A abertura e fecho de caixa está incluído no POS e tem como objetivo controlar os valores em caixa com origem nas vendas do POS, os movimentos de entradas e saídas de caixa.
Para poder emitir vendas no POS é necessário fazer a abertura de uma caixa. Sem abrir uma caixa, não será possível efetuar vendas no POS. Ao tentar fazê-lo, no ato do pagamento irá receber a mensagem que indica que antes de efetuar a venda deve abrir a caixa.
A utilização de multiposto apenas é possível nos planos Advanced e Enterprise, onde é possível criar novos perfis de POS.
Nos planos Grow e Corporate, em que existe um perfil de POS que vem pré-configurado de base com a aplicação, em que é possível efetuar alterações exceto ao campo Nome do perfil, o comportamento é equivalente a ter apenas um posto único.
O ideal será abrir uma caixa ao início do dia e fechá-la ao final do dia, depois de estarem terminadas as vendas desse operador. Muito embora o operador possa abrir quantas caixas pretender, desde que feche as caixas anteriores antes de abrir uma nova. Se existirem vários operadores ativos para realizar vendas no POS, deve ser aberta uma caixa por cada operador, sendo que qualquer utilizador pode fechá-la ao final do dia, com as vendas que foram realizadas.
Abrir uma caixa para emitir vendas no POS
No POS através das ações playlist_play, tem disponível a ação Abertura de caixa.
No painel de abertura de caixa permite especificar a importância que se encontra em caixa através do campo Fundos em numerário que é de caráter obrigatório.
Tem disponível um campo de Observações para que consiga colocar alguma informação adicional.
Ao realizar a abertura de caixa, a aplicação irá preencher de forma automática alguns campos no ecrã Histórico de caixa com os seguintes dados:
Estes campos que são preenchidos de forma automática não são passíveis de alterar ou eliminar, pelo que a abertura da caixa deve ser feita pelo operador que vai realizar as vendas na data e hora em que se pretende efetivamente abrir a caixa.
infoInformações
Como referido anteriormente no caso dos planos Grow e Star, apenas existe um perfil de POS "Default". No caso do plano Advanced ou superior, existe a possibilidade de ter diversos perfis de POS. Nesse caso, o operador deve escolher um perfil ao qual tenha acesso e cuja loja esteja associada ao perfil respetivo.
Já com a caixa aberta e para as séries que não lancem em conta corrente como é caso por exemplo da Fatura Simplificada ou da Fatura/Recibo, ao realizar uma venda através do POS sobre essas séries é criado de forma automática um movimento de entrada de caixa, contabilizando todos os detalhes com os totais da venda e das formas de pagamento utilizadas.
sticky_note_2Notas
Devoluções em dinheiro são contabilizados como movimentos de saída de caixa.
Documentos que lancem em conta corrente como por exemplo a Fatura, ao realizar uma venda sobre essa série, não é criado nenhum movimento de entrada de caixa.
Documentos que sejam lançados via backoffice, independentemente das séries lançarem ou não em conta corrente, os seus totais da venda e formas de pagamento não são contabilizadas para o movimento de entrada de caixa.
Movimentos de entrada/saída de caixa
Durante o período de abertura e fecho de caixa e através das ações playlist_play, tem disponível as ações de Entrada em caixa e Saída em caixa.
No painel de Entrada em caixa, permite registar a importância que irá dar em entrada em caixa através do campo Valor de entrada que é de caráter obrigatório.
Tem disponível um campo de Motivo de entrada para que consiga colocar alguma informação adicional. A título de exemplo, o reforço de caixa poderá ser usado como um movimento de entrada.
Ao realizar uma entrada em caixa, de forma automática a aplicação irá preencher também no ecrã Histórico de caixa sobre a área Movimentos Entrada/Saída o valor que efetivamente deu entrada e o motivo caso este preenchido.
Através do painel de Saída em caixa é o processo exatamente contrário, em que é criado de forma automática um movimento de saída de caixa.
Fecho de caixa
No POS através das ações playlist_play, tem disponível a ação Fecho de caixa.
Nesse momento, o registo da caixa fica preparado para serem registados os valores existentes em caixa. Isso deve ser feito criando tantas linhas de meios de pagamento quantos tipos de pagamento tenham sido feitos nesse período, para o operador em caixa.
tips_and_updatesDicas
Por exemplo: Se em caixa existir um valor em dinheiro de 100€ e um talão de Multibanco no valor de 200€, devem ser registadas duas linhas, uma por cada meio de pagamento. Em cada meio de pagamento deve ser registado o valor correspondente, contado em caixa.
Na gravação desse fecho de caixa, será feita a comparação entre os valores contados pelo operador existentes em caixa, e o total de documentos e movimentos no POS feitos por esse mesmo operador nessa caixa. Se os valores forem exatamente correspondentes, o fecho de caixa fica efetuado. Se existirem diferenças tanto inferiores ou superiores face ao total de documentos e movimentos, deve ser preenchido o campo Justificação com o motivo para a diferença de valores. Depois de o campo ser preenchido e gravar a caixa, a mesma fica fechada.
No caso de serem devolvidos artigos a dinheiro através do POS, o valor dessa devolução deve ser abatido ao valor de abertura de caixa.
No caso de serem feitas devoluções em talão, o valor encontra-se ainda efetivamente em caixa. Por esse motivo, quando o operador fechar a caixa deve criar uma linha com o meio de pagamento talão, colocando o valor total de talões em caixa (com valores negativos).
infoInformações
Os registos do ecrã Histórico de caixa não são possíveis de serem alterados ou eliminados.
infoInformações
Isto é um conteúdo do add-on POS, disponível a partir do plano Grow.
Este add-on é da responsabilidade do Developer PHC.