No monitor de Tesouraria previsional, é onde o utilizador deve fazer todo o seu planeamento de fluxos de tesouraria.
Com base em dados reais e previsionais, o PHC GO oferece os recursos necessários para monitorizar os fluxos de tesouraria, antecipar eventuais déficits ou excedentes, gerir riscos e tomar decisões estratégicas mais informadas, garantindo assim uma gestão financeira mais eficiente e sustentável.
Neste ecrã podemos verificar em gráfico o saldo real das contas de tesouraria vinculadas, os saldos previsionais no futuro e a evolução da tesouraria nos últimos 9 meses.
Podemos ainda através da grelha dos movimentos previsionais manipular alguns desses dados para que os vejamos refletidos no gráfico em tempo real.
infoInformações
Os Tesouraria previsional apenas está disponível no plano Advanced e Enterprise.
Assim vamos passar a explicar em detalhe e passo a passo o funcionamento do monitor de Tesouraria previsional.
1.Configurar tipos de contas de tesouraria
O primeiro passo que deve ter em atenção é configurar os tipos de contas de tesouraria de forma a que as contas de tesouraria associadas a um determinado tipo fiquem disponíveis para selecionar no monitor de Tesouraria previsional.
Assim, deve de aceder aos tipos de conta de tesouraria em ( menu Menu > Definições > Tesouraria > Tipos de contas de tesouraria ) e nos tipos de contas de tesouraria pretendidos, edite os mesmo e ative o campo Disponível para tesouraria previsional. Desta forma, as contas de tesouraria associadas aos tipos de contas que tenham este campo ativo ficam disponíveis para selecionar no monitor de tesouraria previsional.
As contas de tesouraria inativas não são consideradas para selecionar no monitor de tesouraria previsional.
2.Definição da data previsional nos parâmetros da aplicação
Por defeito, a data previsional dos movimentos de conta corrente quer de clientes quer de fornecedores é incrementada com base na data de vencimento desses movimentos, salvo se nos parâmetros da aplicação estiverem ativos os parâmetros Usa prazo médio de recebimento por cliente para tesouraria previsional e Usa prazo médio de pagamentos por fornecedor para tesouraria previsional. Neste caso a data previsional de recebimento ou pagamento é incrementada com base no PMR ou PMP respetivo de cada entidade. Por outro lado, os documentos que estejam incluídos no add-on Paymaster, caso este add-on esteja instalado, a data previsional desses pagamentos passa a ser a data de pagamento definida nesses documentos pelo add-on, independentemente de o parâmetro Usa prazo médio de pagamentos por fornecedor para tesouraria previsional estar ativo ou não.
3.Acesso ao ecrã de Tesouraria previsional
Para aceder ao monitor de Tesouraria previsional, deve de clicar em ( menu Menu > Tesouraria > Tesouraria previsional )
O monitor de Tesouraria previsional encontra-se dividido em duas partes, o Gráfico e a Grelha dos movimentos previsionais.
3.1. O Gráfico
O gráfico representa um período de doze meses, sendo que os primeiros 9 meses representam o passado dos movimentos de tesouraria das contas vinculadas e os 3 meses seguintes representam o futuro com base nas datas previsionais de pagamento ou recebimento.
Passamos agora a explicar em detalhe o gráfico.
Contas de tesouraria - Este campo serve para selecionar as contas de tesouraria que pretendemos considerar para o calculo do indicador Saldo real atual das contas selecionadas.
Este indicador serve como ponto de partida para o calculo do saldo previsional nos 3 meses futuros.
Saldo real atual das contas selecionadas - Exibe à data atual o saldo real das contas de tesouraria selecionadas no campo Contas de tesouraria.
- Legenda do gráfico
- Saldo real positivo - Representa o saldo real positivo das contas de tesouraria selecionadas pelo campo contas de tesouraria.
- Saldo real negativo - Representa o saldo real negativo das contas de tesouraria selecionadas pelo campo contas de tesouraria.
- Saldo previsional positivo - Representa o saldo previsional positivo.
- Saldo previsional negativo - Representa o saldo previsional negativo.
- Hoje - Representa a data atual através de uma linha fixa na vertical.
sticky_note_2Notas
Como é calculado o saldo real e o saldo previsional
- O Saldo real representa no gráfico o saldo das contas de tesouraria selecionadas pelo campo Contas de tesouraria no período temporal do passado até ao presente . Este calculo tem origem nos lançamentos efetuados nos movimentos de tesouraria daquelas contas em determinada data.
