Manuais
PHC GO Como emitir um documento de faturação
 
É no ecrã Faturação onde será feita a gestão de todos os documentos de faturação emitidos pela sua empresa.

Neste ecrã, o utilizador dispõe de diversas ferramentas que permitem ver e analisar em tempo real a evolução da atividade de cada conta, através de Listagens e Análises.

Para visitar este ecrã, aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Faturação ( menu Menu > Vendas > Faturação > Fatura ).
infoInformações

Foi selecionada a série Fatura para fins de exemplo, no entanto, a informação deste tópico aplica-se a todas as séries de documentos de faturação. Para saber mais sobre séries de documentos de faturação, consulte o respetivo tópico aqui .
Para conhecer todas as funcionalidade inerentes aos ecrãs dos vários documentos de faturação, iremos começar por explicar os campos que compõem a área da Informação Principal e o tabulador de Dados Gerais.
 

 

INFORMAÇÃO PRINCIPAL



Esta área do ecrã é composta pelos seguintes campos:

Nº Documento: Número do documento. O valor deste campo é incrementado automaticamente com base no valor do último registo criado.

Data do Documento: Data do documento.

Hora do Documento: Hora do documento.

Vencimento: Data de vencimento.

Cliente: Identificação do cliente.
sticky_note_2Notas

Para o auxiliar no registo e seleção do cliente pretendido tem a possibilidade de pesquisar pelo seu nome ou iniciais, pelo seu nº de contribuinte ou e-mail associado. A própria lista de resultados exibirá o nome do cliente e respetivo nº estabelecimento (este último apenas visível nos planos Pro e Expert do PHC GO).


Nº Cliente: Número do cliente.

Estabelecimento: Identificação do estabelecimento do cliente.
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O campo Estabelecimento está disponível nos planos Pro e Expert.



DADOS GERAIS


O tabulador de Dados Gerais é composto por vários separadores, os quais iremos detalhar individualmente. Para obter mais informações sobre os campos de um separador, carregue em Mostrar/Ocultar referente ao separador específico (ou em alternativa, pode carregar em Abrir todos).
 
 

Linhas do Documento: É através desta grelha que o utilizador pode gerir os artigos e/ou serviços a associar ao documento de faturação. Esta grelha é composta pelos seguintes campos:

  • Referência: Identificação da referência do artigo/serviço.

  • Lote: Identificação da referência do lote.

  • Validade: Identificação da validade do lote.
  • infoInformações

    Os campos Lotes e Validade estão disponíveis nos planos Pro e Expert.

  • Designação: Campo informativo a preencher automaticamente com base na referência identificada.

  • Quantidade: Quantidade de artigos.

  • Preço Unitário: Valor do preço por unidade.

  • Tabela de IVA: Identificação da taxa de IVA.

  • Total: Valor total calculado com base no preço unitário e taxa de iva aplicada.
tips_and_updatesDicas

  • Para o auxiliar no registo e seleção do artigo/serviço pretendido tem a possibilidade através do campo Referência pesquisar pela sua referência, designação, referência de fornecedor ou pelo código de barras associado ao artigo. A lista de resultados exibirá a referência de artigo e respetiva designação facilitando a sua escolha.

  • Caso pretenda adicionar outro registo à grelha, basta um clique no botão add situado no lado esquerdo da grelha.

  • Caso pretenda adicionar à grelha vários registos de seguida, clique no botão playlist_add e selecione na janela a(s) referência(s) pretendida(s) e ao confirmar estas serão passadas diretamente para a grellha das linhas do documento.

  • Caso esteja a introduzir nas linhas do documento um artigo não existente, é possível criá-lo no momento do lançamento dos dados do documento. Para isso, ao escrever o nome desse novo artigo, a aplicação deteta a sua inexistência e surge abaixo do campo o botão + Adicione Item que deve ser pressionado para que, esse artigo possa ser criado na base de dados no momento que ocorra a gravação do documento (este mecanismo só é possível se no ecrã de Parâmetros tiver ativado o campo Cria entidade ao gravar documento).

