Manuais
PHC GO Como criar um dossier interno de cliente
 
É no ecrã Dossiers Internos de Clientes onde será feita a emissão e gestão de todos os dossiers internos de seus clientes.

Nele pode configurar os campos que irão caracterizar cada dossier, identificando se movimentam stock, se calculam IVA, se os documentos podem ser criados em rascunho antes de os finalizar, ou se os mesmos serão assinados, além de personalizar campos e ainda outras observações relevantes.

Tem ainda disponíveis ferramentas que permitem ver e analisar em tempo real a evolução da atividade que mantém com cada tipo de dossier, através de Listagens e Análises.

Para visitar este ecrã, aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Dossiers Internos de Clientes ( menu Menu > Vendas > Dossiers Internos de Clientes ).

Para conhecer todas as funcionalidades inerentes a este ecrã, iremos começar por explicar os campos que compõem a área da Informação Principal e o tabulador dos Dados Gerais.

 

INFORMAÇÃO PRINCIPAL



Esta área do ecrã é composta pelos seguintes campos:

Dossier: Este campo apresenta a série de dossier escolhida em ( menu Menu > Vendas > Dossiers Internos de Clientes ).

Nº Dossier: Este campo permite-lhe colocar o nº dossier, aceita números e letras, caso a série de dossier escolhida esteja configurada com a opção Permite alterar o Número do Dossier. Caso a série de dossier, não tenha a opção referida, então o campo não é editável, tem uma numeração sequencial e cronológica. O número do dossier é automaticamente incrementado no ato da gravação e assinatura do mesmo.

Data do Dossier: Ao introduzir um Dossier, este campo assume por defeito o valor da data corrente, no entanto, No entanto, o campo permite edição, desde que se obedeça ao formato correto.

Hora do Dossier: Ao introduzir um Dossier, este campo assume por defeito o valor da hora Corrente. No entanto, o campo permite edição, desde que se obedeça ao formato correto (HH:MM:SS).

Data Fecho: Ao introduzir um Dossier, este campo assume por defeito o valor vazio. É preenchido automaticamente com a data Corrente, quando através das Ações do registo, selecionamos a ação de Fechar Dossier. O valor deste pode ser alterado, bastando entrar em edição sobre o dossier.

Nome da Entidade: Permite registar o nome do cliente, a partir da lista existente registada na tabela de Clientes, ficando também preenchido automaticamente o campo "Número", e o campo "Estabelecimento" (caso exista).
tips_and_updatesDicas

Caso esteja a introduzir um dossier de um cliente não existente, é possível criá-lo no momento do lançamento dos dados do dossier. Para isso, ao escrever o nome desse novo cliente, a aplicação deteta a sua inexistência e surge abaixo do campo o botão + Adicione Item que deve ser pressionado para que, esse cliente possa ser criado na base de dados no momento que ocorra a gravação do dossier (este mecanismo só é possível se no ecrã de Parâmetros tiver ativado o campo Cria entidade ao gravar documento).

Número: Permite registar o nº do cliente, caso não pretenda escrever o seu nome, ficando também preenchido automaticamente o campo "Nome da Entidade" e o campo "Estabelecimento" (caso exista).

Estabelecimento: É um campo informativo e disponível a partir nos planos Pro e Expert, que indica o Nº de Estabelecimento associado ao cliente/empresa. O estabelecimento com o nº "0" será considerado a sede da empresa, sendo que os Estabelecimentos com o número superior a esse serão considerados as filiais/dependências da sede.


DADOS GERAIS


O tabulador de Dados Gerais é composto por vários separadores, os quais iremos detalhar individualmente. Para obter mais informações sobre os campos de um separador, carregue em Mostrar/Ocultar referente ao separador específico (ou em alternativa, pode carregar em Abrir todos).
 
 

Linhas do Dossier: É através desta grelha que o utilizador pode gerir os artigos e/ou serviços a associar ao dossier interno. Esta grelha é composta pelos seguintes campos:

  • Referência: Identificação da referência do artigo/serviço.