- O Saldo previsional é calculado com base no somatório dos movimentos previsionais atuais e futuros a uma determinada data mais o saldo real à data de hoje.
tips_and_updatesDicas
O gráfico exibe por dia através do cursor do rato o saldo real ou previsional. Basta percorrer o gráfico com o cursor do rato para serem exibidos por dia a data e o valor do respetivo saldo..
3.2. A grelha
A grelha é onde são exibidos todos os movimentos previsionais que irão alimentar o gráfico. Esta grelha tem 4 agrupadores de registos, Todos, Pagamentos, Recebimentos e Excluídos.
- Todos, exibe todos os movimentos previsionais quer eles sejam de saída ou entrada de valor, exceto os excluídos.
- Pagamentos, exibe apenas os movimentos de saída de valor, exceto os excluídos .
- Recebimentos, exibe apenas os movimentos de entrada de valor, exceto os excluídos .
- Excluídos, exibe apenas os movimentos excluídos.
Botão Adicione previsão - Este botão serve para poder adicionar um movimento previsional manual a partir do monitor.
Ao clicar no botão
Adicione previsão
é exibido um popup que lhe permite introduzir os dados da previsão que pretende adicionar .
Botão Recalcule previsão automática - Este botão serve para que as previsões geradas automaticamente pelo software voltem a ser recalculadas.
Por exemplo, se apagarmos a partir da grelha algum movimento gerado automaticamente ou se existir alguma atualização nos dados que provoquem alteração no calculo dos movimentos gerados de forma automática devemos clicar em
Recalcule previsão automática
de forma a que as previsões automáticas sejam recalculadas e exibidas no grafico e na grelha.
Colunas visíveis na Grelha - Através do icon view_columnpode selecionar as colunas que pretende visualizar na grelha dos movimentos previsionais.
Passamos agora a explicar o que cada coluna representa na grelha do monitor
- Entidade - Representa a entidade de origem do registo. Estas podem ser: Cliente, Fornecedores, Beneficiários, Funcionários e Outros.
- Nome - Nome da entidade, por exemplo nome do cliente, nome do fornecedor, nome do beneficiário. Caso a entidade seja Outros ou Funcionários o nome permanece vazio.
- Descrição - Representa por exemplo a identificação do documento no caso de se tratar de movimentos provenientes de movimentos de conta corrente, ou a descrição introduzida no campo Descrição no caso de um movimento de introdução manual ou proveniente de uma despesa.
- Atrasado - Os movimentos que tenham o check neste campo significa que são movimentos que requerem atualização da data de previsão por parte do utilizador. Estes movimentos tem uma data de previsão inferior à data atual e por isso não são considerados no gráfico. Apenas os movimentos com origem em movimentos de conta corrente ou avenças podem ficar no estado Atrasado.
- Valor entrada - Valor previsto em euros de entrada em tesouraria
- Valor saída- Valor previsto em euros de saída de tesouraria
- Recorrência - Indica a recorrência do registo que pode ser Única, Diária, Semanal, Mensal ou Anual
- Origem - Indica a origem da previsão que pode ser Faturação, Compras, Despesas, Manual e Automático.
Ações de registo
Em cada registo previsional exibido na grelha existem varias ações que podemos utilizar sendo que algumas ações apenas estão disponíveis em registos com determinadas características.
Na tabela abaixo identificamos as ações disponíveis mediante as características do registo previsional.
| Ação |
Origem |
Recorrência |
Disponível |
| Edite |
Manual/Automático |
Qualquer recorrência |
Sim |
| Exclua |
Qualquer origem |
Qualquer recorrência |
Sim |
| Apague previsão |
Manual/Automática |
Qualquer recorrência |
Sim |
| Apague previsão e recorrências |
Manual/Automática |
Todas exceto Única |
Sim |
| Apague recorrências |
Manual/Automática |
Todas exceto Única |
Sim |
Passamos agora a explicar o que cada ação implica em cada registo
Edite - Como identifica a tabela acima esta ação apenas está disponível para registos com origem em Manual ou Automático. Caso o utilizador Edite um destes registos pode alterar a informação dos mesmos a partir do popup exibido no monitor. Se o registo for de origem automático e o utilizador o edite e altere, o mesmo passa a ter origem manual uma vez que o mesmo foi alterado de forma manual.