  • Caso esteja a introduzir nas linhas do documento um artigo não existente, mas para uma designação de artigo já existente, também é possível criá-lo no momento do lançamento dos dados do documento. Para isso, ao escrever o nome desse novo artigo, a aplicação deteta a sua inexistência e surge abaixo do campo o botão + Adicione Item que deve ser pressionado para que, esse artigo possa ser criado na base de dados no momento que ocorra a gravação do documento (este mecanismo só é possível se no ecrã de Parâmetros tiver ativado o campo Cria entidade ao gravar documento).

  • Para remover um registo, basta um clique no botão delete situado no lado direito da grelha.

  • Através do botão more_horiz pode aceder às ações da linha. Por exemplo, caso lance uma referência de artigo que usa números de série, ao clicar neste botão ser-lhe-á exibido a janela de Números de séries, composta por uma grelha com um nº de linhas em função da quantidade digitada do artigo, e por cada linha poderá selecionar o nº de série a movimentar ou usar um leitor de código barras para efetuar a leitura dos números de série do artigo. A funcionalidade dos números de série está disponível a partir do plano Star e se possuir o add-on de Equipamentos.

  • Para obter ajuda a nível de teclas de atalho a usar no registo das linhas do seu documento clique no botão help_outline localizado acima da grelha.

  • Para exibir/ocultar colunas na grelha das linhas do documento, clique no botão view_column de configuração de colunas.

  • Caso pretenda que a grelha apresente as linhas numeradas, bastará aceder ao botão indicado anteriormente e ativar o campo do cardinal #.

  • Os botões cloud_download e send permitem descarregar ou enviar por e-mail o conteúdo das linhas do documento no formato .csv.

  • Através do botão zoom_in_map permite que a grelha das linhas passe a ocupar toda a área do ecrã do documento, de forma a focar-se no registo do mesmo. Para voltar a reduzir a área ocupada pela grelha, bastará clicar no botão zoom_out_map para regressar à posição inicial.

  • Se o documento é composto por muitas linhas de referências de artigos/serviços, e pretende ver mais registos para além dos 10 apresentados, na área abaixo da grelha, pode selecionar o nº de Registos por página (10, 25, 50, 100 ou 250).

  • Quando o registo do documento é gravado e portanto está em modo de consulta, tem a possibilidade de efetuar pesquisas pela referência e designação de artigos/serviços ou por qualquer outro dado, independentemente se a referência não se encontrar visível no bloco de registos que tiver selecionado.



Moeda: Campo que permite indicar a moeda a utilizar no documento de faturação. No momento que introduzir um documento de faturação este campo vem automaticamente preenchido com a sigla da moeda equivalente à que está associada no ecrã dos Dados base da Empresa .

Ao introduzir um cliente existente, a moeda assumida será a mesma que consta na sua respetiva ficha.

Caso associe ao cliente definido com uma moeda estrangeira, tenha em conta que deve posteriormente no menu Câmbios ( menu Menu > Definições > Gerais > Câmbios ) definir uma taxa de câmbio nessa moeda à data corrente ou outra, de forma a permitir o documento de faturação nessa moeda estrangeira, com os respetivos cálculos do câmbio.

Motivo Isenção de Imposto: Este campo serve para indicar qual o Motivo de Isenção de Imposto. Este campo é de preenchimento obrigatório, caso a Tabela de IVA esteja associada com uma taxa de IVA isento.
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Temos de seguida uma área de totalizadores do documento, alguns calculados automaticamente pela aplicação, outros que permitem edição, e que passaremos a explicar de seguida.

Total antes de descontos: Este campo, soma do valor total do preço dos artigos antes de ser aplicado o desconto.

Desconto comercial: Este campo, assume automaticamente a soma dos descontos comerciais existentes nas diversas linhas do documento de faturação.

Retenção de IRS: Este campo, mostra o valor do IRS previsto a reter na Fonte relativamente aos valores do documento.

Total ilíquido: Esta campo, mostra a diferença entre o total antes de descontos e os descontos comerciais.

