Manuais
PHC GO Como configurar séries de dossiers internos
 
É no ecrã Série de Dossiers Internos onde será efetuada a introdução, as configurações e a gestão dos seus dossiers internos.

Aqui, pode configurar os campos que irão caracterizar cada série que introduzir, definindo o nome, o seu número, se é inativa ou não, entre outros campos.

O conceito de Dossier Interno surge, como uma ferramenta que lhe permite adaptar a aplicação de uma forma simples às suas necessidades mais específicas. Assim pode definir e caracterizar Dossiers Internos que não vão ser mais do que documentos internos adaptados, podendo desta forma informatizar áreas que normalmente não fazem parte da gestão.

Os dossiers não movimentam a conta corrente, apenas o stock, opcionalmente.

Exemplos de dossiers internos que poderá criar:

  • Documentos de transporte para Clientes ou Fornecedores como Guias de transporte ou Guias de Remessa;

  • Notas de Encomendas;

  • Orçamentos;

  • Folhas de Obra;

  • Documentos de conferência;

  • Documentos internos como Transferências entre Armazéns, Consumo interno, Encomendas a fornecedores, etc.

Para visitar este ecrã, aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Séries de Dossiers Internos ( Menu > Definições > Séries de Documentos > Séries de Dossiers Internos ).
Informação

As séries dos dossiers internos apenas existem nos planos Star, Pro e Expert, no entanto existem diferenças entre eles, ou seja:
 
  • No plano Star o limite vai até às 8 séries de dossiers internos.

  • Nos planos Pro e Expert não existe limite quanto ao nº de séries, sendo possível a qualquer momento criar novas séries, alterá-las ou até apagar séries desde que ainda não tenham documentos lançados.
Para conhecer todas as funcionalidades inerentes a este ecrã, iremos começar por explicar os campos que compõem a área da Informação Principal e o tabulador dos Dados Gerais.
 

INFORMAÇÃO PRINCIPAL



Esta área do ecrã é composta pelos seguintes campos:

Nome: Este campo permite introduzir um nome para a sua série de dossier interno.
 
Número: Este campo corresponde ao número interno do documento. O valor deste campo é incrementado automaticamente com base no valor do último registo criado.
 
Inativo: Este campo lógico, permite definir se a série está inativa, ou seja, que está arquivada e sem uso.
 
 

DADOS GERAIS



O tabulador de Dados Gerais é composto por vários separadores, os quais iremos detalhar individualmente. Para obter mais informações sobre os campos de um separador, carregue em Mostrar/Ocultar referente ao separador específico (ou em alternativa, pode carregar em Abrir todos).
 
 

Detalhes


Tipo de Documento: Este campo permite definir qual o tipo de documento mais adequado para a série a criar.
 
Tabela: Este campo permite indicar se pretende associar a série à entidade Clientes ou Fornecedores.
 
CAE: Este campo permite indicar o Código de Atividade Económica da sua organização.
 
Permite ter dossiers Rascunho:Ao ativar este campo, a aplicação irá permitir que ao registar Dossiers Internos, estes fiquem em Rascunho, permitindo alterar posteriormente todos os dados do mesmo até que o mesmo seja dado como Assinado. Desta forma, é possível corrigir eventuais erros que possam ocorrer até ao momento da assinatura do dossier.
Se pretender que os dossiers sejam assinados automaticamente (no momento da gravação) esta opção não deve estar selecionada.
 
Assina ao imprimir: Este campo ao ser ativado, o dossier vai ser criado e poderá ser alterado até ao momento em decida finalizá-lo ou imprimi-lo. Por impressão compreende-se o ato de impressão para impressora, pré-visualização, ou envio por e-mail em qualquer um dos formatos disponíveis.
Se pretender que ao gravar, os dossiers sejam assinados automaticamente (no momento da gravação) esta opção não deve estar selecionada.
 
Série de Importação: Este campo deve ser ativado quando o dossier for utilizado para importação de documentos por Simple ou Full API do PHC GO, provenientes de outros sistemas, onde a assinatura digital é criada nesses sistemas.
 
Permite alterar o Número do Dossier: Este campo permite alterar o número sequencial da série de dossier interno.
 
Manter a sequência: Este campo ao ser ativo, permite manter a sequência de numeração do documento na mudança do ano civil.Não estando selecionada esta opção, no início do ano civil, a numeração reiniciará no nº 1.
 
Reabre o dossier interno que deu origem à linha: Este campo ao ser ativo, permite que, ao apagar a linha de um Dossier Interno, ou ao apagar o mesmo, o dossier de origem volte a ser reaberto.
Esta funcionalidade pressupõe que aquando da cópia entre dossiers, o dossier de origem tenha sido encerrado.
 
