Manuais
PHC GO Como importar compras via e-Fatura
 

No sentido de facilitar a introdução de compras no PHC GO existe a possibilidade de criarmos as mesmas através da importação de compras pelo portal do e-Fatura.

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A opção de importação de compras via e-Fatura apenas está disponível a partir do plano Pro.

Antes de conseguirmos efetuar a importação das compras a partir do portal e-Fatura é necessário procedermos a algumas configurações no PHC GO.

Assim, o que devemos configurar antes de efetuar a importação de compras via e-Fatura:


1 - Configurar o acesso ao portal e-Fatura nos parâmetros


Para termos acesso aos documentos existentes no portal e-Fatura é necessário preencher os campos Utilizador do portal e-Fatura e Palavra passe a usar no portal e-Fatura existente nos parâmetros da aplicação.

Assim devemos aceder aos Parâmetros da aplicação em (Menu>Definições>Gerais>Parâmetros) e no agrupador Comunicação ao estado preencher os campos de acesso ao Portal e-Fatura.


2 - Artigos e serviços


Devem ser criados no ecrã de artigos e serviços, tantos serviços quantos necessários para associar ás varias taxas de IVA que irão ser utilizadas nas compras que vamos importar.

Exemplo de um serviço:

  • Serviço A
  • Serviço B
  • Serviço C

3- Taxas de IVA


No agrupador Código QR e e-Fatura do ecrã das Taxas de IVA devemos associar um serviço por cada taxa de IVA.

Por exemplo:

  • Taxa de IVA 23% - Serviço A
  • Taxa de IVA 13% - Serviço B
  • Taxa de IVA 6% - Serviço C
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Só é possível associar às taxas de IVA artigos que estejam configurados como Serviços.

 

4 - Configuração do código movimento conta corrente


Caso pretendamos que um determinado código movimento de conta corrente fique por defeito associado a um tipo de saft, por exemplo FT-Fatura ou FR - Fatura recibo, devemos de preencher o campo Tipo de documento para e-Fatura existente nos códigos de movimento de conta corrente.

O preenchimento deste campo faz com que a aplicação ao encontrar no portal e-Fatura um documento do tipo Saft: FT, FS, FR, ND ou NC, crie a compra pelo Código de movimento conta corrente definido para aquele tipo de saft.

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O campo Tipo de documento para e-Fatura só está disponível se o Código movimento de conta corrente tiver ativo o campo É um movimento disponível para compras.

 

5 - Fornecedores


Podemos ainda configurar por fornecedor que relação pretendemos ter entre o Tipo de Saft dos documentos importados do e-Fatura e o Código do movimento conta corrente para lançar as compras no PHC GO.

Assim, quando importamos os documentos via e-Fatura para um determinado fornecedor a aplicação irá lançar a compra pelo código de movimento relacionado para cada tipo de SAF-T nesse fornecedor.

Por exemplo, podemos configurar o fornecedor para que quando o tipo de SAF-T do documento importado do e-Fatura for FR - Fatura Recibo, o código de movimento para criar a compra seja V/Fatura recibo.

Basta acedermos ao ecrã de Fornecedores, selecionar o fornecedor pretendido, Editar o mesmo e na grelha das Séries de documentos de compra por tipo de SAF-T existente no agrupador Código QR e e-Fatura criar a relação entre Tipo de SAF-T e Código do movimento.


Na grelha são apresentados 2 campos:


  1. Tipo de SAF-T - Deve ser selecionado um tipo de SAF-T. (FT, FR, FS, NC, ND)
  2. Código do movimento - Deve ser selecionado o código de movimento de conta corrente que pretendemos para fazer a correspondência com aquele tipo de SAF-T.
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    Caso o fornecedor não tenha nada definido nesta grelha ou não exista qualquer tipo de SAF-T definido no código de movimento conta corrente, a aplicação irá solicitar que os códigos de movimento sejam colocado manualmente no ato da criação da compra.

 

6 - Importação compras via e-Fatura


Após as configurações efetuadas podemos passar à fase seguinte que é importar compras pelo portal e-Fatura.

Para importarmos as compras pelo portal e-Fatura devemos aceder a (Menu>Processamentos e SAF-T>Processamentos e emissões>Emissão de compras via e-Fatura).

