É no ecrã das Despesas ( menu Menu > Pesquise por Despesas ) onde pode lançar os diversos registos de despesas relacionadas com a sua atividade, como despesas ligadas a compras de economato, despesas de luz, deslocações e estadias com gasóleo, almoços, jantares e alojamento dos seus colaboradores, entre outras.
O registo dessas despesas com a respetiva base de incidência e imposto terão reflexão direta nos movimentos de tesouraria associados à conta usada para a liquidação dessas despesas.
Pode ainda emitir em impressora, descarregar para PDF, criar ou enviar o ficheiro SEPA para o banco, ou enviar por e-mail o registo dessas despesas, fazendo uso dos relatórios que vêm de base com a aplicação.
sticky_note_2Notas
A funcionalidade do envio de SEPA da despesa para o banco apenas está disponível para a entidade Millennium BCP.
infoInformações
As despesas estão disponíveis nos planos Advanced e Enterprise.
Para conhecer todas as funcionalidades inerentes a este ecrã, iremos começar por explicar os campos que compõem a área da Informação Principal e o tabulador dos Dados Gerais.
manage_searchTópicos Relacionados
Para obter outras informações sobre campos ou áreas relacionadas com o ecrã de despesas, clique abaixo no tópico pretendido:
INFORMAÇÃO PRINCIPAL
Esta área do ecrã é composta pelos seguintes campos:
Beneficiário: Escolha da lista apresentada, caso a tipologia da despesa se adeque, um beneficiário para a despesa, ou pode preencher um novo beneficiário neste local, e de seguida pressionar a opção Adicione item, para que o mesmo possa ser criado após a gravação da despesa.
Descrição: Campo para preenchimento de uma breve descrição do registo de despesas para identificação.
Número: Trata-se do número interno do registo da despesa e como tal não permite edição pelo utilizador. O valor deste campo é incrementado automaticamente pela aplicação com base no valor do último registo criado.
Data: Indique a data de registo das despesas, por defeito é-lhe sugerida a data corrente, no entanto, pode colocar a data que pretender.
Data de pagamento: Selecione a data de pagamento a utilizar no pagamento da despesa. Esta data será a data utilizada para a definição da data do Movimento Contabilístico e do Movimento de Tesouraria associados à Despesa. Caso não defina nenhuma data de pagamento, o campo assume o preenchimento com a data em que a despesa é dada como paga.
tips_and_updatesDicas
Caso esteja a lançar despesas sobre uma conta de tesouraria numa moeda estrangeira (distinta da moeda que tem definida no ecrã dos
Dados da Empresa), a aplicação irá efetuar os cálculos dos valores nessa moeda com base no último câmbio à data que tenha definido para essa moeda no ecrã de
Câmbios. Assim, os cálculos dos câmbios das despesas para a moeda base serão influenciados em função da data do registo introduzido neste campo.
DADOS GERAIS
O tabulador de Dados Gerais é composto por vários separadores, os quais iremos detalhar individualmente.
Para obter mais informações sobre os campos de um separador, carregue em Mostrar/Ocultar referente ao separador específico (ou em alternativa, pode carregar em Abrir todos).
Na grelha, o botão de
Adicione Despesa permite insirir as despesas respetivas preenchendo os campos:
Tipo de Despesa: Este campo apresenta a lista dos registos configurados no ecrã de
Tipos de Despesas e que estejam ativos.
Data: Este campo destina-se a introduzir a data efetiva da despesa, a que está indicada no respetivo documento original.
Documento: Campo para preencher a referência/nº do documento indicado no documento original.
Descrição: Campo para preencher descritivo da despesa de forma a facilitar a sua identificação.
Valor: Campo para registar o valor total da despesa.
Tabela de IVA: Este campo vem automaticamente preenchido, caso no ecrã de Tipos de Despesas tenha definido uma tabela de IVA a usar por defeito para o tipo de despesa. No entanto, o valor sugerido pode ser alterado caso assim pretenda.
