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PHC GO Como configurar e comunicar documentos de faturação eletronicamente
 
A comunicação de documentos de faturação no formato eSPap-UBL 2.1 CIUS-PT é possível, se no ecrã Dados da empresa, o campo Código do País da empresa seja PT, e apenas para os seguintes tipos de documentos:

  • Fatura
  • Fatura Simplificada
  • Fatura/Recibo
  • Notas de Crédito
  • Nota de Débito
sticky_note_2Notas

Excluem-se da comunicação eletrónica:

  • documentos de faturação em rascunho (com numeração negativa);

  • documentos de faturação em estado anulado;

  • documentos de transporte (que tenham sido configurados no ecrã de Tipos de Documentos de Faturação com o Tipo de Documento igual a um dos seguintes tipos: Guia de Remessa, Guia de Transporte, Guia de Consignação, Guia ou Nota de Devolução ou Guia de Movimentação de Ativos Próprios;

  • documentos internos (que tenham sido configurados no ecrã de Tipos de Documentos de Faturação com o Tipo de Documento igual a Documento Interno);

  • As séries de documentos de faturação que estejam inativas.


    •  
    Esta comunicação de documentos de faturação no formato eSPap-UBL 2.1 CIUS-PT é possível para as seguintes entidades:

    • eSPap
    • Saphety

    Vamos de seguida explicar como se processa a configuração e comunicação de documentos de faturação para estas entidades, dando como exemplo o documento Fatura, para os restantes tipos de documento, o processo é semelhante:


    eSPap

    Abrir/Fechar

    1. Aceda ao ecrã Configuração da Comunicação Eletrónica ( menu Menu > Integrações > Comunicação Eletrónica ), e abra o separador eSPap, onde será feita a toda a configuração necessária para a transmissão eletrónica de documentos de faturação com a eSPap, entidade coordenadora da implementação da Fatura Eletrónica na Administração Pública.

      2. infoInformações

      Este comunicação via webservice, apenas estará disponível se tiver o add-on Transações Eletrónicas.

       
      sticky_note_2Notas

      Para conseguir comunicar de forma eletrónica com o o portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública - FE-AP, que é uma gateway do Estado para rececionar faturas e documentos retificativos em formato eletrónico, no formato eSPap-UBL 2.1 CIUS-PT, os fornecedores da Administração Pública (enquanto cocontrantes), têm que proceder à adesão que poderá consultar aqui, como é realizado todo esse processo.

      No fim desse processo ser-lhe-á disponibilizado:

      • Utilizador

      • Palavra-passe


       
    2. No campo Utilizador a usar na comunicação de docs. de faturação à eSPap via webservice introduza o utilizador fornecido pela eSPap, para permitir a comunicação eletrónica de documentos de faturação a essa entidade.

    3. No campo Palavra-passe a usar na comunicação de docs. de faturação à eSPap via webservice, introduza a palavra-passe fornecida pela eSPap, para permitir a comunicação eletrónica de documentos de faturação a essa entidade.

    4. No campo Comunica via webservice com a eSPap, depois de assinar o documento, ative, caso pretenda enviar o documento de faturação à eSPap, logo que o mesmo seja assinado.

      No campo Comunica com a eSPap em ambiente de testes, ative, caso pretenda comunicar com a eSPap em ambiente de testes.

      sticky_note_2Notas

      Ao ativar a opção Comunica com a eSPap em ambiente de testes, a comunicação via webservice com a eSPap será efetuada em ambiente de testes. Apenas deve ativar esta opção se estiver a passar pelo processo de Adesão de Fornecedores à Fatura Eletrónica (passo número 2 - Testes do processo de Onboarding). Após concluir o processo de Onboarding junto à eSPap, é importante inativar este parâmetro para que os documentos sejam comunicados em ambiente de produção.

    5. Pressione o botão
      Grave
      .

    6. Aceda ao ecrã Fatura (menu Menu > Vendas > Faturação > Fatura ) .

    7. Pressione o botão Introduza fatura.

    8. No campo Cliente, escolha um dos cliente configurados como Cliente registado como fornecedor no âmbito da eSPap.

    9. No separador Detalhes, preencha os artigos ou serviços necessários para o documento.

    10. Preencha os restantes campos do documento, que considere importantes para poder finalizar o documento e assiná-lo.

    11. Pressione o botão Grave, e assine, ou garanta que o documento se encontra no estado Assinado.

    12. Aceda ao painel de ações de registo, e escolha a opção Comunique documento eletronicamente, que procederá à comunicação via webservice do documento com a eSPap.

      13. tips_and_updatesDicas

      Caso no ecrã Configuração da Comunicação Eletrónica, tenha ativa a opção Comunica via webservice com a eSPap, depois de assinar o documento, a comunicação é automática, após assinar o documento, não existindo necessidade de acionar a opção acima, a não ser que exista algum erro de comunicação.
    13. Verifique que o documento é comunicado sendo exibido um badge
      Comunicado eletronicamente
      .

    14. Observe no separador Estado, no campo Estado do documento na comunicação eletrónica, que guarda o histórico de comunicações deste documento à eSPap, observa uma mensagem do resultado do estado do documento nessa entidade (Ex: Receção - Documento foi rececionado com sucesso no portal FE-AP do cliente).