Desconto global s/ IVA: Este campo permite atribuir um desconto financeiro em percentagem ou em valor.

Incidência: Este campo, apresenta o valor onde vai incidir o imposto.

Total sem IRS: Esta campo, apresenta o total do documento sem o valor de IRS.

Total de IVA: Este campo, apresenta o valor total de IVA.

Total: Este campo, apresenta o valor total do documento.

Valor não regularizado: Este campo, mostra o valor total do documento de faturação, ainda não regularizado pelo cliente. Este campo vai sendo atualizado com os recibos assinados.


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Por fim temos a área de totalizadores por taxa de iva, que passaremos a explicar.

Taxa: Abaixo deste campo vão surgindo as taxas de iva utilizadas no documento de faturação.

Incidência: Abaixo deste campo vão surgindo os valores onde vai incidir o IVA, por taxas de iva utilizadas no documento de faturação.

Valor IVA: Abaixo deste campo vão surgindo os totais, já com o IVA aplicado, por taxas de iva utilizadas no documento de faturação.


sticky_note_2Notas

  • Esta secção de ecrã só se encontra visível quando o documento de faturação tenha sido anulado.

  • Os campos desta secção são automaticamente preenchidos no momento em que o documento de faturação tenha sido anulado.
Esta seção é compostas pelos seguintes campos:

Motivo de anulação: Breve descrição do motivo para a anulação do documento de faturação.

Data de anulação: Data da anulação do documento de faturação.

Hora de anulação: Hora da anulação do documento de faturação.

Código atribuído pela AT: Código de identificação atribuído pela Autoridade Tributária. Aplica-se a documentos de faturação de tipo transporte (Por exemplo: Guias de Transporte, Remessa, Devolução... ).



É Consumidor Final: Ao selecionar este campo, o utilizador estará a classificar o cliente como um consumidor final, cujo as documento de faturaçãos efetuadas são para uso próprio e não em benefício de qualquer atividade de produção, comércio ou serviços que o mesmo possa exercer.

Idioma para artigos: Permite visualizar qual o idioma para a tradução da designação dos artigos, a utilizar nos documentos (Documentos de Faturação, documento de faturaçãos, Dossiers Internos e Avenças), que está associado ao cliente do documento.

País: Identificação do país do cliente.

Número de Contribuinte: Identificação do número de contribuinte do cliente.

Abreviatura do Nome: Campo a preencher com uma abreviatura do nome do cliente.

Telefone: Contato telefónico do cliente.

Morada: Identificação da morada do cliente.

Localidade: Identificação da localidade da morada do cliente.

Código Postal: Identificação do código postal do cliente.

Alem destes campos, o utilizador tem também disponíveis os seguintes botões:

  • Atualizar dados: Este botão serve para, caso o utilizador tenha efetuado alterações ás informações do cliente, poder guardar estas alterações sem ter que sair deste ecrã.

  • Report dados: Ao contrário do botão Atualizar dados, Repor dados serve para o utilizador reverter as alterações que tenha feito ás informações do cliente.



Encomenda: Referência à requisição / encomenda do cliente.

Número do contrato: Identificação do número do contrato.

Número do acordo quadro: Identificação do número do acordo quadro.

Número do compromisso: Identificação do número do compromisso.

Zona: Identificação da zona do cliente. Esta informação permite classificar este documento para análises ou para filtragem em pesquisas.

Segmento de mercado: Identificação do segmento de mercado do cliente. Tal como o campo Zona, esta informação permite classificar este documento para análises ou para filtragem em pesquisas.

Nome do Vendedor: Identificação do vendedor responsável.

Referência Interna: Identificação da referência interna utilizada pela empresa.
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As Referências Internas estão disponíveis nos planos Pro e Expert.

Observações: Campo a preencher com as observações sobre a nota de crédito que ache relevantes.

Documento consultado no Portal GO: Este campo é automaticamente preenchido pela aplicação. Se estiver ativado, significa que este documento já foi enviado por e-mail para o cliente e já foi consultado por este no Portal GO.

Documento descarregado no Portal GO: Este campo é automaticamente preenchido pela aplicação. Se estiver ativado, significa que este documento já foi enviado por e-mail para o cliente e já foi descarregado por este no Portal GO.

infoInformações

Os campos Documento consultado no Portal GO e Documento descarregado no Portal GO, apenas são exibidos se possuir o produto PHC Documentos
Total de Impressões: Este campo é automaticamente preenchido pela aplicação. Apresenta o nº de impressões já efetuadas no documento onde está posicionado.

sticky_note_2Notas

Caso um documento já tenha sido impresso uma vez, e se pretender imprimir novamente a aplicação irá sugerir a 2ª via, não podendo voltar a emitir na via Original.

Este comportamento vai ao encontro da obrigatoriedade da AT de que um documento uma vez impresso o seu Original, as impressões posteriores já não poderão contemplar essa via.

 

Tipo de operação intracomunitária: Este campo é preenchido automaticamente com o valor Vendas intracomunitárias ao emitir uma fatura a um cliente cujo país pertence à União Europeia.


Esta área de Pagamentos, apenas é exibida se o documento de faturação utilizado, esteja configurado para lançar esse documento nas contas correntes de cliente.

Condições de Pagamento: Defina qual a condição de pagamento que vai ser preenchida por defeito nos documentos emitidos ao cliente.
 
sticky_note_2Notas

  • Se pretender incluir novas condições de pagamento para além das listadas, deve ír ao menu Definições > Gerais > Condições de Pagamento.

  • Caso selecione uma Condição de Pagamento que esteja configurada para não usar os dados da ficha de cliente, desabilita para edição os campos Dias de Vencimento, Dia do mês p/pagamento e Meses de não pagamento dado que é a partir da configuração da condição de pagamento que são definidos esses dados.
 
 
Por exemplo, admitindo o seguinte cenário:

  • Tenho um Cliente "X" que tem definido uma Condição de Pagamento: Multipagamento

  • No ecrã de "Condições de Pagamento" essa condição de Multipagamento tem definida as seguintes condições:

    • Forma de Pagamento: T. Bancária

    • Multipagamento:
      • Dias de Pagamento: 1 | Forma Pagamento: Dinheiro | Percentagem: 35%
      • Dias de Pagamento: 15 | Forma Pagamento: T. Bancária | Percentagem: 65%

  • Entretanto, no dia de 07.11.2020 lanço uma Fatura sobre o Cliente "X" que irá assumir a Condição de Pagamento: Multipagamento

  • Se de seguida lançar a 1ª linha do documento: Referência: A001 | Quantidade: 1 | Preço: 525€ | Total: 525€ (646€ c/IVA incluído), a grelha dos Pagamentos iria gerar automaticamente 2 linhas, respeitantes às 2 tranches definidas na condição de pagamento com a seguinte distribuição:

    VencimentoValorForma de PagamentoEntrada Inicial
    08.11.2019226€Dinheiro-
    22.11.2019420€T. Bancária-

Se associar ao documento um cliente (que na sua ficha não tivesse nenhuma condição de pagamento definida), então esta grelha exibirá uma única linha com: Vencimento: 07.11.2020 | Valor: 646€


Linhas de Pagamentos: Por defeito, vão surgir o nº de linhas correspondente à(s) forma(s) de pagamento definidas na condição de pagamento que está associada no documento de faturação. No entanto, é possível alterar essa formas de pagamento, através do botão  
Recalcular pagamentos
 ,que vai permitir, por exemplo, definir, eventualmente, uma entrada inicial, ou um Nº de pagamentos, mensais ou não.
tips_and_updatesDicas

Na área de linhas surgem várias colunas por defeito. Podemos alterar a ordem das colunas, acrescentar e esconder colunas, basta pressionar o botão Configuração de Tabelas ( view_column ) existente para o efeito

Para remover a(s) linha(s) desta área basta um clique no botão delete , situado no lado direito de cada linha.