% IVA Dedutível: Este campo aplica-se exclusivamente para localizações em
Portugal,
Angola e
Moçambique.
Mostra a percentagem de IVA dedutível a aplicar na despesa. À semelhança do anterior campo, também este pode vir automaticamente preenchido, caso no ecrã de Tipos de Despesas tenha definido uma % de IVA dedutível a usar por defeito para o tipo de despesa que está a lançar.
Disponível brevemente
Modalidade: Este campo aplica-se exclusivamente para localizações em Espanha. Permite definir a modalidade a associar à despesa. A modalidade classifica cada operação de forma individual, com base nos artigos, clientes e fornecedores.
Usa recargo: Disponível apenas para localizações em Espanha e quando a opção "Empresa sujeita ao regime especial de recargo de equivalência" estiver ativada. Determina se a despesa está sujeita ao recargo.
Taxa de recargo: Quando a despesa está sujeita ao recargo, este campo exibe a taxa de recargo correspondente, baseada na taxa de IVA aplicada na linha.
Ao clicar no botão
more_horiz é aberto o ecrã de dimensões analíticas que se destina a definir as dimensões analíticas e respetivas hierarquias ou repartições, bem como a percentagem.
Dimensão: Permite escolher uma dimensão analítica.
Hierarquia/Repartição: Permite escolher uma hierarquia ou repartição associada à dimensão analítica.
Percentagem: Permite definir uma percentagem para a dimensão e respetiva hierarquia/repartição.
infoInformações
Para mais informações sobre dimensões analíticas clique
aqui.
infoInformações
As dimensões analíticas apenas estão disponíveis nos planos Advanced e Enterprise.
À medida que for lançando linhas de despesas, os campos da
Incidência,
Total de IVA e
Total serão atualizados.
Neste separador temos disponíveis os seguintes campos:
Moeda: Indica a sigla da moeda associada à conta de tesouraria que tenha definida no campo seguinte da
Conta.
Conta: Campo destinado a indicar a conta de tesouraria onde será refletido o movimento das despesas.
Código: Campo destinado a classificar o código de tesouraria que será usado no movimento de saída de valores das despesas.
sticky_note_2Notas
O campo Conta poderá vir pré-preenchido, caso no ecrã de Parâmetros tenha definido uma Conta de Tesouraria a usar por defeito em despesas.
O campo Código poderá vir pré-preenchido, em função do que tenha configurado no ecrã de Parâmetros, isto é, se definiu um Código de Tesouraria por defeito em despesas.
Abaixo destes campos é exibida a informação em detalhe dos totalizadores do registo das despesas e onde poderá obter de imediato a informação do
total de IVA dedutível e
não dedutível, bem com a respetiva
distribuição por taxas de IVA.
Disponível brevemente
O campo "Total de recargo de equivalência", disponível apenas para localizações em Espanha, exibe o valor total do recargo, calculado com base na taxa de recargo correspondente, que varia conforme a taxa de IVA aplicada nas linhas, quando a opção "Empresa sujeita ao regime especial de recargo de equivalência" estiver ativada.
infoInformações
Em documentos antigos que contenham recargo de equivalência, os valores serão apresentados independentemente do estado do campo "Empresa sujeita ao regime especial de recargo de equivalência" nos Dados da Empresa.
Neste separador encontramos os seguintes campos:
Forma de pagamento: Escolha da lista, a forma de pagamento para pagamento da despesa.
IBAN: Caso tenha selecionado um beneficiário que já exista na tabela respetiva, este campo é apenas é de leitura, e apresenta o número internacional de identificação bancária do beneficiário.
Caso o beneficiário tenha sido adicionado na despesa, este campo está editável, e permite o preenchimento do IBAN do novo beneficiário, e esse dado é guardado no campo com o mesmo nome no ecrã
Beneficiários, após a gravação da despesa.
