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Manuais

Criação de eventos no Microsoft Outlook

Através do Zap Criação de eventos no Microsoft Outlook, sempre que for introduzido um novo evento na sua instalação PHC GO, este será também criado na sua agenda Microsoft Outlook.

Para configurar o Zap Criação de eventos no Microsoft Outlook, devem ser seguidas as seguintes instruções:

1. Trigger - Insert/ Update Calendar Event in PHC GO

Passo 1 - Choose app & event

Inicialmente, selecione a aplicação PHC GO através da caixa de texto disponível.

Em seguida, através do campo Trigger Event, selecione a ação Insert/ Update Calendar Event.

Passo 2 - Choose an account

Neste passo, deve selecionar o utilizador da sua instalação PHC GO a ser utilizada pelo Zapier.

Informação

Para que um utilizador da sua instalação PHC GO fique disponível, este tem que ser previamente sincronizado, processo este explicado em detalhe no tópico Como sincronizar um utilizador PHC GO com o Zapier.

Notas

Sempre que é efetuada uma ação que dispare um Zap, este utilizador irá se autenticar na sua instalação PHC GO, de modo a obter os dados necessários para que este seja executado. É recomendado que crie um utilizador expecífico para ser utilizado nos seus Zaps, caso contrário, a sessão do utilizador selecionado será terminada sempre que um Zap for executado.

Passo 3 - Test Trigger

Nesta última etapa da configuração do trigger, deve ser efetuado um teste a este, de modo a apurar erros detectados. Para tal, deve carregar em Test Trigger, e em seguida selecionar um evento existente na sua agenda Microsoft Outlook. Caso a lista devolvida não esteja atualizada, deve carregar em Load more.

Depois de selecionado o evento (que servirá para teste numa futura ação, 3. Action - Create Event in Microsoft Outlook), e caso o Trigger tenha sido parametrizado com sucesso, deverá surgir a mensagem "This calendar event was found in your PHC GO account", acompanhada dos detalhes deste mesmo evento.

Para concluir a parametrização do Trigger, basta carregar em Continue.

2. Action - Text

Passo 1 - Choose app & event

Inicialmente, selecione a ação Format, disponibilizada pelo Zapier.

Em seguida, através do campo Action Event, selecione a ação Text.

Passo 2 - Setup Action

Informação

Devido à imcompatibilidade entre os valores para datas entre o Microsoft Outlook e o PHC GO, é necessário este passo extra, de modo a adaptar os valores recebidos do PHC GO, para que estes sejam aceites pelo Microsoft Outlook.

Para que o seu Zap funcione em pleno, os parâmetros devem estar de acordo com as seguintes configurações:

Transform: Selecionar a opção Truncate (permite definir um limite para o comprimento dos dados recebidos).

Input: Selecionar a variável # Scheduled For # através das variáveis dinâmicas do Zapier.
Informação
Para consultar as variáveis disponíveis no PHC GO, consulte o Dicionário de Dados.
Para mais informações sobre variáveis dinâmicas do Zapier, consulte o respetivo tópico aqui.
Max Length: Comprimento máximo para os dados recebidos. Tendo em conta que a data do PHC GO tem a seguinte syntax "aaaa-mm-ddThh:mm:ssZ", e que nós só estamos interessados na data do evento (aaaa-mm-dd), o comprimento máximo que os dados devem ter é 10 caractéres.

Skip Characters: Número de caractéres iniciais ignorados pela ação. Tendo em conta que a data do Google Calendar tem a seguinte syntax "aaaa-mm-ddThh:mm:ssZ", e que nós só estamos interessados na hora do evento (aaaa-mm-dd), o número de caractéres a saltar é 0 caractéres.

Passo 3 - Test Action

Por último, deve carregar em Test Action para testar as confiurações da ação, e analisar os resultados obtidos. Caso bem sucedido, deverá surgir a mensagem "Test was successful!", acompanhada dos detalhes sobre a ação ocurrida.

Neste caso em específico, deve ter sido devolvida a data do evento, de acordo com o parametrizado no Passo 2 - Setup Action.

Para concluir a parametrização da acção, basta carregar em Close.

3. Action - Create Event in Microsoft Outlook

Passo 1 - Choose app & event

Selecione a aplicação Microsoft Outlook através da caixa de texto disponível.

Em seguida, através do campo Trigger Event, selecione a ação Create Event.

Passo 2 - Choose an account

Neste passo, deve selecionar a conta Microsoft Outlook a ser utilizada pelo Zapier.

Informação

Para que uma conta Microsoft Outlook fique disponível, esta tem que ser previamente sincronizada, processo este explicado em detalhe no tópico Como sincronizar a sua conta Microsoft Outlook com o Zapier .

Passo 3 - Setup Action

Através deste terceiro passo, o utilizador consegue definir de que maneira será introduzido o evento na sua agenda do Microsoft Outlook.

Para que o seu Zap funcione em pleno, os parâmetros devem estar de acordo com as seguintes configurações:

Calendar: Selecionar o calendário no qual serão introduzidos os novos eventos.

Subject: Preencher o campo com a variável # Title # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

Start Date & Time: Preencher o campo de acordo com a seguinte syntax:

# Scheduledfor #T# Starts #Z

Nesta caso, a variável # Schedulefor # apenas estará disponível após configuração da ação 2. Action - Text

End Date & Time: Preencher o campo de acordo com a seguinte syntax:

# Scheduledfor #T# Ends #Z

Nesta caso, a variável # Schedulefor # apenas estará disponível após configuração da ação 2. Action - Text

Description: Preencher o campo com a variável # Description # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

Passo 4 - Test Action

Nesta última etapa da configuração da ação, deve ser efetuado um teste a este, de modo a apurar erros detectados. Para tal, deve carregar em Test Action. Caso a ação tenha sido parametrizada com sucesso, deverá surgir a mensagem "Test was successful", acompanhada dos detalhes da ação efectuada.

Em adição, deve ter sido criado um evento na sua agenda Microsoft Outlook, conforme parametrizado no PHC GO.

Para concluir a parametrização da ação, basta carregar em Continue.

4. Turn on Zap

Uma vez configurados o trigger e as respetivas ações, basta carregar em Turn on Zap, e o seu Zap estará pronto a ser utilizado.