É no ecrã Avenças que será feita a introdução, edição ou remoção de Avenças relacionadas com a faturação do seu negócio.
Para uma explicação mais completa das Avenças, consulte o tópico Como configurar as avenças. tips_and_updatesDicas
A palavra
Avença é definida nos
parâmetros da aplicação, podendo utilizar outra nomenclatura que se adapte à realidade da empresa.
1. Configuração de uma Avença
Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Avenças ( menu Menu > Vendas > Avenças ).
De seguida, selecione Introduza Avença e preencha os campos obrigatórios, configurando primeiramente campos da área principal:
- Resumo: Campo para introdução de uma breve informação sobre a Avença, inserindo algo que a identifique (campo obrigatório).
- Validade Inicial: Campo automaticamente preenchido com a data atual do sistema que poderá ser alterada e de preenchimento obrigatório.
- Validade Final: é automaticamente preenchido internamente com a data 01.01.1900 (que significa que este contrato não tem termo). é possível alterar a data para definir uma validade final para a avença, o que significa que após a data definida neste campo, no assistente de faturação de avenças, não serão propostos para faturação períodos da avença que a ultrapassem, apenas serão propostos os períodos de faturação até esta data.
- Cliente: Nome identificativo do cliente.
- Estabelecimento: é um campo que se encontra disponível nos planos Advanced e Expert. Indica o Nº de Estabelecimento associado ao cliente/empresa. O estabelecimento com o nº "0" é considerado a sede da empresa, sendo que os Estabelecimentos com o número superior a esse serão considerados as filiais da sede.
Caso a sua instalação PHC GO esteja localizada em Angola, o nome deste campo designa-se por Dependências (o âmbito é o mesmo do explicado no parágrafo anterior).
Na área de Detalhes, associe um ou mais artigos/serviços que pretende faturar na avença.infoInformações
Na configuração de Avenças é possível associar variáveis que serão aplicadas posteriormente nos documentos que faturar a partir das mesmas. Deste modo, a definição destas variáveis pode ser efetuada nas linhas da própria Avença e assim permite que o documento emitido fique com a descrição do período faturado. Para mais informações, consulte o tópico
Como utilizar variáveis nas avenças.
Na Avença, é ainda necessário definir a Periodicidade e Pagamentos:
- Usa faturação antecipada: Ao ativar esta opção, a faturação da avença pode ser iniciada no dia em que se inicia a validade inicial da avença. Isto significa que se a avença tiver a data de validade inicial a 01.10 (por exemplo), pode começar a ser faturada nesse mesmo dia, independentemente da sua periodicidade. Se fosse uma avença postecipada (caso não tenha o clique nesta opção) com essa mesma data, apenas poderia começar a ser faturada findo o seu primeiro período de faturação, consoante a periodicidade definida na avença.
- Periodicidade e N.º de ocorrências: Relativamente à periodicidade que é um campo obrigatório pode definir que é Semanal, Mensal ou Anual e estabelecer o número de vezes que essa periodicidade ocorre.
Para terminar a configuração da Avença, no separador Dimensões Analíticas é possível definir dimensões na mesma.
Se a Avença tiver dimensões analíticas preenchidas, são estas as dimensões mandatórias. Ou seja, mesmo que a Avença tenha um cliente e/ou um artigo/serviço com dimensões analíticas, quando a Avença for faturada, são as dimensões analíticas da Avença que vão ficar nos documentos de faturação.
tips_and_updatesDicas
- Se definir Periodicidade Semanal e 2 ocorrências, na prática está a determinar que a faturação da avença será efetuada quinzenalmente.
- Se definir a periodicidade Mensal e 6 ocorrências, significa que a faturação será efetuada semestralmente.
- Se por exemplo definir a periodicidade para Anual e 1 ocorrência, significa que a avença será faturada uma vez por ano.
Com o intuito de auxiliar no preenchimento destes campos, a aplicação apresenta frases informativas que variam de acordo com as opções selecionadas.
2. Faturação de Avenças
Já criada a Avença, é possível agora faturar as mesmas. Assim sendo, é possível navegar para o Assistente de faturação de Avenças através de duas maneiras:
- A partir das Ações do modo de lista do ecrãs das Avenças;
- Através do menu ( menu Menu > Processamentos e SAFT-T(PT) > Processamentos e Emissões > Assistente de faturação de Avenças).