BIC: Caso tenha selecionado um beneficiário que já exista na tabela respetiva, este campo é apenas é de leitura, e apresenta o código de identificação bancária (SWIFT) do beneficiário.
Caso o beneficiário tenha sido adicionado na despesa, este campo está editável, e permite o preenchimento do BIC do novo beneficiário, e esse dado é guardado no campo com o mesmo nome no ecrã
Beneficiários, após a gravação da despesa..
tips_and_updatesDicas
Parâmetros da aplicação
Na secção da Tesouraria dos parâmetros da aplicação existe o parâmetro Marca a despesa como paga. Caso ative este campo significa que a despesa é automaticamente paga ao gravar a mesma. Se existir um fluxo operacional que obrigue a aprovação da despesa e que o parâmetro esteja ativo a despesa é dada como paga ao aprovar a despesa.
infoInformações
As ações de registo Crie ficheiro SEPA ou Envie SEPA para o banco apenas ficam disponíveis caso seja escolhido a Forma de Pagamento correspondente à T. Bancária e caso a despesa se encontre paga. Para o caso da ação de registo Envie ficheiro SEPA para o banco é ainda necessário ter as configurações necessárias para efetuar a ligação ao banco.
Caso tenha selecionado um beneficiário que já exista na tabela respetiva, é apresentado o país do beneficiário.
Caso o beneficiário tenha sido adicionado na despesa, este campo permite o preenchimento do País da morada do novo beneficiário, e esse dado é guardado no campo com o mesmo nome no ecrã
Beneficiários, após a gravação da despesa..
Referência Interna: Este campo permite associar uma referência interna ao registo de despesas.
infoInformações
A referência interna representa um identificador que permite caraterizar um registo de um ecrã. Após atribuir uma referência interna a um registo de despesa é possível por exemplo, restringir os acessos aos dados das despesas, recorrendo a filtros de acesso que podem ser configurados por utilizador, sendo que um utilizador ao aceder às despesas poderá ver apenas os registos de despesas com a referência que tem atribuída na sua ficha de utilizador. Para mais informações clique
aqui.
Para que sejam exibidas registos nas Referências Internas deve proceder à criação prévia das mesmas através do (
menu Menu > Definições > Gerais >
Referência Interna ).
infoInformações
Esta seção e os campos que a compõem aplicam-se exclusivamente para localizações do PHC GO em
Portugal e estão disponíveis caso tenha subscrito o produto
Contabilidade PHC GO.
Este campo determina se o documento já se encontra contabilizado ou não na Contabilidade PHC GO.
Lançamento: Este campo indica o nº do lançamento onde foi contabilizado o documento. O campo é atualizado automaticamente após a integração com sucesso do documento na Contabilidade PHC GO.
Data do lançamento: Este campo indica a data em que foi lançado o documento na contabilidade. O campo é atualizado automaticamente após a integração com sucesso do documento na Contabilidade PHC GO.
Resultado da integração: Este campo indica o resultado derivado da integração do documento na contabilidade, podendo ser de sucesso ou de insucesso (neste último caso poderá indicar o motivo pelo qual o documento não foi integrado). O campo é atualizado automaticamente após a integração com sucesso/insucesso do documento na Contabilidade PHC GO.
tips_and_updatesDicas
A despesa apenas é integrada na contabilidade caso a mesma se encontre paga.
Este separador apenas está disponível nos planos
Advanced e
Enterprise e destina-se a definir as dimensões analíticas e respetivas hierarquias ou repartições, bem como a percentagem.
Dimensão: Permite escolher uma dimensão analítica.
Hierarquia/Repartição: Permite escolher uma hierarquia ou repartição associada à dimensão analítica.
Percentagem: Permite definir uma percentagem para a dimensão e respetiva hierarquia/repartição.
infoInformações
Para mais informações sobre dimensões analíticas clique
aqui.