Exclua - A ação Exclua está disponível para todos os registos e significa que se o utilizador clicar nesta ação o registo deixa de ser exibido no agrupador Todos e Recebimentos ou Pagamentos da grelha, e deixa também de ficar refletido no gráfico.
Os movimentos excluídos passam apenas a serem exibidos no agrupador Movimentos Excluídos
Esta ação implica que nos registos com origem em movimentos de conta corrente identificados com (Faturação e compras) e também as despesas passem a ter ativo o campo Excluído na secção Tesouraria previsional do respetivo registo. Para reverter a exclusão aceda ao registo a partir dos Movimentos Excluídos e clique na ação
undo do respetivo registo.
Apague previsão - A ação de registo Apague previsão apenas está disponível para os registos com origem em Manual ou Automático e para qualquer recorrência. Esta ação quando selecionada Apaga o registo da grelha e do gráfico. Caso o registo seja de origem Automático o mesmo volta a ser criado quando é executado o recalculo da previsão automático, já se o mesmo for de origem Manual é apagado e já não volta a surgir na grelha e no gráfico.
Apague previsão e recorrências - A ação de registo Apague previsão e recorrências apenas está disponível para os registos com origem em Manual ou Automático e para todas as recorrências exceto a recorrência Única. Esta ação quando selecionada Apaga o registo e todas as recorrências associadas ao mesmo com data posterior. A data de fim da recorrência é atualizada com a data do registo que foi apagado.
Apague recorrências - A ação de registo Apague recorrências apenas está disponível para os registos com origem em Manual ou Automático e para todas as recorrências exceto a recorrência Única. Esta ação quando selecionada Apaga todas as recorrências associadas ao mesmo com data posterior ao registo que selecionamos. A data de fim da recorrência é atualizada com a data do primeiro registo que foi apagado.
4. Regras dos movimentos previsionais automáticos criados pelo PHC GO
- A primeira etapa do automatismo consiste na eliminação de todos os movimentos gerados anteriormente de forma automática.
- O próximo passo envolve a previsão de movimentos futuros com base no histórico dos últimos 9 meses de movimentos de tesouraria, o PHC GO valida movimentos com o mesmo valor e para a mesma entidade, segmentando por frequência:
- Diariamente: Se houver mais de 210 ocorrências, o PHC GO cria movimentos recorrentes diários para os próximos 3 meses. Se for mais de 130 e menos de 210, são criados movimentos recorrentes dia sim, dia não para o mesmo período.
- Semanalmente: Com mais de 30 ocorrências, cria movimentos recorrentes semanais para os próximos 3 meses. Se estiver entre 17 e 30 ocorrências, são gerados movimentos semana sim, semana não. Apenas os movimentos que ocorrem uma vez por semana são considerados, excluindo assim movimentos diários.
- Mensalmente 1: Com mais de 7 ocorrências, cria movimentos recorrentes mensais para os próximos 3 meses. Se estiver entre 5 e 7 ocorrências, gera movimentos mês sim, mês não, baseando-se na última vez que ocorreu. Aqui também, apenas movimentos mensais são considerados.
- Mensalmente 2: Ao analisar movimentos mensais por entidade, ignorando o valor, calcula uma média dos valores encontrados. Subtrai esses valores dos obtidos na etapa mensalmente 1. Se o resultado for maior ou igual a 20 ou menor ou igual a -20, cria movimentos recorrentes para os próximos 3 meses. Com base no numero de vezes que ocorreu nos últimos 9 meses aplica o valor diariamente, semanalmente ou mensalmente.
- No caso de possuir o Payroll, o PHC GO efetua o cálculo dos recibos de vencimento para os próximos 3 meses, mas não gera os recibos. O processamento de horas extra, ausências e movimentos variáveis será considerado usando o campo "Usa data do recibo como data de referência" como ativo, mesmo que esteja inativo. Desta forma não são calculados acertos de remunerações e descontos. São gerados movimentos previsionais de tesouraria, incluindo somas de remunerações, deduções e impostos para cada mês.
- No caso de possuir avenças o PHC GO gera automaticamente os registos previsionais associados a cada avença para os próximos 3 meses.
- Por fim, o PHCGO cria as recorrências em falta para os movimentos previsionais manuais com recorrências. Ou seja, imaginando que foi criado um movimento com recorrências e sem data final, o PHC GO verifica quais recorrências que precisam ser criadas no dia definido + 3 meses.