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PHC GO Atualizar folhas de cálculo com encomendas de cliente recebidas no PHC GO
 

 
Através do Zap Atualizar folhas de cálculo com encomendas de cliente recebidas no PHC GO, sempre que for introduzida uma nova Encomenda de Cliente na sua instalação, será atualizada uma folha de cálculo Google Sheets definida pelo utilizador, na qual será introduzida uma nova linha composta pelos detalhes da encomenda recebida.

Para configurar o Zap Atualizar folhas de cálculo com encomendas de cliente recebidas no PHC GO, devem ser seguidas as seguintes instruções:


1. Trigger - New Order in PHC GO


Passo 1 - Choose app & event


Inicialmente, selecione a aplicação PHC GO através da caixa de texto disponível.
 
Em seguida, através do campo Trigger Event, selecione a ação New Order.
 
 

Passo 2 - Choose an account


Neste passo, deve selecionar o utilizador da sua instalação PHC GO a ser utilizada pelo Zapier.

Informação
Para que um utilizador da sua instalação PHC GO fique disponível, este tem que ser previamente sincronizado, processo este explicado em detalhe no tópico Como sincronizar um utilizador PHC GO com o Zapier.
Notas

Sempre que é efetuada uma ação que dispare um Zap, este utilizador irá se autenticar na sua instalação PHC GO, de modo a obter os dados necessários para que este seja executado. É recomendado que crie um utilizador expecífico para ser utilizado nos seus Zaps, caso contrário, a sessão do utilizador selecionado será terminada sempre que um Zap for executado.

 

Passo 3 - Setup Trigger


É nesta etapa que o utilizador pode selecionar qual a série de dossiers internos a movimentar pelo Zapier. Caso queira seguir o exemplo deste tópico, deve selecionar a série Encomenda de Cliente (no entanto, caso preferir, pode sempre utilizar uma outra série de dossiers internos).


Passo 4 - Test Trigger


Nesta última etapa da configuração do trigger, deve ser efetuado um teste a este, de modo a apurar erros detectados. Para tal , deve carregar em Test Trigger, e em seguida selecionar uma encomenda existente no seu PHC GO para teste. Caso a lista devolvida não esteja atualizada, deve carregar em Load more.

Depois de selecionada a encomenda (que servirá para teste na ação seguinte, 2. Action - Create Spreadsheet Row in Google Sheets), e caso o Trigger tenha sido parametrizado com sucesso, deverá surgir a mensagem "This order was found in your Phc GO account", acompanhada dos detalhes desta mesma encomenda.

Para concluir a parametrização do Trigger, basta carregar em Continue.
 
 

2. Action - Create Spreadsheet Row in Google Sheets


Passo 1 - Choose app & event


Inicialmente, selecione a aplicação Google Sheets através da caixa de texto disponível.
 
Em seguida, através do campo Action Event, selecione a ação Create Spreadsheet Row.
 
 

Passo 2 - Choose an account


Neste passo, deve selecionar a conta Google Sheets a ser utilizada pelo Zapier.

Informação
Para que uma conta Google Sheets fique disponível, esta tem que ser previamente sincronizada, processo este explicado em detalhe no tópico Como sincronizar a sua conta Google Sheets com o Zapier.

 

Passo 3 - Test Trigger


Através deste terceiro passo, o utilizador consegue definir de que maneira será parametrizada a linha conforme os dados da encomenda do cliente.

Para que o seu Zap funcione em pleno, os parâmetros devem estar de acordo com as seguintes configurações:

  • Spreadsheet: Selecionar o documento onde estão guardados os produtos do seu PHC GO.

  • Worksheet: Selecionar a folha de cálculo onde estão guardados os produtos do seu PHC GO.

    (Nota: Os campos abaixos descritos têm o nome das respetivas colunas da folha de cálculo selecionada).

  • Nº Doc: Campo a preencher com a variável dinâmica # Unique ID #.
    Informação
    Para consultar as variáveis disponíveis no PHC GO, consulte o Dicionário de Dados.
    Para mais informações sobre variáveis dinâmicas do Zapier, consulte o respetivo tópico aqui.


  • Data da Encomenda: Campo a preencher com a variável dinâmica # Dataobra #.

  • Cliente: Campo a preencher com a variável dinâmica # Name #.

  • Vendedor: Campo a preencher com a variável dinâmica # Vendnm #.

  • Incidência: Campo a preencher com a variável dinâmica # Ebasei #.

  • IVA: Campo a preencher com a variável dinâmica # Etotiva #.

  • Total: Campo a preencher com a variável dinâmica # Etotaldeb #.

  • Condições de Pagamento: Campo a preencher com a variável dinâmica # Tpdesc #.

  • Local de Descarga: Campo a preencher com a variável dinâmica # Trab1 #.

  • Morada do Cliente: Campo a preencher com a variável dinâmica # Address #.

  • Observações: Campo a preencher com a variável dinâmica # Obs #.




Passo 4 - Test Action


Nesta última etapa da configuração da ação, deve ser efetuado um teste a este, de modo a apurar erros detectados. Para tal, deve carregar em Test Action. Caso a ação tenha sido parametrizada com sucesso, deverá surgir a mensagem "Test was successful", acompanhada dos detalhes da ação efetuada.

Em adição, a linha na folha de cálculo definida, respetiva ao produto selecionado para testes, deverá ser atualizada conforme alterações os detalhes da nova encomenda.

Para concluir a parametrização da ação, basta carregar em Close.

3. Turn on Zap


Uma vez configurados o trigger e a respetiva acção, basta carregar em Turn on Zap, e o seu Zap estará pronto a ser utilizado.

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