Através do ecrã de Emissão de encomendas a fornecedor em série podemos emitir de forma automática as encomendas a fornecedor sugeridas pela aplicação.
Todos os tipos de emissões disponíveis dizem respeito ao lançamento de documentos de forma automática e assíncrona.
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As funcionalidades inerentes a todas as Emissões Automáticas de documentos encontram-se disponíveis nos planos Advanced e Enterprise.
De seguida iremos demonstrar o que devemos configurar na aplicação e que passos devemos efetuar para emitir encomendas a fornecedor de forma automática.
1. Artigos e Serviços
No agrupador de artigos e serviços devemos preencher os seguintes campos:
- Fornecedor habitual* - Fornecedor que irá ser considerado para o processamento automático de encomendas deste artigo. Este campo tem de ser obrigatoriamente preenchido para que o artigo possa surgir no assistente de encomendas a fornecedor.
- Stock mínimo - Campo facultativo que serve como valor de referencia para a quantidade mínima em stock que deve ser mantida pela empresa até novo fornecimento.
- Ponto de encomenda - Campo facultativo que serve como valor de referencia para a quantidade em stock ao qual deve ser desencadeada uma nova encomenda a fornecedor.
- Quantidade habitual de encomenda - Campo facultativo que serve como valor de referencia para a quantidade ótima a encomendar.
2. Series de dossiers internos para o processamento de encomendas a fornecedores
As series a serem usadas para o processamento automático de encomendas a fornecedor terão que obrigatoriamente obedecer ás seguintes configurações para além de outras configurações que se pretenda na serie :
- Campo Tabela - Neste campo deve ser definida a entidade Fornecedores
- Campo Movimenta as reservas de fornecedores nos stocks - Este campo tem de estar ativo
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Para que o calculo das reservas dos stocks, designado por Stock previsto possa ser bem calculado, a series de dossiers internos para as encomendas de clientes devem também ter o campo Movimenta as reservas de clientes nos stocks, ativo.
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Como é calculado o
Stock previsto?
- Stock previsto é calculado com base no (Stock atual + encomendado a fornecedores - encomendado de clientes).
- Apenas entram para este calculo as series de dossiers internos que tenham os campos ativos Movimenta as reservas de fornecedores nos stocks e Movimenta as reservas de clientes nos stocks.
- Poderemos ver estes dados no separador analises do próprio artigo.
3. Emissão de encomendas a fornecedor em serie
Após terem sido feitas as configurações dos pontos 1 e 2 devemos aceder ao assistente de emissão de encomendas a fornecedor para dar inicio ao processamento, seguindo os 3 passos do assistente.
No passo dois do assistente é onde irá ser apresentada uma grelha com os vários artigos a encomendar conforme configuração do passo anterior.
É neste passo que vamos indicar ao assistente qual ou quais os artigos que efetivamente vamos encomendar e também que quantidades vamos encomendar.sticky_note_2Notas
Os artigos que estejam incluídos em encomendas a fornecedor em rascunho não irão aparecer no assistente. As encomendas devem ser finalizadas ou eliminadas para que os artigos possam voltar a ficar disponíveis no assistente.
Passo 1
O passo 1 é o passo no qual o utilizador deve configurar o assistente de forma a obter o resultado esperado para a emissão de encomendas a fornecedor. Identificamos abaixo os campos exibidos neste passo no qual passamos a explicar a funcionalidade de cada um deles:
Serie dos documentos a emitir - Neste campo deve ser selecionado a serie de encomendas a fornecedor a emitir pelo assistente.
Data de emissão - Data de emissão para os documentos que vão ser emitidos.
Fornecedor - Quando preenchido permite tratar encomendas apenas para o fornecedor selecionado.
Tipo de agrupamento: Documentos separados - As encomendas são emitidas separadamente independentemente de termos vários artigos em que o fornecedor é comum.
Tipo de agrupamento: Agrupar por fornecedores - Os vários artigos são agrupados na mesma encomenda quando o fornecedor é comum.
Assina/Finaliza automaticamente - Com este campo ativo as encomendas emitidas pelo assistente serão automaticamente finalizadas. Caso esteja inativo as encomendas emitidas ficarão em modo rascunho a aguardar finalização.
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Só é possível ativar ou inativar este campo se na Série do documento a emitir selecionarmos uma série que permite ter documentos em rascunho.
No caso de selecionarmos no campo Série do documento a emitir uma série que não permite ter documentos em rascunho, então o campo Assina/Finaliza automaticamente é ativado de forma automática não permitindo a sua inativação.
Inclua artigos abaixo do stock mínimo - Com esta opção ativa a aplicação para além do processamento de encomendas dos artigos com Stock previsto negativo irá também incluir no processamento os artigos cujo Stock previsto se situa entre zero e Stock mínimo.
Inclua artigos abaixo do ponto de encomenda - Com esta opção ativa a aplicação para além do processamento de encomendas dos artigos com Stock previsto negativo irá também incluir no processamento os artigos cujo Stock previsto se situa entre zero e o Ponto de encomenda.