  • Lote: Identificação da referência do lote.

  • Validade: Identificação da validade do lote.
  • infoInformações

    Os campos Lotes e Validade estão disponíveis nos planos Pro e Expert.

  • Designação: Campo informativo a preencher automaticamente com base na referência identificada.

  • Quantidade: Quantidade de artigos. O título desta coluna pode variar em função do nome atribuído no campo Título da quantidade real no ecrã de configuração da série do dossier respetiva.

  • Preço Unitário: Valor do preço por unidade. O título desta coluna pode variar em função do nome atribuído no campo Título do preço real no ecrã de configuração da série do dossier respetiva.

  • Tabela de IVA: Identificação da taxa de IVA. Este campo poderá estar ou não disponível na grelha, depende se tem ativado o campo Calcula IVA no ecrã de configuração da série do dossier respetiva.

  • Total: Valor total calculado com base no Preço Unitário e Taxa de IVA aplicada.
tips_and_updatesDicas

  • Para o auxiliar no registo e seleção do artigo/serviço pretendido tem a possibilidade através do campo Referência pesquisar pela sua referência, designação, referência de fornecedor ou pelo código de barras associado ao artigo. A lista de resultados exibirá a referência de artigo e respetiva designação facilitando a sua escolha.

  • Caso pretenda adicionar outro registo à grelha, basta um clique no botão add situado no lado esquerdo da grelha.

  • Caso pretenda adicionar à grelha vários registos de seguida, clique no botão playlist_add e selecione na janela a(s) referência(s) pretendida(s) e ao confirmar estas serão passadas diretamente para a grellha das linhas do dossier.

  • Caso esteja a introduzir nas linhas do dossier um artigo não existente, é possível criá-lo no momento do lançamento dos dados do dossier. Para isso, ao escrever o nome desse novo artigo, a aplicação deteta a sua inexistência e surge abaixo do campo o botão + Adicione Item que deve ser pressionado para que, esse artigo possa ser criado na base de dados no momento que ocorra a gravação do dossier (este mecanismo só é possível se no ecrã de Parâmetros tiver ativado o campo Cria entidade ao gravar documento).

  • Para remover um registo, basta um clique no botão delete situado no lado direito da grelha.

  • Através do botão more_horiz pode aceder às ações da linha. Por exemplo, caso lance uma referência de artigo que usa números de série, ao clicar neste botão ser-lhe-á exibido a janela de Números de séries, composta por uma grelha com um nº de linhas em função da quantidade digitada do artigo, e por cada linha poderá selecionar o nº de série a movimentar ou usar um leitor de código barras para efetuar a leitura dos números de série do artigo. Também tem a possibilidade de Gerar números de série automaticamente em função de determinadas variáveis (Prefixo, Números de dígitos e Número inicial), embora esta possibilidade só faça sentido ser utilizada em dossiers de fornecedores que dêm entrada de stock. A funcionalidade dos números de série está disponível a partir do plano Star e se possuir o add-on de Equipamentos.

  • Para obter ajuda a nível de teclas de atalho a usar no registo das linhas do seu dossier clique no botão help_outline localizado acima da grelha.

  • Para exibir/ocultar colunas na grelha das linhas do dossier ou alterar a ordem das mesmas, clique no botão view_column de configuração de colunas.

  • Caso pretenda que a grelha apresente as linhas numeradas, bastará aceder ao botão indicado anteriormente e ativar o campo do cardinal #.

  • Os botões cloud_download e send permitem descarregar ou enviar por e-mail o conteúdo das linhas do dossier no formato .csv.

  • Através do botão zoom_in_map permite que a grelha das linhas passe a ocupar toda a área do ecrã do dossier, de forma a focar-se no registo do mesmo. Para voltar a reduzir a área ocupada pela grelha, bastará clicar no botão zoom_out_map para regressar à posição inicial.

