Manuais
PHC GO Como configurar e usar Templates de Email
 
As Templates de Email é uma das funcionalidades do PHC GO, que permite ao utilizador criar templates a serem utilizadas para comunicação via e-mail.

O objetivo desta funcionalidade, é agilizar a comunicação para com clientes e fornecedores, poupando tempo na altura de criação dos emails a serem enviados.

Por defeito, o PHC GO disponibiliza algumas templates de email, para vários cenários. No entanto, caso queira criar as suas próprias Templates de Email, deve seguir os seguintes passos:


1. Introdução de uma nova template de e-mail


Para começar, deve aceder ao ecrã Templates de Email (menuMenu > Definições > Reporting > Templates de Email), e carregar em Introduzir Template de Email.

Já no modo de introdução, deve parametrizar os seguintes campos:
 
  1. Nome: Nome da Template de email.

  2. Descrição: Breve descrição sobre a Template de Email.

  3. Entidade: Identificação da entidade à qual a template será associada.

  4. Tipo de Documento1: Identificação da série de documentos à qual a template será associada.
sticky_note_2Notas

1 Tipo de Documento: Este campo só se encontra disponível para edição, caso a entidade selecionada tenha séries de documentos. Em adição, caso este campo não seja preenchido, a Template de Email está disponível em todas as séries da entidade selecionada.

Além dos campos descritos, também existe o campo Inativo, que permite inativar a template, fazendo com que estadeixe de estar disponível para seleção no momento do envio por email.

Dito isto, foi detalhada a informação principal da template, pelo que iremos passar agora ao próximo passo, onde iremosexplicar todos os campos do separador Detalhes, bem como algumas funcionalidades exclusivas deste.


2. Separador Detalhes (e respetivos campos)


É através do separador Detalhes que o utilizador pode configurar toda a informação que estará presente na template,sendo este composto pelos seguintes campos:
 
  1. Para: Identificação do endereço de e-mail do destinatário. Este campo lista todos os campos do tipo e-mail consoante a seleção feita mais acima sobre o campo da Entidade e de todos os relacionamentos à volta dessa entidade, pelo que este campo permite a seleção de múltiplas opções .

    Exemplo: ao selecionar a entidade Faturação, neste campo ao clicar sobre o mesmo tem disponíveis os itens:
      E-mail do primeiro contato - Clientes | E-mail do segundo contato - Clientes | E-mail - Clientes e E-mail - Contas de Tesouraria

    Caso selecione os itens E-mail do primeiro contato - Clientes | E-mail do segundo contato - Clientes, então na prática quando for enviar por e-mail um documento de faturação e optar pelo uso do template com esta configuração, o campo Para virá preenchido automaticamente com os valores do e-mail do 1º contacto e 2º contacto associados ao cliente do documento, desde que previamente preenchidos na ficha do cliente - seção contatos).

  2. Para (adicional): Campo para preencher e-mails adicionais. O campo também suporta o uso de variáveis especiais como por exemplo: {FT.CLVO.MAIL}

  3. CC: Identificação do e-mail ou da variável do e-mail de destinatário que irá em CC no template.

  4. BCC: Identificação do e-mail ou da variável do e-mail de destinatário que não será visível no e-mail do template face às variáveis de e-mail definidas nos campos anteriores Para e CC.

  5. Assunto: Assunto do email a ser enviado.

  6. Conteúdo: Corpo do do email a ser enviado.


Uma das grandes funcionalidades deste ecrã, é a possibilidade da utilização de variáveis para preenchimento automático dos campos acima descritos. Estas variáveis têm a mesma nomenclatura utilizada nos Relatórios, tal como os exemplosabaixo mostram:
 

  1. Endereço de email


    • {FT.CLVO.EMAIL}

      Esta variável será substituída pelo endereço de email (EMAIL) do cliente (CLVO), associada ao registo do documento de faturação (FT).

    • {BO.FLVO.EMAIL}

      Esta variável será substituída pelo endereço de email (EMAIL) do fornecedor (FLVO), associada ao dossier interno (BO).



