É no ecrã Emissão de Encontro de Contas que terá a capacidade de, a partir desse local, efetuar o encontro de contas entre entidades que partilham o mesmo NIF e, consequentemente, é simultaneamente seu cliente e fornecedor.
Dicas
Pode igualmente aceder este ecrã pelo botão
Ações
dos ecrãs de
Clientes, ou
Fornecedores.
Informações
Esta funcionalidade está disponível nos planos Advanced e Enterprise.
Neste circuito de utilização, vamos exemplificar como realizar os 2 tipos de encontro de contas possíveis.
Vamos partir de um cenário em que, para uma determinada entidade, que é simultaneamente nossa cliente e fornecedora, temos os seguintes documentos em aberto:
| Documento |
Nº documento |
Data |
Total |
| N/Fatura |
138 |
28.12.2022 |
1,230,00 |
| V/Fatura |
245 |
02.12.2022 |
369.00 |
| V/Fatura |
350 |
19.12.2022 |
369.00 |
|
Ficou acordado com a entidade, efetuar o pagamento integral da dívida com a nossa organização.
Assim para realizar este procedimento devemos realizar uma Emissão de Encontro de Contas, pelo que, aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Emissão de Encontro de Contas (
menu
Menu > Processamentos e SAF-T(PT) > Processamentos e Emissões > Emissão de Encontro de Contas ) e selecione o botão Nova emissão.
Com o assistente aberto no passo 1 Dados, vamos definir um conjunto de campos principais relativo à emissão do encontro de contas;
Entidade: Selecione a entidade para a qual pretende realizar o encontro de contas.
Notas
De referir que:
- Apenas são exibidas entidades que existem como cliente e fornecedor, que partilham o mesmo NIF
- Caso a entidade em questão possua estabelecimentos, os mesmos são exibidos individualmente, não existindo possibilidade de efetuar encontro de contas documentos por regularizar de sede + estabelecimentos.
Série para recibos: Selecione a série a utilizar no processamento do encontro de contas.
Série para pagamentos: Selecione a série de pagamentos a fornecedor, a utilizar no processamento do encontro de contas.
Código de tesouraria para os recibos: Escolha da lista, o código de tesouraria para o(s) recibo(s) a gerar no processamento do encontro de contas.
Código de tesouraria para os pagamentos: Escolha da lista, o código de tesouraria para o(s) pagamento(s) a gerar no processamento do encontro de contas.
Conta de tesouraria para recebimentos e pagamentos: Escolha da lista, a conta de tesouraria (ordem ou prazo) para recebimento ou pagamento do acerto a gerar no processamento do encontro de contas.
Conta de tesouraria para encontro de contas: Escolha da lista, a conta de tesouraria (caixa) para recebimento ou pagamento da diferença dos valores pendentes, a gerar no processamento do encontro de contas.
Forma de pagamento: Escolha da lista, a forma de pagamento para recebimento ou pagamento da diferença dos valores pendentes, a gerar no processamento do encontro de contas.
Data para criação do recibo: Escolha a data para a criação do(s) recibo(s), a gerar no processamento do encontro de contas.
Notas
O(s) pagamento(s) a gerar no processamento do encontro de contas, assumem automaticamente a data do sistema.
Assina automaticamente o recibo: Determine se o(s) recibo(s) a gerar no processamento do encontro de contas, é assinado automaticamente.
Ainda no passo 1 Dados, pode optar por ativar a possibilidade de enviar via e-mail os recibos gerados para o e-mail do cliente e fornecedor.
-
A checkbox check_boxEnviar documentos por e-mail, quando ativada, os campos Relatório para envio do documento e Template de e-mail ficam habilitados para preenchimento e serem selecionados os relatórios e templates de e-mail a utilizar no envio do e-mail.
Notas
Se a série de recibos escolhida não estiver ativa a opção Permite documentos em rascunho, o(s) recibo(s) a gerar no processamento do encontro de contas, são assinados automaticamente.
De seguida, pressione o botão Seguinte para avançar para o passo 2 Documentos onde vai pesquisar e selecionar os documentos pendentes de venda e compra, associados à entidade selecionada;
Grelha de documentos: Selecione nas áreas Pendentes do cliente e Pendentes do fornecedor, nomeadamente através 1ª coluna
check_box_outline_blank
, que lhe permite escolher os documentos, pelo que, neste cenário vamos selecionar todos os documentos das referidas áreas.
