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PHC GO Como adicionar despesas às intervenções
 
As intervenções realizadas para um cliente, seja no local ou remotamente, frequentemente acarretam despesas adicionais, como alojamento, refeições, peças, etc.. Estas despesas podem ou não ser cobradas ao cliente.

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Para conhecer melhor o ecrã de Intervenções, visualize o tópico abaixo:

As intervenções criadas no add-on, Service podem incluir diferentes tipos de despesas. Explicaremos agora como configurá-las, introduzi-las e adicioná-las a uma intervenção..

Dividimos as despesas em 2 tipos:

  • Despesas de deslocação;
  • Despesas de manutenção.

Agora, vamos explicar detalhadamente a configuração e uso de cada tipo de despesa.


Despesas de deslocação

Abrir/Fechar

Este tipo de despesas, que podemos ou não imputar ao cliente, está associado a custos relacionadas com a deslocação física do agente às instalações do cliente, por exemplo, custo quilómetro, portagem, ou custo hora do agente destacado para a intervenção.
Vamos explicar a configuração e utilização deste tipo de despesa:

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Agentes ( menu Menu > Definições > Suporte > Agentes );


  2. Selecione da lista check_box o agente, para a intervenção;


  3. Pressione o botão
    Edite
    ;


  4. Preencha ou valide no campo Custo hora o valor de custo do agente para empresa. Este valor, acrescido de uma margem a definir na intervenção, significa a importância cobrada por hora de serviço prestado por este agente;


  5. Pressione o botão
    Grave
    ;


  6. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Parâmetros ( menu Menu > Definições > Gerais > Parâmetros );


  7. Abra o separador Suporte e pressione o botão
    Edite
    ;


  8. Escolha no campo Referência para valor hora do Agente uma referência de stocks, do tipo serviço (ou crie um previamente e preencha neste parâmetro), para que, quando no ecrã Intervenções, separador Despesas adicionar um Tipo de despesa = Valor hora, a coluna Referência seja automaticamente preenchida com esta referência de stocks definida, e associada ao Custo hora do agente;


  9. Pressione o botão
    Grave
    ;


  10. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Intervenções ( menu Menu > Suporte > Intervenções );


  11. Selecione da lista check_box de intervenções, a intervenção que pretende adicionar despesas;


  12. Pressione o botão
    Edite
    ;


  13. Abra o separador Despesas e pressione o botão
    Adicione despesa
    ;


    14. tips_and_updatesDicas

    Quando é introduzida uma nova intervenção, e é preenchido o(s) agente (s) no separador respetivo, automaticamente são criadas linhas de despesa (Tipo de despesa = Valor hora), para cada agente, no separador respetivo, e se o parâmetro Referência para valor hora do Agente, tiver preenchido com uma referência de stocks, do tipo serviço, essa referência é também automaticamente preenchido, assim como a Quantidade (nº total de horas de intervenção, Preços de custo e unitário com o valor custo hora do(s) agente(s) envolvidos na intervenção, e ativa o campo Custo faturável.
  14. Na coluna Tipo de despesa selecione Valor hora;


  15. Na coluna Entidade selecione o agente da intervenção;


  16. Observe que, automaticamente é preenchida a coluna Referência, com artigo definido no parâmetro Referência para valor hora do Agente.
    Observe também que, a coluna Quantidade é igual ao nº total de horas de intervenção, que os Preços de custo e unitário com o valor custo hora do agente destacado na intervenção, e que foi ativado o campo Custo faturável, esta última coluna determina que a linha será considerada no momento da faturação;


    17. tips_and_updatesDicas

    Caso pretenda definir um preço unitário diferente do preço de custo do agente, preencha a coluna Margem, este último campo, permite definir uma margem em percentagem, para aplicar ao Preço de custo definido na linha de despesa da intervenção, e calcular o Preço unitário a faturar ao cliente.
  17. Pressione o botão
    Grave
    ;