No ecrã de Emissão de Compras via e-Fatura clicar em Introduza para abrir o assistente de emissão de compras via e-Fatura com 4 passos.
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Os registos no ecrã de Emissão de compras via e-Fatura com ação do tipo Tratar manualmente ou Criar compra irão voltar a aparecer no assistente de importação caso a configuração e os critérios de importação sejam os mesmos que foram colocados para esses registos.

Todos os outros tipos de ação como, Dar como validado, Ignorar ou Lançado via e-Fatura não voltarão a aparecer no assistente de importação.

  1. Passo 1 - Configuração


    • Data Inicial - Data inicial do intervalo de importação.
    • Data Final - Data final do intervalo de importação.
    • Fornecedor - Serve para filtrar qual o fornecedor que apenas pretendemos importar documentos
    • Tipo de comparação - Serve para definir o critério de importação na busca de documentos importados. Se optar por Mês e ano então o software irá procurar compras para aquele mês. Se optar por Dia, mês e ano, então o software irá procurar compras emitidas exatamente no dia do documento que estamos a importar.
    • Margem de erro - Serve para definir a margem de erro para os totais das compras. Se definirmos 0 então o software apenas irá fazer correspondência de documentos com valores totais exatamente iguais. Caso opte por definir uma margem diferente de 0 então o software irá fazer a correspondência de documentos com valores totais diferentes até à margem definida neste campo.
       

  2. Passo 2 - Documentos

    Neste passo irão ser exibidos os documentos encontrados no e-Fatura pelas condições definidas no passo 1.

    A grelha dos documentos encontrados é composto pelos seguintes campos que passamos a explicar:
     
    • Nº de contribuinte - Nº de contribuinte do fornecedor
    • Nome - Nome do fornecedor
    • Documento - Tipo e Nº do documento
    • Data do documento
    • Total de IVA
    • Total
    • Resultado da importação - É o resultado da correspondência efetuada entre os documentos importados do portal e-Fatura e as compras existentes no PHC GO.

      Os resultados da importação podem ser:
       
      • Não foram encontrados documentos de compra para este nº de contribuinte.
        Este é o resultado da importação quando não é encontrado nenhum documento de compra no PHC GO para o contribuinte indicado no documento do e-Fatura. A ação deste registo surge como Criar compra.  
      • Não existem documentos de compra emitidos para este fornecedor na data do documento importado.
        Este é o resultado da importação quando não é encontrado nenhum documento de compra no PHC GO para a data do documento do e-Fatura.  
      • Os documentos de compra para este fornecedor e data de emissão não têm valores totais corretos.
        Este é o resultado da importação quando não são encontradas compras no PHC GO com valores totais corretos relativamente aos documentos do e-Fatura, tendo em conta a margem de erro definida nos critérios de importação.

        Neste cenário, a ação surge como Tratar manualmente e é apresentada uma lista de compras do PHC GO possíveis de relacionar com o documento do e-fatura.
         
    • Código de movimento - Serve para definir qual o código de movimento de conta corrente pretendido quando a ação é criar compra. Pode estar previamente definido ou não.
    • Ação - Ação que o utilizador pretende que seja efetuada ao passar para o passo seguinte.

      As ações possíveis são:
       
      • Dar como validado - O registo é dado como validado e não parecerá mais no assistente de importação.
      • Ignorar - O registo é ignorado e não aparecerá mais no assistente de importação.
      • Criar compra - Será criada a compra daquele registo pelo código de movimento definido no campo Código de movimento.
      • Tratar manualmente - O registo fica em modo Standby para posteriormente tratar manualmente.

  3.  
  4. Passo 3 - Emissão

    Neste passo é onde iremos selecionar qual ou quais os documentos que pretendemos efetivamente criar a compra.

    Os documentos que pretendemos criar a compra devemos selecionar pelo check disponível no lado esquerdo de cada registo.

    De seguida clicar em Emitir documentos
     
     
  5. Passo 4 - Resultado

    Neste passo é apresentado o resultado da emissão das compras, listando as compras criadas pelo assistente ou os erros gerados pela aplicação pela falta de configuração.