Através do ecrã de Emissão de Compras em série, pode efetuar configurações de processamentos para emitir diversos documentos de compra, tomando como origem outros documentos.

Todos os tipos de processamentos disponíveis dizem respeito ao lançamento de documentos de forma automática e assíncrona.

Os tipos de processamento que poderá realizar na Emissão de Compras em série, a partir de uma das seguintes origens, são:

• Outros documentos de compras

• Dossiers internos de fornecedores

(*) A emissão de documentos de compra só é suportada para códigos de compras que cumpram as seguintes condições definidas no ecrã de Códigos de Movimentos de Conta Corrente:

• Ter ativo os campos É um movimento disponível para Compras e É um documento com numeração sequencial e

• Ter desativado o campo AutoFaturação.

Para iniciar uma nova emissão de Compras em série, aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Emissão de Compras em série ( menu > Menu > Processamentos e SAF-T(PT) > Processamentos e Emissões > Emissão de Compras em série ) e selecione o botão Nova emissão.

1. Com o assistente aberto deve, no passo 1 Dados, definir um conjunto de campos relativo aos dados para emissão, dados de origem e tipo de agrupamento:

   • Dados para emissão

     • Moeda: O campo Moeda serve para filtrar a lista dos documentos de origem apresentados para seleção na emissão, surgindo apenas os documentos de acordo com a moeda escolhida. Naturalmente que a moeda associada aos documentos gerados na emissão irá coincidir com a moeda indicada neste campo.

     • Série do documento a emitir: Este campo permite definir a série do documento que pretende emitir.

     • Data de emissão: Este campo permite indicar a data pela qual vai emitir a compra. A aplicação sugere por defeito a data corrente.

   • Dados de origem

     • Entidade de origem: Este campo permite denifir a entidade de origem que pretende inclui na emissão automática. Neste caso apenas pode definir entidades de origem que seja de Documentos de Compra ou Dossiers Internos.

     • Série do documento de origem: Este campo permite selecionar a série do documento origem que pretende incluir na emissão automática. No passo 3 Documentos que lista os documentos de origem é atualizada em função da série de origem selecionada.

       sticky_note_2Notas

       
       

       Ao selecionar no campo Entidade de origem a entidade Dossier, então o campo Série do documento de Origem, só poderá exibir séries de dossiers que usem a tabela de Fornecedores.

   • Tipo de agrupamento

     • Documentos separados: Este campo permite que sejam gerados tantos documentos consoante aqueles que selecionar nos Documentos de Origem. Por exemplo, se quiser criar diversos Documentos de Compras pertencentes ao mesmo fornecedor, ao selecionar este tipo de agrupamento, vão ser emitidos/gerados tantos Documentos de Compra quanto as Encomendas que selecionou desse fornecedor no passo dos Documentos de origem.

     • Agrupar por fornecedores: Em contrapartida ao exemplo dos Documentos separados, neste caso irão ser agregados num só Documento de Compra todas as Encomendas de um fornecedor (em vez de ficar em documentos separados). Esta última opção muda de nome, caso opte por emitir Faturas que neste caso agrupa por Cliente (a lógica de funcionamento é a mesma que a mencionada no agrupar por fornecedores).

       Existem outros tipos de agrupamentos que se encontram disponíveis em função de determinadas condições, assim:

     • Agrupado por Referência Interna: Este campo apenas está disponível se anteriormente tiver selecionado o Agrupar por fornecedores. Este tipo de agrupamento permite agrupar a emissão dos documentos por referência interna, para além do agrupamento por fornecedor.

       tips_and_updatesDicas

       
       

       Nos parâmetros da aplicação é possível redefinir o nome a ser usado pela aplicação para a Entidade Referência Interna. Assim, em todos os locais da aplicação que usem este nome, o mesmo irá aparecer com a definição que se encontra neste parâmetro.

       Os tipos de agrupamentos seguintes só estarão disponíveis se anteriormente tiver selecionado o Agrupar por fornecedores e se a origem dos documentos for Compras:

     • Agrupado por desconto financeiro: Este campo permite agrupar a emissão dos documentos pelo desconto financeiro proveniente dos documentos origem (caso exista) para além do agrupamento por fornecedor. De notar que não será passado para os documentos a criar o desconto financeiro proveniente dos documentos origem.

