Manuais
PHC GO Como emitir pagamentos em série
 

É no ecrã Emissão de Pagamentos em série que pode emitir automaticamente diversos pagamentos tendo como origem as diversas contas correntes de fornecedores em aberto.

Para uma explicação mais completa da Emissão de Pagamentos em série, clique aqui.

Neste circuito de utilização vamos exemplificar como emitir vários pagamentos de forma automática tendo como base várias contas correntes que se encontram em aberto para vários fornecedores com a mesma forma de pagamento associada.


1. Criação de vários movimentos de conta corrente de fornecedores a partir de documentos de compra


Tomando como base a série V/Fatura que por defeito tem definido na sua configuração que Lança a compra em conta corrente, aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Compras - V/Fatura ( menu Menu > Pesquise por V/Fatura ).

De seguida, selecione Introduza V/Fatura e preencha os campos obrigatórios:

  1. Fornecedor: Deve associar ao documento um fornecedor.

  2. Nas linhas do documento lançar os artigos ou serviços que pretende incluir no documento de compra.

    Notas

    Ter atenção ao campo Vencimento que estará diretamente ligado ao campo Por vencer até da Emissão de Pagamentos em série , ou seja, caso no Vencimento tenha definido uma data superior à data atual, no campo Por vencer até se definir uma data anterior a essa, o movimento de conta corrente do fornecedor não irá estar disponível. Caso defina uma data posterior face ao Vencimento, o movimento de conta corrente do fornecedor já ficará disponível.

    Este campo permite definir uma data limite dos movimentos de conta corrente de fornecedores por regularizar.

  3. Sobre a área Pagamentos definir uma Forma de Pagamento, por exemplo a forma Multibanco.

  4. Após o documento estar concluído é necessário gravar o mesmo.

  5. Criar mais dois documentos de compra e associar Fornecedores distintos, para assim, termos movimentos de conta corrente em aberto para fornecedores diferentes. Associar também a mesma forma de pagamento.

    Ao aceder ao ecrã Contas Correntes de Fornecedores, conseguimos visualizar os movimentos de conta corrente que foram originados pelos documentos de compra anteriores bem como a sua forma de pagamento definida.


2. Emissão de pagamentos


Para realizar uma Emissão de Pagamentos em série, aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Emissão de Pagamentos em série ( menu Menu > Pesquise por Emissão de Pagamentos em série ) e selecione o botão Nova emissão.

  1. Com o assistente aberto no passo 1 Dados, vamos definir um conjunto de campos principais relativo aos dados para emissão e tipo de agrupamento:

    • Dados para emissão

      • Série do documento a emitir: Selecione a série de pagamento que pretende emitir, por exemplo a série V/Recibo.

      Dicas

      Caso possua alguma Série de pagamentos a fornecedor configurada com a opção Pagamento por defeito para processamentos, a mesma será automaticamente preenchida neste campo.

Dicas

Tendo definido os campos Conta de Tesouraria e Código de tesouraria na respetiva Série de pagamentos, os mesmos irão ser preenchidos automaticamente com o que definiu. Caso contrário pode definir manualmente.

  • Tipo de agrupamento

    • Documentos separados: Selecione este campo para sejam gerados tantos pagamentos quanto os movimentos de conta corrente que criámos anteriormente para os vários fornecedores. Neste cenário é indiferente ter Documentos separados ou Agrupar por fornecedores devido ao facto dos documentos de compra criados, corresponderem a fornecedores distintos e por isso não irá conseguir agrupá-los, logo irá criar pagamentos separados.

  • Pressione o ícone chevron_right para avançar para o passo 2 Opções onde vai definir as opções para a sua emissão:

    • Opções para emissão:

      • Processa automaticamente: Selecione este campo para que na emissão dos Pagamentos, estes venham desde logo automaticamente processados.

      Informações

      Para uma explicação mais detalhada sobre as opções para a emissão, clique aqui.

    • Opções de origem:

      • Por vencer até: Este campo permite definir uma data limite dos movimentos de conta corrente de fornecedores por regularizar. Defina a mesma data ou uma data posterior ao Vencimento do movimento.

      • Formas de pagamento: Neste campo, selecione a mesma forma de pagamento que associou anteriormente aos documentos de compra, ou seja Multibanco. Ao definir essa forma forma de pagamento, no passo seguinte dos documentos de origem, apenas filtra os movimentos de conta corrente de fornecedores com a forma de pagamento que selecionou.

    • Opções de envio por e-mail:

      • Enviar documentos por e-mail: Ative este campo caso pretenda enviar por e-mail os documentos resultantes do processamento para as respetivas entidades.

      • Relatório para envio do documento: Caso o campo anterior esteja ativado, deverá obrigatoriamente indicar aqui o layout de Relatório para envio do(s) documento(s) por e-mail.

      • Template de e-mail: Caso pretenda que no envio por e-mail dos documentos, o conteúdo do mesmo inclua um texto pré-definido baseado num template de e-mail, selecione na lista o template que pretende aplicar. Caso não pretenda incluir um template de e-mail deixe vazio este campo.

  • De seguida, pressione no ícone chevron_right para avançar para o passo 3 Documentos onde vai verificar que apenas estão disponíveis os movimentos de conta corrente que foram originados pelos vários documentos de compra criados anteriormente e que a sua forma de pagamento tenha sido definido como Multibanco.

    Para dar início à emissão dos pagamentos, e após ter selecionado os movimentos de conta corrente, selecione o botão Emita a partir apenas dos documentos selecionados.

  • Imediatamente após ter iniciado a emissão é encaminhado para o passo 4 Resultado de confirmação de início do processamento.

    Informações

    Os processamento decorrentes da emissão automática são efetuados de forma assíncrona, ou seja, pode continuar a realizar outras operações dentro do PHC GO sem ter que esperar pelo fim do(s) processamento(s).

  • Após o processamento estar concluído, irá surgir um icon de notificação na barra de topo da aplicação. Ao fazer clique sobre a área de notificação irá navegar diretamente para o processamento onde poderá consultar o resultado do mesmo.


    3. Consulta dos pagamentos gerados


    Como dito anteriormente, ao navegar para o resultado do processamento, e sobre a área dos Documentos emitidos, pode consultar os os três pagamentos emitidos relacionados com os três movimentos de conta corrente. Ao selecionar os pagamentos emitidos através das caixas de seleção, pode desde logo descarregar através do icone  cloud_download  ou enviar por e-mail através do icone  send .

    Pode inclusivamente navegar para os pagamentos através do respetivo ícone ( link ). Ao consultar o mesmo poderá verificar que nas linhas do Pagamento emitido consta o movimento de conta corrente do fornecedor que foi originado pelo Documento de Compra.

    Informações

    Caso no 2º passo do assistente (Opções) tenha ativado o campo Enviar documentos por e-mail; definido o Relatório para envio do documento e o Template de e-mail, logo após a conclusão com sucesso do processamento será enviado de forma automática o(s) e-mail(s) com o(s) pagamento(s) para os respetivos fornecedores e baseando-se no template de e-mail selecionado.

    Para saber mais sobre o Ecrã de Processamentos, clique aqui.