Manuais
PHC GO Como funciona o circuito de receção de cheques de clientes
 
O cheque é considerado um meio de pagamento utilizado com base na confiança mútua, para o pagamento de qualquer bem ou serviço.

No PHC GO, é no ecrã Cheques, que será feita a gestão de todos os cheques de clientes aceites como instrumento de pagamento de uma transação de um artigo ou serviço.

Neste ecrã é possível introduzir cheques, consultá-los e efetuar algumas ações relacionadas com os mesmos, como depositar, devolver ou anular.
Através dos documentos, existentes no PHC GO, que efetivam a entrada em tesouraria do pagamento do cliente, como é o caso da Fatura/Recibo, ou do Recibo a cliente, poderá associar os cheques rececionados.
Informação

A utilização da gestão de Cheques está disponível nos planos Star, Pro e Expert.
Passemos de seguida à explicação da configuração necessária no PHC GO, para utilização da gestão de cheques de clientes.


1. Aceitação de cheques



A receção de um cheque como meio de pagamento de uma dívida de cliente pode ser efetuada de duas formas:
 
  • Introdução do cheque no ecrã de Cheques

  • Introdução do cheque nos documentos Fatura/Recibo e Recibo.
Dicas

Quando o cheque é introduzido no ecrã de Cheques, para conseguir efetuar o respetivo Talão de Depósito, é obrigatória a associação do mesmo a um documento, ou Fatura/Recibo ou Recibo.
Explicaremos abaixo como registar esses cheques nos documentos.

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Cheques ( Menu > Clientes ).
    Notas

    O nome deste ecrã pode ser personalizado nos Parâmetros, pode ser personalizado nos parâmetros:
     
    • Nome da Entidade Cheques (Singular)
    • Nome da Entidade Cheques (Plural)

  2. Pressione o botão Introduza Cheques.

  3. Preencha os dados do cheque e obrigatórios, nomeadamente:
     
    • Cliente
    • Data
    • Nº Cheque
    • Data de Vencimento
    • Banco
    • Valor
    • Conta de Tesouraria
  4. Dicas

    A Conta de Tesouraria para onde o valor do cheque será registado, pode ser definido automaticamente no ecrã Parâmetros, nomeadamente no parâmetro Conta de Tesouraria por defeito a usar nos Cheques.
  5. Pressione botão Gravar para salvar as alterações.

  6. Vamos associar este cheque a um documento, por exemplo, a um Recibo.
    Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até uma série Recibo Normal ( Menu > Vendas > Recibos ).

  7. Pressione botão Introduza Recibo Normal.

  8. Preencha no campo Cliente, o cliente do cheque.

  9. Na secção Detalhes, pressione o botão Adicione Documento, para escolher um ou mais documentos desse cliente a regularizar.

  10. Depois desse(s) documento(s) adicionados às linhas do recibo, abra a secção Meios de Pagamento e pressione o botão Adicione Meio de Pagamento.

  11. Escolha agora o meio de pagamento Cheque, na coluna Nº Cheque digite o nº do mesmo, ou escolha da lista de cheques possíveis de associar desse cliente.

  12. Preencha os restantes campos obrigatórios, e informação adicional do Recibo.

  13. Pressione botão Gravar para salvar as alterações.
Notas

A forma de associação de um cheque criado no ecrã de Cheques, a um documento de faturação Fatura/Recibo, é semelhante ao explicado nos passos acima.


Depósito de Cheques


2. Depósito de cheques



Depois do registo do cheque e respetiva associção a um documento de pagamento, o próximo passo passa por efetuar o depósito do cheque numa Conta de Tesouraria de Banco.

O depósito pode ser efetuado de duas formas:

  • Pelo o ecrã Talões de Depósito, onde pode depositar vários cheques.
  • Pela ação de registo do próprio ecrã dos Cheques, onde irá depositar o cheque onde está posicionado.

Vamos explicar esta última forma, seguindo os próximos passos:


  1. Estando posicionado no cheque criado no passo anterior, aceda ao painel de ações do ecrã pelo botão , e escolha a ação Crie Talão de Depósito, do agrupador Cheques.