Confirme no canto inferior direito que neste cenário há um Valor a receber de 492,00 €.
Pressionar o botão:
Acertar e pagar/receber a diferença
Imediatamente é iniciado o encontro de contas, e será encaminhado para o passo 4 Resultado de confirmação de início do processamento.
Os processamento decorrentes da emissão automática são efetuados de forma assíncrona, ou seja, pode continuar a realizar outras operações dentro do PHC GO sem ter que esperar pelo fim do(s) processamento(s).
Através do botão Nova emissão pode voltar novamente ao assistente no passo 1 Dados para configurar e executar outro processamento.
Ao fechar o assistente, tem a possibilidade de aceder ao ecrã de emissões para consultar o estado do processamento que iniciou, bem como consultar os restantes processamentos já efetuados.
Quando o processamento for concluído, o ícone de notificação é exibido na barra de topo da aplicação, significando que o processamento se encontra concluído. Na notificação é contemplado um número que indica o nº de processamentos concluídos e não lidos. Este número é incrementado em 1 unidade à medida que for executando outros processamentos e os mesmos sejam concluídos.
Ao fazer clique sobre o referido ícone, surge uma pequena janela com indicação do tipo de processamento concluído, a data/hora de início bem como o status finalizado.
Ao fazer clique sobre a área de notificação dos Processamentos Concluídos será diminuído em 1 unidade o nº de processamentos concluídos e não lidos e irá navegar diretamente para o processamento onde poderá consultar o resultado do mesmo.
Ao navegar para o processamento concluído, irá observar os Recibos e Pagamentos resultantes do encontro de contas, que estão agrupados nos separadores com o mesmo nome.
Neste cenário que estamos a exemplificar vamos ter:
| Documento |
Total |
Meio de Recebimento |
| Recibo |
738,00 |
Encontro de contas |
| Pagamento |
738.00 |
Encontro de contas |
|
As 2 compras em dívida são totalmente regularizadas no pagamento, e a fatura, é parcialmente regularizada com o valor das 2 compras em dívida.
Temos ainda, resultante deste encontro de contas:
| Documento |
Total |
Meio de Recebimento |
| Recibo |
492,00 |
Débito em conta |
|
A regularização do que falta da fatura em dívida num 2º recibo, e em que o meio de recebimento, é a forma de pagamento selecionada e acordada com a entidade, para regularização do valor em falta.
Vamos partir de mesmo cenário, em que para uma determinada entidade, que é simultaneamente nossa cliente e fornecedora, temos os mesmos documentos em aberto:
| Documento |
Nº documento |
Data |
Total |
| N/Fatura |
138 |
28.12.2022 |
1,230,00 |
| V/Fatura |
245 |
02.12.2022 |
369.00 |
| V/Fatura |
350 |
19.12.2022 |
369.00 |
|
Neste cenário, ficou acordado com a entidade, através do encontro de contas, efetuar o pagamento integral das 2 compras de fornecedor, e pagando parcialmente, com o valor do pagamento das 2 compras, a fatura da entidade, como cliente, com a nossa organização.
Assim para realizar este procedimento devemos realizar uma Emissão de Encontro de Contas, pelo que, aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Emissão de Encontro de Contas (
menu
Menu > Processamentos e SAF-T(PT) > Processamentos e Emissões > Emissão de Encontro de Contas ) e selecione o botão Nova emissão.
Com o assistente aberto no passo 1 Dados, vamos definir um conjunto de campos principais relativo à emissão do encontro de contas;
Entidade: Selecione a entidade para a qual pretende realizar o encontro de contas.
Notas
De referir que:
- Apenas são exibidas entidades que existem como cliente e fornecedor, e que partilham o mesmo NIF
- Caso a entidade em questão possua estabelecimentos, os mesmos são exibidos individualmente, não existindo possibilidade de efetuar encontro de contas documentos por regularizar de sede + estabelecimentos.
Série para recibos: Selecione a série a utilizar no processamento do encontro de contas.
Série para pagamentos: Selecione a série de pagamentos a fornecedor, a utilizar no processamento do encontro de contas.
Código de tesouraria para os recibos: Escolha da lista, o código de tesouraria para o(s) recibo(s) a gerar no processamento do encontro de contas.
Código de tesouraria para os pagamentos: Escolha da lista, o código de tesouraria para o(s) pagamento(s) a gerar no processamento do encontro de contas.
Conta de tesouraria para recebimentos e pagamentos: Escolha da lista, a conta de tesouraria (ordem ou prazo) para recebimento ou pagamento do acerto a gerar no processamento do encontro de contas.
Notas
A opção Conta de tesouraria para recebimentos e pagamentos mostra todas as contas que não têm o campo Disponível para encontro de contas ativo.
Conta de tesouraria para encontro de contas: Escolha da lista, a conta de tesouraria (caixa) para recebimento ou pagamento da diferença dos valores pendentes, a gerar no processamento do encontro de contas.
Notas
A opção Contas de tesouraria para encontro de contas, apresenta todas as contas que têm o campo Disponível para encontro de contas ativo.
Forma de pagamento: Escolha da lista, a forma de pagamento para recebimento ou pagamento da diferença dos valores pendentes, a gerar no processamento do encontro de contas.
Data para criação do recibo: Escolha a data para a criação do(s) recibo(s), a gerar no processamento do encontro de contas.
Notas
O(s) pagamento(s) a gerar no processamento do encontro de contas, assumem automaticamente a data do sistema.
Assina automaticamente o recibo: Determine se o(s) recibo(s) a gerar no processamento do encontro de contas, é assinado automaticamente.
Notas
Se a série de recibos escolhida não estiver ativa a opção Permite documentos em rascunho, o(s) recibo(s) a gerar no processamento do encontro de contas, são assinados automaticamente.
De seguida, pressione o botão Seguinte para avançar para o passo 2 Documentos onde vai pesquisar e selecionar os documentos pendentes de venda e compra, associados à entidade selecionada;
Grelha de documentos: Selecione nas áreas Pendentes do cliente e Pendentes do fornecedor, nomeadamente através 1ª coluna
check_box_outline_blank
, que lhe permite escolher os documentos, pelo que, neste cenário vamos selecionar todos os documentos das referidas áreas.
Confirme no canto inferior direito que também neste cenário há um Valor a receber de 492,00 €.
Pressionar o botão:
Acertar
Imediatamente é iniciado o encontro de contas, e será encaminhado para o passo 4 Resultado de confirmação de início do processamento.
Os processamento decorrentes da emissão automática são efetuados de forma assíncrona, ou seja, pode continuar a realizar outras operações dentro do PHC GO sem ter que esperar pelo fim do(s) processamento(s).
Através do botão Nova emissão pode voltar novamente ao assistente no passo 1 Dados para configurar e executar outro processamento.
Ao fechar o assistente, tem a possibilidade de aceder ao ecrã de emissões para consultar o estado do processamento que iniciou, bem como consultar os restantes processamentos já efetuados.
Quando o processamento for concluído, o ícone de notificação é exibido na barra de topo da aplicação, significando que o processamento se encontra concluído. Na notificação é contemplado um número que indica o nº de processamentos concluídos e não lidos. Este número é incrementado em 1 unidade à medida que for executando outros processamentos e os mesmos sejam concluídos.
Ao fazer clique sobre o referido ícone, surge uma pequena janela com indicação do tipo de processamento concluído, a data/hora de início bem como o status finalizado.
Ao fazer clique sobre a área de notificação dos Processamentos Concluídos será diminuído em 1 unidade o nº de processamentos concluídos e não lidos e irá navegar diretamente para o processamento onde poderá consultar o resultado do mesmo.
Ao navegar para o processamento concluído, irá observar os Recibos e Pagamentos resultantes do encontro de contas, que estão agrupados nos separadores com o mesmo nome.
Neste cenário que estamos a exemplificar vamos ter:
| Documento |
Total |
Meio de Recebimento |
| Recibo |
738,00 |
Encontro de contas |
| Pagamento |
738.00 |
Encontro de contas |
|
As 2 compras em dívida são totalmente regularizadas no pagamento, e a fatura, é parcialmente regularizada com o valor das 2 compras em dívida, acertando assim o valor da entidade. Ficando a faltar 492,00 € da fatura inicial por regularizar futuramente.