Manuais
PHC GO Quais as regras fiscais que o PHC GO obedece para a certificação da AT
 
Caso esteja abrangido pela legislação portuguesa (ou seja se o País para Obrigações Legais da Ficha da Empresa for Portugal), está sujeito a regras de certificação nos documentos, bem como a outras questões legais que iremos abordar neste tópico.


  • Caso lançe um Documento do tipo :
     
    • FT - Fatura
    • FR - Fatura/Recibo
    • FC - Fatura à Consignação

    quando o total do documento sem IVA é igual ou superior a 1000€, segundo as regras de faturação estabelecidas pela AT, os dados da morada do cliente (morada, localidade e código postal) contidos na seção Cliente devem estar preenchidos.

  • Se utilizar a Fatura como documento de transporte (ou seja, na seção Transporte ativar o campo Documento serve de transporte), passa a ser obrigatório o preenchimento dos campos Data de Carga e Hora de Carga, ressalvando que a Data e Hora de início de transporte não pode ser anterior à data e hora atuais.



  • Caso lance documentos para trânsito de mercadorias do tipo:
     
    • GT - Guia de Transporte
    • GR - Guia de Remessa
    • GD - Guia ou Nota de Devolução
    • GC - Guia de Consignação
    • GA - Guia de Movimentação de Ativos Próprios

    é obrigatório o preenchimento dos campos:
     
    • Data de Carga e Hora de Carga, com a data e hora de início de transporte.
    • Morada de Carga, Localidade de Carga e Código Postal da morada de carga (este último deve obedecer ao formato XXXX-XXX, onde X é um digito de 0 a 9).
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    No caso dos documento de tipo GD acresce a obrigatoridade de registo dos campos Morada de Descarga, Localidade de Descarga e Código Postal de Descarga (também este deverá respeitar o formato XXXX-XXX onde X é um digito de 0 a 9.
  • A Data e Hora de início de transporte não pode ser anterior à data e hora atuais.

    Esta regra da Data e Hora de Carga não se aplica, em situações em que o documento de transporte tenha associado um cliente que tem ativado o campo É Consumidor Final ou caso o cliente do documento seja estrangeiro e tem associado um País distinto de Portugal.




  • Ao lançar uma Fatura Simplificada (seja para um cliente existente em tabela ou não) e cujo montante total sem IVA seja superior a 100€, não é permitido segundo as regras de faturação (artigo 40º do Código do IVA).
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    Relativamente à legislação em Espanha, poder-se-á emitir uma Fatura Simplificada e associar-lhe um Cliente sem morada preenchida desde que o total do documento seja inferior a 3000€.
  • As Fatura Simplificadas não podem servir de documento de transporte.



  • No lançamento das Faturas à Consignação nas linhas das referências do documento devem estar todas com IVA Isento e fazer menção ao Motivo de Isenção de Imposto (Artigo 38º do CIVA) nas linhas das referências ou no cabeçalho do documento.



  • Não é permitido a duplicação de Notas de Crédito ou Débito.

  • Não é possível lançar uma Nota de Crédito com quantidades e preços a negativo.

  • Numa Nota de Crédito não pode incluir referências a outros documentos com moeda diferente.

  • Para uma Nota de Crédito só pode corresponder a um Documento de Faturação.

  • Uma Nota de Crédito não pode incluir referências a outras Notas de Crédito.

  • Para as Notas de Débito geradas por cópia de Faturas não é permitido alterar as Quantidades nas linhas. Estes tipos de documentos sendo retificativos de faturas, são destinados a corrigir a não aplicação do IVA na fatura, ou a aplicação de uma taxa de IVA inferior à que devia ter sido aplicada. Por outro lado, é possível numa Nota de Débito adicionar artigos ou alterar os valores dos artigos já existentes.

  • Caso tenha a aplicação configurada para fazer ligação à contabilidade (definida no ecrã de Parâmetros), então ao lançar uma Nota de Crédito ou de Débito, o campo Tipo de Regularização contido no separador Contabilidade é de preenchimento obrigatório, onde deve selecionar na lista o tipo regularização aplicável.



  • Ao introduzir os seus documentos de faturação (Ex: Fatura) e nas linhas dos documentos alterar a designação de um artigo/serviço, tendo este já o campo da referência preenchido, a aplicação não permitirá efetuar a alteração à descrição original do artigo/serviço. Esta regra vai ao encontro das exigências por parte da AT para softwares certificados, segundo o Despacho n.º 8632/2014.

    No entanto, existe uma exceção a esta regra que no caso de preencher um texto adicional logo a seguir à designação original do artigo/serviço, ser-lhe-á permitido pela aplicação.


  • Na introdução de documentos de faturação de séries manuais tem a possibilidade de editar e retificar o apuramento dos montantes de linha e totais do documento (Total de IVA e Total do documento), de modo a que reflitam os valores do documento original.
    Também tem disponível para registo obrigatório o campo do Nº do documento original onde deve especificar o nº do documento correspondente à série manual.


