Como aceder ao assistente de Reconciliação Bancária?

• Acesso direto através do menu da aplicação ( menu Menu > Pesquise por Reconciliação bancaria).

Ou


• Acedendo ao ecrã dos Extratos bancários ( menu Menu > Pesquise por Extratos bancários) e a partir do botão Ações selecionar Reconciliação bancária.

Como efetuar uma reconciliação bancária através do assistente?

Passo 1 - Configuração

1. Conta de tesouraria - Conta de tesouraria que pretendemos reconciliar.
   
   
2. Data da reconciliação - Data no qual pretendemos efetuar a reconciliação.
   sticky_note_2Notas

   
   

   Neste passo, os campos que se seguem abaixo só estão disponíveis para edição caso no campo anterior da Conta de Tesouraria tenha selecionado uma conta bancária que na sua respetiva ficha tenha ativado o campo Permite edição de configurações no assistente.
   
   
   
3. Valida a data - Quando ativo, serve para definir a tolerância em dias do campo Data dos movimentos de tesouraria para efetuar reconciliação automática. A tolerância é definida no campo Tolerância de dias para a data.
   
   
4. Tolerância de dias para a data - Este campo apenas está habilitado se o campo Valida a data estiver ativo. Com valor zero, as datas dos movimentos a reconciliar tem de ser iguais, com valores diferentes de 0 as datas dos movimentos a reconciliar podem ser diferentes até ao limite de dias definido pela tolerância.
   
   
5. Valida a data valor - Quando ativo, serve para definir a tolerância em dias do campo Data valor dos movimentos de tesouraria para efetuar reconciliação automática. A tolerância é definida no campo Tolerância de dias para a data valor.
   
   
6. Tolerância de dias para a data valor - Este campo apenas está habilitado se o campo Valida a data valor estiver ativo. Com valor zero, a data valor dos movimentos a reconciliar tem de ser iguais, com valores diferentes de 0 a data valor dos movimentos a reconciliar podem ser diferentes até ao limite de dias definido pela tolerância.
   
   
7. Valida descrição exata - Quando ativo serve para validar a coerência da descrição entre o extrato do banco e os movimentos de tesouraria.
   
   
8. Seleciona os movimentos mais antigos - Quando ativo, caso existam vários movimentos de igual valor que obedeçam ás restantes regras de reconciliação automática, a aplicação sugere para reconciliar o movimento cuja data do movimento de tesouraria é a mais antiga.
   
   
9. Série para recebimentos - Campo para definir a serie a utilizar na criação de recibos pelo assistente. Caso selecione uma série da lista, então é acrescentado um novo passo ao assistente de reconciliação bancária, nomeadamente o passo Conta Corrente. Em contrapartida se não selecionar uma série da lista, será ocultado o referido passo.
   
   
10. Série para pagamentos - Campo para definir o código de movimento de conta corrente a utilizar na criação de pagamentos pelo assistente. Caso selecione uma série da lista, então é acrescentado um novo passo ao assistente de reconciliação bancária, designadamente o passo Documentos tesouraria. Em contrapartida se não selecionar uma série da lista, será ocultado esse passo.
    
    
11. Série para faturas-recibo - Campo para definir a serie a utilizar na criação de faturas-recibo pelo assistente. Caso selecione uma série da lista, então é acrescentado um novo passo ao assistente de reconciliação bancária, concretamente o passo Faturas-recibo. Em contrapartida se não selecionar uma série da lista, será ocultado esse mesmo passo.

Passo 2 - Reconciliação automática

Passo 3 - Contas correntes

• Correspondência não encontrada - Quando a aplicação não encontra qualquer movimento de conta corrente para o valor do extrato bancário.
  
  
• A definir - Quando a aplicação encontra pelo menos um movimento de conta corrente para o valor do extrato bancário.
  
  
• Pronto a lançar - Quando selecionamos ou adicionamos um movimento pendente em conta corrente que corresponda ao valor do movimento bancário.
  
  

Passo 4 - Documentos de tesouraria

• A definir - Quando se encontra por definir o tipo de movimento e o preenchimento dos campos necessários ao lançamento da Transferência conta-Conta ou lançamento da despesa.
  
  
• Pronto a lançar - Quando é definido o tipo de lançamento a efetuar e preenchidos os campos necessários ao lançamento da Transferência conta a conta ou lançamento da despesa.
  
  

• Transferência Conta-Conta - Serve para lançar a partir do assistente Transferências conta-Conta de valor igual ao do movimento do extrato bancário selecionado. O Estado do movimento bancário passa a Pronto a lançar quando é preenchido o campo Conta de tesouraria.
  Para este tipo de movimento os campos Tipo de despesa e Número de documento encontram-se desabilitados.
  
  
• Despesas - Serve para lançar a partir do assistente Despesas de valor igual ao do movimento do extrato bancário selecionado. O Estado do movimento bancário passa a Pronto a lançar quando é preenchido o Tipo de despesa e Número do documento.
  Para este tipo de movimento o campo Conta de tesouraria encontra-se desabilitado.
  sticky_note_2Notas

  
  

  • Todas as despesas lançadas por via da reconciliação bancária ficam automaticamente no estado Pago, independentemente do que estiver definido nos parâmetros.
    
  • Caso exista um fluxo operacional ativo que obrigue a aprovação da despesa e o utilizador não tenha acesso a aprovação da despesa, a mesma não é criada sendo exibida uma mensagem de erro com essa indicação.
  Caso seja necessário limpar os dados introduzidos para que o Estado do movimento bancário volte A Definir, devemos clicar no botão Limpe. Desta forma o lançamento na tesouraria para aquele movimento já não é criada.
  
  infoInformações

  
  

  Os movimentos do extrato bancário com valores positivos apenas tem a opção para criar lançamento de Transferência conta-Conta.
  
   
   
  

  Passo 5 - Faturas Recibo

  
  Este passo só está visível caso no passo 1 tenha selecionado uma Série para fatura-recibo.
  
  Este passo consiste em efetuar lançamentos de Faturas-recibo a partir do assistente de forma a que os movimentos bancários pendentes fiquem automaticamente reconciliados com as Faturas-recibo criadas.
  
  O ecrã apresenta do lado esquerdo os movimentos do extrato bancário por reconciliar e do lado direito os respetivos campos para preencher com os dados da fatura-recibo a lançar.
  
  Existem 2 tipos de Estado para os movimentos do extrato bancário:
  
  
  • A definir - Quando se encontram por preencher os campos necessários para efetuar o lançamento da Fatura-recibo.
    
    
  • Pronto a lançar - Quando são preenchidos todos os campos necessários para efetuar o lançamento da Fatura-recibo.
    
    
  Selecionando um movimento do lado do extrato bancário, podemos então Preencher os campos da Fatura-recibo. Os campos a preencher são:
  
  
  • Cliente - Nome do cliente pretendido para criar a fatura recibo.
    
    
  • Referência - Referencia do artigo a colocar nas linhas da fatura recibo. A linha da fatura-recibo apenas poderá conter um artigo.
    
    
  • Designação - Designação da referencia. Campo preenchido automaticamente pela introdução da referencia.
    
    
  • Tabela de IVA - Tabela de IVA que pretendemos para o artigo introduzido na fatura recibo.
    
    
  • Motivo de isenção de Imposto - Campo obrigatório quando a Tabela de IVA é do tipo PT Isenta.
    
    
  Caso seja necessário limpar os dados introduzidos para que o Estado do movimento bancário volte A Definir, devemos clicar no botão Limpe. Desta forma a respetiva fatura recibo para aquele movimento já não é criada.
  
  infoInformações

  
  

  Apenas é possível lançar Faturas-recibo neste passo se o campo Série para fatura-recibo estiver preenchida no passo 1 do assistente.
  sticky_note_2Notas

  
  

  A Fatura recibo é lançada com IVA incluído, pelo que o valor total da fatura recibo é igual ao valor selecionado no movimento do extrato bancário.
  
   
   
  

  Passo 6 - Reconciliação manual

  
  Este passo é constituído por dois separadores, separador Por reconciliar e separador Reconciliado.
  Passamos de seguida a explicar a funcionalidade de cada um dos separadores.
  
  
  • Separador Por reconciliar
    
    Neste separador irão ser exibidos todos os movimentos do extrato bancário e de tesouraria que ainda estão por reconciliar e que não foram reconciliados nos passos anteriores, tendo em consideração a conta de tesouraria e a data da reconciliação.
    Assim, para reconciliar os movimentos exibidos neste passo devemos efetuar de forma manual a correspondência entre valores do extrato bancário e movimentos de tesouraria exibidos pela aplicação.
    
    Ao selecionarmos um movimento do lado do extrato bancário é apresentado em rodapé ao lado do botão Reconcilie selecionados a indicação do valor Por selecionar do lado dos movimentos de tesouraria.
    
    Quando os valores totais de ambos os lados são coincidentes o botão Reconcilie selecionados fica habilitado para reconciliar os movimentos.
    
    Poderão ser reconciliados de uma só vez todos os movimentos existentes de ambos os lados, desde que os valores totais coincidam.
    
    Clicando em Reconcilie selecionados os movimentos selecionados são reconciliados e transferidos imediatamente para o separador Reconciliado.
    
    Para terminar o processo de reconciliação basta clicar em Seguinte e o resultado da reconciliação é exibido no ecrã seguinte.
    
    
    
  • Separador Reconciliado
    
    Este é o separador onde irão ser exibidos por extrato todos os movimentos já reconciliados quer do extrato bancário quer dos movimentos de tesouraria.
    A partir deste separador temos também a possibilidade de reverter a reconciliação dos movimentos já reconciliados.
    