    15. Depois do documento rececionado, é possível obter junto da eSPap. o estado do documento nessa entidade, pelo que, no painel de ações do registo, de um documento já comunicado, poderá pressionar a ação Obtenha estado da comunicação eletrónica, sendo que o resultado dessa comunicação será adicionado no campo Estado do documento na comunicação eletrónica (Ex: Emissão de pagamento - Documento de faturação eletrónica colocado a pagamento.).

      16. sticky_note_2Notas

      Caso pretenda, em qualquer momento, finalizar um documento manualmente junto da eSPap, pode no painel de ações, pressionar a ação Dê documento como finalizado na comunicação eletrónica, sendo o documento fechado manualmente ,sem ter que aguardar atualizações por parte da eSPap.

      O resultado dessa comunicação será adicionado no campo Estado do documento na comunicação eletrónica (Ex: Documento finalizado manualmente).

      Após clicar nesta opção, não é possível comunicar este documento na eSPap.

       

     

    Saphety

    Abrir/Fechar

    1. Aceda ao ecrã Configuração da Comunicação Eletrónica ( menu Menu > Integrações > Comunicação Eletrónica ), e abra o separador Saphety, onde será feita a toda a configuração necessária para a transmissão eletrónica de documentos de faturação com a Saphety,

      2. infoInformações

      Este comunicação via webservice, apenas estará disponível se tiver os add-ons Transações Eletrónicas e EDIBroker.

       
      sticky_note_2Notas

      Para conseguir comunicar de forma eletrónica com a Saphety Invoice Network, que é uma gateway para rececionar faturas e documentos retificativos em formato eletrónico, no formato eSPap-UBL 2.1 CIUS-PT, tem que proceder à adesão que poderá consultar aqui, e definir um plano que se adeque para as suas necessidades.

      No fim desse processo ser-lhe-á disponibilizado:

      • Utilizador

      • Palavra-passe


       
    2. No campo Utilizador a usar na comunicação de docs. de faturação à Saphety via webservice introduza o utilizador fornecido pela Saphety, para permitir a comunicação eletrónica de documentos de faturação a essa entidade.

    3. No campo Palavra-passe a usar na comunicação de docs. de faturação à Saphety via webservice, introduza a palavra-passe fornecida pela Saphety, para permitir a comunicação eletrónica de documentos de faturação a essa entidade.

    4. No campo Comunica via webservice com a Saphety, depois de assinar o documento, ative, caso pretenda enviar o documento de faturação à Saphety, logo que o mesmo seja assinado.

    5. Pressione o botão
      Grave
      .

    6. Aceda ao ecrã Fatura (menu Menu > Vendas > Faturação > Fatura ) .

    7. Pressione o botão Introduza fatura.

    8. No campo Cliente, escolha um dos cliente configurados como Cliente registado como fornecedor no âmbito da Saphety.

    9. No separador Detalhes, preencha os artigos ou serviços necessários para o documento.

    10. Preencha os restantes campos do documento, que considere importantes para poder finalizar o documento e assiná-lo.

    11. Pressione o botão Grave, e assine, ou garanta que o documento se encontra no estado Assinado.

    12. Aceda ao painel de ações de registo, e escolha a opção Comunique documento eletronicamente, que procederá à comunicação via webservice do documento com a Saphety.

      13. tips_and_updatesDicas

      Caso no ecrã Configuração da Comunicação Eletrónica, tenha ativa a opção Comunica via webservice com a Saphety, depois de assinar o documento, a comunicação é automática, após assinar o documento, não existindo necessidade de acionar a opção acima, a não ser que exista algum erro de comunicação.

       
    13. Verifique que o documento é comunicado sendo exibido um badge
      Comunicado eletronicamente
      .

    14. Observe no separador Estado, no campo Estado do documento na comunicação eletrónica, que guarda o histórico de comunicações deste documento à Saphety, observa uma mensagem do resultado do estado do documento nessa entidade (Ex: Documento comunicado à Saphety.).

    15. Depois do documento rececionado, é possível obter junto da Saphety. o estado do documento nessa entidade, pelo que, no painel de ações do registo, de um documento já comunicado, poderá pressionar a ação Obtenha estado da comunicação eletrónica, sendo que o resultado dessa comunicação será adicionado no campo Estado do documento na comunicação eletrónica (Ex: A comunicação eletrónica do documento foi finalizada com sucesso.).

    16. Depois do documento estar no estado de finalizado é possível obter junto da Saphety. o estado do documento na entidade recetora do documento, pelo que, no painel de ações do registo, de um documento já comunicado, poderá pressionar a ação Obtenha estado da integração eletrónica, sendo que o resultado dessa comunicação será adicionado no campo Estado do documento na comunicação eletrónica (Ex: O documento foi recebido pelo cliente.).

      17. sticky_note_2Notas

      Caso pretenda, em qualquer momento, finalizar um documento manualmente junto da Saphety, pode no painel de ações, pressionar a ação Dê documento como finalizado na comunicação eletrónica, sendo o documento fechado manualmente ,sem ter que aguardar atualizações por parte da Saphety.

      O resultado dessa comunicação será adicionado no campo Estado do documento na comunicação eletrónica (Ex: Documento finalizado manualmente).

      Após clicar nesta opção, não é possível comunicar este documento na Saphety.

       

     

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