fatura existente no ecrã de Série de Compras.

O preenchimento deste campo faz com que a aplicação ao encontrar no portal e-Fatura um documento do tipo SAF-T: FT, FS, FR, ND ou NC, atribua esse mesma série ao mesmo tipo SAF-T obtido do portal e-fatura, no processamento de importação de compras, e crie a compra pela série de compras definida para aquele tipo de SAF-T.

5 - Fornecedores

Podemos ainda configurar por fornecedor que relação pretendemos ter entre o Tipo de SAF-T dos documentos importados do e-Fatura e a Série de Compras para lançar as compras no PHC GO.

Assim, quando importamos os documentos via e-Fatura para um determinado fornecedor a aplicação irá lançar a compra pela série de compras para cada tipo de SAF-T nesse fornecedor.

Por exemplo, podemos configurar o fornecedor para que quando o tipo de SAF-T do documento importado do e-Fatura for FR - Fatura Recibo, a série de compras para criar a compra seja V/Fatura recibo.

Basta acedermos ao ecrã de Fornecedores, selecionar o fornecedor pretendido, Editar o mesmo, e na grelha das Séries de documentos de compra por tipo de SAF-T existente no agrupador Código QR e e-Fatura criar a relação entre Tipo de SAF-T e Série de compras.


Na grelha são apresentados 2 campos:

1. Tipo de SAF-T - Deve ser selecionado um tipo de SAF-T. (FT, FR, FS, NC, ND)
2. Série de compras - Deve ser selecionado a série de compras que pretendemos para fazer a correspondência com aquele tipo de SAF-T.
   Notas

   
   

   Caso o fornecedor não tenha nada definido nesta grelha, ou não exista qualquer tipo de SAF-T definido na série de compras, a aplicação irá solicitar que as séries de compras sejam colocado manualmente no ato da criação da compra.

6 - Importação de compras via e-Fatura

1. Passo 1 - Configuração

   
   Neste passo irá definir critérios como intervalo de datas, fornecedor, ou margem de erro de totais de documentos, para a pesquisa a realizar no portal e-Fatura.
   
   Os campos presentes neste passo são os seguintes, e que passamos a explicar:
   
   
   • Data Inicial - Indicar a data inicial do intervalo de importação.
   • Data Final - Indicar a data final do intervalo de importação.
   • Fornecedor - Permite filtrar para qual fornecedor pretendemos importar documentos.
     Caso não preencha este campo, a aplicação pesquisará todos os documentos existentes no portal e-Fatura registados para o NIF da sua empresa.
     
   • Tipo de comparação - Permite definir o critério de importação, na busca de documentos importados. Se optar por Mês e ano então o software irá procurar compras para aquele mês. Se optar por Dia, mês e ano, então o software irá procurar compras emitidas exatamente no dia do documento que estamos a importar.
   • Margem de erro - Permite definir a margem de erro para os totais das compras. Se definirmos 0 então o software apenas irá fazer correspondência de documentos com valores totais exatamente iguais. Caso opte por definir uma margem diferente de 0 então o software irá fazer a correspondência de documentos com valores totais diferentes, até à margem definida neste campo.
      



2. Passo 2 - Documentos

   
   Neste passo irão ser exibidos os documentos encontrados no e-Fatura pelas condições definidas no passo 1.
   
   A grelha dos documentos encontrados é composto pelos seguintes campos que passamos a explicar:
    
   
   • Nº de contribuinte - Nº de contribuinte do fornecedor
   • Nome - Nome do fornecedor
   • Documento - Tipo e Nº do documento
   • Data do documento
   • Total de IVA
   • Total
   • Resultado da importação - É o resultado da correspondência efetuada entre os documentos importados do portal e-Fatura e as compras existentes no PHC GO.
     
     Os resultados da importação podem ser:
      
     
     • Não foram encontrados documentos de compra para este nº de contribuinte.
       Este é o resultado da importação quando não é encontrado nenhum documento de compra no PHC GO para o contribuinte indicado no documento do e-Fatura. A ação deste registo surge como Criar compra.  
     
     
     • Não existem documentos de compra emitidos para este fornecedor na data do documento importado.
       Este é o resultado da importação quando não é encontrado nenhum documento de compra no PHC GO para a data do documento do e-Fatura.  
     
     
     • Os documentos de compra para este fornecedor e data de emissão não têm valores totais corretos.
       Este é o resultado da importação quando não são encontradas compras no PHC GO com valores totais corretos relativamente aos documentos do e-Fatura, tendo em conta a margem de erro definida nos critérios de importação.
       
       Neste cenário, a ação surge como Tratar manualmente e é apresentada uma lista de compras do PHC GO possíveis de relacionar com o documento do e-fatura.
        
     
     
   • Série de compras - Serve para definir qual a série de compras pretendida quando a ação é criar compra. Pode estar previamente definido ou não.
   • Ação - Ação que o utilizador pretende que seja efetuada ao passar para o passo seguinte.
     
     As ações possíveis são:
      
     
     • Dar como validado - O registo é dado como validado, e não será mais exibido no assistente de importação.
     • Ignorar - O registo é ignorado, e não será mais exibido no assistente de importação.
     • Criar compra - Será criada a compra daquele registo, pela a série de compras definido no campo Série de compras.
     • Tratar manualmente - O registo fica em modo Stand-by para posteriormente tratamento manual.

 


3. Passo 3 - Emissão

   
   Neste passo é onde iremos selecionar qual, ou quais os documentos que pretendemos efetivamente criar a(s) compra(s).
   
   Os documentos para os quais pretendemos criar a compra, devemos selecionar pelo check check_box disponível no lado esquerdo de cada registo.
   
   De seguida clicar em Emitir documentos
    
    
   

4. Passo 4 - Resultado

   
   Neste passo é apresentado o resultado da emissão das compras, listando as compras criadas pelo assistente, ou os erros gerados pela aplicação pela falta de configuração.