Vamos imaginar que para esta intervenção, há uma despesa de deslocação associada, por exemplo, portagens, vamos ver como adicionamos este tipo de despesa

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Parâmetros ( menu Menu > Definições > Gerais > Parâmetros );


  2. Abra o separador Suporte e pressione o botão
    Edite
    ;


  3. Escolha no campo Referência para custo deslocação do Agente uma referência de stocks, do tipo serviço (ou crie um previamente e preencha neste parâmetro), para que, quando no ecrã Intervenções, separador Despesas adicionar um Tipo de despesa = Custo deslocação, a coluna Referência seja automaticamente preenchida com esta referência de stocks definida, e associada ao Custo deslocação do agente;


  4. Pressione o botão
    Grave
    ;


  5. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Intervenções ( menu Menu > Suporte > Intervenções );


  6. Selecione da lista check_box de intervenções, a intervenção anterior;


  7. Pressione o botão
    Edite
    ;


  8. Abra o separador Despesas e pressione o ícone add;


  9. Na coluna Tipo de despesa selecione Custo deslocação;


  10. Na coluna Entidade selecione o agente da intervenção;


  11. Observe que, automaticamente é preenchida a coluna Referência, com artigo definido no parâmetro Referência para custo deslocação do Agente.
    Observe também que, a coluna Quantidade é colocado o valor 1, que os Preços de custo e unitário e Custo faturável não são preenchidos, e fica ao critério do utilizador determinar se esta linha é um custo faturável ou não, e no caso afirmativo ativar esta última coluna e preencher a coluna do Preço unitário;


  12. Pressione o botão
    Grave
    ;


Vamos supor que para esta intervenção, há uma despesa de refeição associada, por exemplo, um almoço num restaurante, vamos ver como adicionamos este tipo de despesa

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Parâmetros ( menu Menu > Definições > Gerais > Parâmetros );


  2. Abra o separador Suporte e pressione o botão
    Edite
    ;


  3. Escolha no campo Referência para custo de despesas do Agente na intervenção uma referência de stocks, do tipo serviço (ou crie um previamente e preencha neste parâmetro), para que, quando no ecrã Intervenções, separador Despesas adicionar um Tipo de despesa = Despesa, a coluna Referência seja automaticamente preenchida com esta referência de stocks definida, e associada à linha da despesa respetiva;


  4. Pressione o botão
    Grave
    ;


  5. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Intervenções ( menu Menu > Suporte > Intervenções );


  6. Selecione da lista check_box de intervenções, a intervenção anterior;


  7. Aceda às ações de registo, escolha o agrupador Despesas, e selecione Emita despesa;


  8. É redirecionado para o ecrã Despesas, onde deve preencher os dados do documento de suporte à despesa, preenchendo os seguintes campos no cabeçalho:

    • Beneficiário
    • Descrição
    • Data

    Nas linhas das despesas os seguintes campos:

    • Número de contribuinte
    • Tipo de despesa
    • Data
    • Documento
    • Descrição
    • Valor
    • Tabela de IVA

  9. Pressione o botão
    Grave
    ;


    10. tips_and_updatesDicas

    Pode optar, ao invés de escolher a opção Emita despesa explicada acima, selecionar a opção Emita despesa por código QR onde é aberto um ecrã onde devemos selecionar no campo Dispositivos, o dispositivo pelo qual pretendemos ler o código QR.
     
    Após selecionarmos o dispositivo devemos então ler o Código QR do documento da despesa pelo dispositivo selecionado.
    Ao lermos o código QR é apresentado no ecrã a informação contido nesse código:
     
    1. No cabeçalho é apresentada a seguinte informação:
      • Documento:
      • Nº Contribuinte
      • País
      • Data do documento:
      • Total de IVA
      • Total

    2. Na grelha é apresentada a seguinte informação
      • Região
      • Código de IVA
      • Incidência
      • Valor IVA

    São ainda exibidos no ecrã os botões Introduza e Cancele. Caso optemos por Cancele o ecrã é fechado sem criar a despesa.
     
    Ao clicarmos Introduza irá ser criada uma despesa que permanecerá em modo de edição com os dados verificados no ecrã anterior.
    A partir deste momento o procedimento a ter em conta é o mesmo para as despesas.
     
    Para ver mais informação sobre despesas, clique aqui.
     
  10. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Intervenções ( menu Menu > Suporte > Intervenções );


  11. Selecione da lista check_box de intervenções, a intervenção anterior;


  12. Pressione o botão
    Edite
    ;


  13. Abra o separador Despesas e pressione o ícone add;


  14. Na coluna Tipo de despesa selecione Despesa;


  15. Na coluna Entidade selecione a descrição da despesa criada anteriormente;


  16. Observe que, automaticamente é preenchida a coluna Referência, com artigo definido no parâmetro Referência para custo deslocação do Agente.
    Observe também que, a coluna Quantidade é colocado o valor 1, que a coluna Preço unitário é automaticamente preenchida com o valor da Base de incidência total da despesa.
    A coluna Custo faturável não é ativada, fica ao critério do utilizador determinar se esta linha é um custo faturável ou não, e no caso afirmativo ativar a mesma;


  17. Pressione o botão
    Grave
    ;


Despesas de manutenção

Abrir/Fechar
Este tipo de despesas, que podemos ou não imputar ao cliente, está associado a custos relacionadas com a manutenção de equipamentos, por peças novas ou substituição de outras.
Vamos explicar a configuração e utilização deste tipo de despesa:

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Parâmetros ( menu Menu > Definições > Gerais > Parâmetros );


  2. Abra o separador Suporte e pressione o botão
    Edite
    ;


  3. Escolha no campo Referência para custo de dossier da intervenção uma referência de stocks, do tipo serviço (ou crie um previamente e preencha neste parâmetro), para que, quando no ecrã Intervenções, separador Despesas adicionar um Tipo de despesa = Dossier interno, a coluna Referência seja automaticamente preenchida com esta referência de stocks definida, e associada à linha da despesa respetiva;


  4. Pressione o botão
    Grave
    ;


  5. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Intervenções ( menu Menu > Suporte > Intervenções );


  6. Selecione da lista check_box de intervenções, a intervenção anterior;


  7. Aceda às ações de registo, escolha o agrupador Dossiers Internos, e selecione, por exemplo, Emita Folha de obra;


    8. sticky_note_2Notas

    Neste agrupador apenas são exibidos os dossiers internos configurados para a entidade Clientes.
  8. É redirecionado para o ecrã Dossiers, na série Folha de Obra em modo de introdução, automaticamente preenchido com os dados do cliente da intervenção.
    Deve preencher os dados obrigatórios documento, e nas linhas deve preencher os artigos que foram consumidos na intervenção, assim como as respetivas quantidades;


  9. Pressione o botão
    Grave
    ;


  10. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Intervenções ( menu Menu > Suporte > Intervenções );


  11. Selecione da lista check_box de intervenções, a intervenção anterior;


  12. Pressione o botão
    Edite
    ;


  13. Abra o separador Despesas e pressione o ícone add;


  14. Na coluna Tipo de despesa selecione Dossiers Internos;


  15. Na coluna Entidade selecione o tipo de dossier interno criado anteriormente;


  16. Observe que, automaticamente é preenchida a coluna Referência, com artigo definido no parâmetro Referência para custo deslocação do Agente.
    Observe também que, a coluna Quantidade é colocado o valor 1, que a coluna Preço unitário é automaticamente preenchida com o Total do dossier interno.
    A coluna Custo faturável não é ativada, fica ao critério do utilizador determinar se esta linha é um custo faturável ou não, e no caso afirmativo ativar a mesma;


  17. Pressione o botão
    Grave
    ;


O passo seguinte, seria a faturação desta intervenção, com as linhas de despesa marcadas como custo faturável
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Veja no tópico abaixo, a forma de faturar intervenções:

Como faturar intervenções

PHC GO