     • Agrupado por condições de pagamento: Este campo permite agrupar a emissão dos documentos pelas condição de pagamento proveniente dos documentos origem (caso exista) para além do agrupamento por fornecedor.

       sticky_note_2Notas

       
       

       Na Entidade de origem caso opte por Dossiers, os agrupamentos por desconto financeiro e por condições de pagamento não estão disponíveis, dado que em dossiers internos não existem esses campos.

2. Pressione no ícone chevron_right para avançar para o passo 2 Opções onde vai definir as opções para a sua emissão. Os tipos de opções quando a Entidade de origem são Compras, são as seguintes:

   • Opções para emissão:

     • Inclui o nome e número do documento de origem: Este campo permite que o Nome da Série do Documento + Nº do Documento + Data de emissão do documento de origem fiquem indicados nas linhas dos documentos que resultarem na emissão automática de documentos. Estando este campo desativado, não será indicada essa informação nas linhas dos documentos resultantes da emissão automática.

     • Copia Referência Interna: Este campo encontra-se habilitado apenas quando se opta pelo tipo de Agrupamento por Referência Interna. Caso esteja ativado, ao emitir automaticamente documentos a partir dos documentos de origem selecionados, a Referência Interna (caso exista) associada a cada um dos documentos de origem será copiada para os documentos gerados na emissão automática. Se o campo estiver desativado, não serão copiadas as Referência Internas.

     • Não copia artigos bloqueados: A ativação deste campo pressupõe que no momento da emissão automática de documentos com base nos documentos de origem selecionados, não serão consideradas as referências de artigos que estejam bloqueadas para entradas/saídas .Estando desativado o campo, serão consideradas todas as referências de artigos quer estejam ou não bloqueadas para entradas/saídas.

     • Atualiza desconto: Caso ative este campo, então ao proceder à emissão automática de documentos, a % de desconto comercial dos artigos nas linhas dos documentos gerados serão atualizados de acordo com o desconto atualmente definido na ficha do fornecedor. Caso contrário, a % de desconto comercial dos artigos nas linhas dos documentos gerados na emissão, serão aqueles que já vinham aplicados nos documentos de origem.

     • Utiliza preço de custo do artigo: Caso ative este campo, então ao proceder à emissão automática de documentos, o preço dos artigos nas linhas dos documentos gerados serão atualizados de acordo com o valor atual dos mesmos (definido nas respetivas fichas de artigos). Caso contrário, o preço dos artigos nas linhas dos documentos gerados serão aqueles que já vinham aplicados nos documentos de origem.

     • Atualiza Taxa de IVA: Caso ative este campo, então ao proceder à emissão automática de documentos, as taxas de IVA dos artigos nas linhas dos documentos gerados serão atualizados de acordo com o valor atual dos mesmos (definido nas respetivas fichas de artigos e/ou fornecedor). Caso contrário, a taxa de IVA dos artigos nas linhas dos documentos gerados serão aqueles que já vinham aplicados nos documentos de origem.

     Para tipos de opções para emissão quando a Entidade de origem são Dossiers Internos de Fornecedores, são as seguintes (incluíndo as anteriores):

     • Utiliza a diferença entre quantidades: A ativação deste campo implica que no momento da emissão automática de documentos de fornecedores, as quantidades das referências de artigos associadas aos documentos gerados na emissão, resultam do saldo entre a Quantidade Pedida - a Quantidade já Recebida de cada referência de artigo associado aos documentos de origem. Caso contrário, as quantidades das referências de artigos associadas aos documentos gerados na emissão, resultam da cópia da quantidade de cada referência de artigo associado aos documentos de origem.

     • Apenas considera quantidades maiores que zero: A ativação deste campo conjuga com o valor do campo Utiliza a diferença entre quantidades, isto é, consoante a seleção do campo anterior, a aplicação apenas considera na emissão automática de documentos, referências de artigos cujo valor/quantidade seja superior a zero. Caso contrário, serão considerados na emissão automática de documentos, todas as referências de artigos dos documentos de origem (independentemente do valor/quantidade das mesmas).

     • Atualiza quantidades já fornecidas: A ativação deste campo supõe que ao efetivar com sucesso a emissão automática de documentos, a aplicação atualize automaticamente a quantidade recebida das referências de artigos associadas aos documentos de origem selecionados na emissão.

   • Opções de origem:

     Para tipos de opções de origem quando a Entidade de origem são Dossiers Internos de Fornecedores, é a seguinte:

     • Só dossiers não fechados: Se o campo estiver ativado, os dossiers origem que anteriormente se encontrem fechados, não irão estar disponíveis na lista de documentos de origem.