  • Se o dossier é composto por muitas linhas de referências de artigos/serviços, e pretende ver mais registos para além dos 10 apresentados, na área abaixo da grelha, pode selecionar o nº de Registos por página (10, 25, 50, 100 ou 250).

  • Quando o registo do dossier é gravado e portanto está em modo de consulta, tem a possibilidade de efetuar pesquisas pela referência e designação de artigos/serviços ou por qualquer outro dado, independentemente se a referência não se encontrar visível no bloco de registos que tiver selecionado.

 

Moeda: Campo que permite indicar a moeda a utilizar no dossier. No momento que introduzir um dossier, este campo vem automaticamente preenchido com a sigla da moeda equivalente à que está associada no ecrã dos Dados da Empresa.

Ao introduzir um cliente existente, a moeda assumida será a mesma que consta na sua respetiva ficha.

Caso associe ao cliente definido com uma moeda estrangeira, tenha em conta que deve posteriormente no menu Definições > Gerais > Câmbios definir uma taxa de câmbio nessa moeda à data corrente ou outra, de forma a permitir o dossier nessa moeda estrangeira, com os respetivos cálculos do câmbio.

Motivo Isenção de Imposto: Este campo serve para indicar qual o Motivo de Isenção de Imposto. Este campo é de preenchimento obrigatório, caso a Tabela de IVA esteja associada com uma taxa de IVA isento.


Temos de seguida uma área de Totalizadores do Dossier, alguns calculados automaticamente pela aplicação, outros que permitem edição, e que passaremos a explicar de seguida:


  • Descontos Comerciais: Assume automaticamente a soma dos descontos comerciais existentes nas diversas linhas do dossier.

  • Incidência: Será o total ilíquido menos os descontos comerciais, onde vai incidir o imposto.

  • Total de IVA: valor total de IVA.

  • Total: valor total do dossier.


Por fim temos a área de Totalizadores por Taxa de IVA, que passaremos a explicar:


  • Taxa: Abaixo deste campo vão surgindo as Taxas de IVA utilizadas no documento de compra.

  • Incidência: Abaixo deste campo vão surgindo os valores onde vai incidir o IVA, por taxas de IVA utilizadas no dossier.

  • Valor IVA: Abaixo deste campo vão surgindo os totais, já com o IVA aplicado, por taxas de iva utilizadas no dossier.

 

É Consumidor Final: Este campo, caso selecionemos um Cliente que na sua ficha tenha ativado o campo Consumidor Final, então este campo vem ativado por defeito. Noutras situações vem sempre desativado, mas permite edição.

Idioma para artigos: Permite visualizar qual o idioma para a tradução da designação dos artigos, a utilizar nos documentos (Documentos de Faturação, Compras, Dossiers Internos e Avenças), que está associado ao cliente do documento.

Nº Contribuinte: Este campo é preenchido automaticamente com um NIF, se o Cliente associado ao documento tem na sua ficha um NIF associado.

Abreviatura do Nome: Este campo é preenchido automaticamente com uma Abreviatura do Nome, se o Cliente associado ao documento tem na sua ficha uma Abreviatura de Nome associada.

Telefone: Este campo é preenchido automaticamente com um telefone, se o Cliente associado ao documento tem na sua ficha um telefone associado.

Morada: Este campo é preenchido automaticamente com uma morada, se o Cliente associado ao documento tem na sua ficha uma morada associada.

Localidade: Este campo é preenchido automaticamente com uma Localidade se o Cliente associado ao documento tem na sua ficha uma Localidade associada.

Código Postal: Este campo é preenchido automaticamente com um Código Postal se o Cliente associado ao documento tem na sua ficha um Código Postal associado.

Abaixo deste último campo surgem os botões:

  • Atualizar dados


    Ao clicar neste botão são atualizados os dados da Ficha do Cliente que está associado ao Dossier, isto é, no caso de termos no ecrã dos dossiers registado ou apagado dados sobre os campos Abreviatura do Nome, Morada, Localidade, Código Postal, Telefone e Nº Contribuinte.


  • Repor dados


    Ao clicar em Repor dados do Cliente, e caso tenhamos alterado, ou apagado os valores dos campos Abreviatura do Nome, Morada, Localidade, Código Postal, Telefone, e Nº Contribuinte, são repostos os valores originais desses campos pelos valores que já existiam.

 

Condições de Pagamento: Este campo possibilita selecionar uma condição de pagamento para o documento através de uma lista de condições de pagamento criadas a partir do ecrã de Condições de pagamento
sticky_note_2Notas

Esta opção apenas está disponivel nos planos Pro e Expert

 

Vendedor: Este campo é preenchido automaticamente com um Nome de Vendedor, se o cliente associado ao dossier tiver, na sua ficha respetiva, o campo Vendedor associado.
infoInformações

O título do campo é personalizado se, no ecrã de Parâmetros, estiverem preenchidos os parâmetros Nome da Entidade Vendedores (Singular), e Nome da Entidade Vendedores (Plural).

Observações: Campo para o preenchimento de informação adicional respeitante ao cliente, ou ao dossier em questão.

Referência Interna: Este campo permite introduzir a Referência Interna do cliente.
infoInformações

As referências internas estão disponíveis a partir do plano Pro.

 

Esta secção apenas é exibida se, na série do dossier estejam preenchidos os seguintes campos:

  • Campo Alfanúmerico 1
  • Campo Alfanúmerico 2
  • Campo Alfanúmerico 3
  • Nome do Texto Final 1
  • Nome do Texto Final 2
  • Nome do Texto Final 3
  • Campo Lógico 1
  • Campo Lógico 2
  • Campo Lógico 3

Para saber mais informação sobre os campos acima, consulte o tópico Como configurar séries de dossiers internos na seção Campos das linhas do Dossier.
 

Esta secção apenas é exibida se o dossier utilizado, tenha ativa na configuração Tipo de Dossier um dos seguintes tipos:

  • GR - Guia de Remessa (documento para trânsito de mercadorias)

  • GT - Guia de Transporte (documento para trânsito de mercadorias)

  • GC - Guia de Consignação (documento para trânsito de mercadorias)

  • GA - Guia de Movimentação de Ativos Próprios (documento para trânsito de mercadorias)

  • GD - Guia ou Nota de Devolução (documento para trânsito de mercadorias)

Local de Carga: Por defeito, este campo vem preenchido com o valor Nossas Instalações, mas pode ser editado, surgindo uma lista de valores.

País de Carga: Por defeito, este campo assume por defeito o País que está associado na ficha de Dados da Empresa, mas pode ser editado, surgindo uma lista de valores.

Local de Descarga: Por defeito, este campo vem preenchido com o valor Instalações do Cliente, mas pode ser editado, surgindo uma lista de valores.

País de Descarga: Por defeito, este campo assume por defeito o País que está associado na ficha de cliente, mas pode ser editado, surgindo uma lista de valores.

Morada de Carga: Por defeito, este campo assume por defeito a Morada que está associado na ficha de Dados da Empresa, mas pode ser editado.

Morada de Descarga: Por defeito, este campo assume por defeito a Morada que está associada na ficha de cliente, mas pode ser editado.

Código Postal da Carga: Por defeito, este campo assume por defeito o Código Postal que está associado na ficha de Dados da Empresa, mas pode ser editado.

Localidade da Carga: Por defeito, este campo assume por defeito a Localidade que está associada na ficha de Dados da Empresa, mas pode ser editado.

Código Postal da Descarga: Por defeito, este campo assume por defeito o Código Postal que está associado na ficha de cliente, mas pode ser editado.

Localidade da Descarga: Por defeito, este campo assume por defeito a Localidade que está associada na ficha de cliente, mas pode ser editado.

Data de Expedição: Por defeito, este campo assume a data corrente, mas pode ser editado.

Hora de Expedição: Por defeito, este campo assume o valor vazio, mas deve ser editado para indicada a hora do transporte, tendo em atenção o formato correto (HH:MM).