  2. Assunto


    • {CL.E1VO.NOMECOMP}

      Resumo da Conta Corrente do Cliente {CL.NOME} - A variável {CL.E1VO.NOMECOMP} será substituída pelo nome da empresa (NOMECOMP) parametrizada nos dados da empresa (E1VO), que esteja associada ao registo do cliente (CL). Já a variável {CL.NOME}, será substituída pelo nome (NOME) do cliente (CL) associado ao registo.


    • {PO.E1VO.NOMECOMP} - Resumo do pagamento referente a {PO.CMDESC} nº. {PO.RNO}

      A variável {PO.E1VO.NOMECOMP} será substituída pelo nome da empresa (NOMECOMP) parametrizada nos dados da empresa (E1VO), que esteja associada ao registo do dossier interno (BO). Quanto às restantes variáveis, {PO.CMDESC} será substituído pelo tipo de dossier interno (CMDESC) associado ao registo (BO), enquanto que a variável {PO.RNO} será substituída pelo número (RNO) do registo respetivo (BO).



  3. Conteúdo


    • Olá {PO.FLVO.NOME},

      A variável {PO.FLVO.NOME} será substituída pelo nome (NOME) do fornecedor (FLVO) associada ao pagamento em questão (PO).


    • Olá {FT.CLVO.NOME},

      A variável {FT.CLVO.NOME} será substituída pelo nome (NOME) do cliente (CLVO) associada ao documento de faturação em questão (FT).


    • {RE.E1VO.TELEFONE}

      A variável {RE.E1VO.TELEFONE} será substituída pelo número de telefone (TELEFONE) parametrizado nos dados da empresa (E1VO), que esteja associada ao registo do recibo em questão (RE).


 
Tendo em conta os exemplos acima descritos, mostramos de seguida, um exemplo de uma Template de E-mail completa (para aentidade Documentos de Faturação), bem como o resultado da sua parametrização:
 
  • Nome: Documento de Faturação

  • Descrição: Template para envio de Documentos de Faturação a Clientes

  • Entidade: Documentos de Faturação

  • Para: {FT.CLVO.NOME}

  • Assunto: {FT.E1VO.NOMECOMP} - Documento de Faturação solicitado

  • Conteúdo:
     
    Olá {FT.CLVO.NOME},

    Em anexo, segue uma cópia do documento solicitado.

    Até já!
    {FT.E1VO.NOMECOMP}
    {FT.E1VO.MORADA}
    {FT.E1VO.TELEFONE}
    {FT.E1VO.URL}

 

Pré-visualização da template no momento de envio de email:


 

 

Email recebido pelo cliente/fornecedor:


 

 
Uma vez explicados os campos do separador Detalhes, resta-nos abordar a funcionalidade mais complexa deste ecrã,a utilização de expressões SQL.


3. Separador Tabela (e respetivos campos)


Além do tipo de variáveis disponíveis já descritas anteriormente, existem também outras 2 variáveis que o utilizadordeve ter em consideração:
 
  • #TABLE#: Esta variável será substituída pelo resultado da expressão parametrizada no campo Expressão SQL (explicado em detalhe mais à frente neste tópico).

  • #STAMP#: Esta variável será substituída pelo stamp do registo em questão.

 
De modo a utilizar as suas expressões SQL nas templates de email, devem ser parametrizados todos campos do separadorTabela. Para facilitar a leitura, passamos a explicar em mais detalhe todos os campos disponíveis no separadorTabela, apresentado no final um exemplo específico, abordando todos os campos:
 
  1. Inclui tabela: Ao ativar este campo, a template de email irá substituir a variável #TABLE# pelo resultado da expressão SQL (parametrizada através dos campos seguintes). Caso desabilitada, a variável #TABLE# não será traduzida.

  2. Expressão SQL: Campo a ser preenchido com a sua expressão SQL.

  3. Colunas expressão SQL: Identificação das colunas de tabela utilizadas na expressão SQL. Caso utilize mais do que uma coluna, estas devem estar separadas por ponto e vírgula (;).

