O regime de IVA de Caixa é um regime simplificado e facultativo de tributação, nos termos do qual a exigibilidade do IVA ocorre no momento do recebimento.
O PHC GO possibilita a configuração e uso de documentos nesse regime, que lhe permitirá adiar a entrega do IVA ao Estado somente após boa cobrança das faturas emitidas aos clientes.
Para empresas em que os prazos de recebimento sejam superiores aos de pagamento a adesão a este regime é uma boa opção, pois minimiza o impacto da entrega antecipada do IVA ao Estado antes do respetivo recebimento.
sticky_note_2Notas
O PHC GO disponibiliza esta funcionalidade se o País indicado no ecrã dos Dados da Empresa for Portugal ou Espanha.
Para fazer uso desta funcionalidade, iremos explicar em detalhe a forma como configurar a aplicação, que séries de documentos a parametrizar para possibilitar o posterior lançamento nesse regime e regras a ter em conta na sua emissão.
1. Configuração da Série de Documento de Faturação
Comecemos por configurar o documento Fatura no regime de IVA de Caixa, para tal, aceda ao ( Menu > Definições > Séries de Documentos de Faturação)
Clique em Introduza Série de Documento de Faturação ou duplique uma série de faturação já existente de forma a aproveitar as configurações já existentes (Ex. Fatura).
Efetue o preenchimento dos seguintes campos:
Nome da Série: atribua um nome identificativo à série. É um campo de registo obrigatório.
(Ex. Fatura IVA de Caixa).
Na seção de Detalhes, no campo Tipo de Documento selecione na lista a série: FT - Fatura
Ative o campo Permite documentos em rascunho, caso pretenda que os dados lançados nos documentos nesta série possam ser alterados até que os mesmos sejam dados como finalizados/assinados. Desta forma, é possível corrigir eventuais erros de introdução ou efetuar ajustes até ao momento da assinatura dos documentos.
Ative o campo Série IVA de Caixa. Guarde a configuração.
sticky_note_2Notas
- Caso necessite creditar um documento feito numa série configurada para IVA de Caixa, também a série do documento retificativo tem de estar configurada para IVA de Caixa e apenas poderá refletir o crédito de documentos ao abrigo desse regime.
- Caso pretenda comunicar Recibos de IVA de Caixa via webservice à Autoridade Tributária, ou seja, logo após a assinatura do documento, deve aceder ao ecrã de Parâmetros ( Menu > Definições > Gerais) e na secção Comunicações ao Estado, ativar o campo Usa comunicação de documentos via webservice e preencher os campos do Utilizador e Palavra-Passe a usar na comunicação de documentos à AT via webservice. Por último indicar a Data de início da comunicação a partir do qual pretende comunicar Recibos de IVA de Caixa (engloba também working documents).
Tenha em consideração que a adesão ao modo de comunicação via webservice é possível de efetuar no início de cada ano fiscal. A forma de comunicação escolhida deve ser mantida no decorrer do ano todo. Ou seja, se para 2023 escolher um método de comunicação via webservice, deve manter-se nele até ao fim do ano fiscal.
Excepções:
- se, durante o ano, mudar de software de faturação ou
- se deixar de emitir faturas em papel e adquirir um software de faturação.
Em ambos os casos, pode-se escolher o método de comunicação que for mais conveniente para a sua empresa.
2. Configuração da Série de Recibo
Dado que a regularização de Faturas de IVA de Caixa terá de ser feita por Recibos também eles assentes no regime de IVA de Caixa, é necessário criar uma série de recibos nesse âmbito.
Para tal, aceda ao ( Menu > Definições > Séries de Recibos)
O PHC GO inclui de base um conjunto de séries de recibos, pelo que, caso já tenha configurada e ativa a série de Recibo de IVA de Caixa, não necessita de efetuar qualquer configuração adicional.
Se porventura, não tiver essa série disponível, clique em Introduza Série de Recibo ou duplique uma série de recibo já existente de forma a aproveitar as configurações já existentes (Ex. Recibo Normal).
Efetue o preenchimento dos seguintes campos:
Nome da Série: Atribua um nome identificativo à série. (Ex. Recibo IVA Caixa).
Ative o campo Permite documentos em rascunho, caso pretenda que os dados lançados nos recibos nesta série possam ser alterados até que os mesmos sejam dados como finalizados/assinados. Desta forma, é possível corrigir eventuais erros de introdução ou efetuar ajustes até ao momento da assinatura dos recibos.
Ative o campo IVA de Caixa.
Na seção Detalhes selecione o Código do movimento de c/c.
Geralmente é usado o código: 3 - N/Recibo (Crédito).
tips_and_updatesDicas
Os campos abaixo indicados são de registo opcional, embora se recomende o seu registo, pois o seu preenchimento irá influenciar o comportamento da aplicação e criar automatismos sempre que movimentar a série, ou seja:
Código de c/c para retenção de IRS: Selecione na lista o código de movimento de c/c que pretende usar em situações em que haja lugar a retenção de IRS estando a usar esta série de recibo.
