A comunicação à Autoridade Tributária de documentos de faturação (ex: Faturas, Nota de Crédito/Débito, Adiantamentos de clientes, etc..) , bem como de Working documents (*) e Recibos de IVA de Caixa (**) pode ser feita em 2 formatos:
- Ficheiro SAF-T PT
- Webservice (forma automática)
Notas
(*) Consideram-se
Working Documents as
séries de dossiers internos ou
séries de documentos de faturação cujo
Tipo de Documento seja igual a um destes tipos:
FC - Fatura à Consignação
CM - Consulta de Mesa
CC - Crédito de Consignação
FO - Folhas de Obra
NE - Nota de Encomenda
OU - Outros
OR - Orçamentos
PF - Proforma
(**) Consideram-se
Recibos IVA Caixa todas as
séries de recibos que têm
ativado o campo
IVA de Caixa.
A comunicação via Ficheiro SAF-T PT é aquela que efetua mensalmente extraindo o ficheiro respetivo a partir do PHC GO e submete a partir do site e-Fatura.
A comunicação via Webservice permite que os documentos (faturação, working documents e recibos de IVA de caixa) quando assinados sejam automaticamente comunicados à AT, sendo nesse momento enviado para os servidores da AT a informação do documento e de imediato retornado o resultado dessa comunicação.
Notas
A comunicação de documentos de faturação à AT via Webservice, é uma funcionalidade que apenas se encontra disponível quando o País para Obrigações Legais definido no ecrã de Dados da Empresa for Portugal.
A comunicação dos documentos à AT via Webservice pode resultar em:
- sucesso - neste caso irá surgir uma tag a verde a indicar que o documento foi Comunicado à AT, sendo exibida na seção Estado o Resultado da comunicação à AT com descrição da data/hora da comunicação e data/hora da resposta da AT. Nestes casos os documentos assumem o estado Normal.
Caso anule um documento já comunicado (documento de faturação, working documents ou recibos de IVA de Caixa), a aplicação irá comunicar essa alteração à AT, pois neste caso o documento passa a ter o estado de Anulado (essa comunicação será refletida no campo Resultado da comunicação à AT).
Caso emita uma Fatura por cópia de um ou mais working documents (Ex: Encomendas de clientes), no momento da gravação/assinatura da Fatura e sendo esta comunicada à AT com sucesso, vai resultar também numa segunda comunicação à AT para as encomendas que deram origem à fatura, neste caso o estado das mesmas passa a Faturado (essas comunicações serão refletidas no campo Resultado da comunicação à AT de cada encomenda).
A partir do momento em que o documento passa ao estado de Comunicado na AT é disponibilizada uma nova ação de registo designada por Anule comunicação do documento na AT. Esta nova ação de registo permite aos utilizadores que sejam administradores de sistema anular a comunicação do documento na AT. Esta situação pode surgir quando um documento por qualquer motivo é comunicado indevidamente com erros de identificação. Após a anulação da comunicação do documento fica disponível a ação de registo Comunique à AT para que o utilizador possa voltar a comunicar o documento. A disponibilidade para voltar a comunicar o documento poderá não ser imediata, pois requer também a eliminação da comunicação do documento por parte da AT.
O histórico de todas estas ações ficam registadas na secção Estado do documento.
- insucesso - neste caso irá surgir uma tag a amarelo a indicar que a Comunicação à AT falhou, sendo igualmente exibido no campo do Resultado da comunicação à AT a mensagem de retorno obtida do webservice da AT, juntamente com a data/hora das comunicações.
Informações
- As comunicações de documentos à AT que resultem em insucesso, podem por vezes, ser ocasionadas por problemas momentâneos na comunicação com o Webservice da AT ou por falhas internas na rede, nestes casos, tem sempre a possibilidade de repetir a comunicação do documento, bastando aceder ao botão de
Ações e selecionar a opção de
Comunicar à AT.
- Acedendo ao
Menu > Análises e Listagens > Análises e Listagens e à seção
Geral tem disponível a análise da
Listagem dos documentos não comunicados à AT via webservice.
Defina como quer comunicar os seus documentos; via webservice no momento em que são finalizados e assinados ou no início do mês seguinte via ficheiro SAF-T.
Notas
Caso opte por comunicar Documentos de Faturação, Working Documents e Recibos de IVA de Caixa via webservice à Autoridade Tributária, ou seja, logo após a assinatura do documento, deve aceder ao ecrã de Parâmetros ( Menu > Pesquise por Gerais) e na secção Comunicações ao Estado, ativar o campo Usa comunicação de documentos via webservice e preencher os campos do Utilizador e Palavra-Passe a usar na comunicação de documentos à AT via webservice. Por último indicar a Data de início da comunicação a partir do qual pretende comunicar Working Documents e Recibos de IVA de Caixa.
Tenha em consideração que a adesão ao modo de comunicação via webservice é possível de efetuar no início de cada ano fiscal. A forma de comunicação escolhida deve ser mantida no decorrer do ano todo. Ou seja, se para 2023 escolher um método de comunicação via webservice, deve manter-se nele até ao fim do ano fiscal.
Excepções:
- se, durante o ano, mudar de software de faturação ou
- se deixar de emitir faturas em papel e adquirir um software de faturação.
Em ambos os casos, pode-se escolher o método de comunicação que for mais conveniente para a sua empresa.