Fecho automático quando totalmente fornecido: Este campo ao ser ativo, permite que, quando o dossier é utilizado em cópias para outros documentos, e se utiliza a opção de atualizar a quantidade 2, caso essa atualização faça com que quantidade2=quantidade, então, é fechado pela aplicação porque se encontra totalmente fornecido. Caso não utilize a quantidade 2, fecha automaticamente após ser copiado.
 
Controla emissão cancelada de Dossiers Internos: Este campo ao ser ativo, permite que, passe a controlar se o cliente tem na sua ficha a opção Emissão de Dossiers Internos cancelada ativa, e não permitirá emitir dossiers internos deste tipo.
 
Usa descrição técnica: Este campo permite definir se a série de Dossier, vai herdar nas linhas dos documentos, as descrições técnicas dos artigos ou serviços, presentes no campo Descrição Técnicado ecrã Artigos e Serviços.
 
Usa Vendedor: Este campo permite definir se a série de Dossier, vai herdar o vendedor associado à ficha do cliente, no campo Vendedor, ou caso não o possua, poder identificá-lo no lançamento do documento.
 
 
Assina digitalmente o documento: Este campo, ao ser pressionado, ativa o campo Certificados para assinar digitalmente o documento, onde pode escolher uma das assinaturas digitais disponíveis.
Notas

Existem as seguintes regras de validação na gravação das séries de documentos, não é possível gravar se a série estiver configurada com Tipo de Documento = OT - Documento Interno. Também não é possível gravar, se a série estiver configurada com Tabela = Fornecedores.

Aplica promoções: Ao ativar esta opção, permite ao utilizador definir quais as séries onde serão aplicadas as promoções em vigor.
Notas

Este campo não pode ser aplicado a séries em que a Tabela seja Fornecedores.

 

Campos do Dossier


Tipo de Preço de Custo: Este campo permite selecionar o preço de custo que será usado no documento. Caso selecione o preço de custo ponderado do lote, ao faturar um artigo que não usa lotes, será preenchido o preço de custo ponderado do artigo.
Caso selecione o último preço do lote, ao faturar um artigo que não usa lotes, será preenchido o último preço do artigo.
 
Preço a usar em dossiers: Este campo permite indicar que, caso na ficha do cliente, no campo Preço a usar em Documentos qual o preço a usar na série do dossier.
 
Preço Custo Manual: Este campo ao ser ativa indica que, o custo é inicialmente introduzido pela aplicação e pode ser mudado pelo utilizador antes de gravar, mas esse valor modificado será perdido se este campo estiver desativo.
 
Calcula IVA: Este campo ao ser ativo significa que será calculado o valor correspondente de IVA no dossier, surgindo as colunas Tabela de IVA, IVA incluído e Motivo de Isenção de Imposto.
 
Nº de Descontos: Este campo permite definir o nº descontos, até um máximo de 3, que a série de dossier irá permitir.
 
Utiliza a coluna da unidade: Este campo ao ser ativo, adiciona uma nova coluna, Unidade, na série de dossier interno.
 
Mostra Rentabilidade: Este campo ao ser ativo, adiciona duas novas colunas, Margem e Lucro, nas linhas do dossier, para os utilizadores com acesso de Supervisão aos dossiers.
 
Mostra Pesos e Volumes: Este campo ao ser ativo, adiciona as seguintes colunas nas linhas dos dossiers, Peso Líquido, Total Peso Líquido, Peso Bruto, Total Peso Bruto, Volume, Total Volume, Nº Itens, Total Nº Itens.
 
Utiliza compostos: Este campo permite, ao ser ativado, apresenta a composição dos produtos compostos, definido na ficha do artigo ou serviço na área Componentes.
 
Imprime componentes: Este campo, ao ser ativado, ao imprimir documentos nesta série, os componentes dos produtos compostos serão impressos.
Ao invés, se o campo estiver desativo, ao imprimir documentos nesta série, os componentes dos produtos compostos serão omitidos da impressão exibindo apenas os produtos compostos.
 
Respeita composto do documento de origem na cópia: Este campo, quando ativo, na cópia entre os documentos com produtos compostos, a aplicação passa para o documento de destino os componentes do documento de origem. Caso contrário, os componentes são sempre os que se encontram na ficha do artigo.
 
Descrição Principal: Este campo permite definir um campo do Dossier onde irá constar um título identificativo que permita uma identificação mais rápida do mesmo.
 
Campo em Tabela 1: Este campo permite definir um campo personalizado em formato tabela para preencher valores criados por si, pode atribuir um título ao campo.
Nos dossiers desta série, o campo irá surgir no separador Outros Dados, para que possa associar um valor personalizado em cada dossier lançado.
 
