Manuais
PHC GO Criação e Atualização de Contactos no Microsoft Outlook
 

 
Através do Zap Criação de contacto Outlook após introdução/atualização de uma ficha de cliente, sempre que for introduzido um novo cliente na sua instalação PHC GO, será também criado o contacto respetivo a este cliente na sua conta Outlook.

Para configurar o Zap Criação de contacto Outlook após introdução/atualização de uma ficha de cliente, devem ser seguidas as seguintes instruções:


1. Trigger - Insert/ Update Customer in PHC GO


Passo 1 - Choose app & event


Inicialmente, selecione a aplicação PHC GO através da caixa de texto disponível.
 
Em seguida, através do campo Trigger Event, selecione a ação Insert/ Update Customer.
 

Passo 2 - Choose an account


Neste passo, deve selecionar o utilizador da sua instalação PHC GO a ser utilizada pelo Zapier.

Informação
Para que um utilizador da sua instalação PHC GO fique disponível, este tem que ser previamente sincronizado, processo este explicado em detalhe no tópico Como sincronizar um utilizador PHC GO com o Zapier.
Notas

Sempre que é efetuada uma ação que dispare um Zap, este utilizador irá se autenticar na sua instalação PHC GO, de modo a obter os dados necessários para que este seja executado. É recomendado que crie um utilizador expecífico para ser utilizado nos seus Zaps, caso contrário, a sessão do utilizador selecionado será terminada sempre que um Zap for executado.

 

Passo 3 - Test Trigger


Nesta última etapa da configuração do trigger, deve ser efetuado um teste a este, de modo a apurar erros detectados. Para tal , deve carregar em Test Trigger, e em seguida selecionar um cliente existente no seu PHC GO para teste. Caso a lista devolvida não esteja atualizada, deve carregar em Load more.

Depois de selecionado o cliente (que servirá para teste na ação seguinte, 2. Action - Find a Contact in Microsoft Outlook), e caso o Trigger tenha sido parametrizado com sucesso, deverá surgir a mensagem "This customer was found in your Phc GO account", acompanhada dos detalhes desse mesmo cliente.

Para concluir a parametrização do Trigger, basta carregar em Continue.
 
 

2. Action - Find a Contact in Microsoft Outlook


Passo 1 - Choose app & event


Selecione a aplicação Microsoft Outlook através da caixa de texto disponível.
 
Em seguida, através do campo Trigger Event, selecione a ação Find a Contact.
 

Passo 2 - Choose an account


Neste passo, deve selecionar a conta Google Contacts a ser utilizada pelo Zapier.
Informação
Para que uma conta Microsoft Outlook fique disponível, esta tem que ser previamente sincronzizada, processo este explicado em detalhe no tópico Como sincronizar a sua conta Microsoft Outlook com o Zapier.

 

Passo 3 - Setup Action


Através deste terceiro passo, o utilizador quais os parâmetros pelos quais o Zapier vai verificar se o Cliente criado no PHC GO já existe no Outlook, além das parametrizações para um novo contacto caso este não tenha sido encontrado.

Para que o seu Zap funcione em pleno, os parâmetros devem estar de acordo com as seguintes configurações:

  • Contact Folder: Selecionar a lista de contactos na qual o Zapier vai verificar se o Cliente criado no PHC GO já existe.

  • First Name: Preencher o campo com a variável # First name # através das variáveis dinâmicas do Zapier.
    Informação
    Para consultar as variáveis disponíveis no PHC GO, consulte o Dicionário de Dados.
    Para mais informações sobre variáveis dinâmicas do Zapier, consulte o respetivo tópico aqui.

  • Last Name: Preencher o campo com a variável # Last name # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

  • Email: Preencher o campo com a variável # E-mail # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

  • Create Microsoft Outlook Contact if it doesn’t exist yet?: Esta opção, caso ativo, irá proceder á criação de um novo contacto, caso não tenha sido encontrado nenhum contacto que utilize o mesmo endereço de email que o novo cliente criado no PHC GO. Deve ativar esta opção.

    Ao ativar esta opção, ficaram disponíveis para edição os campos abaixo descritos.

  • Business Phone Numbers: Preencher os campos com a variável # Telefone # e # Fax # através das variáveis dinâmicas do Zapier. Cada campo deve conter apenas 1 contacto.