  • Na introdução de documentos de faturação de séries retificativas manuais tem a possibilidade de editar e retificar os mesmos campos indicados no item anterior, com a nuance que neste caso para além de ter de especificar o Nº do documento original também terá de identificar a Série e Nº da Fatura de origem.

  • Na introdução de documentos de faturação por cópia de outros documentos de faturação, a aplicação cria automaticamente uma linha descritiva, mencionando informação identificativa sobre o documento de origem.Essa linha não é editável, nem é possível eliminar a mesma.
    Esta regra é aplicada apenas no momento da gravação do documento, ou seja, se essa linha identificativa do documento de origem foi alterada, a aplicação repõe o texto original da mesma, ou se a linha foi apagada, a mesma volta a ser adicionada ao documento, sendo o utilizador notificado em ambas as situações.

    Para mais informações de como configurar as séries manuais clique aqui.



Para Documentos sem relevância fiscal do tipo de OT - Documento Interno:

  • É possível produzir alterações de dados sobre documentos internos já lançados, bem como apagar documentos deste tipo.

  • É possível gravar documentos com uma linha sem quantidade nem preço de venda.

  • A operação anterior é também possível em qualquer tipo de documento, caso o País para Obrigações Legais do ecrã de Dados da Empresa for distinto de Portugal.



  • Não é permitida a alteração de dados ou a eliminação de documentos de compra de autofaturação assinados digitalmente.

  • É obrigatório que as linhas com um valor total superior a 0 e uma taxa de IVA igual a 0% tenham o campo Motivo isenção de imposto preenchido. No caso de documentos com uma única linha com valor superior a zero e taxa de IVA igual a zero, se este campo for preenchido no cabeçalho do documento, na seção Financeiro, já não é necessário defini-lo novamente nas linhas.

  • Ao lançar compras de autofaturação não pode ter nas suas linhas artigos em que a designação tem menos de 2 caracteres.

  • Para documentos de compras de autofaturação é obrigatório o preenchimento dos campos do Nº de Contribuinte, Morada, Localidade e Código Postal do Fornecedor, cuja localização se encontra na secção Fornecedor.

  • O formato do Número de Contribuinte do fornecedor associado ao documento também é validado neste tipo de documentos. A validação varia consoante o País indicado para o registo.



  • A nível dos documentos com validade fiscal (Faturas, Faturas/Recibo, Faturas Simplificadas, Recibos, Notas de Crédito/Débito, Faturas de Adiantamento, Compras de Autofaturação, ...) só podem ser impressos na via Original uma só vez. Em caso de extravio, só podem ser impressos como Segunda via.

    Para o ajudar neste controlo, o PHC GO tem implementado um mecanismo nas impressões/descargas dos documentos deste tipo, que reconhece se este deve ser impresso no Original ou na Segunda via e faz o trabalho por si.

    Se tentar imprimir a via Original de um documento que já tenha sido impresso nessa via, a aplicação não permitirá essa ação.

    Dentro do próprio registo destes documentos, pode através do campo Total de Impressões ver e controlar o nº de impressões que o documento já teve.
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    Existindo mais de um original do mesmo documento fiscal, e se o cliente for sujeito passivo de IVA e efetuar a dedução do valor do IVA em todos os originais que possuir, poderá ser responsabilizado pela emissão desses documentos, se não provar que estes não foram emitidos por si.
  • Na impressão dos relatórios, os campos de tipo "data" com validade legal terão de apresentar o formato AAAA-MM-DD ou DD-MM-AAAA de acordo com o número 2.2.4 do Despacho n.º 8632/2014 – 03/07.


  • Para o caso das impressões de documentos que se encontrem em modo Rascunho (numeração a negativo), os dados relacionados com a entidade emissora e recetora do documento, bem como os dados dos campos totalizadores do documento (exceto as linhas do documento), irão exibir carateres/números eligíveis (por exemplo: xxxxx , 99999 ou 1900-01-01.

    Este comportamento da aplicação deriva de requisito legal por parte da AT (Despacho nº 8632/2014), que tratando-se da impressão de documentos em rascunho (sem validade fiscal) não podem apresentar as mesmas características que um documento com validade fiscal e como tal têm de vir descaracterizados nos seus dados, pois poderiam ser facilmente manipuláveis e dar azo a fraude fiscal.

    Os documentos uma vez Assinados passarão naturalmente a exibir os dados reais nas impressões.
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    • Para os documentos de tipo OT (ou seja, os documentos internos e sem validade fiscal) a regra anterior não se aplica, sendo que os documentos exibem os dados reais uma vez impressos.

    • Para instalações em Trial, todos os documentos impressos sejam em rascunho ou assinados irão exibir igualmente os dados ilegíveis nos mesmos moldes indicados para os documentos em rascunho.

    • Quando impressos documentos de séries do tipo OT - Documento Interno, será introduzido no documento uma frase na posição obliqua com a indicação de "Documento Interno", para alám disso surge a mensagem Software PHC GO - Emitido por programa certificado nº 2867/AT(0) - Este documento não serve de fatura.

    • Quando impressos documentos de séries do tipo OT - Documento Interno, os campos relacionados com a ficha da empresa, não serão impressos.