Nome da data inicial:, Nome da data final: Estes campos, ao serem preenchidos, serão colocados na série do dossier, onde poderão servir de data de início, data de execução, data de limite, data de entrega, etc.
 
Nome do Texto Final 1,2 e 3: Estes campos, ao serem preenchidos, serão colocados na série do dossier, onde poderão servir vários fins e são de texto livre, por exemplo indicar um local de entrega, ou indicar alguma observação.
 
Campo Lógico 1,2 e 3: Estes campos, ao serem preenchidos, serão colocados na série do dossier, onde poderão servir vários fins, permite criar campos lógicos, isto é campos do tipo sim/não. Pode por exemplo criar os campos lógicos "Adjudicado" para o Dossier "Proposta" ou "Confirmado" para o Dossier da encomenda.
 
Campo alfanumérico 1,2 e 3: Estes campos, ao serem preenchidos, serão colocados na série do dossier, onde poderão servir vários fins, semelhantes aos campos Nome do Texto final, mas podem receber valores em texto ou numérico.
 
 

Campos das linhas do Dossier


Título da quantidade real: Este campo, ao ser preenchido, permite definir um título para a coluna Quantidade do dossier.
 
Título da quantidade 2 previsional: Este campo, ao ser preenchido, permite definir um título para a coluna Quantidade2 do dossier.
 
Título do preço real: Este campo, ao ser preenchido, permite definir um título para a coluna Preço do dossier.
 
Título da data: Este campo, ao ser preenchido, adiciona uma coluna do tipo data, para por exemplo, colocar uma data de entrega.
 
Título para a primeira coluna do item: Este campo, ao ser preenchido, adiciona uma coluna de item para identificação da mesma. Deste modo será possível dividir um dossier por itens ou por pontos.
 
Título para a segunda coluna do item: Este campo, ao ser preenchido, adiciona uma 2ª coluna de item para identificação da mesma. Deste modo será possível dividir um dossier por itens ou por pontos.
 
 

Integração do Dossier


Movimenta stocks: Este campo ao ser ativado, define se a série de dossier movimenta stock. É complementado pelo preenchimento do campo Código do movimento 1.
 
Usa Números de série: Ao ativar este campo determina que, esta série de dossier interno passa a suportar o uso de Números de série.
Se a série de dossier interno não movimentar stock, pode ativar esta configuração para permitir movimentar Números de série, mas sem movimentar stock. Por omissão, sempre que uma série movimentar stock, automaticamente este campo fica ativo, e não é possível alterar a configuração.

Informação

Este campo apenas é exibido se possuir o add-on Equipamentos.
Código do movimento 1: Este campo lista os códigos de movimento de stock existentes, e permite definir qual o código a ser utilizado na série do dossier. É complementado pelo preenchimento do campo Movimenta stocks.
 
Tipo de movimento - Transf. Armazéns: Este campo lógico ao ser ativado, define que a movimentação de stock a realizar é do tipo transferência de armazém, ou seja, dá saída de stock num armazém para dar entrada noutro. É complementado pelo preenchimento do campo Código do movimento 2.
 
Código do movimento 2: Este campo lista os códigos de movimento de stock existentes, e permite definir qual o código a ser utilizado na série do dossier, na movimentação de stock do tipo transferência de armazém. É complementado pelo preenchimento do campo Tipo de movimento - Transf. Armazéns.
 
Armazém por defeito: Este campo ao ser preenchido, define qual o armazém habitual na série do dossier, de onde será efetuada a movimentação de stock.
 
Avisa stock negativo Este campo ao ser ativado, define que o utilizador é avisado em caso de movimentação de stocks negativos.
 
Movimenta as reservas do clientes nos stocks: Este campo ao ser ativado, define se a série de dossier entra para a análise Dossiers que movimentam reservas de cliente deste artigo, dentro do agrupador Dossiers Internos", do ecrã Artigos e Serviços.
 
Movimenta as reservas de fornecedores nos stocks: Este campo ao ser ativado, define se a série de dossier entra para a análise Dossiers que movimentam reservas a fornecedor deste artigo, dentro do agrupador Dossiers Internos", do ecrã Artigos e Serviços.
 
 

Anexa ao descarregar: Este campo, ao ser ativado, indica se o dossier da série é gravado ao descarregar. Ao selecionar esta opção ativa o campo Categoria do Anexo e Local de Armazenamento.
 
Categoria do documento: Este campo lista as categorias de anexo da base de dados para escolha.Opção ativada ao selecionar o campo Anexa ao descarregar.
 
Local de armazenamento: Este campo lista os locais onde irá ser guardado o anexo. Pode guardar o seu anexo na Base de Dados, DropBox, Google Drive e One Drive.
Opção ativada ao selecionar o campo Anexa ao descarregar.