  2. Será aberto o ecrã Talões de Depósito em modo de introdução, deve preencher os seguintes campos obrigatórios:

    • Nº Talão
    • Data
    • Conta de Tesouraria de Destino

  3. Notas

    Na secção Depósitos, os dados do cheque estão automaticamente preenchidos.

  4. Pressione o botão Grave.

  5. Podemos agora observar os movimentos de tesouraria resultantes acedendo ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegando até Movimentos de Tesouraria ( Menu > Tesouraria ), onde poderemos verificar que existem 2 movimentos realizados:

    • Movimento de entrada na conta de tesouraria de destino do talão de depósito.
    • Movimento de saída na conta de tesouraria de origem do talão de depósito.


Devolução de Cheques


3. Devolução de cheques



A devolução de um cheque do Banco pode ocorrer, entre outros motivos, por:

  • Falta ou insuficiência de provisão para o pagamento.
  • Falta de requisito principal (falta da indicação de quantia, da assinatura do emitente, da data ou do lugar de emissão).
  • Endosso irregular.
  • Revogação pelo emitente.

Existindo alguma destas situações acima identificadas, e caso não exista um acordo entre receptor do cheque e o emitente do mesmo, no sentido de voltar a depositar o cheque, então teremos que registar a devolução do mesmo, para posteriormente efetuar a contabilização.Simultaneamente, será necessário lançar um movimento de conta corrente do cliente a débito, para voltar a colocar esse valor em dívida.

A devolução pode ser efetuada de duas formas:

  • Pelo o ecrã Devolução de Cheques , onde posso efetuar uma devolução por cheque.

  • Pela ação de registo do próprio ecrã dos Cheques, onde irá devolver o cheque onde está posicionado.

 

Vamos explicar esta última forma, seguindo os próximos passos:


  1. Estando posicionado no cheque criado no passo anterior, aceda ao painel de ações do ecrã pelo botão , e escolha a ação Devolva Cheque, do agrupador Cheques.

  2. Será aberto o ecrã Devolução de Cheques em modo de introdução, deve preencher os seguintes campos obrigatórios:
    Notas

    O nome deste ecrã pode ser personalizado nos Parâmetros, pode ser personalizado nos parâmetros:

    • Nome da Entidade Devolução Cheques (Singular)
    • Nome da Entidade Devolução Cheques (Plural)

    • Descrição
    • Nº do Documento
    • Código de Mov. C/c

    Dicas

    Para que surja um Código de Mov. C/c para devolução de cheques, é necessário a existência de um Código de Movimentos de Conta Corrente com as seguintes configurações:

    • É um movimento a débito
    • Tipo de Documento = OT - Documento Interno
    • É um código para devolução de Cheques

  3. Pressione o botão Grave.

  4. Podemos agora observar o movimento de tesouraria resultante acedendo ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegando até Movimentos de Tesouraria ( Menu > Tesouraria ), onde poderemos verificar que existe:

    • Movimento de saída na conta de tesouraria do Banco.

  5. Por fim conseguimos visualizar o movimento de conta corrente resultante acedendo ao ícone , junto ao campo Cliente.

  6. Aceda agora ao tabulador Análises desse cliente, escolha o agrupador Conta Corrente, e por exemplo a análise Extrato de Conta Corrente deste Cliente.
    Este novo movimento de dívida, pode posteriomente ser regularizado num Recibo.



Anulação de Cheques


4. Anulação de cheques



A anulação de cheques é usada quando o cliente revoga ou pede a substituição do cheque não depositado.

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Cheques ( Menu > Clientes ).

  2. Pesquise qual o Nº de Cheque da lista de cheques apresentada.

  3. Estando posicionado no cheque criado no passo anterior, aceda ao painel de ações do ecrã pelo botão , e escolha a ação Anule Cheque, do agrupador Cheques.

  4. Surge uma ecrã onde deve escrever ou escolher o Motivo, da anulação. Pressione o botão Anular Cheques, para finalizar a anulação.

  5. Verifique que no canto superior esquerdo do ecrã surge o texto Anulado, e que o Estado do cheque passou a Anulado, assim como o campo lógico com o mesmo nome passou a estar ativado,o que significa que este cheque ficou inutilizado, ou seja, não pode ser executada nenhuma ação adicional sobre o mesmo.