Código de c/c para desconto financeiro: Selecione na lista o código de movimento de c/c que pretende usar em situações em que atribua um desconto financeiro estando a usar esta série de recibo. Este campo está disponível nos planos Advanced e Enterprise do PHC GO.
Nome do Documento para Tesouraria: Este campo serve para indicar a designação que irá aparecer nos movimentos de tesouraria associados à série do recibo.
Conta de Tesouraria por defeito: Este campo exibe a lista de Contas de Tesouraria ativas na aplicação, das quais pode selecionar a que irá ser usada por defeito quando movimentar a série do recibo.
Código de Tesouraria por defeito: Este campo lista os códigos que permite organizar e agrupar o movimento de tesouraria que será gerado quando movimentar a série do recibo. Para os recibos que efetuam movimentos diretos para a tesouraria, tratam-se de códigos de recebimentos (iniciados por R) o que significa que correspondem a entrada de valores, e neste caso poder-se-ia aplicar o código de tesouraria R10001 para Atividades Operacionais relacionadas com Recebimentos de Clientes.
Os 2 últimos campos estão disponível nos planos Corporate, Advanced e Enterprise do PHC GO.
O preenchimento dos mesmos irá agilizar bastante no momento que for emitir recibos na série em causa, pois já virão pré-preenchidos, sem necessidade de estar a digitar novamente o seu valor.
Guarde a configuração.
Agora que já tem uma série de Faturação e de Recibos configurada ao abrigo do regime de IVA, estará em condições de iniciar o ciclo de faturação sob este regime.
3. Lançamento sobre a série de Faturação de IVA de Caixa
Proceda à introdução do registo na nova série da Fatura de IVA de Caixa (disponível no ( Menu > Vendas > Faturação).
A forma de registo do documento é exatamente igual ao de uma fatura normal, existindo apenas algumas nuances que passamos a descrever:
- Ao movimentar este tipo de documentos, a seção Cliente vem com o campo IVA de Caixa ativado por defeito (não podendo ser alterado).
- No momento da gravação de uma Fatura de IVA de Caixa são feitas as mesmas validações que um documento de faturação normal. Veja aqui quais as validações existentes nas linhas ao inserir um documento.
- Adicionalmente, existe uma regra na gravação das faturas ao abrigo deste regime, ou seja, não é possível gravar o documento em que nas linhas sejam preenchidos diferentes motivos de isenção de imposto, quando a taxa na linha é a mesma.
- Ao imprimir/descarregar em PDF este tipo de documento, o modelo de relatório é o mesmo que o usado numa Fatura normal, apenas existindo uma diferença na área onde se exibe o texto da certificação do documento, que nestes casos, terá a indicação que se trata de um documento assente no regime de IVA de Caixa.
4. Lançamento sobre a série de Recibo de IVA de Caixa
No momento de faturar ao seu cliente, poderá fazê-lo a partir do registo da Fatura, fazendo clique no botão playlist_play para abrir o painel lateral, e no grupo Recibos selecionar a emissão na série de Recibo de IVA de Caixa), ou em alternativa aceder ao ecrã da série do Recibo de IVA de Caixa (disponível no ( Menu > Vendas > Recibos) e proceder à sua introdução.
O método de registo do Recibo de IVA de Caixa é exatamente igual ao de um Recibo Normal, no entanto, no momento de selecionar quais os documentos a regularizar serão exibidos exclusivamente documentos abrangidos pelo regime de IVA de Caixa.
No momento de gravar/assinar o recibo, quando for imprimir/descarregar em PDF, o modelo de relatório a usar para impressão deverá ser o designado por PHC GO Recibo RIC.
Por último, de referir que todos os documentos emitidos neste regime estarão abrangidos na extração do SAF-T(PT), ou seja, Faturas de IVA de Caixa e Recibos de IVA de Caixa são comunicados no SAF-T(PT) Mensal e no SAF-T(PT) Anual. Caso a fatura de IVA de Caixa contenha um imposto de IVA de 0% e os respetivos motivos de isenção preenchidos, os mesmos são comunicados no ficheiro SAFT-T na estrutura que comunica a Fatura de IVA de Caixa e na estrutura do Recibo de IVA de Caixa que regularizou a fatura.
tips_and_updatesDicas
Para registar e regularizar
Compras de IVA de Caixa, não necessita de realizar todas as configurações descritas anteriormente, ou seja:
- Na emissão da compra basta ativar opção IVA de Caixa situada na seção Fornecedor para que o sistema saiba que se trata de um documento dessa natureza.
- A regularização da compra pode ser feita em qualquer série de Pagamento.