Manuais
PHC GO Reconciliação bancária automática
 
A Reconciliação Bancária consiste em validar os movimentos de uma Conta de Tesouraria com os movimentos de um extrato bancário dessa mesma conta. Assim, os movimentos são relacionados/reconciliados e os saldos das contas de tesouraria ficam de acordo com os valores reais do banco.

Informação

Esta funcionalidade está disponível nos planos Star, Pro e Expert.

Como aceder ao assistente de Reconciliação Bancária?


Para aceder ao assistente de Reconciliação bancaria devemos optar por uma das seguintes opções:

  • Acesso direto através do menu da aplicação ( Menu > Tesouraria > Reconciliação bancaria).

  • Ou

  • Acedendo ao ecrã dos Extratos bancários ( Menu > Tesouraria > Extratos bancários) e a partir do botão Ações selecionar Reconciliação bancária.

Como efetuar uma reconciliação bancária através do assistente?


Iremos de seguida explicar todos os passos do assistente de reconciliação bancária, o que devemos configurar, o que consiste cada passo e como devemos proceder em cada um.

Para dar inicio ao assistente de reconciliação bancaria devemos aceder ao assistente conforme indicado acima neste manual.


  • Passo 1 - Configuração

    O passo um consiste na configuração do assistente para efetuar a reconciliação bancaria conforme pretendido.
    A reconciliação efetuada nos passos seguintes será efetuada com base na configuração introduzida neste passo.

    Os campos que devemos configurar neste passo são:

    1. Conta de tesouraria - Conta de tesouraria que pretendemos reconciliar.

    2. Data da reconciliação - Data no qual pretendemos efetuar a reconciliação.

    3. Valida a data - Quando ativo, serve para definir a tolerância em dias do campo Data dos movimentos de tesouraria para efetuar reconciliação automática. A tolerância é definida no campo Tolerância de dias para a data.

    4. Tolerância de dias para a data - Este campo apenas está habilitado se o campo Valida a data estiver ativo. Com valor zero, as datas dos movimentos a reconciliar tem de ser iguais, com valores diferentes de 0 as datas dos movimentos a reconciliar podem ser diferentes até ao limite de dias definido pela tolerância.

    5. Valida a data valor - Quando ativo, serve para definir a tolerância em dias do campo Data valor dos movimentos de tesouraria para efetuar reconciliação automática. A tolerância é definida no campo Tolerância de dias para a data valor.

    6. Tolerância de dias para a data valor - Este campo apenas está habilitado se o campo Valida a data valor estiver ativo. Com valor zero, a data valor dos movimentos a reconciliar tem de ser iguais, com valores diferentes de 0 a data valor dos movimentos a reconciliar podem ser diferentes até ao limite de dias definido pela tolerância.

    7. Valida descrição exata - Quando ativo serve para validar a coerência da descrição entre o extrato do banco e os movimentos de tesouraria.

    8. Seleciona os movimentos mais antigos - Quando ativo, caso existam vários movimentos de igual valor que obedeçam ás restantes regras de reconciliação automática, a aplicação sugere para reconciliar o movimento cuja data do movimento de tesouraria é a mais antiga.

    9. Serie para recebimentos - Campo para definir a serie a utilizar na criação de recibos pelo assistente.

    10. Serie para pagamentos - Campo para definir o código de movimento de conta corrente a utilizar na criação de pagamentos pelo assistente.

    11. Serie para faturas-recibo - Campo para definir a serie a utilizar na criação de faturas-recibo pelo assistente.


    Informação

    Apenas são apresentados movimentos para reconciliar cuja data de movimento seja menor ou igual à Data da reconciliação


    Notas

    Algumas destas configurações podem e devem ser definidas na conta de tesouraria e só é possível altera-las no assistente caso o campo Permite edição de configurações no assistente da respetiva conta de tesouraria estiver ativo.
    Os campos preenchidos nas contas de tesouraria são automaticamente preenchidos no passo 1 do assistente assim que selecionarmos a respetiva conta.


    Após configurarmos o passo 1 do assistente devemos avançar para o passo dois, clicando no botão Seguinte.


  • Passo 2 - Reconciliação automática

    O passo 2, é o passo em que a aplicação ira tentar fazer a correspondência entre os valores iguais dos movimentos do extrato bancário com os movimentos de tesouraria.
    A correspondência entre os valores terá sempre em conta a configuração efetuada no passo 1 do assistente.

    Para reconciliar os movimentos sugeridos pela aplicação basta seleciona-los pela caixa de seleção à esquerda de cada registo e clicar em Reconciliar selecionados.

