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PHC GO Como configurar a ligação à Contabilidade com o PHC CS Desktop
 
O PHC GO contempla a possibilidade de fazer a integração dos seus dados com a contabilidade do CS Desktop.
Informação

  • Esta funcionalidade está disponível nos planos Grow, Star, Pro e Expert do PHC GO.

  • No CS Desktop, é necessário ter o módulo Contabilidade licenciado.

Neste tópico iremos abordar o que é necessário configurar em ambas as aplicações para que se consiga efetuar a integração dos documentos do PHC GO na contabilidade do PHC CS Desktop.
 
 

I. NO PHC GO


As entidades do PHC GO passíveis de contabilização variam consoante o plano que tiver subscrito, ou seja, as entidades:

  • Clientes1
  • Fornecedores2
  • Documentos de Faturação - exceto os documentos em modo Rascunho1
  • Documentos de Compra2
  • Recibos de Clientes1
  • Pagamentos a Fornecedores2
  • Contas de Tesouraria2
  • Talões de depósito2
  • Movimentos de Transferências Conta-Conta2

1 Disponível apenas nos planos Grow, Star, Pro e Expert.
2 Disponível apenas nos planos Star, Pro e Expert.

De forma a ser possível integrar os registos do PHC GO na Contabilidade do PHC CS Desktop deve proceder a algumas configurações no PHC GO, nomeadamente:
 
 

1. Configurar Parâmetros de ligação à contabilidade



Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Parâmetros ( Menu > Definições > Gerais > Parâmetros ).

Nos parâmetros, abra o separador Contabilidade, ative o parâmetro Utiliza ligação à contabilidade e grave a alteração efetuada.
Notas

  • Este parâmetro só se aplica caso tenha o produto licenciado nos Planos Grow, Star, Pro e Expert.

  • Quando este parâmetro está ativo, irá ativar os campos relativos à contabilidade nos ecrãs de Clientes, Fornecedores, Contas de Tesouraria e Artigos e Serviços, necessários para efetuar a integração dos registos com a Contabilidade do CS Desktop.

  • Decorrente da ativação do parâmetro anterior, alguns ecrãs da aplicação tais como: Documentos de Faturação, Compras, Recibos de Clientes, Pagamentos a Fornecedores, Talões de depósito e Transferências Conta-Conta vão apresentar um separador adicional, designado por Contabilidade que permite observar os dados da contabilização.

    Os dados da contabilização contemplam os campos: Contabilizado, Data de contabilização, Dia da contabilização, Diário e Nº de lançamento.


  • Estes campos são preenchidos automaticamente com a informação do registo contabilístico criado na Contabilidade do PHC CS Desktop no momento da sua integração, caso esteja ativo no ecrã de integração do PHC CS Desktop a opção Atualizar documentos xxx.

  • Estes dados poderão também ser atualizados manualmente.

 

2. Atualizar ficha de Clientes e Fornecedores



Aceda ao ecrã de Clientes, edite a ficha de cada um deles e no agrupador Contabilidade defina o Radical tipo de empresa para que ao gravar a alteração seja gerado automaticamente a Conta SNC respetiva (de acordo com o formato indicado nos parâmetros).
Notas

    Por defeito a aplicação já sugere um formato (com um limite de 15 caracteres) para o número da Conta SNC que será gerado na ficha dos Clientes e Fornecedores.
  • A nível dos Fornecedores (a partir do plano Star) deve executar os mesmos procedimentos conforme indicado nos Clientes. Com a abertura de novas fichas de clientes ou fornecedores estes campos passam a vir preenchidos por defeito.

Informação

  • Relativamente ao formato da Conta SNC de Cliente 211TPPPNNNNNNNN, a letra T corresponde ao Radical Tipo de Empresa definido na ficha do cliente, a P corresponde ao Código SNC do país do cliente e a N corresponde ao número do cliente. Ao definir uma máscara idêntica à mencionada anteriormente, se tiver o Cliente número 1, com o Código SNC do país 1 e Radical de Tipo de Empresa 3, será gerado um número de conta com o formato 211300100000001.

  • Se algum dos códigos definidos (T, P, N) exceder o tamanho definido no formato (por exemplo, se o número de cliente for 123456789), gerando assim um número de conta com mais de 15 caracteres, deverá rever a máscara do formato criado de forma a suportar todo o número de conta, ou definir manualmente na ficha do cliente uma conta válida.

 

3. Atualizar e configurar Artigos e Serviços



Para atualizar e configurar a ficha dos artigos edite a ficha de cada um dos Artigos e no separador Contabilidade preencha os campos:

  • Não Movimenta Inventário Permanente (a partir do plano Star) - ative este campo caso pretenda que na integração de compras e vendas na contabilidade sejam efetuados os movimentos relativos ao inventário permanente.

  • Conta SNC Inventário (a partir do plano Star) - serve para definir a Conta SNC de inventário para o artigo.