  • Mobile Phone: Preencher o campo com a variável # Tlmvl # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

  • Business Website URL: Preencher o campo com a variável # URL # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

  • Personal Notes: Tendo em conta que o Outlook não tem nenhum campo específico para o NIF do cliente, foi utilizado neste Zap o campo Personal Notes para o mesmo efeito. Como tal, deve preencher o campo com a variável # NIF # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

  • Business Address - Street: Preencher o campo com a variável # address # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

  • Business Address - City: Preencher o campo com a variável # city # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

  • Business Address - State: Preencher o campo com a variável # zona # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

  • Business Address - Postal Code: Preencher o campo com a variável # codpost # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

  • Business Address - Country or Region: Preencher o campo com a variável # country # através das variáveis dinâmicas do Zapier.


    •  

    Passo 3 - Test Action


    Nesta última etapa da configuração da ação, deve ser efetuado um teste a este, de modo a apurar erros detectados. Para tal, deve carregar em Test Action. Caso a ação tenha sido parametrizada com sucesso, deverá surgir a mensagem "Test was successful", acompanhada dos detalhes da ação efectuada.

    Em adição, caso não exista previamente um contacto na sua conta Outlook com o mesmo endereço de email que o Cliente selecionado para teste, deverá ser criado um novo contacto na sua conta Outlook.

    Para concluir a parametrização da ação, basta carregar em Continue.
     
     

    3. Action - Update Contact in Microsoft Outlook


    Passo 1 - Choose app & event


    Selecione a aplicação Microsoft Outlook através da caixa de texto disponível.
     
    Em seguida, através do campo Trigger Event, selecione a ação Update Contact.
     

    Passo 2 - Choose an account


    Neste passo, deve selecionar a conta Microsoft Outlook a ser utilizada pelo Zapier.
    Informação
    Para que uma conta Microsoft Outlook fique disponível, esta tem que ser previamente sincronzizada, processo este explicado em detalhe no tópico Como sincronizar a sua conta Microsoft Outlook com o Zapier.

     

    Passo 3 - Setup Action


    Através deste terceiro passo, o utilizador quais os campos do contacto no Outlook a serem atualizados, sempre que a ficha do cliente respetivo sofra alterações no PHC GO. Para que o seu Zap funcione em pleno, os parâmetros devem estar de acordo com as seguintes configurações:

    • Contact Folder: Selecionar a lista de contactos na qual o Zapier vai verificar se o Cliente criado no PHC GO já existe.

    • Contact: Preencher o campo com a variável ID # através das variáveis dinâmicas do Zapier. Esta variável só está disponível após parametrização da Ação 2 - Find a Contact in Microsoft Outlook

    • First Name: Preencher o campo com a variável # First name # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

    • Last Name: Preencher o campo com a variável # Last name # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

    • Email Addresses: Preencher o campo com a variável # E-mail # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

    • Personal Notes: Tendo em conta que o Outlook não tem nenhum campo específico para o NIF do cliente, foi utilizado neste Zap o campo Personal Notes para o mesmo efeito. Como tal, deve preencher o campo com a variável # NIF # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

    • Business Address - Street: Preencher o campo com a variável # address # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

    • Business Address - City: Preencher o campo com a variável # city # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

    • Business Address - State: Preencher o campo com a variável # zona # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

    • Business Address - Postal Code: Preencher o campo com a variável # codpost # através das variáveis dinâmicas do Zapier.

    • Business Address - Country or Region: Preencher o campo com a variável # country # através das variáveis dinâmicas do Zapier.


     

    Passo 4 - Test Action


    Nesta última etapa da configuração da ação, deve ser efetuado um teste a este, de modo a apurar erros detectados. Para tal, deve carregar em Test Action. Caso a ação tenha sido parametrizada com sucesso, deverá surgir a mensagem "Test was successful", acompanhada dos detalhes da ação efetuada.

    Em adição, o contacto existente no Outlook deverá ser atualizado, conforme os campos alterados na ficha de cliente no PHC GO.

    Para concluir a parametrização da ação, basta carregar em Close.
     
     

    4. Turn on Zap


    Uma vez configurados o trigger e as respetivas ações, basta carregar em Turn on Zap, e o seu Zap estará pronto a ser utilizado.

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