Para criar um documento da tipologia nota de encomenda, implica algumas configurações na aplicação que passamos a descrever:

1. Aceda ao ecrã de Séries de Dossiers Internos ( menu Menu > Pesquisar por Séries de Documentos de Dossiers Internos ).


2. Introduza uma nova série de dossier.
   Informações

   
   

   As séries dos dossiers internos apenas existem nos planos Corporate, Advanced e Enterprise, no entanto existem diferenças entre eles, ou seja,
   
   

   • No plano Corporate o limite vai até às 8 séries de dossiers internos.
   
   
   • Nos planos Advanced e Enterprise não existe limite quanto ao nº de séries, sendo possível a qualquer momento criar novas séries, alterá-las ou até apagar séries desde que ainda não tenham documentos lançados.
   
   

   Se no plano que tem subscrito atingiu o limite de nº de séries de dossiers ativas, para poder criar uma nova pode optar por um dos seguintes caminhos:
   

   1. proceder à inativação (*) de uma série de dossier que tenha deixado de utilizar ou que nunca usou. Esta ação faz com que passe a ter possibilidade de criar uma nova série e configurá-la à medida das suas necessidades.
      
   2. proceder ao upgrade de plano que tem subscrito no PHC GO para um plano superior, tendo em conta os limites de cada plano já referidos anteriormente.

   
   (*) A inativação de séries de dossiers é irreversível, desde que a série esteja classificada com um Tipo de Documento distinto de "OT - Documento Interno" (constituem séries sem validade fiscal, e como tal, não estão abrangidas pelas mesmas regras de certificação impostas pela AT para séries com validade fiscal). Para as séries com validade fiscal, a partir do momento em que sejam inativas, não poderão voltar a ser re-ativadas (apenas se aplica caso o País indicado no ecrã de Dados da Empresa for Portugal).
   
   
   
3. Preencha o campo Nome com a designação identificativa da série (por exemplo, Proposta ou Orçamento).


4. No campo Tipo de Documento selecione da lista o item OR - Orçamentos, visto se tratar de um documento com relevância fiscal, de apresentação ao cliente, e consequentemente entra para o ficheiro SAF-T(PT).


5. No campo Tabela selecione da lista o item Clientes.


6. No separador Campos do Dossier, escolher no campo Preço a usar em dossiers qual o preço utilizar nos dossiers desta tipologia.

Como lançar na prática uma Proposta?

1. Após criação da série do documento, aceda ao ecrã desta (por exemplo, Proposta: menu Menu > Pesquisar por Proposta ).


2. Clique em Introduza Proposta.


3. Associe o cliente pretendido.
Dicas


Caso esteja a introduzir um cliente não existente, é possível criá-lo no momento do lançamento dos dados do dossier. Para isso, ao escrever o nome desse novo cliente, a aplicação deteta a sua inexistência e surge abaixo do campo o botão + Adicione Item que deve ser pressionado para que, esse cliente possa ser criado na base de dados no momento que ocorra a gravação do dossier (este mecanismo só é possível se no ecrã de Parâmetros tiver ativado o campo Cria entidade ao gravar documento).


4. Lance linhas de artigos ou serviços.
Dicas


• Para o auxiliar no registo e seleção do artigo/serviço pretendido tem a possibilidade através do campo Referência pesquisar pela sua referência, designação, referência de fornecedor ou pelo código de barras associado ao artigo. A lista de resultados exibirá a referência de artigo e respetiva designação facilitando a sua escolha.


• Caso pretenda adicionar outro registo à grelha, basta um clique no botão add situado no lado esquerdo da grelha.


• Caso pretenda adicionar à grelha vários registos de seguida, clique no botão playlist_add e selecione na janela a(s) referência(s) pretendida(s) e ao confirmar estas serão passadas diretamente para a grellha das linhas do dossier.


• Caso esteja a introduzir nas linhas do dossier um artigo não existente, é possível criá-lo no momento do lançamento dos dados do dossier. Para isso, ao escrever o nome desse novo artigo, a aplicação deteta a sua inexistência e surge abaixo do campo o botão + Adicione Item que deve ser pressionado para que, esse artigo possa ser criado na base de dados no momento que ocorra a gravação do dossier (este mecanismo só é possível se no ecrã de Parâmetros tiver ativado o campo Cria entidade ao gravar documento).


• Para remover um registo, basta um clique no botão delete situado no lado direito da grelha.


• Através do botão more_horiz pode aceder às ações da linha. Por exemplo, caso lance uma referência de artigo que usa números de série, ao clicar neste botão ser-lhe-á exibido a janela de Números de séries, composta por uma grelha com um nº de linhas em função da quantidade digitada do artigo, e por cada linha poderá selecionar o nº de série a movimentar ou usar um leitor de código barras para efetuar a leitura dos números de série do artigo. Também tem a possibilidade de Gerar números de série automaticamente em função de determinadas variáveis (Prefixo, Números de dígitos e Número inicial), embora esta possibilidade só faça sentido ser utilizada em dossiers de fornecedores que dêm entrada de stock. A funcionalidade dos números de série está disponível a partir do plano Corporate e se possuir o add-on de Equipamentos.


• Para obter ajuda a nível de teclas de atalho a usar no registo das linhas do seu dossier clique no botão help_outline localizado acima da grelha.


• Para exibir/ocultar colunas na grelha das linhas do dossier ou alterar a ordem das mesmas, clique no botão view_column de configuração de colunas.


• Caso pretenda que a grelha apresente as linhas numeradas, bastará aceder ao botão indicado anteriormente e ativar o campo do cardinal #.


• Os botões cloud_download e send permitem descarregar ou enviar por e-mail o conteúdo das linhas do dossier no formato .csv.


• Através do botão zoom_in_map permite que a grelha das linhas passe a ocupar toda a área do ecrã do dossier, de forma a focar-se no registo do mesmo. Para voltar a reduzir a área ocupada pela grelha, bastará clicar no botão zoom_out_map para regressar à posição inicial.


• Se o dossier é composto por muitas linhas de referências de artigos/serviços, e pretende ver mais registos para além dos 10 apresentados, na área abaixo da grelha, pode selecionar o nº de Registos por página (10, 25, 50, 100 ou 250).


• Quando o registo do dossier é gravado e portanto está em modo de consulta, tem a possibilidade de efetuar pesquisas pela referência e designação de artigos/serviços ou por qualquer outro dado, independentemente se a referência não se encontrar visível no bloco de registos que tiver selecionado.



5. Gravar e assinar a Proposta.