Filtre artigos - Através desta opção poderemos criar e gravar filtros de artigos que apenas pretendemos que sejam processados pelo assistente.
Novidade v38
Opções de envio por e-mail:
Enviar documentos por e-mail: Ative este campo caso pretenda enviar por e-mail as encomendas resultantes do processamento para as respetivas entidades.
Relatório para envio do documento: Caso o campo anterior esteja ativado, deverá obrigatoriamente indicar aqui o layout de Relatório para envio do(s) documento(s) por e-mail.
Template de e-mail: Caso pretenda que no envio por e-mail dos documentos, o conteúdo do mesmo inclua um texto pré-definido baseado num template de e-mail, selecione na lista o template que pretende aplicar. Caso não pretenda incluir um template de e-mail deixe vazio este campo.
Passo 2
Na grelha podemos ver a seguinte informação:
- Referencia - Referencia do artigo a encomendar.
- Designação - Designação do artigo a encomendar.
- Fornecedor habitual - Fornecedor habitual introduzido no campo Fornecedor habitual na ficha do artigo.
- Estabelecimento fornecedor habitual - Estabelecimento d fornecedor habitual
- Referencia do fornecedor - Valor introduzido no campo Referencia do fornecedor na ficha do artigo
- Stock mínimo - Valor introduzido no campo Stock mínimo na ficha do artigo.
- Ponto de encomenda- Valor introduzido no campo Ponto de encomenda na ficha do artigo.
- Stock atual - Stock atual do artigo
- Encomendado a fornecedores - Quantidades encomendadas a fornecedores em aberto
- Encomendado de clientes - Quantidades encomendadas de clientes em aberto
- Stock previsto = (Stock atual + Encomendado a fornecedores - Encomendado de clientes)
- Preço de compra - Valor introduzido no campo Preço de custo de tabela na ficha do artigo e que será o preço de compra do artigo a encomendar
- Quantidade a encomendar - Quantidade a encomendar que irá ser colocada nas encomendas a fornecedor.
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A Quantidade a encomendar é um campo que o utilizador poderá alterar para o valor pretendido, no entanto, a aplicação sugere as quantidades a encomendar com base no Stock previsto igual a zero, ou seja, se um artigo tiver stock previsto igual -10, a quantidade a encomendar que a aplicação irá sugerir é 10 para que o stock previsto fique igual a zero.
Caso o campo Quantidade habitual esteja preenchida na ficha do artigo então será esse o valor que a aplicação irá sugerir para a Quantidade a encomendar.
Emissão das encomendas
Para passarmos ao passo seguinte com a emissão das respetivas encomendas a fornecedor devemos de clicar no botão Emita a partir de todos os artigos ou Emita a partir dos artigos selecionados.
Se clicarmos em Emita a partir de todos os artigos, todos os artigos exibidos na grelha irão ser encomendados. Neste caso não é necessário selecionar cada linha da grelha.
Se clicarmos Emita a partir dos artigos selecionados, devemos em primeiro lugar selecionar pela caixa de seleção exibida à esquerda de cada linha uma ou quantas linhas de artigos que pretendemos encomendar. Neste caso apenas serão emitidas encomendas para os artigos selecionados.
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Caso no Passo 1 do assistente tenha ativado o campo Enviar documentos por e-mail; definido o Relatório para envio do documento e o Template de e-mail, logo após a conclusão com sucesso do processamento será enviado de forma automática o(s) e-mail(s) com a(s) encomenda(s) para os respetivos fornecedores e baseando-se no template de e-mail selecionado.
Passo 3
O passo 3 é o passo com a indicação do resultado obtido e onde poderemos também dar inicio a uma nova emissão de encomendas a fornecedores.
Após a emissão terminada devemos fechar o ecrã para que fiquemos posicionados no ecrã de Emissão de encomendas a fornecedor em série de forma a vermos o resultado da emissão. Neste ecrã em modo lista podemos observar os seguintes campos:
Processado por: - Utilizador que efetuou o processamento
Data do processamento - Data do processamento
Hora do processamento - Hora do processamento
Erros - Indicação de erros caso existam
Processados - Nº de documentos emitidos
Estado - Indicação do estado do processamento
Selecionando um registo neste ecrã podemos verificar abrindo o agrupador Documentos emitidos os documentos que foram emitidos por aquele processamento, podendo navegar para o respetivo documento pelo botão de navegação.
Nesta grelha podemos observar os campos:
Dossier - Nome do dossier selecionado no campo Serie do documento a emitir na configuração da emissão das encomendas.
Nº Dossier - Nº do dossier emitido. Se tiver um valor negativo significa que ainda está em rascunho e que deve ser finalizado.
Data do dossier - Data selecionada no campo Data de emissão na configuração da emissão das encomendas.
Hora do dossier - Hora do processamento.
Nome da entidade - Nome do fornecedor ao qual o artigo foi encomendado.
Numero - Nº do fornecedor ao qual o artigo foi encomendado.
Estabelecimento - Nº do estabelecimento do fornecedor ao qual o artigo foi encomendado.
Total - Valor total em EUR do documento.