    Se não pretendermos reconciliar os movimentos sugeridos pela aplicação não devemos selecionar qualquer registo clicando no botão Seguinte


  • Passo 3 - Contas correntes

    Este passo consiste na verificação de movimentos contas correntes de clientes (Faturas) e fornecedores (Compras) que ainda não estejam regularizados e efetua automaticamente a correspondência desses valores com os valores dos movimentos do extrato bancário. Caso existam valores iguais a aplicação sugere para reconciliar.

    O ecrã apresenta do lado esquerdo os movimentos do extrato bancário e do lado direito os pendentes encontrados nas respetivas contas correntes para cada movimento do extrato bancário.

    Existem 3 tipos de Estado para os movimentos do extrato bancário mediante situação encontrada:

    • Match não encontrado - Quando a aplicação não encontra qualquer movimento de conta corrente para o valor do extrato bancário.

    • A definir - Quando a aplicação encontra pelo menos um movimento de conta corrente para o valor do extrato bancário.

    • Pronto a lançar - Quando selecionamos ou adicionamos um movimento pendente em conta corrente que corresponda ao valor do movimento bancário.

    Encontrando e selecionando uma correspondência devemos clicar em Lançar movimentos e reconciliar.
    A aplicação irá lançar Recibos pelos valores positivos e Pagamentos pelos valores negativos dos documentos selecionados, reconciliando automaticamente os movimentos lançados.

    Caso seja necessário limpar os documentos adicionados para que o Estado do movimento bancário volte A Definir ou Match não encontrado, devemos clicar no botão Limpar
    Apenas serão lançados documentos cujo Estado seja Pronto a lançar

    Informação

    Apenas é possível lançar recibos ou pagamentos neste passo se os campos Serie para recebimento e Serie para pagamento estiverem preenchidos no passo 1 do assistente.


    Notas

    • Quando não é encontrada qualquer correspondência para um determinado valor, podemos adicionar movimentos através do botão Adicionar documento. Este botão apenas fica habilitado caso não exista nenhum movimento selecionado nos pendentes encontrados.
      Podemos adicionar tantos documentos quanto necessário para perfazer o valor do movimento bancário.

    • Só é possível adicionar o documento ou os documentos quando o valor total é igual ao valor do movimento bancário.

    • Ao clicar Adicionar documento, apenas são exibidos no ecrã valores para adicionar menores ou iguais ao valor do extrato bancário selecionado.

  • Passo 4 - Documentos de tesouraria

    Este passo consiste em efetuar lançamentos de tesouraria a partir do assistente de forma a que os movimentos bancários pendentes fiquem automaticamente reconciliados com os movimentos de tesouraria lançados.

    O ecrã apresenta do lado esquerdo os movimentos do extrato bancário e do lado direito os respetivos campos para introduzir e selecionar o Tipo de movimento a criar.

    Existem 2 tipos de Estado para os movimentos do extrato bancário:

    • A definir - Quando se encontra por definir o tipo de movimento e o preenchimento dos campos necessários ao lançamento da Transferência conta-Conta ou lançamento da despesa.

    • Pronto a lançar - Quando é definido o tipo de lançamento a efetuar e preenchidos os campos necessários ao lançamento da Transferência conta a conta ou lançamento da despesa.

    Selecionando um movimento do lado do extrato bancário, podemos então selecionar o tipo de movimento a criar.
    Os tipos de movimento possíveis a criar neste passo são:

    • Transferência Conta-Conta - Serve para lançar a partir do assistente Transferências conta-Conta de valor igual ao do movimento do extrato bancário selecionado. O Estado do movimento bancário passa a Pronto a lançar quando é preenchido o campo Conta de tesouraria.
      Para este tipo de movimento os campos Tipo de despesa e Numero de documento encontram-se desabilitados.

    • Despesas - Serve para lançar a partir do assistente Despesas de valor igual ao do movimento do extrato bancário selecionado. O Estado do movimento bancário passa a Pronto a lançar quando é preenchido o Tipo de despesa e Número do documento.
      Para este tipo de movimento o campo Conta de tesouraria encontra-se desabilitado.


    Caso seja necessário limpar os dados introduzidos para que o Estado do movimento bancário volte A Definir, devemos clicar no botão Limpar. Desta forma o lançamento na tesouraria para aquele movimento já não é criada.

    Informação

    Os movimentos do extrato bancário com valores positivos apenas tem a opção para criar lançamento de Transferência conta-Conta.



  • Passo 5 - Faturas Recibo

    Este passo consiste em efetuar lançamentos de Faturas-recibo a partir do assistente de forma a que os movimentos bancários pendentes fiquem automaticamente reconciliados com as Faturas-recibo criadas.

    O ecrã apresenta do lado esquerdo os movimentos do extrato bancário e do lado direito os respetivos campos para preencher com os dados da fatura-recibo a lançar.

    Existem 2 tipos de Estado para os movimentos do extrato bancário:

    • A definir - Quando se encontram por preencher os campos necessários para efetuar o lançamento da Fatura-recibo.