    Para conseguirmos visualizar os movimentos já reconciliados devemos de selecionar no campo Extrato o respetivo extrato a que esses movimentos pertencem. Ao selecionarmos o extrato serão exibidos à esquerda do ecrã as linhas com movimentos do extrato bancário e à direita os movimentos de tesouraria que correspondem a cada movimento do banco.
    sticky_note_2Notas

    
    

    No campo extrato apenas estarão disponíveis para selecionar extratos cuja data final é menor ou igual à data de reconciliação.
    
    Para reverter a reconciliação de um movimento, basta selecionar a linha do movimento do extrato bancário e clicar no balde do lixo desse movimento. Com este procedimento o movimento bancário bem como o movimento ou movimentos de tesouraria associados são imediatamente anulados na sua reconciliação, sendo os mesmos transferidos de imediato para o separador Por reconciliar
    
    Para terminar o processo de reconciliação basta clicar em Seguinte e o resultado da reconciliação é exibido no ecrã seguinte.
  tips_and_updatesDicas

  
  

  Outra forma de anular totalmente ou parcialmente a reconciliação bancaria é através do extrato bancário.
  
  Assim, a partir do extrato bancário existe a possibilidade de anular a reconciliação bancaria de apenas um movimento ou vários movimentos ou ainda anular de uma só vez toda a reconciliação bancaria do extrato.
  
  

  • Anular apenas um movimentos ou vários movimentos.
    
    Para anular a reconciliação de movimentos individualmente devemos de aceder ao extrato em modo consulta, edita-lo e retirar o visto do campo Reconciliado relativamente ao movimento que queremos anular a reconciliação. Após este procedimento devemos gravar o extrato.
    
    Desta forma é anulada a reconciliação bancária dos movimentos do extrato que foi retirado o visto do Reconciliado e de todos os movimentos de tesouraria que foram reconciliados por esses movimentos.
    
    
  • Anular a reconciliação de todo o extrato bancário de uma só vez
    
    Para anular a reconciliação total de um extrato devemos aceder ao extrato em modo consulta e nas Ações de registo desse extrato selecionar Anule a reconciliação deste extrato.
    
    Desta forma é anulada a reconciliação bancária de todos os movimentos do extrato e de todos os movimentos de tesouraria que foram reconciliados pelos movimentos do respetivo extrato.
  
   
   
  

  Passo 7 - Resultado

  
  Este passo consiste em verificar o estado da reconciliação bancária efetuada, indicando quantos movimentos foram reconciliados e seu valor e quantos ficaram pendentes por reconciliar e respetivo valor.
  São também apresentados neste ecrã os seguintes indicadores:
  
  
  • Saldo bancário por reconciliar - Valores totais de Entrada e Saída por reconciliar do extrato bancário.
    
    
  • Saldo de tesouraria por reconciliar - Valores totais de Entrada e Saída por reconciliar dos movimentos de tesouraria.
    
    
  • Totais - Valor total dos movimentos do extrato bancário e da tesouraria (é considerado para os movimentos totais a soma entre os valores de entrada e valores de saída), bem como a Diferença de reconciliação entre o Total bancário e o Total de Tesouraria
  sticky_note_2Notas

  
  

  Os valores apresentados nestes indicadores estão condicionados pela data de reconciliação, ou seja, são calculados com base em movimentos com data menor ou igual à data da reconciliação introduzida no passo 1.
  
  Podemos observar ainda que os valores nestes indicadores vão sendo atualizados à medida que vamos reconciliando os movimentos em cada passo.
  tips_and_updatesDicas

  
  

  Nas Definições de Tesouraria em ( menu Menu > Pesquise por Tesouraria) existe o ecrã de Histórico de Correspondência. Este ecrã guarda automaticamente o histórico de correspondências efetuadas pelas várias reconciliações bancarias, relacionando os campos Descrição do movimento bancário com a Conta de tesouraria e com o Tipo de lançamento efetuado em cada passo.
  
  Desta forma em novas reconciliações quando a aplicação verificar que existe correspondência entre estes 3 campos sugere a correspondência ou o lançamento para aquele movimento bancário de acordo com o histórico guardado.
  
  É possível criar histórico de correspondências diretamente a partir do ecrã.
  
  Veja mais em detalhe como pode criar e consultar o histórico de correspondências aqui.
  infoInformações

  
  

  • O extrato é dado como reconciliado quando todos os movimentos que o compõe estão reconciliados.
  
  
  • Todas as reconciliações ou lançamentos efetuados em cada passo ficam automaticamente reconciliados.
  
  
  • Os lançamentos efetuados em cada passo obedecem às regras de negócio próprias de cada documento que estamos a lançar. Por exemplo o lançamento de uma Fatura-recibo pelo assistente obedece às mesmas regras na criação de uma Fatura-recibo pelo ecrã de documentos de faturação.
  
  
  • Caso feche o assistente a meio da reconciliação não é perdida qualquer informação reconciliada. Quando voltar a inicializar o assistente, já não são exibidos os movimentos reconciliados.