  • Conta para C.E.V. - serve para definir a conta para o custo das existências vendidas do artigo.

  • Código SNC - serve para definir o código SNC que vai permitir a integração do artigo na contabilidade. Este código passará automaticamente para a linha do artigo nos Documentos de Faturação ou Compras.

 

4. Atualizar e configurar Contas de Tesouraria (a partir do plano Star)



Para atualizar e configurar o ecrã de Contas de Tesouraria, edite a ficha de cada uma das contas e no separador Outra Informação preencha o campo Código da conta na Contabilidade com o mesmo código que se encontra registado na Contabilidade do CS Desktop.
Notas

Não esquecer de associar a respetiva Conta SNC na Conta de Tesouraria do PHC GO. Se não associar a respetiva conta SNC na conta de tesouraria do PHC GO ao integrar documentos de Pagamentos, Recibos, Talões de depósito e Transferências conta-conta, será exibido o erro do tipo:

A Conta SNC do Banco xxx não está preenchida

 
 

II. NO PHC CS DESKTOP


De forma a ser possível integrar os registos do PHC GO na Contabilidade do PHC CS Desktop deve também proceder a algumas configurações do lado do Cs Desktop, tais como:

1. Instalar ligação do PHC GO com o CS Desktop



Para que seja possível efetuar a ligação entre o PHC GO e o CS Desktop é necessário instalar no PC a respetiva COM de ligação:

  1. Assim aceda à Comunidade PHC através deste link.

  2. Depois, aceda a FTP > FX Engine e faça o download do ficheiro csfxinterop.zip

  3. Descompacte o ficheiro .zip e execute o ficheiro setup.exe.

  4. Após o ficheiro instalado, podemos então passar a integração do PHC GO na contabilidade do PHC CS Desktop.
Notas

Caso já tenha uma outra COM de ligação ao PHC CS Desktop, deve primeiro desinstalar essa aplicação antes de instalar o novo ficheiro de ligação csfxinterop

 

2. Integração de Clientes, Fornecedores



Após o ficheiro de ligação instalado, o primeiro passo que se deve ter em conta do lado do PHC CS Desktop é a integração de clientes e fornecedores existentes no PHC GO, para isso aceda ao modulo Contabilidade >Integrar > Clientes > Integrar Novos Clientes.

Esta integração é dividida em duas fases, sendo elas a fase da Ligação do PHC GO com o PHC CS Desktop e a fase da Importação (neste caso dos clientes), as quais passamos a explicar ao detalhe:

Ligação do PHC GO com o PHC CS Desktop


  1. No ecrã de Integração clique com o botão do lado direito do rato no Icon do PHC GO
  2. No URL coloque o URL do PHC GO
  3. Preencha utilizador do PHC GO
  4. Preencha Password do PHC GO
  5. Login
  6. Selecione a empresa em Titulo da empresa
  7. Escolher

Importação dos clientes


  1. Após a ligação estar efetuada, selecione Introduzir NOVOS clientes.

Dicas

Na integração dos clientes e fornecedores poderá visualizar e imprimir o resultado da integração.


Notas

A integração de fornecedores é idêntica à de clientes, muda apenas a entidade a integrar:

  • Modulo > Contabilidade > Integrar > Entidade a Integrar

  • Por cada integração de entidade diferente (clientes, fornecedores, documentos faturação etc..., é necessário efetuar a ligação conforme explicado na Ligação do PHC GO ao PHC CS Desktop.

 

3. Integração de Documentos



Neste passo iremos apenas abordar a integração dos documentos de faturação sendo que a integração dos restantes documentos é muito semelhante, mudando apenas o âmbito da integração.

Assim, para integrar os documentos de faturação aceda a Contabilidade > Integrar > Clientes > Integrar Faturação a Clientes, e avance efetuando os seguintes passos:

Ligação do PHC GO ao PHC CS Desktop (já verificado anteriormente)


No ecrã de integração dos documentos de faturação configure o ecrã da seguinte forma para que consiga efetuar a integração:
 
  • No campo Documentos de faturação a Integrar: Selecione o tipo de documentos de faturação.

  • Nos campos Datas dos documentos: Coloque intervalo de datas dos documentos que pretende integrar.

  • No campo Diário: Selecione o diário no qual pretende integrar os documentos.

  • Preparar: Clique em Preparar para preparar a integração. Irá ser exibido ecrã com os documentos a integrar. Se existirem documentos a integrar será disponibilizado no ecrã o botão de Integrar.

  • Integrar: Selecione Integrar para que os movimentos sejam integrados na contabilidade
Notas

Para que os documentos no PHC GO sejam atualizados com a informação proveniente da integração no PHC CS Desktop, deve de ativar a opção Atualizar Documentos de Faturação disponível no ecrã de integração.

Caso também pretenda que a data do movimento na contabilidade seja a do documento de faturação deve também ativar a opção Usa data do documento original para a data na contabilidade disponível no ecrã de integração