  4. Tipos de dados para cada coluna: Seleção do tipo de dados para cada coluna. No PHC GO, estão disponíveis os seguintes tipos de dados:
     
    • c: Texto
    • d: Data
    • l: Campo Lógico
    • mb: Moeda Base
    • me: Moeda Estrangeira
    • n: Número
    • pct: Percentagem
      • sticky_note_2Notas

      Os valores devolvidos pela expressão SQL têm o mesmo número de casas decimais que o parametrizado nas definições da sua aplicação.

    Caso utilize mais do que uma coluna, os tipos de dados devem estar separados por ponto e vírgula (;).

  5. Títulos das expressões SQL: Nome a atribuir às colunas da tabela, resultado da expressão SQL. Caso utilize mais do que uma coluna, estas devem estar separadas por ponto e vírgula (;)

 
Para facilitar a compreensão do separador Tabela, mostramos agora a parametrização destes campos para a templateDocumento de Faturação:
 
  1. Inclui tabela: Sim.

  2. Expressão SQL:
     
    [1] select ref, design, edebito, qtt, ettdeb, iva,
    [2] ettdeb * ( 1 + ( iva / 100 ) ) AS ettdebiva
    [3] from bi
    [4] where bostamp = ´#STAMP#´

    Legenda:


    [ 1 ] - Foram selecionadas as colunas Referência do Artigo (ref), Designação do Artigo (design), Preço Unitário (edebito), Quantidade (qtt), Total (ettdeb), IVA (iva).

    [ 2 ] - Foi criada uma nova coluna (ettdebiva), cujo valor é o resultado do seguinte cálculo: Total (ettdeb) * (1 + [IVA / 100]) - Neste caso, foi necessário dividir o valor do IVA por 100, visto que este vem parametrizado como um valor inteiro.

    [ 3 ] - Foi selecionada a tabela onde buscar os campos anteriormente referidos (neste caso foi a tabela BI - linhas de documentos de faturação).

    [ 4 ] - Foram filtrados os resultados, de modo a só aparecerem linhas de documentos de faturação referentes ao registo em questão (#STAMP#).


  3. Colunas expressão SQL: ref;design;edebito;qtt;ettdeb;iva;ettdebiva

  4. Tipos de dados para cada coluna: c;c;mb;n;mb;pct;mb

  5. Títulos das expressões SQL: Referência Artigo;Designação Artigo;Preço Unitário;Quantidade;Total;IVA;Total c/IVA.


Pré-visualização da template no momento de envio de email:


 

 

Email recebido pelo cliente/fornecedor:


 

 
Uma vez parametrizado os campos do separador Tabela, temos a nossa Template de Email pronta, restando-nos apenasexplicar onde estão localizadas as Templates de Email, bem como as utilizar.


4. Utilização das templates de email


As templates de email estão disponíveis em 2 ocasiões, sendo elas:
 
  • No envio de e-mail através do respetivo botão no mainform.

  • No envio de e-mail através das ações de registo ( playlist_play )

Para utilizar uma template de email, o utilizador deve aceder ao ecrã do registo em questão, selecioná-lo através dacaixa de seleção (check_box_outline_blank) respetiva, e em seguida carregar em enviar. Logo após esta última ação, irá surgir uma janela com o assistente deenvio por e-mail.
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A opção para selecionar uma template, está disponível apenas nos casos em que se encontre selecionado apenas um registo para envio.

Para utilizar a template, basta através do campo Template selecionar a template a ser utilizada para o envio pore-mail, tal como a imagem seguinte mostra:
 

 
sticky_note_2Notas

O procedimento é idêntico caso selecione Enviar E-mail através das opções de registo ( playlist_play ), sendo que ao enviar um email através do botão de mainform, segue também em anexo uma cópia do respetivo registo; Se enviar um email através das ações de registo, não vai anexado ao email nenhuma cópia do registo.

 

5. Personalização das Templates de Email


Apesar de não ter sido referido anteriormente, o utilizador consegue personalizar a aparência da Template de Email comos estilos que achar adequados para a sua empresa. Para tal, está disponível no campo Conteúdo, um editor detexto básico.

Para consultar a documentação referente a este editor de texto, carregue aqui.

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