Já com o painel aberto deve, no passo 1. Configuração, definir o documento a emitir, as datas de emissão e por faturar até, bem como o tipo de agrupamento. Os campos que compõem este passo 1. Configuração são os seguintes:
- Documento a emitir: Este campo lista as séries de Documentos de Faturação para que possa escolher qual a série adequada para emissão das Avenças, que sejam do tipo FT - Fatura, FS - Fatura Simplificada e FR - Fatura/Recibo.
- Data de emissão: Este campo permite indicar a data pela qual vai emitir a faturação.
- Por faturar até: Este campo irá filtrar as avenças elegíveis para faturação até um limite máximo de 3000 registos relativamente à data atual. As avenças vão aparecer consoante a sua data, periodicidade e se se trata de uma avença antecipada ou postecipada.
sticky_note_2Notas
Em situações em que o limite máximo de avenças para faturação seja excedido, de forma a ultrapassar essa questão sugerimos que reduza o período de faturação das Avenças ou previamente inative/altere Avenças com períodos muito longos por faturar. A rotina de processamento de avenças é complexa, e a existência deste limite deriva da necessidade de garantir a estabilidade da aplicação em termos de performance.
- Tipo de agrupamento:
- Documentos separados Apresenta a informação em separado. Se por exemplo quiser faturar Avenças diferentes do mesmo cliente, ao selecionar esta opção, vão aparecer as várias Avenças selecionadas em linhas diferentes, imaginando que são 3 avenças, irá gerar tantas faturas quanto, os períodos por faturar.
- Agrupar por cliente:Para um mesmo cliente, possa aglomerar as avenças na fatura em vez de ficar em documentos separados. Ao escolher esta opção pode emitir uma única fatura para todas as avenças (e todos os períodos por faturar) de um cliente, até à data da emissão da fatura.
- Agrupar por avença: Junta todos os períodos por faturar da avença, numa única fatura. Por exemplo se tiver uma avença com datas entre 01.01.2021 e 31.12.2021 no final do período, pode emitir uma única fatura que cubra todo este período.
- Ative ou mantenha desativado o campo Assina/Finaliza automaticamente dependendo se pretende que na faturação do(s) período(s) da(s) avença(s), os documentos emitidos venham já assinados ou em rascunho.
Optando por não assinar os documentos, permitirá validar previamente os documentos resultantes da faturação de avenças, antes de proceder à assinatura dos mesmos. sticky_note_2Notas
A opção de
Assinar/Finalizar automaticamente só está disponível para ser desativada se o documento que selecionar para emissão permitir documentos em rascunho (definido previamente no ecrã de
Séries de Documentos de Faturação - seção
Detalhes)
- Ainda no passo 1. Configuração, pode optar por ativar a possibilidade de enviar via e-mail a faturação de avenças para o e-mail do cliente:
- A checkbox check_boxEnviar documentos por e-mail, quando ativada, os campos Relatório para envio do documento e Template de e-mail ficam habilitados para preenchimento e serem selecionados o relatório e template de e-mail a utilizar no envio do e-mail.
sticky_note_2Notas
No passo 1. Configuração se preencher o campo Data de emissão com uma data inferior a mais de 7 dias face à data corrente, ao passar ao passo 2. Avenças será impedido de prosseguir no assistente de faturação de avenças, dado que ao abrigo das regras da AT para softwares certificados, a data de emissão de documentos com validade fiscal não pode ser inferior à data atual menos 7 dias.Também se preencher o campo Data de emissão com uma data superior a mais de 7 dias face à data corrente, ao passar ao passo 2. Avenças será também impossibilitado de prosseguir no assistente, pois a data de emissão do documento não pode ser superior à data atual mais 7 dias.
Passando para o passo 2. Avenças através do ícone chevron_right, vai poder selecionar a Avença que pretende faturar.sticky_note_2Notas
Caso selecione avenças com
artigos bloqueados para entradas/saídas, não irá ser possível continuar o processamento. É apresentada a seguinte mensagem de erro:
De seguida, ao navegar para o passo 3. Períodos a Faturar, igualmente pelo icon chevron_right, vai poder escolher um ou mais períodos das Avenças que pretende faturar.
Após a seleção feita, pressione o botão Emita Faturas. Será automaticamente redirecionado para o passo 4. Resultado, onde pode consultar o resultado da emissão e os documentos de faturação emitidos, podendo inclusivamente navegar para os mesmos pelo ícone link situado no final de cada linha do resultado, como mostra a seguinte imagem: