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Como importar artigos e serviços

É no ecrã Importação de Artigos e Serviços ( menu Menu > Pesquise por Importação de Artigos e Serviços ) onde o utilizador poderá importar Artigos e Serviços para o seu PHC GO. Este processo é muito simples, composto por apenas 5 etapas, as quais passemos a descrever em mais detalhe:

Descarregar template: Na primeira tapa do assistente de importação, é disponibilizado ao utilizador um ficheiro template, a ser preenchido com os múltiplos Artigos e/ou Serviços a importar para o seu PHC GO. Para descarregar este ficheiro, basta um clique em Descarregue Template.

Importar ficheiro: Depois de descarregado o ficheiro template e preenchido com os Artigos e/ou Serviços a importar, o utilizador deve importar este último através do campo disponível nesta etapa do assistente.

sticky_note_2Notas

Caso tenha utilizado o ficheiro template, a opção A primeira linha do ficheiro CSV é cabeçalho deve estar ativada.

Depois de selecionado o ficheiro, deve carregar em seguinte ( chevron_right ) para avançar para a próxima etapa do assistente.

Configuração: Esta etapa do assistente é dedicada a fazer a correspondência entre os campos do ficheiro importado com os campos da aplicação, para que estes sejam importados corretamente.

Depois de feita as correspondências, o utilizador deverá carregar no botão Simular Configuração, botão este que encaminhará o utilizador para a próxima etapa do assistente de importação.

Simulação: Após o passo anterior, o PHC GO irá fazer uma importação simulada e verificar se existiram erros na importação dos Artigos e/ou Serviços.
- Caso tenham sidos encontrados erros na importação, o utilizador deverá abortar a importação, aplicar as alterações necessárias ao ficheiro a importar e repetir o processo.
- Caso a importação tenha sido corretamente parametrizada, surgirá uma lista com os vários Artigos e/ou Serviços a serem importados, bem como informações referentes aos campos destes. Para concluir o processo de importação, basta um clique em Importar Dados, ação esta que encaminhará o utilizador para a etapa final do assistente de importação.

Resultado: Nesta última etapa, e caso a importação tenha sido efetuada com sucesso, irá surgir uma mensagem a congratular o utilizador, bem como uma lista com os vários Artigos e/ou Serviços importados.

tips_and_updatesDicas

Dicas para a importação de artigos e serviços:

Os campos stock, qttcli e qttfor são ignorados ao importar o ficheiro. Estes campos correspondem ao stock atual do artigo, quantidade reservada a clientes e quantidade encomendada a fornecedores.

Para criar os stocks iniciais para atualizar o campo do stock atual do artigo pode: inserir um novo movimento de stock direto ou dar entrada da quantidade através de um dossier que dê entrada de stock.

Para movimentar as reservas de clientes ou as reservas feitas a fornecedores, deve lançar novos dossiers que tenham na sua configuração a movimentação de reservas de clientes ou de reservas a fornecedores.

Devem existir dossiers distintos para cada uma destas opções. Salienta-se que a funcionalidade dos dossiers está disponível nos planos Corporate, Advanced e Enterprise.

Se no ficheiro constarem referências de artigos que ainda não existam criados na base de dados, ao importar esse artigos estes serão automaticamente criados desde que os campos mínimos obrigatórios da Referência (ref) e Designação (design) venham preenchidos no ficheiro de importação.

Se no ficheiro constarem famílias que ainda não existam criadas na base de dados, ao importar os artigos estas famílias serão criadas, desde que o campo familia se encontre preenchido. O campo corresponde ao código da família.

Os campos que por si só são uma tabela (com diversos registos independentes, tais como a marca e o modelo) produzirão uma nova entrada na respetiva tabela. Desta forma, podem ser posteriormente associados a outros artigos.

Os campos que são datas devem estar no formato dd-mm-aaaa. Por exemplo 24-01-2021.

Os campos do tipo lógico (Por exemplo: Artigo bloqueado para saídas ou IVA Incluído no Preço de Venda 1) devem ser preenchidos com um destes valores: TRUE ou FALSE, conforme se pretenda ativar ou deixar inativo este campo.

A primeira linha do ficheiro CSV contém o título dos campos que vão ser importados. Caso a linha não seja apagada, ao importar no PHC GO deve deixar ativo o campo com o nome A primeira linha do ficheiro CSV é cabeçalho para que a linha seja reconhecida como título dos registos a importar.

Os campos do tipo texto (ou carater) que apenas contêm números muito grandes, devem ser formatados como campos de texto na própria folha de cálculo.

O campo category - que permite classificar a categoria do artigo para efeitos da comunicação do inventário à AT - pode ter um dos seguintes valores no ficheiro CSV: 0, 1, 2, 3, 4 ou 5

(0 = Outros | 1 = Mercadorias | 2 = Produtos Acabados e Intermédios | 3 = Matérias-Primas, Subsidiárias e de Consumo | 4 = Subprodutos, Desperdícios e Refugos | 5 = Produtos e Trabalhos em Curso).

No caso da linha se referir a um serviço e não a uma mercadoria (campo stns no ficheiro com o valor TRUE), a categoria não será preenchida pois o campo apenas tem relevância quando existem movimentos de stock associados.

Caso pretenda importar referências de artigos que usem lotes, deve previamente ativar no ecrã de Parâmetros o campo Utiliza gestão de lotes.

No ficheiro CSV, o campo lottype - que permite definir o método de valorização do lote - pode ter um dos seguintes valores no ficheiro CSV: 1, 2 ou 3.

(1 - FIFO - Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair | 2 - FEFO- Primeiro a Expirar, Primeiro a Sair | 3 - LIFO- Último a Entrar, Primeiro a Sair)

Alguns campos no ficheiro CSV dizem respeito a funcionalidades de planos específicos e por esse motivo podem não estar disponíveis no ecrã de artigos e serviços se o plano subscrito for inferior. Esses campos irão constar do ficheiro CSV mas ao importar o ficheiro, o valor preenchido nesses campos é ignorado.
Por exemplo: os campos referentes a produtos compostos apenas existem no ecrã de artigos e serviços nos planos Advanced e Enterprise.