    • Pronto a lançar - Quando são preenchidos todos os campos necessários para efetuar o lançamento da Fatura-recibo.

    Selecionando um movimento do lado do extrato bancário, podemos então Preencher os campos da Fatura-recibo.Os campos a preencher são:
    • Cliente - Nome do cliente pretendido para criar a fatura recibo.

    • Referência - Referencia do artigo a colocar nas linhas da fatura recibo. A linha da fatura-recibo apenas poderá conter um artigo.

    • Designação - Designação da referencia. Campo preenchido automaticamente pela introdução da referencia.

    • Tabela de IVA - Tabela de IVA que pretendemos para o artigo introduzido na fatura recibo.

    • Motivo de isenção de Imposto - Campo obrigatório quando a Tabela de IVA é do tipo PT Isenta.

    Caso seja necessário limpar os dados introduzidos para que o Estado do movimento bancário volte A Definir, devemos clicar no botão Limpar. Desta forma a respetiva fatura recibo para aquele movimento já não é criada.

    Informação

    Apenas é possível lançar Faturas-recibo neste passo se o campo Serie para Fatura-recibo estiver preenchida no passo 1 do assistente.


    Notas

    A Fatura recibo é lançada com IVA incluído, pelo que o valor total da fatura recibo é igual ao valor selecionado no movimento do extrato bancário.



  • Passo 6 - Reconciliação manual

    Este passo consiste em efetuar a Reconciliação manual dos movimentos que não foram reconciliados nos passos anteriores.
    Devemos efetuar de forma manual a correspondência entre valores do extrato bancário e movimentos de tesouraria.

    Ao selecionarmos um movimento do lado do extrato bancário é apresentado em rodapé ao lado do botão Reconciliar selecionados a indicação do valor Por selecionar do lado dos movimentos de tesouraria.

    Quando os valores totais de ambos os lados são coincidentes o botão Reconciliar selecionados fica habilitado para reconciliar os movimentos.

    Poderão ser reconciliados de uma só vez todos os movimentos existentes de ambos os lados, desde que os valores totais coincidam.

    Clicando em Reconciliar selecionados os movimentos selecionados são reconciliados passando ao passo seguinte.


  • Passo 7 - Resultado

    Este passo consiste em verificar o estado da reconciliação bancária efetuada, indicando quantos movimentos foram reconciliados e quantos ficaram pendentes por reconciliar.
    São também apresentados neste ecrã os seguintes indicadores:

    • Saldo bancário por reconciliar - Valores totais de Entrada e Saída por reconciliar do extrato bancário.

    • Saldo de tesouraria por reconciliar - Valores totais de Entrada e Saída por reconciliar dos movimentos de tesouraria.

    • Totais - Valor total dos movimentos do extrato bancário e da tesouraria (é considerado para os movimentos totais a soma entre os valores de entrada e valores de saída), bem como a Diferença de reconciliação entre o Total bancário e o Total de Tesouraria


    Notas

    Os valores apresentados nestes indicadores estão condicionados pela data de reconciliação, ou seja, são calculados com base em movimentos com data menor ou igual à data da reconciliação introduzida no passo 1.
    Podemos observar ainda que os valores nestes indicadores vão sendo atualizados à medida que vamos reconciliando os movimentos em cada passo.


    Dicas

    Nas Definições de Tesouraria em (Menu>Definições>Tesouraria) existe o ecrã de Histórico de Correspondência. Este ecrã guarda automaticamente o histórico de correspondências efetuadas pelas várias reconciliações bancarias, relacionando os campos Descrição do movimento bancário com a Conta de tesouraria e com o Tipo de lançamento efetuado em cada passo. Desta forma em novas reconciliações quando a aplicação verificar que existe correspondência entre estes 3 campos sugere o Match ou o lançamento para aquele movimento bancário de acordo com o histórico guardado.
    É possível criar histórico de correspondências diretamente a partir do ecrã.
    Veja mais em detalhe como pode criar e consultar o histórico de correspondências aqui.
    Outra Informação

    • O extrato é dado como reconciliado quando todos os movimentos que o compõe estão reconciliados.
    • Todas as reconciliações ou lançamentos efetuados em cada passo ficam automaticamente reconciliados.
    • Os lançamentos efetuados em cada passo obedecem às regras de negócio próprias de cada documento que estamos a lançar. Por exemplo o lançamento de uma Fatura-recibo pelo assistente obedece às mesmas regras na criação de uma Fatura-recibo pelo ecrã de documentos de faturação.
    • Caso feche o assistente a meio da reconciliação não é perdida qualquer informação reconciliada. Quando voltar a inicializar o assistente, já não são exibidos os movimentos reconciliados.