Manuais
PHC GO Como anexar ficheiros ao Google Drive
 
Uma das grandes vantagens do produto Attachments do PHC GO é a fácil integração com serviços de armazenamento na cloud como o Google Drive.

Esta integração permite ao utilizador ter um arquivo com todos os seus documentos (e respetivos anexos) emitidos através do PHC GO, tudo isto de uma forma muito simples e descomplicada.

Com o objetivo de detalhar todas as opções disponíveis, bem como facilitar a leitura deste manual, iremos desdobrar este em 3 capítulos:

infoInformações

Isto é um conteúdo do add-on Attachments, disponível a partir do plano Grow.

Este add-on é da responsabilidade do Developer PHC.


 

Ativação da integração externa com o Google Drive


  1. Nesta primeira etapa, o utilizador deve começar por aceder ao ecrã Integrações ( menu Menu > Pesquise por Alojamento Externo ), e configurar os seguintes campos conforme as suas preferências:

    • Pasta por defeito para guardar anexos: Este será o nome atribuído à pasta a ser criada no Google Drive, pasta esta onde serão guardados todos os documentos e anexos (caso parametrizados para tal) emitidos pelo PHC GO.

    • Cria subpastas usando a categoria escolhida: Ao ativar esta opção, os documentos arquivados na sua conta Google Drive serão automaticamente organizados conforme a Categoria de Anexos associada a estes (ou seja, serão criadas subpastas de acordo com os nome das suas Categorias de Anexos).


  2. Depois de configurados os campos descritos na etapa anterior, basta um clique em Ligue para iniciar o assistente de integração. Ao carregar em Ligue, será aberto um novo separador no seu navegador, onde será pedido ao utilizador para iniciar sessão na sua conta Google.

  3. Nesta última etapa, cabe ao utilizador autorizar a utilização da app junto da sua conta Google Drive.



    Depois de autorizada a integração, o ecrã de Integrações Externas será atualizado, mostrando que o utilizador está Ligado com o Google Drive, bem como a conta do Google Drive associada a esta integração.


Configuração de Anexos nas Séries de Documentos


  1. Aceder ao ecrã Séries de Documentos de Faturação ( menu Menu > Pesquise por Séries de Documentos de Faturação ) e selecionar a série sobre a qual deseja que o produto Attachments anexe os ficheiros produzidos ou a outra qualquer Séries de Documentos (como por exemplo Séries de Recibos, Séries de Adiantamentos de Clientes, Séries de Dossiers Internos.


  2. Carregar em Edite para ativar o modo de edição.

  3. Aceder à secção Anexos e parametrizar os seguintes campos:

    • Anexa ao descarregar: Caso queira que o Documentos anexe à sua conta Google Drive todos os registos descarregados ou enviados por e-mail, deve habilitar esta opção.

    • Categoria do Anexo: Campo a preencher com a Categoria de Anexo a ser associada ao Anexo.

    • Local de armazenamento: Identificação do local onde o anexo será guardado (neste exemplo em concreto, o utilizador deve selecionar a opção Google Drive).


  4. Depois de parametrizados os campos acima descritos, basta um clique em Gravar para aplicar as alterações efetuadas. A partir deste momento, todos os documentos (da série em questão) descarregados ou enviados por e-mail, estarão também disponíveis na sua conta Google Drive.


Como anexar ficheiros ao Google Drive


Nos capítulos anteriores, explicámos como integrar uma conta google drive com a nossa instalação PHC GO, e também como configurar um série de documentos de modo a anexar automaticamente todos os documentos descarregados ou enviados por e-mail.

Resta agora explicar como configurar um anexo de documento de modo a que este fique também anexado na sua conta google drive. Para tal, siga os seguintes passos:

  1. Aceder ao ecrã da entidade respetiva ao registo sobre o qual deseja adicionar um anexo.

  2. Consultar o registo sobre o qual deseja adicionar um anexo.

  3. Através do menu de ações disponíveis ( playlist_play ), carregar em Introduza Anexo (Documentos de Faturação > Introduza Anexo).

    Uma vez presente no ecrã Anexos, o utilizador deve parametrizar os seguintes campos com as suas respetivas configurações:
     
    • Resumo: Campo obrigatório, a ser preenchido com uma breve descrição do anexo, de modo a que permita facilmente identificar o que pretender anexar.

    • Categoria: Campo a preencher com a Categoria de Anexo a ser associada ao Anexo.

    • Entidade: Campo obrigatório, a preencher com a entidade à qual o anexo vai estar associado.

    • Tipo de Documento: Campo a preencher com o tipo de documento à qual o anexo vai estar associado.

    • Tipo: Identificação do tipo de anexo. Estes podem ser ficheiros físicos, presentes no dispositivo, ou um URL externo.

    • Local de armazenamento: Identificação do local onde o anexo será guardado (neste exemplo em concreto, o utilizador deve selecionar a opção Google Drive).

    • Introduza o ficheiro: Ao carregar neste campo, irá surgir uma janela pop-up com o explorador do seu computador, onde poderá selecionar o ficheiro a ser carregado como anexo.

    • Ficheiro: Campo informativo, composto pela identificação do ficheiro anexado.

    • Tamanho (em Bytes): Campo informativo com a indicação do tamanho do ficheiro.

    • Descrição: Campo de registo facultativo, onde poderão ser incluídas notas adicionais sobre o Anexo.


    4. Depois de parametrizados os campos acima descritos, basta um clique em Gravar para aplicar as alterações efetuadas, e de imediato, o seu anexo ficará também disponível na sua conta Google Drive.

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