   • Opções de envio por e-mail:

     • Enviar documentos por e-mail: Ative este campo caso pretenda enviar por e-mail os documentos resultantes do processamento para as respetivas entidades.

     • Relatório para envio do documento: Caso o campo anterior esteja ativado, deverá obrigatoriamente indicar aqui o layout de Relatório para envio do(s) documento(s) por e-mail.

     • Template de e-mail: Caso pretenda que no envio por e-mail dos documentos, o conteúdo do mesmo inclua um texto pré-definido baseado num template de e-mail, selecione na lista o template que pretende aplicar. Caso não pretenda incluir um template de e-mail deixe vazio este campo.

3. Pressione no ícone chevron_right para avançar para o passo 3 Documentos onde vai selecionar quais os documentos para a sua emissão.

   De notar, que também pode especificar num documento qual ou quais as linhas de referências que pretende incluir na emissão automática, para tal bastaria fazer um clique sobre qualquer linha para aceder ao detalhe das linhas do documento origem e selecionar as referências pretendidas.

   sticky_note_2Notas

   
   

   • Tem a possibilidade de pesquisar pelos documentos de origem que pretende incluir na emissão, bastando procurar no campo com o símbolo da lupa, podendo pesquisar por Documento, Nº do documento, Total do documento, Fornecedor, Nº Estabelecimento, Data ou Hora de emissão do Documento (podendo estes campos serem alterados caso defina a entidade de origem como Dossiers).

   • Através da área da Pesquisa avançada tem a possibilidade de filtrar ainda mais os dados apresentados na grelha dos documentos de origem, por exemplo, pode pretender que a grelha apresente apenas os documentos de um determinado fornecedor e com um valor total superior a 750€, ou seja, a configuração da pesquisa seria:

     Campo: Fornecedor
     Condição: Contém
     Valor: Audio Store
     - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
     Campo: Total
     Condição: Maior que
     Valor: 750
     
     

     Ao clicar em Pesquise apenas surgirão os documentos na grelha de acordo com os critérios indicados.

   Para finalizar a configuração e iniciar a emissão automática de documentos de compra, iremos ter duas possiblidades:

   • Emita a partir de todos os documentos: Este botão permite emitir documentos com base em todos os documentos de origem sem ter de os selecionar um a um, no entanto, recomenda-se precaução no seu uso, pois irá provocar a emissão de todos os documentos de origem que resultem da pesquisa atual, mesmo os que estão apresentados nas restantes páginas (caso existam). Ao ser selecionado irá surgir uma mensagem de confirmação com essa indicação.

   • Emita a partir apenas dos documentos selecionados: Este botão apenas fica habilitado se tiver documentos de origem selecionados, caso contrário permanecerá desabilitado. Ao ser selecionado irá despoletar a ação de emissão apenas para os documentos de origem selecionados na grelha.

4. Imediatamente após ter iniciado a emissão é encaminhado para o passo 4 Resultado de confirmação de início do processamento.

   Conforme referido no início deste tópico, os processamento decorrentes da emissão automática são efetuados de forma assíncrona, ou seja, pode continuar a realizar outras operações dentro do PHC GO sem ter que esperar pelo fim do(s) processamento(s).

   Através do botão Nova emissão pode voltar novamente ao assistente no passo 1 Dados para configurar e executar outro processamento.

   Ao fechar o assistente, tem a possibilidade de aceder ao ecrã de emissões para consultar o estado do processamento que iniciou, bem como consultar os restantes processamentos já efetuados.

5. Quando o processamento for concluído, o icon de notificação é exibido na barra de topo da aplicação, significando que o processamento se encontra concluído. Na notificação é contemplado um número que indica o nº de processamentos concluídos e não lidos. Este número é incrementado em 1 unidade à medida que for executando outros processamentos e os mesmos sejam concluídos.

   Ao fazer clique sobre o referido icone, surge uma pequena janela com indicação do tipo de processamento concluído, a data/hora de início bem como o status finalizado.

   Ao fazer clique sobre a área de notificação dos Processamentos Concluídos será diminuído em 1 unidade o nº de processamentos concluídos e não lidos e irá navegar diretamente para o processamento onde poderá consultar o resultado do mesmo.

Para saber mais sobre o Ecrã de Processamentos, clique aqui.