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PHC GO Como saber a origem e destino dos seus documentos
 
Num mundo empresarial cada vez mais dinâmico, a capacidade de rastrear meticulosamente o percurso dos documentos é essencial para uma gestão eficiente e eficaz. É neste contexto que surge uma funcionalidade que oferece uma visão abrangente e transparente do trajeto de cada documento, desde a sua origem até ao destino final

infoInformações

A funcionalidade do rastreio de documentos está disponível a partir do plano Grow.
tips_and_updatesDicas

A funcionalidade do rastreio de documentos está disponível nos seguintes documentos:

  • Dossiers Internos;
  • Documentos de faturação;
  • Compras.
Passemos de seguida à explicação do funcionamento do rastreio de documentos, partindo de um circuito hipotético, mas que permite exemplificar perfeitamente a utilidade desta solução.


1. Emissão de um dossier interno

Vamos partir de um cenário em que um potencial cliente da nossa empresa, solicta-nos um orçamento.

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Orçamentos ( menu Menu > Pesquisar por Dossiers Internos de Clientes );


  2. Pressione o botão Introduza Orçamentos;


  3. Preencha a informação necessária da área de Dados principais, como uma Data do Dossier e Nome da Entidade;


  4. Abra a secção Detalhes;


  5. Adicione linhas ao dossier e coloque as Referências dos artigos a orçamentar, QT Real e Preços.


  6. Pressione o botão
    Grave
    e assine o documento;


  7. Num dos artigos das linhas pressione o botão (more_horiz), e selecione a opção Rastreie documentos;


  8. Observe uma imagem semelhante a esta:




2. Cópia de um dossier para outro dossier

Após o orçamento, o cliente adjudica o mesmo, e esse documento é então copiado para uma Encomenda de Cliente.

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Encomenda de Cliente ( menu Menu > Pesquisar por Dossiers Internos de Clientes );


  2. Pressione o botão Introduza Encomenda de Cliente;


  3. Preencha a informação necessária da área de Dados principais, como uma Data do Dossier e Nome da Entidade, colocando o cliente do dossier interno;


  4. Abra o separador Detalhes;


  5. Pressione o botão
    Copie documentos
    ;


  6. Escolha o dossier Orçamentos criado anteriormente;


  7. Pressione o botão
    Copie
    ;


  8. Pressione o botão
    Grave
    e assine o documento;


  9. Num dos artigos das linhas pressione o botão (more_horiz), e selecione a opção Rastreie documentos;


  10. Observe uma imagem semelhante a esta:




  11. Na imagem conseguimos observar o documento onde estamos posicionados, através da etiqueta
    Documento atual
    , assim como podemos observar o documento de origem e conseguimos navegar para o mesmo através do ícone de navegação (link).

3. Cópia de um dossier para uma compra

Na sequência da Encomenda de Cliente, houve necessidade de efetuar uma Compra a fornecedor, e associá-la ao dossier interno.

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até V/Fatura ( menu Menu > Pesquisar por Compras );


  2. Pressione o botão Introduza V/Fatura;


  3. Preencha a informação necessária da área de Dados principais, como uma Nº documento, Data Interna, e Fornecedor;


  4. Abra o separador Detalhes;


  5. Pressione o botão
    Copie documentos
    ;


  6. Escolha no campo Tipo de documento a opção Dossiers;


  7. Escolha no campo Série do documento o documento Encomenda de Cliente;


  8. Escolha na lista de documentos o dossier anteriormente criado;


  9. Pressione o botão
    Copie
    ;


  10. Pressione o botão
    Grave
    ;


  11. Num dos artigos das linhas pressione o botão (more_horiz), e selecione a opção Rastreie documentos;


  12. Observe uma imagem semelhante a esta:




4. Cópia de uma compra para uma fatura

Na sequência da Compra, efetuamos uma Fatura ao cliente que solicitou o Orçamento.

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Fatura ( menu Menu > Pesquisar por Fatura );


  2. Pressione o botão Introduza Fatura;


  3. Preencha a informação necessária da área de Dados principais, como uma Data do documento, e Cliente.


  4. Abra o separador Detalhes.


  5. Pressione o botão
    Copie documentos
    ;


  6. Escolha no campo Tipo de documento a opção Compras;


  7. Escolha no campo Série do documento o documento V/Fatura;


  8. Escolha na lista de documentos o dossier anteriormente criado;


  9. Pressione o botão
    Copie
    ;


  10. Pressione o botão
    Grave
    e assine o documento;


  11. Num dos artigos das linhas pressione o botão (more_horiz), e selecione a opção Rastreie documentos;


  12. Observe uma imagem semelhante a esta:




  13. Mais uma vez na imagem conseguimos observar uma visão total de todos os documentos envolvidos desde a origem ao destino. sem perder a noção do documento onde estamos posicionados, através da etiqueta
    Documento atual
    , assim como podemos observar todos os documento de origem e conseguimos navegar para cada um deles através do ícone de navegação (link).

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