Nesta área ficam os campos relacionados com a entidade EasyPay, relacionados com os dados da referência multibanco gerada para o documento, ou os dados do pagamento do mesmo.

Entidade: Este campo, quando é gerada uma referência multibanco, é preenchido com o código de entidade da sua empresa.

Referência 1: Este campo, quando é gerada uma referência multibanco, é preenchido com o 1º conjunto de 3 dígitos que compõem a referência.

Referência 2: Este campo, quando é gerada uma referência multibanco, é preenchido com o 2º conjunto de 3 dígitos que compõem a referência.

Referência 3: Este campo, quando é gerada uma referência multibanco, é preenchido com o 3º conjunto de 3 dígitos que compõem a referência.

Fatura paga eletronicamente: Este campo, quando a referência multibanco é paga, ou quando o documento é pago eletronicamente pelo Portal GO, é automaticamente ativado.

Data de pagamento: Este campo, quando a referência multibanco é paga, ou quando o documento é pago eletronicamente pelo Portal GO, fica preenchido com a data de pagamento.

Valor: Este campo, quando a referência multibanco é emitida, ou quando o documento é pago eletronicamente pelo Portal GO, apresenta o valor do documento a pagar ou já pago.


Esta área de Regularizações, apenas é exibida se o documento de faturação utilizado, esteja configurado para lançar esse documento nas contas correntes de cliente. Apenas disponível a partir do plano Pro.

Esta área corresponde às faturas de adiantamento já recebidas de cliente.

Linhas de Regularizações: Por defeito, vem exibido sem linhas. Mas caso existam faturas de adiantamento recebidas de cliente e já lançadas no PHC GO, podem ser adicionados ao documento de faturação, deduzindo assim, ao valor total do documento a introduzir.

Para isso, pode adicionar esses adiantamentos pressione o botão  
Adicione Documento
 , que vai abrir um ecrã contendo uma grelha com a lista de Adiantamentos de Cliente que selecionámos no documento e que não tenham sido usados ou apenas usados de forma parcial para abater ao valor de documentos.

É permitida a pesquisa por dados contidos nas várias colunas, podemos pesquisar por Documento, Não Regularizado,Data do Movimento, entre outros.

Podemos efetuar a seleção individual de um, ou mais adiantamentos para adicioná-los à grelha das linhas das regularizações do documento de faturação.
tips_and_updatesDicas

Na área de linhas surgem várias colunas por defeito. Podemos alterar a ordem das colunas, acrescentar e esconder colunas, basta pressionar o botão Configuração de Tabelas ( view_column ) existente para o efeito

Para remover a(s) linha(s) desta área basta um clique no botão delete , situado no lado direito de cada linha.
sticky_note_2Notas

Aquando da introdução de uma novo documento de faturação, caso existam adiantamentos por regularizar para o cliente selecionado, o utilizador será notificado antes da introdução desta.

 
 

Local de Carga: Identificação do local de carga.
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Os Locais de Carga e Descarga, estão disponíveis nos planos Pro e Expert.

País da Carga: Identificação do país do local de carga.

Local de Descarga: Identificação do local de descarga.

País de Descarga: Identificação do país do local da descarga.

Morada de Carga: Identificação da morada do local de carga.

Morada de Descarga: Identificação da morada do local de descarga.

Localidade de Carga: Identificação da localidade do local de carga.

Código Postal da Carga: Identificação do código postal da morada do local de carga.

Localidade de Descarga: Identificação da localidade do local de descarga.

Código Postal de Descarga: Identificação do código postal da morada do local de descarga.

Data de Carga: Campo a preencher com a data da carga.

Hora de Carga: Campo a preencher com a hora da carga.

Data de Descarga: Campo a preencher com a data prevista para a descarga.

Hora de Descarga: Campo a preencher com a hora prevista para a descarga.

Matrícula: Identificação da matrícula da viatura responsável pelo transporte da mercadoria.

Data efetiva de Entrega de Bens ou Serviços: Campo a preencher com a data efetiva para a descarga.